Backlog Grooming – ein agiler Leitfaden.

Adobe for Business-Team

09-08-2025

Eine Fachkraft nutzt Aufgaben-Software mit Overlays für die Zuweisung von Team-Mitgliedern und die Nachverfolgung des Fortschritts.

Ohne einen effektiven Backlog-Grooming-Prozess laufen Teams Gefahr, dass ihr Backlog unübersichtlich wird, was die Zusammenarbeit erschwert und zu Projektverzögerungen führt. Wenn ihr lernt, eure Backlog Grooming Sessions praxisnah zu gestalten, könnt ihr die Produktivität eurer Meetings steigern, die Abstimmung im Team stärken – und dafür sorgen, dass wertvolle Zeit in wirklich wichtige Arbeit fließt. Diese Vorgehensweise ist ein fundamentaler Bestandteil agiler Methoden und dient als proaktive Maßnahme, um Ordnung, Klarheit und Fokus während der gesamten Produktentwicklungszyklen aufrechtzuerhalten. Das Backlog Grooming ist ein Grundpfeiler agiler Methoden: Es ist eine proaktive Maßnahme für Ordnung, Klarheit und Fokus entlang des gesamten Produktentwicklungszyklus.

Dieser Artikel bietet einen umfassenden Leitfaden rund um das Backlog Grooming – von den Prinzipien bis zur effektiven Umsetzung im Projektalltag. Dieser Beitrag behandelt folgende Themen:

Was ist Backlog Grooming?

Backlog Grooming ist eine Session, in der die für das Projekt-Management Verantwortlichen und andere Projektbeteiligte Backlog-Einträge besprechen, analysieren und priorisieren. Häufig auch als Backlog-Refinement oder Backlog-Management bezeichnet, zielt Backlog Grooming darauf ab, das Backlog aktuell zu halten und sicherzustellen, dass Einträge für bevorstehende Sprints bereit sind.

Backlog-Refinement-Meetings bieten einem funktionsübergreifenden Team die Möglichkeit, den Fortschritt von in Entwicklung befindlichen Produkten zu überprüfen. Wenn diese Sessions effektiv und im richtigen Rhythmus durchgeführt werden, können sie verhindern, dass das Backlog auf eine unüberschaubare Menge an Inhalten anwächst.

Das Ziel von Backlog Grooming.

Die Hauptziele beim Backlog Grooming bestehen darin, offene User Stories im Backlog zu überprüfen, ihre korrekte Priorisierung zu bestätigen und sie für die Aufnahme in den nächsten Sprint zu qualifizieren. Am Ende einer Grooming-Session solltet ihr eine klar strukturierte und priorisierte Liste von User Storys vor euch haben.

Viele Agile-Praktizierende sagen, dass ein DEEP Product Backlog das wichtigste Ergebnis einer Backlog-Refinement-Session ist. Das Akronym DEEP weist auf einige entscheidende Merkmale hin, die ein gutes Produkt-Backlog ausmachen:

DEEP Product Backlog – Prinzipien für die agile Planung.

Das DEEP-Akronym ist eine hilfreiche Orientierung, um euer Team auf Kurs zu halten. Welche Prozesse sich am besten eignen, hängt aber von den individuellen Gegebenheiten eurer Organisation ab.

Vorteile von Backlog Grooming

Ein konsequent gepflegtes und gut strukturiertes Backlog bringt zahlreiche Vorteile – für euer agiles Team ebenso wie für die gesamte Organisation. Es wirkt sich direkt und spürbar auf Projektergebnisse und Produktivität aus. Diese Vorteile reichen von höherer betrieblicher Effizienz bis zu einer besseren Team-Dynamik und Produktqualität.

Hier sind einige der Vorteile von Backlog Grooming:

Zusammengenommen tragen diese Vorteile direkt zu einem agileren und reaktionsschnelleren Unternehmen bei. Das wiederum kann zu einer schnelleren Time-to-Market für wertvolle Funktionen führen, was in der schnelllebigen Geschäftswelt von heute einen erheblichen Wettbewerbsvorteil darstellt. Daher ist Backlog Refinement mehr als nur eine interne Prozessoptimierung – es ist ein strategischer Hebel zur Erreichung übergeordneter Geschäftsziele.

Wer ist für den Backlog-Grooming-Prozess verantwortlich?

In der Regel liegt die Verantwortung für den Backlog-Grooming-Prozess beim Product Owner oder dem Produkt-Manager bzw. der Produkt-Managerin. Je nach hierarchischer Struktur eures Unternehmens sind sie jedoch möglicherweise nicht allein für die Durchführung der Backlog-Grooming-Sessions zuständig. Auch der Scrum Master, eine Person aus dem Projekt-Management oder ein anderes Team-Mitglied könnten diese Sessions leiten.

Entscheidend ist weniger, wer moderiert, sondern dass die von euch benannten Team-Mitglied die nötigen Fähigkeiten mitbringen, um das Backlog erfolgreich zu pflegen. Denn wie sie die Sessions gestalten, hat direkten Einfluss auf die künftige Produktivität und den Erfolg künftiger Projekte. Ihr könnt mit verschiedenen Rollen experimentieren, bevor ihr entscheidet, wer am besten geeignet ist, die Refinement-Session zu leiten.

Unabhängig davon, wer die Moderation explizit übernimmt, umfassen die Kernaufgaben, die mit der Leitung und Durchführung des Backlog-Refinement-Prozesses verbunden sind, stets folgende Punkte:

Letztendlich muss die Person, die den Refinement-Prozess leitet, über ausgeprägte Kommunikations-, Moderations- und Organisationsfähigkeiten verfügen, um das Team zu einem gut verstandenen und umsetzbaren Backlog zu führen.

Wer sollte an Backlog-Grooming-Sessions teilnehmen?

Da die Grooming Sessions kollaborativer Art sind, sollte das gesamte funktionsübergreifende Team vertreten sein.

Mindestens sollten jedoch folgende Rollen teilnehmen:

Entscheidend ist, nur die Personen einzuladen, die für die anstehende Aufgabe unerlässlich sind – zu viele Mitwirkende und Ideen können die Session unproduktiv machen. Stellt außerdem sicher, dass ihr Gespräche mit Stakeholdern vor dem Backlog Refinement führt und nicht während der Sessions.

Best Practices für das Backlog Refinement

Obwohl die individuellen Geschäftsanforderungen variieren können, gibt es einige Best Practices, die ihr befolgen solltet, um Zeit und Aufwand des Teams zu optimieren. Leistungsstarke agile Teams wenden eine Reihe von Best Practices an, um sicherzustellen, dass diese Sessions durchgehend Mehrwert schaffen und echte Ergebnisse liefern. Diese reichen von der Vorbereitung über die Definition von Arbeitselementen bis zu den Methoden, mit denen sie gesteuert werden.

Zuweisung von Verantwortlichkeiten.

Effektives Backlog Refinement geschieht nicht von allein – es beginnt lange vor dem angesetzten Meeting. Mangelnde Vorbereitung ist ein häufiger Grund für ineffiziente und unproduktive Sessions. Wenn alle Teilnehmenden Zeit in die Vorbereitung investieren, wird das Refinement-Meeting von einem passiven Informations-Download zu einer aktiven, kollaborativen Arbeitssitzung.

Dieser Wandel ermöglicht es dem Team, tiefer in Diskussionen, Problemlösungen und Entscheidungen einzutauchen, statt wertvolle Meeting-Zeit mit dem Teilen von Basisinformationen zu verschwenden. Der Fokus verlagert sich vom reinen Kennenlernen der Einträge hin zu deren aktiver Verfeinerung, was der eigentliche Zweck des Meetings ist.

Übersichtliche Strukturierung des Backlogs.

Ein monolithisches, unorganisiertes Backlog kann schnell unhandlich und zu einer Quelle der Verwirrung werden. Leistungsstarke Teams verstehen, wie wichtig es ist, das Backlog übersichtlich zu halten.

Die Kategorisierung von Backlogs dient als eine Form der Informationsarchitektur für den Produktentwicklungsprozess. Sie reduziert die kognitive Belastung für das Team und ermöglicht es verschiedenen Stakeholdern, sich auf die für ihre Rollen relevantesten Abschnitte zu konzentrieren.

Herunterbrechen großer Einträge.

Eine typische Herausforderung im Backlog-Management ist der Umgang mit umfangreichen, komplexen Funktionen oder Anforderungen – oft als Epics bezeichnet. Eine zentrale Best Practice beim Refinement ist es, diese Epics in kleinere, leichter handhabbare User Storys herunterzubrechen, die innerhalb eines einzigen Sprints abgeschlossen werden können.

Das Herunterbrechen von Epics ist nicht einfach nur eine Übung, um Arbeit in besser verdauliche Häppchen aufzuteilen. Es ist ein entscheidender Schritt, um Risiken zu minimieren und echten iterativen Fortschritt zu ermöglichen. Jede kleinere Story stellt dabei eine testbare Funktionserweiterung dar.

Management von Abhängigkeiten.

Nur wenige Backlog-Einträge stehen wirklich für sich allein. Das Erkennen und Managen von Abhängigkeiten zwischen User Storys oder Aufgaben ist daher ein entscheidender Aspekt beim Backlog Refining.

Vermeidung häufiger Fallstricke.

Um die Vorteile des Backlog Refinements zu maximieren, müsst ihr häufige Fallstricke erkennen und gezielt gegensteuern.

Herausforderung – Ungeplante Backlog-Sessions: Eines der häufigsten Probleme ist, dass Refinement-Sessions unregelmäßig oder ohne klaren Plan stattfinden- Das kann zu einem veralteten Backlog und ineffizienten Meetings führen.

Lösung: Führt für eure Refinement-Sessions einen festen Rhythmus ein (z. B. wöchentlich oder zweiwöchentlich) und stellt sicher, dass jede Session eine vorbereitete Agenda mit konkreten Diskussionspunkten hat.

Herausforderung – Undefinierte Ziele und unklarer Umfang von User Storys: Vage Backlog-Einträge, fehlende Zieldefinitionen oder ein schwammiger Umfang können zu Verwirrung und langen Diskussionen führen und erschweren die Schätzung des Arbeitsaufwands.

Lösung: Stellt sicher, dass jede Story einen klaren Zweck und einen nachvollziehbaren Mehrwert hat. Wendet die INVEST-Kriterien an, um die Qualität der Story zu bewerten, und arbeitet darauf hin, eine vom Team definierte „Definition of Ready“ (DoR) zu erfüllen, bevor ein Eintrag als sprint-bereit angesehen wird.

Herausforderung – Mangelnde Priorisierung oder Ignorieren von Abhängigkeiten: Ein unpriorisiertes Backlog – oder eines, bei dem Abhängigkeiten nicht identifiziert und berücksichtigt werden –, kann dazu führen, dass Teams an Einträgen mit geringerem Mehrwert arbeiten oder ständig blockiert werden.

Lösung: Verwendet eine konsistente und transparente Priorisierungsmethode. Identifiziert während des Refinements aktiv Abhängigkeiten und stellt sicher, dass der Product Owner die Arbeit entsprechend sinnvoll ordnet.

Adobe Workfront: eine Lösung für effektives Backlog Grooming.

Workfront hilft Teams, gemeinsam schnell und effizient hochwertige Arbeit zu liefern. Die Lösung bietet hochvisuelle Kollaborations-Tools und Automatisierungsfunktionen, die den Review-Workflow optimieren – alles an einem zentralen Ort. So haben alle Beteiligten den gleichen Echtzeit-Überblick über den Status eines Projekts und seiner Bestandteile haben, einschließlich des Backlogs von Einträgen, die für zukünftige Arbeit vorbereitet werden.

Die Vermeidung typischer Fallstricke erfordert Disziplin und ein klares Bekenntnis zu den dargelegten Grundprinzipien. Die Einführung geeigneter Kollaborations- und Projekt-Management-Tools – wie Workfront – kann Teams zusätzlich stärken, da diese Tools die notwendige Infrastruktur für Transparenz, Kommunikation und Workflow-Management bereitstellen.

Um zu erfahren, wie Workfront das Backlog Grooming eures Teams und die allgemeinen Projekt-Management-Anforderungen unterstützen kann, seht euch das Übersichtsvideo an.

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