Backlog Grooming – Ziele, Vorteile und Best Practices.

Ohne effektive Backlog-Grooming-Sessions riskieren Teams das Entstehen eines Backlogs, der zu mangelhafter Organisation führt. Das wiederum kann zu suboptimaler Zusammenarbeit sowie zu Verzögerungen bei Projekten führen.

Wenn ihr wisst, wie effektive Grooming-Sessions aussehen, könnt ihr für produktivere Sitzungen und eine bessere Abstimmung in eurem Team sorgen.

Dieser Artikel behandelt die folgenden Themen:

• Was ist Backlog Grooming?
• Das Ziel von Backlog Grooming
• Vorteile von Backlog Grooming
• Wer ist für den Backlog-Grooming-Prozess verantwortlich?
• Wer sollte an Backlog-Grooming-Sessions teilnehmen?
• Wie lange sollten Backlog-Grooming-Sessions dauern?
• Best Practices für Backlog Grooming
• Die perfekte Zusammenarbeitslösung für Backlog Grooming

Was ist Backlog Grooming?

Backlog Grooming ist eine Sitzung, in der Projektleiterinnen und -leiter sowie andere Projektverantwortliche Backlog-Elemente kommunizieren, analysieren und priorisieren. Backlog Grooming, oftmals Backlog Refinement, aber auch Backlog Management, Story Time oder Pre-Planning genannt, dient dazu, den Backlog auf dem neuesten Stand zu halten und zu bestätigen, dass Elemente bereit für anstehende Sprints sind.

Backlog-Grooming-Sessions bieten die Chance, sich mit einem funktionsübergreifenden Team den Fortschritt von Produkten genauer anzusehen, die sich in Bearbeitung befinden. Wenn solche Sitzungen effektiv und in der richtigen Frequenz abgehalten werden, können das Entstehen eines riesigen Backlogs mit übergroßen Mengen an Content verhindern.

Das Ziel von Backlog Grooming.

Die Hauptziele von Backlog Grooming bestehen darin, ausstehende User Storys im Backlog zu analysieren, ihre korrekte Priorisierung zu bestätigen und sicherzustellen, dass sie bereit für Sprint-Vorbereitungen sind. Am Ende der Session solltet ihr über eine strukturierte und priorisierte Liste mit User Storys verfügen.

Viele Praktizierende des Agile-Ansatzes geben an, dass ein „DEEP“-Produkt-Backlog das Hauptergebnis einer Backlog-Grooming-Session ist. Das Kürzel „DEEP“ setzt sich aus einigen wichtigen Eigenschaften des Produkt-Backlogs zusammen:

• Detailed appropriately (angemessen detailliert). Storys und andere Backlog-Elemente sollten genug kontextuelle Informationen beinhalten, die die funktionsübergreifenden Teams verstehen und erörtern können.
• Emergent (entstehend). Das Hinzufügen neuer Elemente und Storys sollte leicht sein, wenn neue Informationen hinzukommen. Es werden keine endgültige Entscheidungen getroffen.
• Estimated (geschätzt). Der für einzelne User Storys benötigte Aufwand sollte mit einem Messwert geschätzt werden, auf den sich das Team zuvor geeinigt hat.
• Prioritized (priorisiert). Elemente im Backlog sollten anhand ihrer strategischen Aufgabe und des Nutzens, den sie bieten, eingestuft werden.

Das für Produkt-Backlogs verwendete Kürzel „DEEP“ kann dafür sorgen, dass euer Team auf dem richtigen Weg bleibt. Es liegt jedoch an eurem Unternehmen zu entscheiden, welche Prozesse für eure Teams am besten funktionieren.

Vorteile von Backlog Grooming.

Eine Nutzung von Backlog-Grooming-Prozessen kann euren Teams zahlreiche Vorteile bieten. So kann euer Team, wenn es den Backlog im Auge behält, von weniger Stress und höherer Produktivität profitieren.

Im Folgenden findet ihr konkrete Vorteile von Backlog Grooming:

• Ein strukturierter und ordentlicher Backlog. Ein vernachlässigter Backlog kann zu Unordnung, einem Mangel an zusammenhängenden Komponenten bei verschiedenen Backlog-Elementen sowie einer großen Zahl veralteter Elemente führen.
• Initiativen mit höherer Relevanz. Backlog Grooming dient dazu, Kunden- und Geschäftsanforderungen zu strukturieren und zu priorisieren. Damit könnt ihr sicherstellen, dass die wichtigsten Aufgaben für die Bereitstellung im nächsten Sprint zuverlässig erledigt werden.
• Höhere Team-Effizienz. Durch eine vorzeitige Pflege des Backlogs kann euer Team effizienter arbeiten. Backlogs sollten einfach als Richtschnur dafür dienen, welche Aufgaben Priorität haben – es ist nicht notwendig, sich übermäßig viele Gedanken zu machen.
• Effektive Planung von Sprints. Sobald sie alle Tools haben, die sie für die Planung von Sprints brauchen, können eure Teams effizientere Meetings abhalten und haben mehr Zeit für die Entwicklung.
• Objektive Team-übergreifende Prüfung. Mit Backlog Grooming lassen sich Stakeholder zur Verantwortung ziehen. Außerdem können Erkenntnisse zur optimalen Planung von anstehenden Sprints genutzt werden.
• Höhere Arbeitsgeschwindigkeit. Ein gepflegter Backlog bedeutet mit Blick auf die Zahl unerledigter Aufgaben weniger Stress. Effektives Backlog Grooming reduziert den Zeitaufwand, der mit der Planung von Sprints verbunden ist, und erhöht die Produktivität aller Personen, die an der Entwicklung des Produkts beteiligt sind.
• Produkt-Team, das alle aktuellen Informationen kennt. Alle Personen, die an dem Projekt beteiligt sind, wissen Bescheid und kennen den Status der verschiedenen Aspekte. Dank der umfassenden Transparenz kommt es zu weniger Störungen und wird ein produktiveres Arbeiten möglich.

Backlog Grooming kann reale Vorteile bieten – damit sie sich voll nutzen lassen, muss aber jemand die übergeordnete Verwaltung übernehmen. Wenn ihr Aufgaben richtig delegiert, wird euer Team hohe Leistung bringen können.

Wer ist für den Backlog-Grooming-Prozess verantwortlich?

Für den Backlog-Grooming-Prozess sollten die oder der Produktverantwortliche bzw. die Produkt-Managerin oder der Produkt-Manager zuständig sein – je nach der hierarchischen Struktur eures Unternehmens sind sie aber ggf. nicht allein für das Ausrichten von Backlog-Grooming-Sessions verantwortlich. Die Leitung solcher Sessions können auch der Scrum Master, eine Projekt-Managerin bzw. ein Projekt-Manager oder ein anderes Team-Mitglied übernehmen.

Noch wichtiger ist es sicherzustellen, dass eure designierten Team-Mitglieder über die nötigen Fähigkeiten zur Verwaltung von Backlog Grooming verfügen. Wie die ausgewählte Person die Sessions leitet, bestimmt über die zukünftige Produktivität sowie den Erfolg eurer Projekte. Ihr könnt mit verschiedenen Rollen experimentieren, bevor ihr entscheidet, wer am besten zur Leitung der Grooming Session geeignet ist.

Zu zentralen Aufgaben der für den Backlog-Grooming-Prozess verantwortlichen Person gehören:

• Zeitliche Planung und Sicherstellen, dass die richtigen Personen eingeladen werden (und auch tatsächlich teilnehmen)
• Sicherstellen, dass Gespräche beim Thema bleiben
• Kontrolle der Zeit und Lenken des Gesprächs, wenn das Team nicht weiterkommt
• Senden von Folgemitteilungen an das Team nach der Session

Die Sessions sollten produktiv sein und dafür sorgen, dass Projekte vorankommen. Zu viele Köche in der Küche können weniger fokussierte Team-Mitglieder sowie weniger effektive Konversationen mit sich bringen.

Wer sollte an Backlog-Grooming-Sessions teilnehmen?

Da die Sitzungen kollaborativer Art sind, sollte das gesamte funktionsübergreifende Team an Grooming Sessions teilnehmen.

Zumindest die folgenden Personen müssen an Backlog-Grooming-Sessions teilnehmen:

• Moderatorin oder Moderator. Das sollte eine Person sein, die die Moderation der Session übernimmt. Das können zum Beispiel Produktverantwortliche, Produkt-Managerinnen bzw. Produkt-Manager, Scrum Master, Projekt-Managerinnen bzw. Projekt-Manager oder auch Agile-Coaches oder -Beraterinnen und -Berater sein.
• Ingenieurinnen und Ingenieure oder Entwicklerinnen und Entwickler. Diese Personen sind für die im Backlog gespeicherten Narrative verantwortlich.
• Bereitstellungs-Team. Zwar hat das gesamte Team einen wichtigen Anteil daran, Produkte eures Unternehmens an den Kundenstamm zu bringen. Ist das Team jedoch so groß, dass nicht alle teilnehmen können, solltet ihr überlegen, nur Mitglieder aus dem Management einzuladen.
• Mitglieder der Qualitätssicherung. Diese Team-Mitglieder können Erkenntnisse von Anwenderinnen und Anwendern im Zusammenhang mit Backlog-Input teilen.

Wichtig dabei ist, nur jene Personen einzuladen, die für die Aufgabe absolut erforderlich sind. Zu viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer sowie Ideen können die Session überfordern. Achtet darauf, Gespräche mit Stakeholdern vor dem Backlog Grooming zu führen, nicht während der Sessions.

Wie lange sollten Backlog-Grooming-Sessions dauern?

Die Länge der Sessions variiert je nach den Prioritäten des Teams. Optimal für eine Backlog-Grooming-Session sind jedoch 45 bis 60 Minuten. Es gibt jedoch keinen allgemein gültigen Zeitrahmen.

Manche Teams legen für einzelne User Storys eine zeitliche Begrenzung fest, um effiziente Meetings zu erzielen. Am besten sorgt ihr dafür, dass keine Nebengespräche stattfinden und euer Team bei seiner Aufgabe bleibt.

Best Practices für Backlog Grooming.

Zwar unterscheiden sich die Anforderungen von Unternehmen, doch gibt es Best Practices, die ihr befolgen könnt, um die Zeit und Arbeit eures Teams optimal zu nutzen.

Alle, die an einer Session teilnehmen, sollten sich zuvor vorbereitet haben – wenn das nicht der Fall ist, wird das Backlog Grooming weniger effektiv. Stakeholder sollten die übergeordnete Projektstrategie prüfen und Schlüsselmetriken analysieren. Es kann sinnvoll sein, in der Session vorläufige Ergebnisse oder vielversprechende Messwerte zu teilen.

Ihr solltet den Entwicklungs-Backlog unbedingt von eurem Produkt-Backlog sowie eurem Erkenntnis-Backlog trennen und sicherstellen, dass jedes Element einen geeigneten Namen erhält. Gebt die Eingabewerte nicht einfach in eine einfache Backlog-Liste ein, die keine Kategorien aufweist.

Backlog-Elemente können Folgendes umfassen:

• User Storys
• Funktionsanfragen
• Erkenntnisse und Feedback von Anwenderinnen und Anwendern
• Funktionsspezifikationen
• Bugs

Richtet Workflows mit einem dedizierten Backlog-Ordner ein, damit alle eingehenden Aufgaben und Anfragen im Backlog aufgenommen werden. Das erleichtert die Priorisierung. Mit den richtigen Tools ist es ein Kinderspiel, produktive Prozesse zu implementieren und sicherzustellen, dass Projekte voranschreiten.

Die perfekte Zusammenarbeitslösung für Backlog Grooming.

Teams müssen für effektivere Backlog-Grooming-Sessions sorgen und einen Backlog einrichten, der effizient und leicht zu befolgen ist. So können sie von besserer Zusammenarbeit und minimalen Projektverzögerungen profitieren.

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