Bestandsverwaltung – Techniken und Prozesse.

Bestandsverwaltung ist immer ein Balanceakt. Einerseits benötigt ihr einen gewissen Bestand, um eure Kundschaft bedienen zu können und den Umsatz zu steigern. Andererseits sollte der Bestand nicht zu groß sein, da es sonst zu Cashflow-Problemen, Materialverschwendung, höheren Risiken und steuerlichen Nachteilen kommen kann. Daher müssen Bestands-Managerinnen und -Manager die richtigen Strategien anwenden, um Engpässe ebenso wie Überbestände zu vermeiden.

Dieser Artikel unterstützt euch dabei, die Bestandsverwaltung zu verbessern, und behandelt diese Themen:

• Bedeutung der Bestandsverwaltung.
• Der Bestandsverwaltungsprozess.
• Bestandsverwaltungstechniken.

Bedeutung der Bestandsverwaltung.

Die Bestandsverwaltung umfasst die Erfassung und Durchführung der Prozesse rund um die Bestellung, Lagerung, Nachverfolgung sowie den Vertrieb von Material oder Waren. Damit soll sichergestellt werden, dass ihr über genügend Produkte verfügt, um eure Kundinnen und Kunden bedienen zu können, ohne dass es zu Überbeständen kommt.

Eine schlechte Bestandsverwaltung führt schnell zu Chaos. So hatte beispielsweise Walmart im Jahr 2022 ein neues System für automatische Nachbestellungen eingeführt, das jedoch bereits im Bestand befindliche Produkte ständig nachbestellte, bis der Überbestand nur noch in den Gängen der Ladengeschäfte gelagert werden konnte. Im Versuch, die Lieferschwierigkeiten unter Kontrolle zu bringen, erhöhte der Einzelhandelsriese seinen Bestand um 32 % und übersah dabei, dass seine Kundinnen und Kunden aufgrund der steigenden Inflation weniger einkauften. Mit einem genauen Überblick über den Warenbestand hätte Walmart das verhindern können.

Ein zuverlässiges Bestandverwaltungssystem bietet folgende Vorteile:

• Effizienteres Tracking. Durch die Nachverfolgung des Warenflusses vom Lieferanten zum Kunden wisst ihr genau, wie groß euer Bestand ist.
• Verkürzung der Bestellzeit. Durch die präzise Überwachung der Warenbestände könnt ihr auf Veränderungen bei der Nachfrage reagieren, ohne eure Logistikketten zu unterbrechen, die Produktqualität zu verschlechtern oder das Kundenerlebnis zu beeinträchtigen.
• Bessere Geschäftsentscheidungen. Mithilfe besserer Bestandsdaten könnt ihr richtige Entscheidungen zu Mengen, Preisen und Nachbestellungen treffen, Kosten senken und Gewinne steigern.

Der Bestandsverwaltungsprozess.

Der Bestandsverwaltungsprozess beginnt, sobald ihr Waren bestellt, und endet mit dem Aktualisieren der Lagerbestände und dem Aufstocken von Waren. Jeder Schritt ist mit wichtigen Entscheidungen verbunden.

1. Bestellung.

Die Bestellung des richtigen Produkts zum richtigen Zeitpunkt erfordert viele Daten und Branchenkenntnisse. Ihr solltet folgende Faktoren kennen:

• Produktnachfrage. Nutzt Marketing- und Umsatzprognosen, um die Nachfrage nach Produkten genau zu bestimmen. Berücksichtigt dabei saisonale Änderungen und makroökonomische Faktoren.
• Kosten der Bestände. Um zu ermitteln, welchen Bestand ihr euch leisten könnt, solltet ihr die Kosten für die Bestellung, Lagerung und Lieferung der jeweiligen Produkte untersuchen.

Wenn ihr neue Waren bestellt, solltet ihr klein anfangen. Sobald ihr den Verkaufszyklus kennt und die Zeit für Nachbestellungen gekommen ist, erhaltet ihr eine genauere Vorstellung davon, wie ihr Produktnachfrage und Betriebskosten im Gleichgewicht halten könnt.

2. Lagerung.

Die Lagerung des Bestands umfasst nicht nur den Aufbau von Regalen. Ihr benötigt ein effizientes Lagersystem zur Organisation der Produkte.

Im ersten Schritt solltet ihr einen Workflow zur Prüfung von Bestellungen festlegen, die Richtigkeit der Lieferungen überprüfen und sie für die richtige Lagerung sortieren. Wenn die Waren in die Regale sortiert werden, sollten der Bestand katalogisiert und die Systeme aktualisiert werden.

Baut ein gründliches Tracking-System auf, nutzt Stock-Keeping Units (SKUs) sowie UPC-Barcodes (Universal Product Code). Der Lieferant erstellt den UPC und der Anbieter die SKU – eine Kombination aus Buchstaben und Zahlen –, mit denen ihr jedes Produkt und seinen Lagerplatz identifizieren könnt.

Schließlich solltet ihr einen organisierten Bereich in eurem Lager bereitstellen, in dem ihr die Waren nach dem Sortieren und Kennzeichnen zum Nachverfolgen platziert. Es hat sich als effizient erwiesen, die Produktlagerorte im Uhrzeigersinn zu organisieren. Weist jeder Zone einen Buchstaben und jedem Regal in jeder Zone eine Zahl zu.

3. Vertrieb.

Wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt, überprüft, ob ihr die Produkte im Bestand habt. Gute Bestands-Software hält die Zahlen auf dem neuesten Stand und überprüft automatisch die Verfügbarkeit. Wenn ihr die Bestellung vorbereitet, solltet ihr die SKUs des Produkts bei jedem Schritt erfassen.

• Wenn ihr die Produkte aus ihrem Fach holt, nutzt die SKUs, um sie leicht zu finden. Stellt sicher, dass euer Warenbestand so angeordnet ist, dass ihr in einem einzigen Durchgang mehrere Artikel holen könnt. Es ist empfehlenswert, zuerst älteren Warenbestand zu holen, damit er nicht hinten in einem Regal Staub ansetzt oder beschädigt wird bzw. veralten kann.
• Verpackt die Produkte und macht sie für die Auslieferung bereit. Ihr benötigt einen klar definierten Arbeitsplatz, einen logischen und konsistenten Workflow sowie ein absolut zuverlässiges Verpackungssystem, damit die Artikel sicher geschützt sind.
• Versendet die Bestellung an eure Kundinnen und Kunden. Verfolgt den Versandfortschritt, damit ihr die Kundinnen und Kunden benachrichtigen könnt, sobald ihre Bestellungen das Lager verlassen und wann sie bei ihnen ankommen.

4. Reports und Auditing.

Für eine erfolgreiche Logistikkette sind genaue Bestandsdatensätze unverzichtbar. Dadurch ist gewährleistet, dass ihr die richtigen Mengen bestellt und Verluste identifizieren könnt, was euren Cashflow insgesamt verbessert. Wichtig ist die Erfassung eures Bestands in jedem Schritt eures Geschäftsprozesses – vom Eingang in eurem Lager über die Lagerung bis zu Versand und Lieferung sowie Kaufprozess.

Als Auditing (Inventur) wird die physische Zählung eures Bestands bezeichnet, um sicherzustellen, dass die reale Zahl mit euren Büchern übereinstimmt. Die Häufigkeit der Audits wird von der Größe eures Bestands, eurer Belegschaft, des Lagers sowie von vielen weiteren Faktoren bestimmt. Eine Inventur könnt ihr mit Stift und Papier durchführen, aber mit einer automatisierten Zählung (z. B. mit einem Barcode-Scanner) spart ihr Zeit und verbessert die Genauigkeit.

5. Nachbestellung.

Je häufiger ihr den Bestellzyklus durchlauft, desto mehr Informationen stehen euch für eure Entscheidungsfindung zur Verfügung. Anhand der folgenden drei wichtigen Metriken könnt ihr sehen, wann ihr nachbestellen solltet.

• Lagerbestände zeigen euch, wie hoch oder gering euer Bestand ist, damit ihr wisst, wie bald ihr nachbestellen müsst.
• Warenumschlag gibt an, wie viele Produkte ihr in einem bestimmten Zeitraum verkauft und wie schnell ihr den Bestand aufbraucht.
• Durchlaufzeit bezeichnet die Dauer von der Ankunft einer Lieferung bis zur Abwicklung einer Bestellung.

Ihr könnt eines oder alle der folgenden Nachbestellverfahren implementieren.

• Nachbestellgrenzen. Legt Schwellenwerte fest, die ihr als Trigger definiert. Legt den benötigten Minimal- und Maximalbestand fest. Wenn euer Bestand die Untergrenze erreicht hat, ist das der Zeitpunkt zum Auffüllen bis zur Maximalgrenze. Durch das Festlegen eines Minimal- und Maximalbestands könnt ihr Unter- oder Überbestände vermeiden.
• Periodische Bestandsaufstockung. Führt Nachbestellungen eures Bestands zu festgelegten Terminen durch. Beispielsweise könnt ihr euren Warenbestand jeden Monat überprüfen und nachbestellen, wenn er niedrig ist. Bleibt bei dem Intervallzeitplan, selbst wenn es in der Zwischenzeit zu Bestandslücken kommt. Diese Methode funktioniert gut bei großen Lagern.
• Nachfüllende Bestandsaufstockung. Wenn die Nachfrage nach einem bestimmten Produkt geringer als üblich ist, solltet ihr die Gelegenheit nutzen, um den Warenbestand neu zu bewerten und den Bestand wieder auf die Maximalgrenze zu bringen. Diese Methode ist bei Produkten mit hohem Warenumschlag hilfreich.

Bestandsverwaltungstechniken.

Die Bestandsverwaltung ist kompliziert, doch es gibt fünf bewährte Methoden, mit denen ihr diesen Prozess vereinfachen und Fehler vermeiden könnt.

JIT-Bestandsverwaltung (Just-in-Time).

JIT-Bestandsverwaltung ist ein Abruf-Bestandsverfahren, das auf einen möglichst geringen Bestand abzielt. Wenn ihr nur die gerade benötigten Waren verfügbar habt, könnt ihr damit den Bestand niedrig halten und dennoch die Kundennachfrage erfüllen.

Der Vorteil von JIT besteht darin, dass ihr keinen unnötigen Bestand vorhalten müsst, schneller auf Kundennachfragen reagieren und eure Produkte effizienter umschlagen könnt. Diese Methode erfordert jedoch genaue Daten und gute Kontakte zu Lieferanten.

Damit die JIT-Bestandsverwaltung gut funktioniert, ist Folgendes notwendig:

1. Kenntnis der Zielgruppe und Nachfragemuster. Für JIT müsst ihr genau wissen, welchen Bestand ihr benötigt. Dazu solltet ihr die Bestands- und Verkaufsdaten stets im Blick behalten.

2. Zusammenarbeit mit flexiblen Lieferanten: Bei JIT werden kleine Warenkontingente in engen Zeitrahmen geliefert.

3. Verknüpfung des Warenbestands mit Nachfrageprognosen. Nutzt Daten zu eurem Warenbestand sowie Nachfrageprognosen, um die Menge der Nachbestellungen festzulegen.

4. Nutzung von KI-Software. Wenn die Nachfrage plötzlich steigt, könnte euer Warenbestand zu klein sein, um die Nachfrage zu erfüllen. KI-Software kann planbare Prognosen zur Bestandsnachfrage treffen.

Optimale Bestellmenge.

Die optimale Bestellmenge (Economic Order Quantity, EOQ) ist eine weitere Technik, die ihr bei der Bestellung von Waren nutzen könnt. Damit wird berechnet, wie groß euer Bestand in einem bestimmten Zeitraum sein sollte, um die Nachfrage zu erfüllen, ohne dass es zu Überbeständen kommt. Mithilfe der EOQ-Formel könnt ihr die optimale Bestellmenge ermitteln.

Beispielsweise würde ein Modegeschäft die optimale Bestellmenge für ein Paar Handschuhe anhand folgender Daten berechnen.

• N = Nachfrage (Verkaufte Menge pro Jahr): 2.000 Paar Handschuhe
• A = Anschaffungskosten: 2 EUR pro Paar
• L = Lagerhaltungskosten (pro Einheit und Jahr) = 2 EUR pro Paar

Die EOQ-Formel sieht daher so aus:

Diese Berechnung zeigt, dass das Geschäft bei einer Bestellung von jeweils 64 Paar die Nachfrage erfüllen kann, ohne dass es zu Bestandsproblemen kommt. Da die 64 Paar deutlich unter der prognostizierten jährlichen Nachfrage von 2.000 Paar liegen, muss das Geschäft die Bestellung 31-mal im Jahr durchführen, bevor die Nachfrage überschritten wird.

Mithilfe der EOQ-Formel könnt ihr die Bestell- und Lagerkosten minimieren. Die Formel geht jedoch davon aus, dass Nachfrage und Kosten konstant bleiben, und berücksichtigt auch keine saisonalen Produkte, Rabattaktionen oder Inflation.

Kontinuierliche Inventur.

Wenn ihr einmal im Jahr euren Bestand erfasst, liefert euch das zwar ein genaues Ergebnis, doch der Prozess ist aufwendig und berücksichtigt nicht den Rest des Jahres. Bei der kontinuierlichen Inventur zählt ihr kleinere Produktsegmente an unterschiedlichen Tagen, damit eure normalen Abläufe nicht unterbrochen werden. Dadurch erhaltet ihr aktuelle Bestandszahlen und könnt riskante oder wertvolle Produkte nachverfolgen.

Die kontinuierliche Inventur umfasst drei grundlegende Schritte.

1. Legt die zu erfassenden Produkte fest. Die gewählte Strategie hängt davon ab, was für euch am wichtigsten ist:

• Kontinuierliche Inventur nach Nutzung erfasst Produkte, die besonders häufig umgesetzt werden.
• Standortbasierte Inventur konzentriert sich auf jeweils ein Lager, Geschäft oder eine Abteilung.
• Potenzialbasierte Inventur erfasst den Bestand jedes Mal, wenn ihr eine bestimmte Menge verkauft habt oder wenn ihr die Saisonbestände ändert.
• Kontrollgruppen-Inventur wählt eine Produktgruppe aus und erfasst sie mehrmals innerhalb eines kurzen Zeitraums. Diese Methode deckt Fehler auf, die ihr in anderen Produktgruppen korrigieren könnt.
• Stichproben-Inventur erfasst euren Bestand in zufälligen Stichproben. Dadurch lassen sich Diebstahl durch Angestellte oder andere unerklärliche Diskrepanzen aufdecken.

2. Bestimmt die Inventurhäufigkeit. Von eurem verfügbaren Personal und dem Arbeitsplan hängt ab, wann und wie oft ihr die Inventur durchführt. Die Angestellten führen die Zählung jeden Morgen vor Ladenöffnung, jeden Abend nach dem Schließen oder vielleicht einmal in der Woche durch. Führt die Inventur häufig genug durch, um euren Bestand mindestens einmal im Jahr vollständig zu erfassen.

3. Dokumentiert euren Prozess. Dadurch wissen eure Angestellten, was sie tun müssen und wie.

ABC-Bestandsanalyse.

ABC­Analysen (Always Better Control) sind eine nützliche Technik für die Lagerphase. Dabei wird der Bestand in drei Gruppen unterteilt.

1. Produkte mit hohem Wert und wenigen Exemplaren sind äußerst wichtig.
2. Produkte mit mittlerem Wert und einer mittleren Menge von Exemplaren sind mittelmäßig wichtig.
3. Produkte mit geringem Wert und vielen Exemplaren sind am unwichtigsten.

Die ABC-Bestandsanalyse nutzt das Pareto-Prinzip (auch 80-zu-20-Regel). Dabei geht ihr davon aus, dass 80 % der Umsätze von nur 20 % des Bestands generiert werden – der A-Gruppe. Da die C-Gruppe erheblich weniger an den Umsätzen beteiligt ist, konzentriert ihr euch am wenigsten darauf.

So implementiert ihr die ABC-Bestandsanalyse:

1. Erfasst eure Produktdaten. Bei der ABC-Analyse sind Umsatzhistorie und Umsatzprognosen wichtige Datenpunkte.
2. Klassifiziert euren Bestand. Ermittelt den Produktwert anhand von Metriken wie Gesamtumsatz, Bruttomargen und Aufbewahrungskosten. Platziert die jeweiligen Produkte dann in den Gruppen A, B oder C.

3. Definiert Bestandsregeln. Produkte in der Gruppe A sollten niemals unter einen bestimmten Lagerbestand fallen, während das bei Produkten der Gruppe C in der Regel kein Problem ist. Legt die Minimalbestände für jede Gruppe fest.

4. Kontrolliert und bewertet neu. Damit sichergestellt ist, dass ihr die richtigen Kategorien gewählt habt, müsst ihr eure Daten im Blick behalten und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.

FIFO-Prinzip (First in, first out).

Wie der Name bereits andeutet, bezeichnet FIFO den Verkauf des ältesten Bestands zuerst. Dadurch verhindert ihr, dass eure Produkte veralten, verderben oder das Ablaufdatum überschreiten bzw. im Lager beschädigt werden.

Beim Verkauf älterer Produkte berücksichtigt das FIFO-Prinzip jedoch keine wachsenden Produkt- oder Rohstoffkosten. Wenn ihr beispielsweise 10 Geräte zum Preis von jeweils 100 EUR kauft und sie für 200 EUR verkauft, liegt eure Gewinnspanne bei 100 EUR pro Gerät. Wenn ihr aufstockt, sobald euer Bestand auf drei Geräte fällt, sie jetzt aber jeweils 125 EUR kosten, werden die nächsten drei verkauften Geräte – die ihr für 100 EUR gekauft habt – eine scheinbar geringere Gewinnspanne bieten.

Mehr Möglichkeiten mit einem Bestandsverwaltungssystem.

Ein solides Bestandsverwaltungssystem bietet zahlreiche Vorteile. Es gewährleistet beispielsweise, dass euer Bestand groß genug zur Erfüllung der Kundennachfrage ist, hilft bei der Kostenkontrolle und liefert euch die Daten, die ihr für präzise Geschäftsentscheidungen benötigt.

Sobald ihr bereit seid, eure Bestandsverwaltung zu verbessern, beginnt mit einer Überprüfung eures aktuellen Prozesses auf Schwachstellen. Beginnt mit der Bestellphase und analysiert, wie ihr die Entscheidung zur Warenbestellung trefft.

Anschließend solltet ihr sicherstellen, dass ihr über Software verfügt, die Daten für die komplexe Bestandsverwaltung verarbeiten kann. Adobe Commerce unterstützt B2B- und B2C-Unternehmen mit KI und erweiterter Datenverarbeitung bei der effizienteren Verwaltung ihres Bestands. Dazu gehören Echtzeit-Bestandsdaten und Bestellalgorithmen, die eine schnellere Auftragsabwicklung ermöglichen.

Seht euch das Einführungsvideo an oder startet eine kostenlose Produkttour, damit ihr euch davon überzeugen könnt, wie Adobe Commerce euer Unternehmen dabei unterstützt, Kundenerwartungen zu erfüllen und Bestellungen abzuwickeln.