Backlog Grooming – ein agiler Leitfaden.

Ohne einen effektiven Backlog-Grooming-Prozess laufen Teams Gefahr, dass ihr Backlog unübersichtlich wird, was die Zusammenarbeit erschwert und zu Projektverzögerungen führt. Wenn ihr lernt, eure Backlog Grooming Sessions praxisnah zu gestalten, könnt ihr die Produktivität eurer Meetings steigern, die Abstimmung im Team stärken – und dafür sorgen, dass wertvolle Zeit in wirklich wichtige Arbeit fließt. Diese Vorgehensweise ist ein fundamentaler Bestandteil agiler Methoden und dient als proaktive Maßnahme, um Ordnung, Klarheit und Fokus während der gesamten Produktentwicklungszyklen aufrechtzuerhalten. Das Backlog Grooming ist ein Grundpfeiler agiler Methoden: Es ist eine proaktive Maßnahme für Ordnung, Klarheit und Fokus entlang des gesamten Produktentwicklungszyklus.

Dieser Artikel bietet einen umfassenden Leitfaden rund um das Backlog Grooming – von den Prinzipien bis zur effektiven Umsetzung im Projektalltag. Dieser Beitrag behandelt folgende Themen:

• Was ist Backlog Grooming?
• Wer ist für den Backlog-Grooming-Prozess verantwortlich?
• Best Practices für das Backlog Refinement
• Adobe Workfront: eine Lösung für effektives Backlog Grooming

Backlog Grooming ist eine Session, in der die für das Projekt-Management Verantwortlichen und andere Projektbeteiligte Backlog-Einträge besprechen, analysieren und priorisieren. Häufig auch als Backlog-Refinement oder Backlog-Management bezeichnet, zielt Backlog Grooming darauf ab, das Backlog aktuell zu halten und sicherzustellen, dass Einträge für bevorstehende Sprints bereit sind.

Backlog-Refinement-Meetings bieten einem funktionsübergreifenden Team die Möglichkeit, den Fortschritt von in Entwicklung befindlichen Produkten zu überprüfen. Wenn diese Sessions effektiv und im richtigen Rhythmus durchgeführt werden, können sie verhindern, dass das Backlog auf eine unüberschaubare Menge an Inhalten anwächst.

Das Ziel von Backlog Grooming.

Die Hauptziele beim Backlog Grooming bestehen darin, offene User Stories im Backlog zu überprüfen, ihre korrekte Priorisierung zu bestätigen und sie für die Aufnahme in den nächsten Sprint zu qualifizieren. Am Ende einer Grooming-Session solltet ihr eine klar strukturierte und priorisierte Liste von User Storys vor euch haben.

Viele Agile-Praktizierende sagen, dass ein DEEP Product Backlog das wichtigste Ergebnis einer Backlog-Refinement-Session ist. Das Akronym DEEP weist auf einige entscheidende Merkmale hin, die ein gutes Produkt-Backlog ausmachen:

• Detailed appropriately (angemessen detailliert): Storys und andere Backlog-Einträge sollten genügend Kontext enthalten, um vom funktionsübergreifenden Team verstanden und besprochen werden zu können.

• Emergent (sich entwickelnd): Neue Einträge und Storys sollten jederzeit hinzugefügt werden können, sobald neue Informationen vorliegen – nichts ist endgültig in Stein gemeißelt.

• Estimated (geschätzt): Der für jede User Story erforderliche Aufwand sollte anhand einer vom Team vereinbarten Messgröße geschätzt werden.
• Prioritized (priorisiert): Einträge im Backlog sollten je nach ihrem Nutzen und taktischen Wert sortiert werden.

Das DEEP-Akronym ist eine hilfreiche Orientierung, um euer Team auf Kurs zu halten. Welche Prozesse sich am besten eignen, hängt aber von den individuellen Gegebenheiten eurer Organisation ab.

Vorteile von Backlog Grooming

Ein konsequent gepflegtes und gut strukturiertes Backlog bringt zahlreiche Vorteile – für euer agiles Team ebenso wie für die gesamte Organisation. Es wirkt sich direkt und spürbar auf Projektergebnisse und Produktivität aus. Diese Vorteile reichen von höherer betrieblicher Effizienz bis zu einer besseren Team-Dynamik und Produktqualität.

Hier sind einige der Vorteile von Backlog Grooming:

• Verbesserte Sprint-Planung: Ein gut gepflegtes Backlog ist die Grundlage für eine effektive Sprint-Planung. Wenn Einträge bereits im Voraus geklärt, geschätzt und priorisiert sind, fallen die Sprint-Planungs-Meetings kürzer, fokussierter und produktiver aus. Das Team kann sich auf die Umsetzung der Arbeit konzentrieren, anstatt übermäßig viel Zeit damit zu verbringen, sie zu verstehen.
• Höhere Arbeitsgeschwindigkeit: Indem sichergestellt wird, dass Aufgaben klar definiert und angemessen dimensioniert sind, reduziert das Refinement Unklarheiten und die Wahrscheinlichkeit von Nacharbeit. Diese Optimierung der Workflows bedeutet weniger Zeit- und Ressourcenverschwendung und ermöglicht es dem Team, kontinuierlicher und nachhaltiger Mehrwert zu liefern.
• Weniger Verschwendung: Überflüssige Aufgaben oder Funktionen, die nicht mit den aktuellen Geschäftsergebnissen übereinstimmen, können während des Refinements identifiziert und ausgeschieden werden.
• Verbesserte Zusammenarbeit im Team: Backlog Refinement ist von Natur aus eine kollaborative Aktivität und fördert die Kommunikation und die geteilte Verantwortung zwischen Product Owner (Rolle mit Produktverantwortung), Entwicklungs-Team und anderen Stakeholdern. Das stärkt den Zusammenhalt im Team und stellt sicher, dass alle auf die gleichen Ziele hinarbeiten.
• Transparenz: Der Prozess stellt sicher, dass alle am Projekt Beteiligten über den Status der verschiedenen Einträge und die anstehenden Prioritäten informiert sind – was zu weniger Unterbrechungen und höherer Produktivität führt.
• Besseres Risiko-Management: Refinement-Sessions bieten die Möglichkeit, potenzielle Hindernisse, Abhängigkeiten zwischen Einträgen und technische Komplexitäten frühzeitig im Prozess zu erkennen. Durch proaktive Auseinandersetzung mit diesen Themen können unangenehme Überraschungen und Verzögerungen während der Sprints vermieden werden.
• Höhere Kundenzufriedenheit: Indem die Entwicklungsbemühungen auf klar verstandene Kundenbedürfnisse ausgerichtet werden, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Teams Produkte liefern, die die Kundenerwartungen erfüllen oder übertreffen, wodurch sich die allgemeine Produktqualität und Zufriedenheit verbessert. Ein konsistentes Refinement stellt die Abstimmung mit der Produkt-Roadmap sicher und trägt zur langfristigen Qualität bei.

Zusammengenommen tragen diese Vorteile direkt zu einem agileren und reaktionsschnelleren Unternehmen bei. Das wiederum kann zu einer schnelleren Time-to-Market für wertvolle Funktionen führen, was in der schnelllebigen Geschäftswelt von heute einen erheblichen Wettbewerbsvorteil darstellt. Daher ist Backlog Refinement mehr als nur eine interne Prozessoptimierung – es ist ein strategischer Hebel zur Erreichung übergeordneter Geschäftsziele.

In der Regel liegt die Verantwortung für den Backlog-Grooming-Prozess beim Product Owner oder dem Produkt-Manager bzw. der Produkt-Managerin. Je nach hierarchischer Struktur eures Unternehmens sind sie jedoch möglicherweise nicht allein für die Durchführung der Backlog-Grooming-Sessions zuständig. Auch der Scrum Master, eine Person aus dem Projekt-Management oder ein anderes Team-Mitglied könnten diese Sessions leiten.

Entscheidend ist weniger, wer moderiert, sondern dass die von euch benannten Team-Mitglied die nötigen Fähigkeiten mitbringen, um das Backlog erfolgreich zu pflegen. Denn wie sie die Sessions gestalten, hat direkten Einfluss auf die künftige Produktivität und den Erfolg künftiger Projekte. Ihr könnt mit verschiedenen Rollen experimentieren, bevor ihr entscheidet, wer am besten geeignet ist, die Refinement-Session zu leiten.

Unabhängig davon, wer die Moderation explizit übernimmt, umfassen die Kernaufgaben, die mit der Leitung und Durchführung des Backlog-Refinement-Prozesses verbunden sind, stets folgende Punkte:

• Terminplanung: Die Session in angemessenem Rhythmus ansetzen und sicherstellen, dass alle relevanten Teilnehmenden eingeladen sind und teilnehmen können.

• Vorbereitung der Agenda: Eine klare Agenda erstellen und sie im Voraus teilen, damit sich alle vorbereiten können.

• Leitung der Diskussionen: Das Team durch die ausgewählten Backlog-Einträge führen – mit Unterstützung des Product Owners, der Kontext liefert, Erklärungen gibt und geschäftsbezogene Fragen beantwortet.

• Fokus beibehalten: Die Gespräche beim Thema halten und dafür sorgen, dass daraus konkrete, umsetzbare Ergebnisse entstehen.

• Zeit-Management: Darauf achten, dass die für die Session und für einzelne Backlog-Einträge vorgesehene Zeit eingehalten wird.

• Förderung der Entscheidungsfindung: Das Team bei der Klärung von Anforderungen, der Definition von Akzeptanzkriterien, der Aufwandsschätzung und bei Priorisierungen anleiten.

• Dokumentation: Alle Entscheidungen, Änderungen, Schätzungen und Prioritäten korrekt festhalten – meist direkt im Backlog-Management-Tool des Teams.

• Follow-up-Kommunikation: Wichtige Ergebnisse und Aktionspunkte zusammenfassen und nach der Session an Team und Stakeholder weitergeben.

Letztendlich muss die Person, die den Refinement-Prozess leitet, über ausgeprägte Kommunikations-, Moderations- und Organisationsfähigkeiten verfügen, um das Team zu einem gut verstandenen und umsetzbaren Backlog zu führen.

Wer sollte an Backlog-Grooming-Sessions teilnehmen?

Da die Grooming Sessions kollaborativer Art sind, sollte das gesamte funktionsübergreifende Team vertreten sein.

Mindestens sollten jedoch folgende Rollen teilnehmen:

• Koordinatorin/Koordinator: Diese Person moderiert die Session. Das kann z. B. ein Product Owner, ein Product Manager, ein Scrum Master, eine Person im Projekt-Management oder sogar ein Agile Coach oder eine beratende Person sein.
• Engineering oder Entwicklung: Diese Personen sind für die im Backlog gespeicherten Narrative verantwortlich.
• Delivery-Team: Grundsätzlich spielt das ganze Team eine Schlüsselrolle dabei, die Produkte des Unternehmens zur Kundschaft zu bringen. Ist die Gruppe jedoch zu groß, könnt ihr die Teilnahme auf Mitglieder des Managements begrenzen.
• Vertretung der Qualitätssicherung: Diese Team-Mitglieder können Nutzererkenntnisse im Zusammenhang mit dem Input-Backlog einbringen.

Entscheidend ist, nur die Personen einzuladen, die für die anstehende Aufgabe unerlässlich sind – zu viele Mitwirkende und Ideen können die Session unproduktiv machen. Stellt außerdem sicher, dass ihr Gespräche mit Stakeholdern vor dem Backlog Refinement führt und nicht während der Sessions.

Obwohl die individuellen Geschäftsanforderungen variieren können, gibt es einige Best Practices, die ihr befolgen solltet, um Zeit und Aufwand des Teams zu optimieren. Leistungsstarke agile Teams wenden eine Reihe von Best Practices an, um sicherzustellen, dass diese Sessions durchgehend Mehrwert schaffen und echte Ergebnisse liefern. Diese reichen von der Vorbereitung über die Definition von Arbeitselementen bis zu den Methoden, mit denen sie gesteuert werden.

Zuweisung von Verantwortlichkeiten.

Effektives Backlog Refinement geschieht nicht von allein – es beginnt lange vor dem angesetzten Meeting. Mangelnde Vorbereitung ist ein häufiger Grund für ineffiziente und unproduktive Sessions. Wenn alle Teilnehmenden Zeit in die Vorbereitung investieren, wird das Refinement-Meeting von einem passiven Informations-Download zu einer aktiven, kollaborativen Arbeitssitzung.

Dieser Wandel ermöglicht es dem Team, tiefer in Diskussionen, Problemlösungen und Entscheidungen einzutauchen, statt wertvolle Meeting-Zeit mit dem Teilen von Basisinformationen zu verschwenden. Der Fokus verlagert sich vom reinen Kennenlernen der Einträge hin zu deren aktiver Verfeinerung, was der eigentliche Zweck des Meetings ist.

• Verantwortlichkeiten des Product Owners: Der Product Owner sollte gut vorbereitet in die Session gehen. Dazu gehört die Erstellung einer klaren Agenda, die Identifizierung relevanter Backlog-Einträge, die im Mittelpunkt der Session stehen werden, und das Einholen aller erforderlichen Hintergrundinformationen, Daten oder ersten Inputs von Stakeholdern. Außerdem sollte er oder sie die übergeordnete Projektstrategie und die wichtigsten Key Performance Indicators (KPIs) sicher im Blick haben, um die Priorisierungsdiskussionen gezielt zu steuern.

• Verantwortlichkeiten der Teilnehmenden: Alle Teilnehmenden sollten die Agenda und alle geteilten Materialien im Vorfeld zur Vorbereitung durchsehen. Die Team-Mitglieder müssen drauf vorbereitet sein, den Wert und die Auswirkungen der von ihnen möglicherweise befürworteten Funktionen zu diskutieren – und dabei bereits berücksichtigt haben, wie diese Einträge mit der übergeordneten Produkt-Roadmap, den Prioritäten der Stakeholder und den definierten Kundenpersonas zusammenpassen.

Übersichtliche Strukturierung des Backlogs.

Ein monolithisches, unorganisiertes Backlog kann schnell unhandlich und zu einer Quelle der Verwirrung werden. Leistungsstarke Teams verstehen, wie wichtig es ist, das Backlog übersichtlich zu halten.

• Kategorisierung: Anstelle einer einzigen, ausufernden Liste empfiehlt es sich, das Backlog in logische Kategorien aufzuteilen. Teams könnten zum Beispiel ein Entwicklungs-Backlog (für zugesagte Arbeit), ein Produkt-Backlog (für kommende Funktionen und Verbesserungen) und ein Erkenntnis-Backlog (für neue, noch unausgereifte Ideen, Nutzer-Feedback und Forschungsergebnisse) führen. Diese Trennung erleichtert die Verwaltung und das Review unterschiedlicher Einträge und orientiert sich an den Bedürfnissen eures Unternehmens.
• Klare Benennung und Kennzeichnung: Jeder Backlog-Eintrag sollte einen klaren, prägnanten und sprechenden Namen haben. Einheitliche Labels oder Tags können die Organisation und Filterung weiter erleichtern.
• Definierter Zufluss: Legt klare Workflows fest, damit neue Anfragen, Ideen, Bug Reports oder andere Inputs sauber erfasst und im richtigen Backlog oder Bereich landen. Dies stellt sicher, dass eingehende Einträge nicht verloren gehen und systematisch überprüft und priorisiert werden können.

Die Kategorisierung von Backlogs dient als eine Form der Informationsarchitektur für den Produktentwicklungsprozess. Sie reduziert die kognitive Belastung für das Team und ermöglicht es verschiedenen Stakeholdern, sich auf die für ihre Rollen relevantesten Abschnitte zu konzentrieren.

Herunterbrechen großer Einträge.

Eine typische Herausforderung im Backlog-Management ist der Umgang mit umfangreichen, komplexen Funktionen oder Anforderungen – oft als Epics bezeichnet. Eine zentrale Best Practice beim Refinement ist es, diese Epics in kleinere, leichter handhabbare User Storys herunterzubrechen, die innerhalb eines einzigen Sprints abgeschlossen werden können.

• Vorteile kleinerer Storys: Kleinere Storys sind für das Team weniger abschreckend, leichter zu verstehen und genauer einzuschätzen. Sie ermöglichen auch eine häufigere Lieferung von inkrementellem Wert und erleichtern schnellere Feedback-Schleifen von Nutzerinnen und Nutzern und Stakeholdern.
• Techniken zum Herunterbrechen: Epics lassen sich z. B. nach Nutzerrollen, Prozessschritten, Geschäftsregeln oder technischen Ebenen aufteilen. User Story Mapping ist eine visuelle Technik, die besonders hilfreich sein kann, um die Bestandteile einer größeren User Journey zu identifizieren und sie in umsetzbare Storys herunterzubrechen.

Das Herunterbrechen von Epics ist nicht einfach nur eine Übung, um Arbeit in besser verdauliche Häppchen aufzuteilen. Es ist ein entscheidender Schritt, um Risiken zu minimieren und echten iterativen Fortschritt zu ermöglichen. Jede kleinere Story stellt dabei eine testbare Funktionserweiterung dar.

Management von Abhängigkeiten.

Nur wenige Backlog-Einträge stehen wirklich für sich allein. Das Erkennen und Managen von Abhängigkeiten zwischen User Storys oder Aufgaben ist daher ein entscheidender Aspekt beim Backlog Refining.

• Folgen unerkannter Abhängigkeiten: Nicht identifizierte oder nicht berücksichtigte Abhängigkeiten sind eine häufige Ursache für Sprint-Unterbrechungen, Engpässe und Verzögerungen. Ein Team beginnt möglicherweise mit der Arbeit an einer Story, nur um festzustellen, dass sie durch eine andere Story blockiert wird, die nicht abgeschlossen oder noch gar nicht begonnen wurde.

• Proaktives Identifizieren: Während des Refinements sollten Teams aktiv nach Abhängigkeiten suchen. Hilfreiche Fragen sind zum Beispiel: „Muss eine andere Aufgabe erledigt sein, bevor wir mit dieser Story beginnen können?“ oder „Wird eine andere Arbeit blockiert, wenn diese Story nicht abgeschlossen wird?“

• Visualisierung: Abhängigkeiten können visualisiert werden (z. B. auf einer Story Map, einem physischen Board mit Fäden oder in Backlog-Management-Tools), um dem Product Owner zu helfen, die Arbeit logisch zu ordnen und den Teams, ihre Bemühungen zu koordinieren.

Vermeidung häufiger Fallstricke.

Um die Vorteile des Backlog Refinements zu maximieren, müsst ihr häufige Fallstricke erkennen und gezielt gegensteuern.

Herausforderung – Ungeplante Backlog-Sessions: Eines der häufigsten Probleme ist, dass Refinement-Sessions unregelmäßig oder ohne klaren Plan stattfinden- Das kann zu einem veralteten Backlog und ineffizienten Meetings führen.

Lösung: Führt für eure Refinement-Sessions einen festen Rhythmus ein (z. B. wöchentlich oder zweiwöchentlich) und stellt sicher, dass jede Session eine vorbereitete Agenda mit konkreten Diskussionspunkten hat.

Herausforderung – Undefinierte Ziele und unklarer Umfang von User Storys: Vage Backlog-Einträge, fehlende Zieldefinitionen oder ein schwammiger Umfang können zu Verwirrung und langen Diskussionen führen und erschweren die Schätzung des Arbeitsaufwands.

Lösung: Stellt sicher, dass jede Story einen klaren Zweck und einen nachvollziehbaren Mehrwert hat. Wendet die INVEST-Kriterien an, um die Qualität der Story zu bewerten, und arbeitet darauf hin, eine vom Team definierte „Definition of Ready“ (DoR) zu erfüllen, bevor ein Eintrag als sprint-bereit angesehen wird.

Herausforderung – Mangelnde Priorisierung oder Ignorieren von Abhängigkeiten: Ein unpriorisiertes Backlog – oder eines, bei dem Abhängigkeiten nicht identifiziert und berücksichtigt werden –, kann dazu führen, dass Teams an Einträgen mit geringerem Mehrwert arbeiten oder ständig blockiert werden.

Lösung: Verwendet eine konsistente und transparente Priorisierungsmethode. Identifiziert während des Refinements aktiv Abhängigkeiten und stellt sicher, dass der Product Owner die Arbeit entsprechend sinnvoll ordnet.

Workfront hilft Teams, gemeinsam schnell und effizient hochwertige Arbeit zu liefern. Die Lösung bietet hochvisuelle Kollaborations-Tools und Automatisierungsfunktionen, die den Review-Workflow optimieren – alles an einem zentralen Ort. So haben alle Beteiligten den gleichen Echtzeit-Überblick über den Status eines Projekts und seiner Bestandteile haben, einschließlich des Backlogs von Einträgen, die für zukünftige Arbeit vorbereitet werden.

Die Vermeidung typischer Fallstricke erfordert Disziplin und ein klares Bekenntnis zu den dargelegten Grundprinzipien. Die Einführung geeigneter Kollaborations- und Projekt-Management-Tools – wie Workfront – kann Teams zusätzlich stärken, da diese Tools die notwendige Infrastruktur für Transparenz, Kommunikation und Workflow-Management bereitstellen.

Um zu erfahren, wie Workfront das Backlog Grooming eures Teams und die allgemeinen Projekt-Management-Anforderungen unterstützen kann, seht euch das Übersichtsvideo an.