ist immer ein Balanceakt. Einerseits benötigt ihr einen gewissen Bestand, um eure Kundschaft bedienen zu können und den Umsatz zu steigern. Andererseits sollte der Bestand nicht zu groß sein, da es sonst zu Cashflow-Problemen, Materialverschwendung, höheren Risiken und steuerlichen Nachteilen kommen kann. Daher müssen Bestands-Managerinnen und -Manager die richtigen Strategien anwenden, um Engpässe ebenso wie Überbestände zu vermeiden.
Dieser Artikel unterstützt euch dabei, die Bestandsverwaltung zu verbessern, und behandelt diese Themen:
Bedeutung der Bestandsverwaltung.
Die Bestandsverwaltung umfasst die Erfassung und Durchführung der Prozesse rund um die Bestellung, Lagerung, Nachverfolgung sowie den Vertrieb von Material oder Waren. Damit soll sichergestellt werden, dass ihr über genügend Produkte verfügt, um eure Kundinnen und Kunden bedienen zu können, ohne dass es zu Überbeständen kommt.
Eine schlechte Bestandsverwaltung führt schnell zu Chaos. So hatte beispielsweise Walmart im Jahr 2022 ein neues System für automatische Nachbestellungen eingeführt, das jedoch bereits im Bestand befindliche Produkte ständig nachbestellte, bis der Überbestand nur noch in den Gängen der Ladengeschäfte gelagert werden konnte. Im Versuch, die Lieferschwierigkeiten unter Kontrolle zu bringen, erhöhte der Einzelhandelsriese seinen Bestand um 32 % und übersah dabei, dass seine Kundinnen und Kunden aufgrund der steigenden Inflation weniger einkauften. Mit einem genauen Überblick über den Warenbestand hätte Walmart das verhindern können.
Ein zuverlässiges Bestandverwaltungssystem bietet folgende Vorteile:
- Effizienteres Tracking. Durch die Nachverfolgung des Warenflusses vom Lieferanten zum Kunden wisst ihr genau, wie groß euer Bestand ist.
- Verkürzung der Bestellzeit. Durch die präzise Überwachung der Warenbestände könnt ihr auf Veränderungen bei der Nachfrage reagieren, ohne eure Logistikketten zu unterbrechen, die Produktqualität zu verschlechtern oder das Kundenerlebnis zu beeinträchtigen.
- Bessere Geschäftsentscheidungen. Mithilfe besserer Bestandsdaten könnt ihr richtige Entscheidungen zu Mengen, Preisen und Nachbestellungen treffen, Kosten senken und Gewinne steigern.
Der Bestandsverwaltungsprozess.
Der Bestandsverwaltungsprozess beginnt, sobald ihr Waren bestellt, und endet mit dem Aktualisieren der Lagerbestände und dem Aufstocken von Waren. Jeder Schritt ist mit wichtigen Entscheidungen verbunden.
1. Bestellung.
Die Bestellung des richtigen Produkts zum richtigen Zeitpunkt erfordert viele Daten und Branchenkenntnisse. Ihr solltet folgende Faktoren kennen:
- Produktnachfrage. Nutzt Marketing- und Umsatzprognosen, um die Nachfrage nach Produkten genau zu bestimmen. Berücksichtigt dabei saisonale Änderungen und makroökonomische Faktoren.
- Kosten der Bestände. Um zu ermitteln, welchen Bestand ihr euch leisten könnt, solltet ihr die Kosten für die Bestellung, Lagerung und Lieferung der jeweiligen Produkte untersuchen.
Wenn ihr neue Waren bestellt, solltet ihr klein anfangen. Sobald ihr den Verkaufszyklus kennt und die Zeit für Nachbestellungen gekommen ist, erhaltet ihr eine genauere Vorstellung davon, wie ihr Produktnachfrage und Betriebskosten im Gleichgewicht halten könnt.
2. Lagerung.
Die Lagerung des Bestands umfasst nicht nur den Aufbau von Regalen. Ihr benötigt ein effizientes Lagersystem zur Organisation der Produkte.
Im ersten Schritt solltet ihr einen Workflow zur Prüfung von Bestellungen festlegen, die Richtigkeit der Lieferungen überprüfen und sie für die richtige Lagerung sortieren. Wenn die Waren in die Regale sortiert werden, sollten der Bestand katalogisiert und die Systeme aktualisiert werden.
Baut ein gründliches Tracking-System auf, nutzt Stock-Keeping Units (SKUs) sowie UPC-Barcodes (Universal Product Code). Der Lieferant erstellt den UPC und der Anbieter die SKU – eine Kombination aus Buchstaben und Zahlen –, mit denen ihr jedes Produkt und seinen Lagerplatz identifizieren könnt.
Schließlich solltet ihr einen organisierten Bereich in eurem Lager bereitstellen, in dem ihr die Waren nach dem Sortieren und Kennzeichnen zum Nachverfolgen platziert. Es hat sich als effizient erwiesen, die Produktlagerorte im Uhrzeigersinn zu organisieren. Weist jeder Zone einen Buchstaben und jedem Regal in jeder Zone eine Zahl zu.
3. Vertrieb.
Wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt, überprüft, ob ihr die Produkte im Bestand habt. Gute Bestands-Software hält die Zahlen auf dem neuesten Stand und überprüft automatisch die Verfügbarkeit. Wenn ihr die Bestellung vorbereitet, solltet ihr die SKUs des Produkts bei jedem Schritt erfassen.
- Wenn ihr die Produkte aus ihrem Fach holt, nutzt die SKUs, um sie leicht zu finden. Stellt sicher, dass euer Warenbestand so angeordnet ist, dass ihr in einem einzigen Durchgang mehrere Artikel holen könnt. Es ist empfehlenswert, zuerst älteren Warenbestand zu holen, damit er nicht hinten in einem Regal Staub ansetzt oder beschädigt wird bzw. veralten kann.
- Verpackt die Produkte und macht sie für die Auslieferung bereit. Ihr benötigt einen klar definierten Arbeitsplatz, einen logischen und konsistenten Workflow sowie ein absolut zuverlässiges Verpackungssystem, damit die Artikel sicher geschützt sind.
- Versendet die Bestellung an eure Kundinnen und Kunden. Verfolgt den Versandfortschritt, damit ihr die Kundinnen und Kunden benachrichtigen könnt, sobald ihre Bestellungen das Lager verlassen und wann sie bei ihnen ankommen.
4. Reports und Auditing.
Für eine erfolgreiche Logistikkette sind genaue Bestandsdatensätze unverzichtbar. Dadurch ist gewährleistet, dass ihr die richtigen Mengen bestellt und Verluste identifizieren könnt, was euren Cashflow insgesamt verbessert. Wichtig ist die Erfassung eures Bestands in jedem Schritt eures Geschäftsprozesses – vom Eingang in eurem Lager über die Lagerung bis zu Versand und Lieferung sowie Kaufprozess.
Als Auditing (Inventur) wird die physische Zählung eures Bestands bezeichnet, um sicherzustellen, dass die reale Zahl mit euren Büchern übereinstimmt. Die Häufigkeit der Audits wird von der Größe eures Bestands, eurer Belegschaft, des Lagers sowie von vielen weiteren Faktoren bestimmt. Eine Inventur könnt ihr mit Stift und Papier durchführen, aber mit einer automatisierten Zählung (z. B. mit einem Barcode-Scanner) spart ihr Zeit und verbessert die Genauigkeit.
5. Nachbestellung.
Je häufiger ihr den Bestellzyklus durchlauft, desto mehr Informationen stehen euch für eure Entscheidungsfindung zur Verfügung. Anhand der folgenden drei wichtigen Metriken könnt ihr sehen, wann ihr nachbestellen solltet.
- Lagerbestände zeigen euch, wie hoch oder gering euer Bestand ist, damit ihr wisst, wie bald ihr nachbestellen müsst.
- Warenumschlag gibt an, wie viele Produkte ihr in einem bestimmten Zeitraum verkauft und wie schnell ihr den Bestand aufbraucht.
- Durchlaufzeit bezeichnet die Dauer von der Ankunft einer Lieferung bis zur Abwicklung einer Bestellung.
Ihr könnt eines oder alle der folgenden Nachbestellverfahren implementieren.
- Nachbestellgrenzen. Legt Schwellenwerte fest, die ihr als Trigger definiert. Legt den benötigten Minimal- und Maximalbestand fest. Wenn euer Bestand die Untergrenze erreicht hat, ist das der Zeitpunkt zum Auffüllen bis zur Maximalgrenze. Durch das Festlegen eines Minimal- und Maximalbestands könnt ihr Unter- oder Überbestände vermeiden.
- Periodische Bestandsaufstockung. Führt Nachbestellungen eures Bestands zu festgelegten Terminen durch. Beispielsweise könnt ihr euren Warenbestand jeden Monat überprüfen und nachbestellen, wenn er niedrig ist. Bleibt bei dem Intervallzeitplan, selbst wenn es in der Zwischenzeit zu Bestandslücken kommt. Diese Methode funktioniert gut bei großen Lagern.
- Nachfüllende Bestandsaufstockung. Wenn die Nachfrage nach einem bestimmten Produkt geringer als üblich ist, solltet ihr die Gelegenheit nutzen, um den Warenbestand neu zu bewerten und den Bestand wieder auf die Maximalgrenze zu bringen. Diese Methode ist bei Produkten mit hohem Warenumschlag hilfreich.
Bestandsverwaltungstechniken.
Die Bestandsverwaltung ist kompliziert, doch es gibt fünf bewährte Methoden, mit denen ihr diesen Prozess vereinfachen und Fehler vermeiden könnt.
JIT-Bestandsverwaltung (Just-in-Time).
JIT-Bestandsverwaltung ist ein Abruf-Bestandsverfahren, das auf einen möglichst geringen Bestand abzielt. Wenn ihr nur die gerade benötigten Waren verfügbar habt, könnt ihr damit den Bestand niedrig halten und dennoch die Kundennachfrage erfüllen.
Der Vorteil von JIT besteht darin, dass ihr keinen unnötigen Bestand vorhalten müsst, schneller auf Kundennachfragen reagieren und eure Produkte effizienter umschlagen könnt. Diese Methode erfordert jedoch genaue Daten und gute Kontakte zu Lieferanten.
Damit die JIT-Bestandsverwaltung gut funktioniert, ist Folgendes notwendig:
1. Kenntnis der Zielgruppe und Nachfragemuster. Für JIT müsst ihr genau wissen, welchen Bestand ihr benötigt. Dazu solltet ihr die Bestands- und Verkaufsdaten stets im Blick behalten.
2. Zusammenarbeit mit flexiblen Lieferanten: Bei JIT werden kleine Warenkontingente in engen Zeitrahmen geliefert.
3. Verknüpfung des Warenbestands mit Nachfrageprognosen. Nutzt Daten zu eurem Warenbestand sowie Nachfrageprognosen, um die Menge der Nachbestellungen festzulegen.
4. Nutzung von KI-Software. Wenn die Nachfrage plötzlich steigt, könnte euer Warenbestand zu klein sein, um die Nachfrage zu erfüllen. KI-Software kann planbare Prognosen zur Bestandsnachfrage treffen.
Optimale Bestellmenge.
Die optimale Bestellmenge (Economic Order Quantity, EOQ) ist eine weitere Technik, die ihr bei der Bestellung von Waren nutzen könnt. Damit wird berechnet, wie groß euer Bestand in einem bestimmten Zeitraum sein sollte, um die Nachfrage zu erfüllen, ohne dass es zu Überbeständen kommt. Mithilfe der EOQ-Formel könnt ihr die optimale Bestellmenge ermitteln.
Beispielsweise würde ein Modegeschäft die optimale Bestellmenge für ein Paar Handschuhe anhand folgender Daten berechnen.
- N = Nachfrage (Verkaufte Menge pro Jahr): 2.000 Paar Handschuhe
- A = Anschaffungskosten: 2 EUR pro Paar
- L = Lagerhaltungskosten (pro Einheit und Jahr) = 2 EUR pro Paar
Die EOQ-Formel sieht daher so aus:
