Wie eine ERP-Integration für E-Commerce die Effizienz und Produktivität von Unternehmen steigert.

Die Führung eines E-Commerce-Geschäfts ist ein Balanceakt zwischen verschiedenen Aufgaben wie Terminplanung, Bestandsverwaltung, Kommunikation und Kreditorenbuchhaltung, die oft in unterschiedlichen Systemen durchgeführt werden. Eure Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass alles nahtlos zusammenarbeitet.

ERP-Tools (Enterprise Resource Planning) konsolidieren Ressourcen wie Verbrauchsgüter und Personal in einem zentralen System. Durch die Integration von E-Commerce-Plattformen mit ERP-Software werden Prozesse weiter optimiert, die Effizienz erhöht und Stress reduziert.

Wenn ihr über die Einführung eines ERP-Systems nachdenkt oder Workflows optimieren möchtet, solltet ihr zuerst die Grundlagen verstehen, bevor ihr eine Entscheidung trefft.

Inhalt:

• Was ist eine ERP-Integration für E-Commerce?
• Wichtige ERP-Funktionen für E-Commerce-Plattformen.
• Bedeutung der ERP-Integration für euer E-Commerce-Geschäft.
• Die Vorteile der ERP-Integration für E-Commerce für euer Unternehmen.
• Erste Schritte mit einer ERP-Integration für E-Commerce.
• Euer Weg zur ERP-Integration für E-Commerce.

Eine ERP-Integration für E-Commerce verknüpft eure E-Commerce-Plattform mit einem ERP-System (Enterprise Resource Planning), um eine nahtlose, automatisierte Kommunikation zwischen beiden zu ermöglichen. So könnt ihr eure Geschäftsdaten zentral abrufen und anzeigen und müsst nicht mehr zwischen Programmen wechseln. Wenn diese beiden wichtigen Unternehmensprogramme zusammenarbeiten, können sie die Effizienz und Produktivität erheblich steigern.

Das Backend einer E-Commerce-Plattform verarbeitet Bestellungen, erhebt Zahlungen und verwaltet die Bestände. Viele Unternehmen verfügen über separate ERP-Systeme, die Aufgaben wie Kreditorenbuchhaltung, Lieferketten-Management, Personalverwaltung und andere wichtige Geschäftsfunktionen verwalten.

Wenn eine E-Commerce-Plattform mit einer ERP-Plattform integriert ist, arbeiten beide zusammen, damit Führungskräfte ihre Arbeitsabläufe optimieren können. Das ERP-System fasst alle Daten an einem zentralen Ort zusammen. Diese Synchronisation kann auch laufende logistische Prozesse automatisieren und erheblich optimieren, um die Produktivität zu steigern.

Einige ERP-Tools lassen sich einfacher mit E-Commerce-Plattformen integrieren als andere. Einige ERP-Programme bieten beispielsweise native Funktionen für die E-Commerce-Integration, andere bieten diese Funktionen als Add-ons. Es gibt einige wichtige Funktionen, die eure ERP-Software bieten sollte, damit ihr die Vorteile einer E-Commerce-Integration voll ausschöpfen könnt.

Automatisierte Finanzen.

Finanzdaten sind für euer Unternehmen unverzichtbar und es ist wichtig, dass euer ERP-System sie effektiv verwalten kann. Euer ERP-System soll so viele Aspekte wie möglich bei der Verwaltung von Verbindlichkeiten und Forderungen automatisieren können. Da leistungsstarke Funktionen im Finanzwesen bereits eingerichtet sind, kann jeder Live-Verkauf sofort im Kontobuch aktualisiert werden, sobald euer ERP-System in eure E-Commerce-Plattform integriert ist.

Wenn ihr eine separate Buchhaltungs-Software verwendet, profitiert ihr ebenfalls von der Integration mit eurem ERP-System. Ohne Integration von Finanzdaten in euer ERP-System müsst ihr ständig zwischen Programmen wechseln, was zu Zeitverschwendung und zu Fehlern bei der Dateneingabe führt.

Automatisierte Bestandsverwaltung.

Der Bestand ist für jedes E-Commerce-Unternehmen von grundlegender Bedeutung, ebenso die Bestandsverwaltung. Mit ERP-Systemen können Unternehmen den Standort, die Menge und die Kosten des Bestands in einem einzigen System verwalten. Wichtige Prozesse werden automatisiert und menschliche Fehler werden eliminiert.

Bestands-Updates in Echtzeit sorgen dafür, dass ihr immer wisst, wann die Zeit für Nachbestellungen gekommen ist. So vermeidet ihr Fehlbestände, Nachbestellungen und eine verzögerte Bestellabwicklung. Aktuelle Bestandsstatistiken sind besonders für Massenverkäufer und Unternehmen mit mehreren Lagern oder einer großen Produktvielfalt wichtig.

Konsolidiertes CRM.

Durch die Standardisierung des Customer Relationship Managements (CRM) für das gesamte Unternehmen ist sichergestellt, dass alle Kundenkonten in jeder Phase der Customer Journey gleich verwaltet werden. Robuste CRM-Funktionen in eurem ERP-System vereinfachen die Bearbeitung von Kundenanfragen, damit ihr weniger Zeit mit der Suche nach dem richtigen Konto verbringt und mehr Zeit für die Verbesserung von Service und Kundenbindung habt.

• Die Konsolidierung von Kundendaten auf allen Kanälen vereinfacht das Omni-Channel-Reporting und stellt sicher, dass der richtige Kauf immer der richtigen Kundin bzw. dem richtigen Kunden zugeordnet wird.
• Integrierte Kommunikationsfunktionen ermöglichen es euch, automatisch Rabatte oder Promotions für bestimmte Unterkategorien anzubieten.

Versand und Vertrieb.

Parallel zur Bestandsverwaltung sollte ein ERP-System euch in die Lage versetzen, alle Versandinformationen, die Verteilung und das Bestellungs-Tracking zu verwalten. Die beste Software automatisiert wiederholbare Aufgaben wie das Generieren und Ausdrucken von Versandetiketten und das Erstellen von Bestellformularen. Sie macht Lagermitarbeitenden das Leben deutlich einfacher und verhindert gleichzeitig manuelle Fehler.

Welche Gründe am meisten für die Integration eures Microsoft Dynamics ERP-Systems mit Adobe Commerce sprechen, hängt stark von eurem spezifischen Geschäftsmodell und euren langfristigen Zielen ab. Auf übergeordneter Ebene bietet eine ERP-Integration jedoch folgende Vorteile:

• Zusätzliche Optionen für Self-Service-Kundenberichte. Wenn Adobe Commerce auf in Microsoft Dynamics gespeicherte Daten zugreifen kann, könnt ihr Kundinnen und Kunden zentral Zugriff auf alle Interaktionen mit eurer Marke gewähren. Außerdem könnt ihr ihnen die Anzeige von Kreditlimits, Kauftrends u.v.m. ermöglichen.
• Intelligentere Business Intelligence. Wenn Microsoft Dynamics auf Online-Vertriebs- und Kundendaten aus Adobe Commerce zugreifen kann, erhaltet ihr einen umfassenderen Überblick über die Gesamtleistung eures Unternehmens.
• Workflow-Prozessautomatisierung. Durch die Vernetzung von Microsoft Dynamics mit Adobe Commerce könnt ihr Workflows automatisieren, einschließlich Bestellabwicklung und Bestandsaufstockung, und Geschäftsprozesse wie die Einführung neuer Produkte beschleunigen.
• Weniger Fehler. Durch die ERP-Integration zeigt euer Adobe Commerce-Shop die neuesten Produktinformationen zu Verfügbarkeit und Preisen an. So wird verhindert, dass Kundinnen und Kunden Produkte bestellen, die nicht vorrätig sind, oder ihnen falsche Preise berechnet werden.

Sobald ihr eurer ERP-System richtig eingerichtet hat, bietet die Integration eurer E-Commerce-Plattform eurem Unternehmen in allen Bereichen enorme Vorteile. Für eure Mitarbeitenden bedeutet das eine einfachere Arbeit und für eure Kundinnen und Kunden eine höhere Effizienz. Die ERP-Integration für E-Commerce bietet mehrere messbare Vorteile. Sehen wir uns einige der wichtigsten Punkte an.

Höhere Produktivität.

Eine höhere Produktivität ist ein Hauptgrund für die Nutzung einer ERP-Integration. Die Konsolidierung aller Daten aus eurem gesamten Unternehmen sorgt dafür, dass ihr und eure Teams keine Zeit mehr mit dem Versuch verschwenden, verschiedene Datensätze abzugleichen oder die benötigten Informationen zu finden. Das ERP-System bietet ein zentrales System für all eure Daten, das wiederum eure Abteilungen und Workflows synchronisiert. ERP-Systeme automatisieren außerdem bestimmte Aufgaben, sodass Mitarbeitende mehr Zeit für Aufgaben mit höherer Wertschöpfung haben.

Bessere Customer Experience.

Nicht nur euer Management-Team profitiert von den Vorteilen einer höheren Produktivität, sondern auch eure Kundinnen und Kunden. Verbesserte CRM-Funktionen in Kombination mit automatischer Zahlung, Versand und Nachverfolgung führen zu einem reibungsloseren, schnelleren und hochwertigeren Erlebnis für die Kundschaft.

Besserer Datenzugriff.

Mit ERP können ihr nicht nur all eure Unternehmensdaten an einem Ort anzeigen, sondern durch die Integration mit einer E-Commerce-Plattform erhaltet ihr auch Kundendaten in Echtzeit.

Wenn alle benötigten Daten an einem zentralen Ort gespeichert sind, könnt ihr intelligentere und schnellere Entscheidungen treffen. Wenn alle Komponenten integriert sind, ist es auch einfacher, Unternehmensberichte zu erstellen – keine Informationen sind isoliert oder unerreichbar. Dies erleichtert die Einhaltung der Steuervorschriften.

Mehr Transparenz und Optimierung von Prozessen.

Integrierter E-Commerce optimiert jeden Schritt des Prozesses, von der Vereinfachung der Verwaltung bis zur vollständigen Automatisierung. Egal ob in Verbindung mit der Buchhaltung oder Bestellverfolgung: ERPs können repetitive Aufgaben automatisieren, Benutzerfehler reduzieren und Prozesse optimieren. Mehr Effizienz verringert die Verarbeitungszeit, steigert die Konversion und verbessert die Kundenzufriedenheit.

Geringere Ausgaben.

Richtig eingerichtet, kann ein ERP-System spezifische Ineffizienzen in eurem Unternehmen sofort erkennen und euch bei deren Behebung unterstützen. Darüber hinaus sorgt die E-Commerce-Integration dafür, dass ihr euren Bestand in Echtzeit im Griff behaltet, Just-in-Time-Bestandsmanagement nutzen könnt und sicherstellt, dass ihr nie mehr kauft, als ihr benötigt. Und jedes Mal, wenn euch die ERP-Commerce-Integration Zeit spart, spart ihr auch Geld.

Bei der Vorbereitung auf den Launch einer neuen ERP-E-Commerce-Integration sind einige allgemeine Schritte sinnvoll, um eure ERP-Integrationsstrategie auszuarbeiten.

1. Identifiziert eure E-Commerce-Apps und -Plattformen. Das klingt vielleicht logisch, aber im ersten Schritt müsst ihr wissen, welche Plattformen ihr in das ERP-System integrieren möchtet. Möglicherweise verfügt euer Unternehmen über eine zentrale E-Commerce-Plattform oder über eine Reihe von Apps und Programmen, die für unterschiedliche Kanäle oder Sektoren geeignet sind.
2. Identifiziert eure wichtigsten Daten. Verschafft euch Klarheit über die wichtigsten zu integrierenden Informationen, um deren Priorisierung und Genauigkeit sicherzustellen. Dabei kann es sich um eure Bestellungen, Kundendaten oder andere Finanzinformationen handeln.
3. Identifiziert eure manuellen und ineffizienten Prozesse. Berücksichtigt, wie eure Mitarbeitenden ihre Zeit verbringen und welche Aufgaben sich als monoton oder fehleranfällig herausstellen. Möglicherweise haben Kreditorenkonten schon immer einen Rechnungsstau, oder eure Teams haben Schwierigkeiten, am Ende eines jeden Quartals einen manuellen Bestand anzulegen. Nach der ERP-Integration solltet ihr euch auf diese Aufgaben konzentrieren, die ihr automatisieren möchtet.
4. Ermittelt die Art von ERP, die ihr benötigt, und identifiziert diejenigen, die sich mit eurer vorhandenen E-Commerce-Plattform integrieren lassen. Ihr solltet zum Beispiel wissen, ob ihr euer ERP-System auf euren Servern oder in der Cloud bereitstellen möchtet. Dies kann je nach Menge eurer Daten und den zu treffenden Sicherheitsvorkehrungen variieren. Darüber hinaus könnt ihr zwischen verschiedenen ERP-Systemmodellen wählen, zum Beispiel generalistischen Allzwecksystemen, besser anpassbaren modularen Systemen oder Software-Suites.
5. Entscheidet, welche Integrationsart für euch am besten passt. Es gibt mehrere Möglichkeiten, eure E-Commerce-Plattform mit eurem ERP-System zu integrieren. Möglicherweise könnt ihr die API eurer E-Commerce-Plattform nutzen, eurer ERP-System verfügt über native E-Commerce-Integrationsfunktionen, oder ihr benötigt eine Drittanbieterlösung mit einem vorkonfigurierten Integrationsprozess.

Herausforderungen bei der ERP-E-Commerce-Integration.

Die Integration von E-Commerce mit ERP kann eine Herausforderung sein. Auch wenn die Vorteile der Integration attraktiv und die ersten Schritte unkompliziert sind, können dennoch Hindernisse auftreten.

• Alte Software. Wenn ihr eure Systeme schon lange nicht mehr aktualisiert habt, ist für die Integration mit neuerer Software zusätzlicher Aufwand erforderlich. Bei ERP-Software ist dies ein größeres Problem als bei anderen Systemen, und es kann aufwändig sein, ein System zu wechseln, das für so viel zuständig ist.
• Anpassung. Wenn ihr eure vorhandene ERP- oder E-Commerce-Plattform bereits umfangreich an euer Unternehmen angepasst habt, funktionieren die üblichen Integrationsstrategien aller Wahrscheinlichkeit nach nicht optimal. Ihr müsst einen individuell an euch angepassten Plan erstellen. Dies ist auch möglich. Beachtet aber, dass zusätzliche Anstrengungen erforderlich sind, um eure Anpassungen in das Gesamtsystem zu integrieren.
• Preise. Neue Systeme können kostspielig sein und ihr müsst ggf. im Voraus höhere Kosten bezahlen in der Hoffnung, dass sich dies lohnt, sobald alles eingerichtet ist. Glücklicherweise amortisieren sich ERP-Systeme aufgrund von gesteigerter Effizienz und Produktivität in der Regel langfristig. Allerdings ist noch eine Vorabinvestition erforderlich, die eine gewisse Finanzplanung erfordert.
• Vielfalt von Geschäftsdaten. E-Commerce kann ein komplexer Bereich sein und das Vorhandensein ganz verschiedener Datentypen kann die Integration ein wenig herausfordernder machen. Verschiedene Plattformen speichern Daten in verschiedenen Formaten, und einige Arten von Informationen – wie der Browserverlauf oder abgebrochene Warenkörbe – können kompliziert zu quantifizieren und zu organisieren sein. Je nach Kompatibilität können die Verlagerung vorhandener Daten auf eine neue Plattform oder die Einführung einer neuen Plattform, die mit einer vorhandenen kommunizieren muss, zusätzliche Hürden verursachen.

Die Integration von ERP-Systemen kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn euer Team nicht über umfangreiche technologische Erfahrung verfügt. Doch die Vernetzung von Microsoft Dynamics mit Adobe Commerce ist möglicherweise einfacher, als ihr denkt. Es stehen mehr als 350 Adobe Commerce-Lösungspartner zur Auswahl, ebenso wie vorkonfigurierte Connector-Lösungen.

Mit dieser Checkliste könnt ihr die Strategie für eure ERP-Integration genauer unter die Lupe nehmen und euch für den nächsten Schritt bei der Verbesserung eurer Geschäftsziele und Workflows rüsten:

1. Versteht eure Geschäftsziele. Eure Integration sollte eure Geschäftsziele heute und in Zukunft unterstützen. Ihr solltet euch fragen, wie ihr durch die Vernetzung von Microsoft Dynamics mit Adobe Commerce den Omni-Channel-Vertrieb, zusätzlichen B2B- oder Direct-to-Consumer-Vertrieb und die Expansion in grenzübergreifende Märkte unterstützen könnt.
2. Dokumentiert eure Workflows. Sobald ihr eure Geschäftsziele definiert habt, seht euch die Workflows genauer an, die sie unterstützen. Workflows definieren, wohin Daten wann gehen müssen. Der Checkout-Workflow kann beispielsweise die Prüfung der Produktverfügbarkeit, die Auswahl einer Zahlungsmethode und die Implementierung von Prozessen zur Betrugserkennung umfassen. Jeder Händler hat andere Workflows – und B2B-Workflows können mitunter komplex sein.
3. Analysiert eure E-Commerce-Daten. Vier wichtige Datentypen, die ihr zwischen euren Microsoft Dynamics- und Adobe Commerce-Plattformen synchronisieren solltet, sind Warenbestand, Produktbeschreibungen und Spezifikationen, Preise und Bestellverfolgung. Für jedes wichtige Datenelement müsst ihr festlegen, wo es gespeichert werden soll (zum Beispiel im Referenzsystem), wie häufig es aktualisiert werden soll und wie es verwaltet und gepflegt werden soll.
4. Berücksichtigt eure Infrastrukturanforderungen. Eure Infrastrukturanforderungen hängen davon ab, ob ihr Microsoft Dynamics und Adobe Commerce in einer Cloud-, On-Premise- oder Hybrid-Umgebung ausführt. Auf übergeordneter Ebene sollte eure Infrastruktur flexibel und so skalierbar sein, dass sie Schwankungen in Webtraffic, Transaktionsvolumen und Systemauslastung unterstützt.
5. Berücksichtigt eure Online-Zahlungsmodelle. Immer mehr Unternehmen bieten abonnementbasierte Preise und verschiedene Ratenzahlungspläne an. Wenn ihr ein Drittanbieter-Software-Paket für diese Art von Zahlungen verwendet, sollte dies in eurem Integrationsplan berücksichtigt werden.
6. Identifiziert die richtigen Stakeholder. Es ist wichtig, sich vor der Integration regelmäßig mit den Teams in Verbindung zu setzen, die euer ERP-System und eure E-Commerce-Plattformen nutzen. Die Teams für Finanzen, Betrieb, Marketing und Vertrieb können jeweils eigene Erkenntnisse beisteuern. Vergesst nicht, Kundinnen, Kunden und Lieferanten einzuschließen.
7. Definiert euer Budget für das ERP-System. Bevor ihr einen Partner wählt, ist es unerlässlich, ein Budget für eure ERP-Integrationsstrategie festzulegen. Wenn euer Budget begrenzt ist, müsst ihr eure Anforderungen priorisieren.
8. Wählt den richtigen Partner aus. Sofern ihr nicht über eine große IT-Abteilung verfügt, ist es ratsam, einen erfahrenen Integrationspartner zu wählen. Insbesondere sollte der Partner über umfassende Erfahrung mit Microsoft Dynamics, Adobe Commerce und eurer Branche verfügen. Der Anbieter sollte mindestens zehn bis zwanzig Kundenreferenzen vorlegen und einen bewährten, umfassend getesteten Connector vorschlagen, bei dem es sich um ein Software-Framework handelt, mit dem ihr eure Integration erheblich beschleunigen könnt.
9. Weist Mitglieder für euer Projekt-Team zu, einschließlich eines Ansprechpartners für Support. Damit euer Integrationsprojekt reibungslos läuft, müsst ihr ein internes Team zuweisen, das mit eurem Partner zusammenarbeitet, um die Anforderungen zu verfeinern, die Funktionen zu testen und den gesamten Projektzeitplan zu verwalten. Außerdem müsst ihr eine Person zuweisen, die die Integration im Laufe der Zeit organisiert, entweder einen internen Kontakt oder eine Person aus den Teams eures Partners.
10. Definiert SLAs für eure ERP-Integration. Eure ERP-Integrationsstrategie sollte Service-Level-Agreements (SLAs) rund um Datenflüsse umfassen. In diesen SLAs sollte die typische Latenz eurer Microsoft Dynamics-Implementierung berücksichtigt werden, einschließlich geplanter Wartung und ungeplanter Verzögerungen, die während umfangreicher Reporting-Zyklen auftreten können.

Optimiert euren E-Commerce-ERP-Integrationsprozess.

Durch die Integration eurer E-Commerce-Systeme mit einem ERP-System können sie simultan und effizient arbeiten. Die Kommunikation zwischen den Plattformen ermöglicht die Automatisierung einfacher Aufgaben, optimiert wichtige Prozesse und macht genaue Informationen über euer Unternehmen den Entscheidungsträgern leicht zugänglich.

Der erste Schritt zu einer erfolgreichen Integration besteht darin, eine Bestandsaufnahme der aktuellen Systeme durchzuführen. Stellt sicher, dass eure E-Commerce-Plattform auf dem neuesten Stand ist.

Wenn ihr bereit seid loszulegen, steht euch Adobe Commerce zur Seite. Als führende E-Commerce-Plattform integriert sich Adobe Commerce nahtlos mit eurem ERP-System, um Warenbestand, Bestellungen, Kundendaten und Versanddetails automatisch zu synchronisieren. Seid ihr bereit, mehr zu erfahren? Seht euch zunächst dieses kurze Übersichtsvideo an.