Digital Asset Management (DAM) – was es ist, wie es funktioniert und was die besten Lösungen sind.

Im heutigen Zeitalter der Digitalisierung ist die Verwaltung und Organisation von digitalen Assets – z. B. Bildern, Videos und Dokumenten – für Unternehmen wichtiger denn je. Egal, ob ihr die Markenkonsistenz oder die Workflows in eurem Unternehmen verbessern möchtet – DAM-Systeme (Digital Asset Management) bieten eine Reihe von Vorteilen bei der Nutzung digitaler Assets.

In diesem Beitrag erfahrt ihr, wie wichtig die Verwaltung digitaler Assets ist, was Systeme zur Asset-Verwaltung leisten und welche verschiedenen Arten von Systemen es gibt. Konkret behandeln wir folgende Themen:

• Was ist Digital Asset Management (DAM)?
• Was ist ein digitales Asset?
• Was leistet eine DAM-Lösung?
• Was sind die Vorteile von DAM-Lösungen?
• Wer nutzt DAM?

Was ist Digital Asset Management (DAM)?

Digital Asset Management (DAM) umfasst alle Aktivitäten rund um das Organisieren, Speichern und Abrufen von digitalen Assets wie Bildern, Videos, Audiodateien, Dokumenten und anderen Arten von digitalen Inhalten. Mithilfe von DAM können digitale Assets von Unternehmen effizienter, sicherer und einfacher genutzt werden. Gleichzeitig werden Konsistenz und optimale Verwendbarkeit gewährleistet.

DAM setzt spezielle – entweder Server-basierte oder Cloud-basierte – Software voraus, mit der digitale Assets in einem zentralen Repository abgelegt werden können. Dies ermöglicht den einfachen Zugriff sowie die Bearbeitung und gemeinsame Nutzung.

Darüber hinaus ermöglicht DAM das mühelose Nachverfolgen und Protokollieren der Asset-Nutzung. Dadurch kann sichergestellt werden, dass Assets entsprechend dem Urheberrecht und anderen gesetzlichen Anforderungen eingesetzt werden.

Was ist ein digitales Asset?

Als digitale Assets werden alle Arten von Medieninhalten und Daten bezeichnet, die in einem digitalen Format gespeichert sind. Dabei kann es sich um eine Vielzahl von Dateien handeln, beispielsweise:

• Bilder – JPEG, PNG, GIF, TIFF, RAW usw.
• Videos – MP4, AVI, MOV, WMV usw.
• Audio – MP3, WAV, AIFF usw.
• Dokumente – PDF, Word, Excel, PowerPoint usw.
• 3D-Modelle und -Animationen – STL, OBJ, FBX usw.
• Web-Seiten und Code – HTML, CSS, JavaScript usw.

Zu digitalen Assets können auch speziellere Dateitypen gehören, wie CAD-Zeichnungen, wissenschaftliche Daten und andere Arten von digitalen Inhalten.

Im Allgemeinen werden digitale Assets von einem Unternehmen erstellt, verwendet oder verwaltet und besitzen einen Wert, der entsprechend genutzt werden kann. So können beispielsweise Produktbilder für E-Commerce, Videos für Marketing und Dokumente für die Forschung verwendet werden.

Was leistet eine DAM-Lösung?

Bei einer DAM-Lösung handelt es sich um Software oder eine Plattform, mit der unterschiedliche digitale Dateien organisiert, gespeichert und abgerufen werden können. Diese Lösungen sind auf den natürlichen Zyklus digitaler Assets abgestimmt – von der Erstellung und Verteilung der Assets bis zu ihrer Archivierung, Wiederverwendung und endgültigen Löschung.

• Erstellung von Assets. Viele DAM-Tools verfügen über integrierte Bild- und Videobearbeitungsfunktionen, die den Erstellungsprozess beschleunigen.
• Bearbeitung und Prüfung. DAM-Lösungen vereinfachen die Zusammenarbeit durch integrierte Tools zum Anfügen von Kommentaren, Anmerkungen und Versionskontrollen. Damit haben mehrere Benutzerinnen und Benutzer die Möglichkeit, Feedback und Vorschläge zum selben Asset zu hinterlassen.
• Integrationen. Benutzerinnen und Benutzer können Integrationen mit anderen Tools herstellen, z. B. mit Adobe Creative Cloud, Content-Management-Systemen und Projekt-Management-Tools.
• Gemeinsame Nutzung und Verteilung. Durch die Integration eures DAM-Systems mit anderen Tools wie Content-Management-Systemen oder Social-Media-Plattformen können die fertiggestellten Assets besser verteilt werden.
• Tracking und Organisation (Archivierung). Nach Abschluss eines Projekts sorgen DAM-Lösungen dafür, dass eure Assets nach Datum, Metadaten-Tags oder Dateityp geordnet abgelegt werden.
• Sichere Aufbewahrung. Mithilfe von DAM-Lösungen könnt ihr eure Assets vor unbefugtem Zugriff oder Änderungen schützen, indem ihr Nutzungsberechtigungen und Rollen festlegt. Darüber hinaus verwenden viele DAM-Lösungen eine Verschlüsselungsfunktion, die zusätzlichen Schutz bietet.
• Suche und Abruf. Nach der Archivierung der Dateien bieten DAM-Lösungen Tools zum Organisieren, Indizieren und Durchsuchen von Assets. Einige DAM-Tools besitzen KI-gestützte Suchfunktionen sowie die Fähigkeit, Assets nach bestimmten Kriterien zu gruppieren, um die Suche nach ihnen zu erleichtern.

Es gibt eine Vielzahl von DAM-Systemen – von einfachen, Cloud-basierten Lösungen bis zu Systemen mit sehr fortschrittlichen Funktionen für Unternehmensanforderungen. Bei der Suche nach der optimalen Lösung für euer Unternehmen solltet ihr berücksichtigen, wie die Workflows und Prozesse eurer Teams aussehen, welche Art von digitalen Assets ihr verwendet und welchen Umfang der Nutzung und Sicherheit ihr benötigt.

Welche Vorteile bietet DAM?

Mit DAM können Unternehmen aller Größen Zeit sparen und ihre Workflows verbessern. Zu den Vorteilen zählen:

• Höhere Effizienz. Durch die Zentralisierung und Organisation digitaler Assets können Benutzerinnen und Benutzer einfacher die benötigten Dateien finden und darauf zugreifen, ohne mehrere Verzeichnisse oder Ordner durchsuchen zu müssen.
• Höhere Produktivität. Durch den einfachen Zugriff auf die gesuchten Dateien können Benutzerinnen und Benutzer effizienter arbeiten, da ihr Zeit- und Arbeitsaufwand verringert wird. Außerdem könnt ihr mit DAM-Tools sich wiederholende Aufgaben automatisieren, wie etwa Größenänderung, Zuschnitt und Organisieren von Assets. Dadurch sparen Benutzerinnen und Benutzer Zeit, die sie für wichtigere Aufgaben verwenden können.
• Verbesserte Zusammenarbeit. Ein DAM-System ermöglicht die gleichzeitige Nutzung digitaler Assets durch mehrere Benutzerinnen und Benutzer und erleichtert so die Zusammenarbeit von Teams an Projekten.
• Erweiterte Sicherheitsmechanismen. Durch die Zugriffskontrolle auf digitale Assets und das automatische Backup von Dateien an einem sicheren Ort bieten DAM-Lösungen Schutz vor Datenverlust und gewährleisten Compliance mit Vorschriften und Gesetzen.
• Bessere Nutzung von Assets. Ein gutes DAM-Tool ermöglicht es Benutzerinnen und Benutzern, die Nutzung von Assets nachzuverfolgen und zu protokollieren. Dadurch ist leicht erkennbar, welche Assets am effektivsten sind und welche möglicherweise nicht oft genug genutzt werden. Auf der Grundlage dieser Informationen kann ein Unternehmen die Nutzung seiner digitalen Assets optimieren und seine Ressourcen besser einsetzen.
• Markenkonsistenz. Mit einer DAM-Lösung könnt ihr einfach sicherstellen, dass alle digitalen Assets konsistent verwendet werden. Dies hilft wiederum, ein stimmiges Marken-Image zu vermitteln und konsistente Botschaften auf allen Kanälen zu versenden.
• Compliance. Eine DAM-Lösung hilft Unternehmen sicherzustellen, dass digitale Assets in Übereinstimmung mit dem Urheberrecht und anderen gesetzlichen Bestimmungen genutzt werden, und schützt sie so vor möglichen rechtlichen Konsequenzen.

Wer nutzt DAM?

DAM bietet allen Beschäftigten eures Unternehmens, die zur Nutzung oder Verteilung dieser Assets berechtigt sind, Zugriff auf eine zentrale Medienquelle. DAM wird von einer Fülle von Fachbereichen und Unternehmen verwendet, unter anderem:

• Marketing und Vertrieb. DAM-Systeme ermöglichen es Kreativen, Assets für Marketing-Materialien und Werbekampagnen einfach zu erstellen und anschließend in Zusammenarbeit mit dem Vertriebs-Team Verkaufspräsentationen zusammenzustellen und passende Assets gemeinsam zu nutzen. Im Anschluss könnt ihr mithilfe von DAM-Software tracken, von wem Assets wie genutzt werden, und dadurch die Wirkung der einzelnen Marketing- und Verkaufsmaßnahmen messen.
• Design. Designerinnen und Designer verwenden DAM-Lösungen, um Überprüfungen und Anmerkungen zentral zu verwalten, bereits vorhandene Projektdateien zu ordnen und fertiggestellte Assets allen Teams bereitzustellen. Mithilfe von DAM-Lösungen können mehrere Designerinnen und Designer an Projekten zusammenarbeiten und dabei Funktionen wie die Versionskontrolle, die gemeinsame Nutzung von Ressourcen sowie integrierte Bearbeitungswerkzeuge anwenden.
• Entwicklung und IT. Entwicklungs- und IT-Abteilungen verwenden DAM-Lösungen zur Speicherung, Organisation und Nutzung digitaler Assets, die mit der Entwicklung und Wartung von Software, Websites und anderen digitalen Produkten in Zusammenhang stehen. In DAM-Lösungen können Code-Fragmente, Dateibibliotheken und andere Ressourcen gespeichert und für neue Projekte wiederverwendet werden, um die Arbeit zu vereinfachen.
• Rechtsabteilung. Rechtsabteilungen verwenden DAM-Lösungen, um digitale Assets für Gerichtsverfahren und Verhandlungen zu organisieren, zu speichern und zu nutzen, beispielsweise Dokumente, Verträge und juristische Schriftstücke. DAM vereinfacht die Zusammenarbeit und den Austausch dieser Dokumente mit anderen Juristinnen und Juristen.

Insgesamt wird DAM von Unternehmen verwendet, die große Mengen digitaler Inhalte erstellen, nutzen oder verwalten müssen, da es die Effizienz und Verfügbarkeit digitaler Assets verbessert und gleichzeitig das Risiko von Datenverlusten verringert und die Einhaltung von Vorschriften vereinfacht. Unternehmen, die mit Externen (Agenturen, Kundinnen und Kunden sowie Freischaffende) zusammenarbeiten, können DAM-Lösungen einsetzen, um passende Dateiberechtigungen festzulegen, Änderungen und Anmerkungen nachzuverfolgen und die Nutzung der einzelnen Assets zu kontrollieren.

Erste Schritte mit Adobe Experience Manager.

Adobe Experience Manager Assets ist ein Cloud-natives, intelligentes DAM-System, das die Produktion von Kreativelementen und Inhalten vereinfacht. Eure Assets sind leicht auffindbar und nutzbar, sodass ihr maßgeschneiderte Customer Experiences bereitstellen könnt. Experience Manager Assets erleichtert die Zusammenarbeit, da Kreative Feedback direkt in den Adobe Creative Cloud-Programmen erhalten. Außerdem fungiert Experience Manager Assets als zentrales Ablagesystem, das allen Team-Mitgliedern einfachen Zugriff gewährt.

Seht euch das Übersichtsvideo an oder fordert eine Demo an, um zu erfahren, wie ihr mit Adobe Experience Manager alle digitalen Assets auf einer einzigen Plattform verwalten könnt, die für den jeweiligen Daten-Traffic und die Verarbeitungsanforderungen skalierbar ist.

Ladet euch den Leitfaden für den Kauf von DAM-Systemen herunter.