1. Aktivitäten identifizieren.
Der erste Schritt bei CPM ist die Identifizierung und Auflistung aller Aktivitäten, die zur Fertigstellung des Projekts erforderlich sind. Das geschieht in der Regel durch einen Projektstrukturplan (PSP) – eine hierarchische Aufschlüsselung des Gesamtumfangs in kleinere, überschaubare Aufgaben. Der PSP stellt sicher, dass alle notwendigen Arbeiten berücksichtigt werden, und bietet eine klare Grundlage für die Zeitplanung und Nachverfolgung.
Der richtige Detaillierungsgrad ist entscheidend. Während der PSP umfassend sein sollte, kann eine zu granulare Aufteilung der Aufgaben die Analyse erschweren – insbesondere bei großen Projekten. Konzentriert euch zunächst auf die wichtigsten Ergebnisse und Schlüsselaktivitäten, um Klarheit und Handhabbarkeit zu gewährleisten.
2. Reihenfolge der Aufgaben festlegen.
Sobald alle Aktivitäten identifiziert sind, ist der nächste entscheidende Schritt die Festlegung der logischen Reihenfolge, in der sie ausgeführt werden müssen. Das beinhaltet die Identifizierung von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, insbesondere:
- Vorgängeraktivitäten: Aufgaben, die abgeschlossen sein müssen, bevor eine andere spezifische Aufgabe beginnen kann.
- Nachfolgeraktivitäten: Aufgaben, die erst beginnen können, nachdem eine oder mehrere spezifische Aufgaben abgeschlossen wurden.
Das Verständnis dieser Beziehungen ist grundlegend, um ein präzises Projektnetzwerk aufzubauen. Es gibt verschiedene Arten von Aufgabenabhängigkeiten:
- Finish-to-Start (FS): Die häufigste Art der Abhängigkeit. Aufgabe B kann nicht beginnen, bevor Aufgabe A abgeschlossen ist.
- Start-to-Start (SS): Aufgabe B kann nicht beginnen, bevor Aufgabe A begonnen hat. Diese Aufgaben können parallel laufen.
- Finish-to-Finish (FF): Aufgabe B kann nicht abgeschlossen werden, bevor Aufgabe A abgeschlossen ist.
- Start-to-Finish (SF): Ein eher seltener Abhängigkeitstyp. Aufgabe B kann nicht abgeschlossen werden, bevor Aufgabe A begonnen hat.
Diese Abhängigkeiten können auch nach ihrer Art kategorisiert werden:
- Zwingende Abhängigkeiten: Diese sind der Arbeit inhärent und sind unumgänglich. Ein Beispiel: Ein Fundament muss gelegt werden, bevor Wände gebaut werden können.
- Diskretionäre Abhängigkeiten: Diese werden vom Projekt-Team auf der Grundlage von Best Practices, Erfahrung oder spezifischen Präferenzen definiert. Ein Beispiel: Das Streichen eines Raums kann erst erfolgen, nachdem alle Elektroarbeiten abgeschlossen sind.
- Externe Abhängigkeiten: Diese beinhalten Beziehungen zwischen Projektaktivitäten und Nicht-Projektaktivitäten, die oft außerhalb der direkten Kontrolle des Projekt-Teams liegen. Ein Beispiel ist das Warten auf eine behördliche Genehmigung, bevor eine bestimmte Phase fortgesetzt werden kann.
3. Netzwerkdiagramm erstellen.
Sind Aktivitäten und ihre Abhängigkeiten definiert, folgt als nächster Schritt die Erstellung eines Projektnetzwerkdiagramms. Dabei handelt es sich um eine visuelle, flussdiagrammartige Darstellung der Projektaufgaben und ihrer gegenseitigen Abhängigkeiten, die den Workflow von Anfang bis Ende veranschaulicht. Das Netzwerkdiagramm ist entscheidend, um die Projektstruktur zu verstehen, mögliche Pfade im Projekt zu identifizieren und die Grundlage für die Berechnung des kritischen Pfads zu schaffen.
Es gibt zwei Hauptmethoden zur Darstellung von Netzwerkdiagrammen:
- Activity-on-Node (AON) oder Precedence Diagram Method (PDM): Aufgaben werden durch Knoten (typischerweise Kästen oder Kreise) dargestellt, und Pfeile werden verwendet, um die logischen Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben zu zeigen. AON ist die am häufigsten verwendete Methode im modernen Projekt-Management; Grund dafür sind ihre Einfachheit und die Möglichkeit, alle Arten von Abhängigkeiten direkt darzustellen. Dieser Ansatz wurde entwickelt, weil er im Vergleich zu älteren Methoden besonders übersichtlich und benutzerfreundlich ist.
- Activity-on-Arrow (AOA): Aktivitäten werden durch Pfeile dargestellt, und Knoten (Kreise) repräsentieren Ereignisse oder Meilensteine, die den Beginn oder das Ende von Aktivitäten markieren. Gestrichelte Linien stellen in AOA-Diagrammen Dummy-Aktivitäten dar und haben eine Dauer von Null; sie werden verwendet, um die korrekte logische Reihenfolge beizubehalten oder um Aufgaben zu trennen, die sonst dieselben Start- und Endereignisse teilen würden.
4. Dauer der Aktivitäten schätzen.
Die Zuweisung einer geschätzten Dauer zu jeder identifizierten Aktivität ist ein entscheidender Input für den CPM-Prozess. Die Genauigkeit dieser Schätzung wirkt sich direkt auf die Zuverlässigkeit des kritischen Pfades und den gesamten Projektzeitplan aus. Ungenaue Schätzungen zählen zu den Hauptgründen, warum CPM-Implementierungen scheitern: Sie führen zu einem fehlerhaften kritischen Pfad und irreführenden Pufferberechnungen – was alle nachfolgenden Planungs- und Steuerungsmaßnahmen untergräbt.
Für die Schätzung der Aktivitätsdauer können verschiedene Techniken angewendet werden:
- Expertenurteil: Sich auf die Erfahrung und das Wissen von Team-Mitgliedern oder Fachexpertinnen und -experten verlassen, die ähnliche Aufgaben bereits ausgeführt haben.
- Analoge Schätzung: Verwendung historischer Daten aus ähnlichen früheren Projekten oder Aufgaben als Grundlage für die Schätzung der Dauer aktueller Aufgaben. Diese Methode ist oft schneller, kann aber weniger genau sein, wenn die Projekte nicht wirklich vergleichbar sind.
- Parametrische Schätzung: Verwendung einer statistischen Beziehung zwischen historischen Daten und anderen Variablen zur Berechnung der Dauer. Diese Methode kann sehr genau sein, wenn die zugrunde liegenden Daten und das Modell zuverlässig sind.
5. Den kritischen Pfad identifizieren.
Und schließlich gilt es, die Teile des Projekts identifizieren, die unbedingt abgeschlossen werden müssen – und in welcher Reihenfolge. Der kritische Pfad ist die längste mögliche Abfolge von Ereignissen, die einen Zeitrahmen für jede Aufgabe und das gesamte Projekt vorgibt. Indem Teams identifizieren, welche zeitintensiven Aufgaben für den Projektabschluss entscheidend sind, können sie gewissenhaft daran arbeiten, diese Aufgaben zu erledigen – oder frühzeitig feststellen, dass sich das Enddatum verschieben wird.
