Digital Asset Management (DAM) – was es ist, wie es funktioniert und was die besten Lösungen sind.

A professional working with digital asset management (DAM)

Im heutigen Zeitalter der Digitalisierung ist die Verwaltung und Organisation von digitalen Assets – z. B. Bildern, Videos und Dokumenten – für Unternehmen wichtiger denn je. Egal, ob ihr die Markenkonsistenz oder die Workflows in eurem Unternehmen verbessern möchtet – DAM-Systeme (Digital Asset Management) bieten eine Reihe von Vorteilen bei der Nutzung digitaler Assets.

In diesem Beitrag erfahrt ihr, wie wichtig die Verwaltung digitaler Assets ist, was Systeme zur Asset-Verwaltung leisten und welche verschiedenen Arten von Systemen es gibt. Konkret behandeln wir folgende Themen:

Was ist Digital Asset Management (DAM)?

DAM umfasst alle Aktivitäten rund um das Organisieren, Speichern und Abrufen von digitalen Assets wie Bildern, Videos, Audiodateien, Dokumenten und anderen Arten von digitalen Inhalten. Mithilfe von DAM können digitale Assets von Unternehmen effizienter, sicherer und einfacher genutzt werden. Gleichzeitig werden Konsistenz und optimale Verwendbarkeit gewährleistet.

DAM setzt spezielle – entweder Server-basierte oder Cloud-basierte – Software voraus, mit der digitale Assets in einem zentralen Repository abgelegt werden können. Dies ermöglicht den einfachen Zugriff sowie die Bearbeitung und gemeinsame Nutzung durch unterschiedliche Team-Mitglieder.

Darüber hinaus ermöglicht das DAM das mühelose Verfolgen und Protokollieren der Asset-Nutzung. Dadurch kann sichergestellt werden, dass Assets entsprechend dem Urheberrecht und anderen gesetzlichen Anforderungen eingesetzt werden.

Was ist ein digitales Asset?

Als digitale Assets werden alle Arten von Medieninhalten und Daten bezeichnet, die in einem digitalen Format gespeichert sind. Dabei kann es sich um eine Vielzahl von Dateien handeln, beispielsweise:

What is a digital asset?

Bilder – JPEG, PNG, GIF, TIFF, RAW etc.
Videos – MP4, AVI, MOV, WMV etc.
Audio – MP3, WAV, AIFF etc.
Dokumente – PDF, Word, Excel, PowerPoint etc.
3D-Modelle und Animationen – STL, OBJ, FBX etc.
Web-Seiten und Code – HTML, CSS, JavaScript etc.

Zu digitalen Assets können auch speziellere Dateitypen gehören, wie CAD-Zeichnungen, wissenschaftliche Daten und andere Arten von digitalen Inhalten.

Im Allgemeinen werden digitale Assets von einem Unternehmen erstellt, verwendet oder verwaltet und besitzen einen Wert, der entsprechend genutzt werden kann. So können beispielsweise Produktbilder für den E-Commerce, Videos für das Marketing und Dokumente für die Forschung verwendet werden.

Was leistet eine DAM-Lösung?

Bei einer DAM-Lösung handelt es sich um eine Software oder Plattform, mit der unterschiedliche digitale Dateien organisiert, gespeichert und abgerufen werden können. Diese Lösungen sind auf den natürlichen Lebenszyklus digitaler Assets abgestimmt – von der Erstellung und Verteilung der Assets bis hin zu ihrer Archivierung, Wiederverwendung und endgültigen Löschung.

Erstellung von Assets. Viele DAM-Tools verfügen über integrierte Bild- und Videobearbeitungsfunktionen, was den Erstellungsprozess beschleunigt.
Bearbeitung und Prüfung. DAM-Lösungen vereinfachen die Zusammenarbeit durch integrierte Tools zum Anfügen von Kommentaren, Anmerkungen und Versionskontrollen. Damit haben mehrere Benutzerinnen und Benutzer die Möglichkeit, Feedback und Vorschläge zum selben Asset zu hinterlassen.
Integrationen. Benutzerinnen und Benutzer können Integrationen mit anderen Tools herstellen, wie z. B. mit Adobe Creative Cloud, Content-Management-Systemen und Projekt-Management-Tools.
Gemeinsame Nutzung und Verteilung. Durch die Integration eures DAM-Systems mit anderen Tools wie z. B. Content-Management-Systemen oder Social-Media-Plattformen können die fertiggestellten Assets mühelos verteilt werden.
Tracking und Organisation (Archivierung). Nach Abschluss eines Projekts sorgen DAM-Lösungen dafür, dass eure Assets nach Datum, Metadaten-Tags oder Dateityp geordnet abgelegt werden.
Sichere Aufbewahrung. Mithilfe von DAM-Lösungen könnt ihr eure Assets vor unbefugtem Zugriff oder Änderungen schützen, indem ihr Benutzerberechtigungen und Rollen festlegt. Darüber hinaus verwenden viele DAM-Lösungen eine Verschlüsselungsfunktion, die zusätzlichen Schutz bietet.
Suche und Abruf. Nach der Archivierung der Dateien bieten DAM-Lösungen Tools zum Organisieren, Indizieren und Durchsuchen von Assets. Einige DAM-Tools besitzen KI-gestützte Suchfunktionen sowie die Fähigkeit, Assets nach bestimmten Kriterien zu gruppieren, um die Suche nach ihnen zu erleichtern.

Es gibt eine Vielzahl von DAM-Systemen, angefangen bei einfachen Cloud-basierten Lösungen bis hin zu Enterprise-Level-Systemen mit sehr fortschrittlichen Funktionen. Bei der Suche nach der optimalen Lösung für euer Unternehmen müsst ihr berücksichtigen, wie die Workflows und Prozesse eurer Teams aussehen, welche Art von digitalen Assets ihr verwendet und welchen Umfang der Nutzung und Sicherheit ihr benötigt.

Was sind die Vorteile von DAM-Lösungen?

Mit DAM können Unternehmen aller Größen Zeit sparen und ihre Workflows verbessern. Zu den Vorteilen zählen:

Höhere Effizienz. Durch die Zentralisierung und Organisation digitaler Assets können Benutzerinnen und Benutzer einfacher die benötigten Dateien finden und darauf zugreifen, ohne mehrere Verzeichnisse oder Ordner durchsuchen zu müssen.
Höhere Produktivität. Durch den einfachen Zugriff auf die gesuchten Dateien können Benutzerinnen und Benutzer effizienter arbeiten, da ihr Zeit- und Arbeitsaufwand verringert wird. Außerdem könnt ihr mit DAM-Tools sich wiederholende Aufgaben automatisieren, wie etwa Größenänderung, Zuschneiden und Organisieren von Assets. Dadurch sparen Benutzerinnen und Benutzer Zeit, die sie für wichtigere Aufgaben verwenden können.
Verbesserte Zusammenarbeit. Ein DAM-System ermöglicht die gleichzeitige Nutzung digitaler Assets durch mehrere Benutzerinnen und Benutzer und erleichtert so die Zusammenarbeit von Teams an Projekten.
Erweiterte Sicherheitsmechanismen. Durch die Zugriffskontrolle auf digitale Assets und das automatische Backup von Dateien an einem sicheren Ort bieten DAM-Lösungen Schutz vor Datenverlust und gewährleisten Compliance mit Vorschriften und Gesetzen.
Bessere Nutzung von Assets. Ein gutes DAM-Tool ermöglicht es Benutzerinnen und Benutzern, die Nutzung von Assets zu verfolgen und zu protokollieren. Dadurch wird ist leicht erkennbar, welche Assets am effektivsten sind und welche möglicherweise nicht oft genug genutzt werden. Auf der Grundlage dieser Informationen kann ein Unternehmen die Nutzung seiner digitalen Assets optimieren und seine Ressourcen besser einsetzen.
Markenkonsistenz. Mit einer DAM-Lösung könnt ihr einfach sicherstellen, dass alle digitalen Assets konsistent verwendet werden. Dies hilft wiederum, ein stimmiges Marken-Image zu vermitteln und konsistente Botschaften auf allen Kanälen zu versenden.
Compliance. Eine DAM-Lösung hilft Unternehmen sicherzustellen, dass digitale Assets in Übereinstimmung mit dem Urheberrecht und anderen gesetzlichen Bestimmungen genutzt werden, und schützt sie so vor möglichen rechtlichen Konsequenzen.

Wer nutzt DAM?

DAM bietet allen Beschäftigten eures Unternehmens, die zur Nutzung oder Verteilung dieser Assets berechtigt sind, Zugriff auf eine zentrale Medienquelle. DAM wird von einer Fülle von Fachbereichen und Unternehmen verwendet, unter anderem:

Marketing und Vertrieb. DAM-Systeme ermöglichen es Kreativen, Assets für Marketing-Materialien und Werbekampagnen einfach zu erstellen und anschließend in Zusammenarbeit mit dem Vertriebs-Team Verkaufspräsentationen zu kreieren und gemeinsam passende Assets zu nutzen. Im Anschluss könnt ihr mithilfe von DAM-Software tracken, von wem Assets wie genutzt werden, und dadurch die Wirkung der einzelnen Marketing- und Verkaufsmaßnahmen messen.
Design-Abteilung. Designerinnen und Designer verwenden DAM-Lösungen, um Überprüfungen und Anmerkungen zentral zu verwalten, bereits vorhandene Projektdateien zu ordnen und fertiggestellte Assets allen Teams bereitzustellen. Mithilfe von DAM-Lösungen können mehrere Designerinnen und Designer an Projekten zusammenarbeiten und dabei Funktionen wie die Versionskontrolle, die gemeinsame Nutzung von Ressourcen sowie integrierte Bearbeitungswerkzeuge nutzen.
Entwicklung und IT. Entwickler- und IT-Abteilungen verwenden DAM-Lösungen zur Speicherung, Organisation und Nutzung digitaler Assets, die mit der Entwicklung und Wartung von Software, Websites und anderen digitalen Produkten in Zusammenhang stehen. In DAM-Lösungen können Code-Fragmente, Dateibibliotheken und andere Ressourcen gespeichert und für neue Projekte wiederverwendet werden, um die Arbeit zu vereinfachen.
Rechtsabteilung. Rechtsabteilungen verwenden DAM-Lösungen, um digitale Assets für Gerichtsverfahren und Verhandlungen zu organisieren, zu speichern und zu nutzen, beispielsweise Dokumente, Verträge und juristische Schriftstücke. DAM vereinfacht die Zusammenarbeit und den Austausch dieser Dokumente mit anderen Juristinnen und Juristen.

Insgesamt wird DAM von Unternehmen verwendet, die große Mengen digitaler Inhalte erstellen, nutzen oder verwalten müssen, da es die Effizienz und Verfügbarkeit digitaler Assets verbessert und gleichzeitig das Risiko von Datenverlusten verringert und die Einhaltung von Vorschriften vereinfacht. Unternehmen, die mit externen Benutzerinnen und Benutzern, wie Agenturen, Kundinnen und Kunden sowie Lieferantinnen und Lieferanten zusammenarbeiten, können DAM-Lösungen einsetzen, um passende Dateiberechtigungen festzulegen, Änderungen und Anmerkungen zu verfolgen und die Nutzung der einzelnen Assets zu kontrollieren.

Erste Schritte mit Adobe Experience Manager.

Adobe Experience Manager Assets ist ein Cloud-natives, intelligentes DAM-System, das die Produktion von Kreativelementen und Inhalten vereinfacht. Eure Assets sind damit leicht auffindbar und nutzbar, sodass ihr mühelos hochgradig personalisierte Customer Experiences bereitstellen könnt. Experience Manager Assets erleichtert die Zusammenarbeit, da Kreative Feedback direkt in den Adobe Creative Cloud-Programmen erhalten. Außerdem fungiert Experience Manager Assets als zentrales Ablagesystem, das allen Team-Mitgliedern einfachen Zugriff gewährt.

Seht euch das Übersichtsvideo an oder fordert eine Demo an, um zu erfahren, wie ihr mit Adobe Experience Manager alle digitalen Assets auf einer einzigen Plattform verwalten könnt, die entsprechend dem jeweiligen Daten-Traffic und den Verarbeitungsanforderungen skalierbar ist.

Ladet euch den Leitfaden für den Kauf von DAM-Systemen herunter.