Im Projekt-Management definiert das Kommunikationsmanagement die Prozesse und Verfahren, die sicherstellen, dass Informationen und Daten während der gesamten Projektdauer ordnungsgemäß gesammelt, gespeichert und im gesamten Projektteam verteilt werden.
Inhalt:
Kommunikationsmanagement – Plan und Prozess.
Im Kommunikationsmanagement-Prozess gibt es drei Hauptschritte. Diese sind:
- Kommunikation planen.
- Kommunikation verwalten.
- Kontrolle der Kommunikation.
Planung der Kommunikation.
Bevor ihr mit der Planung der Kommunikation starten könnt, müsst ihr eure Stakeholder identifizieren. Zu den internen Stakeholdern können Personen im Projekt-Management, interne Teams und Sponsoren gehören. Zu den externen Stakeholdern können jedoch Clients, Endbenutzer, Subunternehmer und Lieferanten gehören. Eure Kommunikation wird je nach Stakeholder unterschiedlich ausfallen, daher ist es wichtig, eure Strategie mit einem klaren Verständnis der Beteiligten zu starten.
Ein Kommunikationsmanagement-Plan ermöglicht es euch, die Kommunikationsstrategie eures Projekts effektiv zu organisieren. Sie sollte die Kommunikationsanforderungen während des gesamten Projektlebenszyklus dokumentieren.
Zu den Anforderungen gehören:
- Häufigkeit: Wie häufig werden Aktualisierungen versendet?
- Zielgruppe: An wen werden Projektmitteilungen gesendet? Gibt es für verschiedene Arten der Kommunikation unterschiedliche Gruppen?
- Zweck: Werden bei jedem Meilenstein Fortschrittsberichte versendet? Werden Änderungsanträge mit allen Stakeholdern geteilt?
- Kanal: Welche Kanäle werden für die Kommunikation verwendet? Überlegt, welche kollaborativen Plattformen euer Team am besten unterstützen würden, insbesondere wenn ihr hybride oder remote arbeitende Mitglieder habt.
Der Kommunikationsmanagement-Plan sollte möglichst viele Details enthalten. Dies sorgt für klare und verständliche Erwartungen und eine reibungslose Kommunikation mit allen Stakeholdern.
2. Kommunikation verwalten.
Sobald alle Stakeholder dem Kommunikationsmanagement-Plan zugestimmt haben, muss die Projektmanagerin bzw. der Projektmanager sicherstellen, dass die Projektkommunikation diesen Richtlinien folgt. Der Kommunikationsplan sollte während des gesamten Projektlebenszyklus als lebendiges Dokument betrachtet werden; Änderungen müssen dem Projektteam mitgeteilt werden, damit alle auf dem gleichen Stand sind.
Projektmanagerinnen und Projektmanager sind dafür verantwortlich, eine effektive Kommunikation mit Präsenz-, Hybrid- und Remote-Teams zu fördern. Es ist wichtig, Soft Skills wie Empathie und aktives Zuhören weiterzuentwickeln, um Vertrauen aufzubauen und auch in virtuellen Umgebungen eine effektive Zusammenarbeit zu gewährleisten. Effektive Collaborationplattformen wie Adobe Workfront spielen in diesen Situationen eine zentrale Rolle, da sie Freigabe und Aktualisierungen in Echtzeit ermöglichen, sodass sich alle Team-Mitglieder gleichermaßen eingebunden und als Teil des Teams fühlen.
3. Kommunikation kontrollieren.
Nicht zu jedem Projektdetail wird die Meinung aller Stakeholder benötigt. Um effizient zu bleiben, Stakeholder nur bei Bedarf in die Kommunikation einbinden. Untergruppen von Stakeholdern bilden, die bestimmte Mitteilungen erhalten müssen. Dies kann zum Beispiel Aktualisierungen zum Projektstatus und zur Projektleistung oder eine Risiko- und Kostenanalyse umfassen.
Effektive Kommunikationskontrolle optimiert das Projekt-Management und bewahrt Führungskräfte sowie Team-Mitglieder davor, irrelevante Aktualisierungen und E-Mails zu erhalten, die sie von anderen Aufgaben ablenken. Es ist außerdem wichtig, Kommunikationsstrategien kontinuierlich auf Basis des Stakeholder-Feedbacks weiterzuentwickeln, um sicherzustellen, dass deren Kommunikationspräferenzen erfüllt werden.
Projekt-Management-Kommunikationstrends.
Mit Branchentrends Schritt zu halten ist unerlässlich – Technologien entwickeln sich ständig weiter und Teams arbeiten zunehmend geografisch verteilt. Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML), einschließlich bahnbrechender Entwicklungen wie generativer KI und großer Sprachmodelle (LLMs), sind heute im Projekt-Management alltäglich. Es ist wichtiger denn je, diese Technologien in euren Teams einzusetzen. Von der Automatisierung von Aufgaben bis zur Erstellung von Berichten, Inhalten oder sogar Besprechungszusammenfassungen: Das Potenzial von KI, insbesondere von LLMs, kann Projektleitenden Zeit sparen und ihre Abläufe optimieren.
Projekt-Management-Trends entwickeln sich ständig weiter, da sich die Muster der Zusammenarbeit verändern. Im Folgenden findet ihr einen Überblick über wichtige Projekt-Management-Trends, die Projektleitende beachten sollten:
Die Rolle generativer KI im Projekt-Management.
Das langfristige Potenzial von generativer KI beträgt laut McKinsey 4,4 Billionen US-Dollar an zusätzlichem Produktivitätswachstumspotenzial für Unternehmen.
Hier einige Beispiele, wie KI im Projekt-Management eingesetzt werden kann:
- Produktivität und Effizienz steigern. Erste KI-Anwendungen im Kommunikationsmanagement verbessern die Produktivität und Effizienz von Projektmanagerinnen und Projektmanagern.
- Geringeres Risiko. KI und maschinelles Lernen ermöglichen erweiterte prädiktive Analysen. So können Projektleitende Risiken und Engpässe frühzeitig erkennen und Gegenmaßnahmen entwickeln.
- Ressourcen optimieren. KI- und maschinelles Lernen-Algorithmen können die Ressourcenzuordnung optimieren, sodass Projekte im Rahmen des Zeitplans und Budgets bleiben.
- Aufgaben straffen. KI kann repetitive und einfache Aufgaben automatisieren, sodass sich Mitarbeitende auf strategische und kreative Lösungen konzentrieren können.
- Content-Erstellung. Plattformen wie ChatGPT werden zunehmend für die Erstellung von Inhalten und sogar die Anregung von Projektszenarien eingesetzt, wodurch sich Lernchancen ergeben.
- Übersetzung. KI kann auch eingesetzt werden, um Kommunikation für globale Teams zu übersetzen, Informationen aus umfangreichen Dokumenten zusammenzufassen oder herauszufiltern und Content gezielt auf bestimmte Stakeholder zuzuschneiden.
Die Fähigkeiten der KI könnten sich noch weiter entwickeln. Chatbots werden häufig im Kundendienst genutzt, ihr Einsatz könnte jedoch auch auf Projekt-Management-Systeme ausgeweitet werden. KI-gestützte Chatbots könnten verwendet werden, um routinemäßige Stakeholder-Anfragen zu bearbeiten, häufig gestellte Fragen zu beantworten und die Bereitstellung von Projektaktualisierungen an individuelle Präferenzen anzupassen. Dies könnte die Kommunikation und Einbindung der Stakeholder verbessern. Projektleitende müssten weniger Zeit für die Verwaltung hoher Kommunikationsvolumina aufwenden.
Der KI-Assistent verfügt über Tools und Funktionen, euer Kommunikationsmanagement auf die nächste Stufe zu heben, indem er In-App-Lösungen und Vorschläge in natürlicher Sprache bereitstellt. Er kann eure Kommunikation unterstützen, zum Beispiel durch:
- Zusammenfassungen von Dokumenten.
- Finden von Anweisungen für Arbeitsprozesse.
- Formeln generieren oder überprüfen.
Wichtig dabei ist zu beachten, dass Unternehmen für eine erfolgreiche Implementierung von KI sicherstellen müssen, dass die Daten, auf die KI zugreifen kann, von hoher Qualität und auf dem neuesten Stand sind, um präzise Erkenntnisse zu liefern.
Kommunikationstools für das Projekt-Management.
Kommunikationstools für das Projekt-Management müssen eine nahtlose Collaboration zwischen Teams ermöglichen und einen zentralen Ort für alle Kommunikationen bieten. Beispiele für Plattformen sind Adobe Workfront, JIRA und Asana. Hier ist ein Überblick über einige der am häufigsten empfohlenen Kommunikationstools für Projektmanagerinnen und Projektmanager:
Projektkommunikation mit Workfront verwalten.
Work-Management-Software bietet die effektivste Methode für das Kommunikationsmanagement. Instant-Messaging-Plattformen und E-Mail sind gute ergänzende Kommunikations-Tools. Work-Management-Software-Lösungen bieten einen zentralen Ort, an dem automatisch alle Stakeholder-Kommunikationen während eines Projekts gespeichert werden, sodass alle Beteiligten stets auf dem gleichen Stand sind.
Empfehlungen für euch
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