Das Management abteilungsübergreifender Projekte ist mit individuellen Herausforderungen verbunden, da jedes Team häufig nach eigenen Methoden, Workflows und Prioritäten arbeitet. Ohne ein zentralisiertes System, das Prozesse abstimmt und die Zusammenarbeit ermöglicht, können die Projektkomplexitäten eskalieren und zu Ineffizienzen und Missverständnissen führen.
Projekt-Integrations-Management kann dazu beitragen, die Projektkoordination, optimierte Workflows und eine klare Kommunikation zu verbessern, um den Projekterfolg zu fördern.
Inhalt:
Was ist Projekt-Integrations-Management?
Projekt-Integrations-Management trägt dazu bei, alle verschiedenen Teile eines Projekts zu koordinieren, sodass die Mitglieder verschiedener Teams einem übergeordneten Plan folgen. Projekt-Integrations-Management sorgt dafür, dass Projekte reibungslos und effizient durchgeführt werden. Die Projektleitung ist für das Integrations-Management verantwortlich. Sie stellen sicher, dass Projektaufgaben und vernetzte Workflows vereint werden. Effizientes Projekt-Integrations-Management ist entscheidend für eine korrekte Projektausführung.
Effektives Projekt-Integrations-Management sorgt dafür, dass die Teams aufeinander abgestimmt sind, sich auf die Projektziele konzentrieren und wichtige Details nicht verloren gehen. Dabei ist es gleichzeitig eine Kunst und eine Wissenschaft, die sicherstellt, dass alle Aspekte eines Projekts – Aufgaben, Ressourcen, Stakeholder und Leistungen – nahtlos zusammenlaufen. Betrachtet es wie das Weben eines Wandteppichs, in dem jeder Faden ein anderes Projektelement repräsentiert und das Endprodukt ein kohärentes, gut ausgeführtes Ergebnis ist.
Um eine solche Koordination zu erreichen, sind oft strategische Kompromisse erforderlich. Projektziele sollten bei der Entscheidung, an welchen Stellen Projektanpassungen erforderlich sind, als Leitprinzip dienen. Der Erfolg hängt auch davon ab, die Unterstützung der Stakeholder zu sichern. Auch wenn nicht jede Anfrage berücksichtigt werden kann, liefert ein gut integriertes Projekt Ergebnisse pünktlich, innerhalb des Budgets und abgestimmt auf die Kernziele ab.
Vorteile des Projekt-Integrations-Managements.
Die Integration von Teams und Prozessen in Projekte kann eine Herausforderung darstellen. Es gibt jedoch einige wichtige Vorteile für den Fortschritt eurer Projekte.
- Verbesserte Rechenschaftspflicht von Teammitgliedern: Durch die Ausrichtung auf die Projektziele sollten sich Team-Mitglieder ihrer Zuständigkeiten vollauf bewusst sein und wissen, wie wichtig die Verwaltung der einzelnen Aufgaben ist. Je mehr Verantwortung die Team-Mitglieder übernehmen, desto übersichtlicher und fokussierter wird die Kommunikation.
- Steigerung der Effizienz: Integrations-Management bedeutet, alle Projekt-Teams zu überprüfen und zu analysieren, wo die Effizienz verbessert werden kann. Die optimale Nutzung der verfügbaren Ressourcen kann helfen, Zeit bei Aufgaben zu sparen und die Produktivität zu verbessern, sodass die Team-Mitglieder immer etwas zu tun haben.
- Klar definierte Rollen ohne Überraschungen: Sobald eine Projekt-Managerin oder ein Projekt-Manager die Strategie konkretisiert hat, sollte es keinen Spielraum für Fehler geben. Jedes Team ist sich seiner Hauptziele bewusst und weiß somit, welches Team für die einzelnen Aufgaben verantwortlich ist.
Der Projekt-Integrations-Managementprozess.
Bevor ihr Projekt-Integrations-Managementprozesse implementiert, solltet ihr wissen, welche Systeme, Workflows und Methoden alle Team-Mitglieder verwenden. Dieses Grundwissen kann eine nahtlose Koordination fördern und potenzielle Konflikte im Laufe des Projekts minimieren. Sobald die Grundlagen gelegt sind, folgt der Integrationsprozess sieben wichtigen Schritten mit jeweils kritischen Meilensteinen und den entsprechenden Ergebnissen.
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Die Projektcharta entwickeln.
Die Projektcharta ist ein formales Dokument, das die Existenz des Projekts autorisiert und dessen übergeordnete Ziele definiert. Projektchartas sind das Fundament eines Projekts und geben ihm einen Namen, einen Zweck und grünes Licht, um fortzufahren. In den Projektchartas werden die übergeordneten Ziele und Strategien beschrieben, die im Rahmen eines Projekts verfolgt werden. -
Den Projekt-Management-Plan entwerfen.
Der Projekt-Management-Plan ist ein umfassendes Dokument, in dem festgelegt ist, wie das Projekt ausgeführt, überwacht und kontrolliert wird. Dies entspricht einer detaillierten Roadmap, die jeden Schritt der Projektreise leitet. Er umfasst unter anderem folgende Elemente:- Projektziele
- Budget
- Risiken
- Umfang
- Projektstrukturplan
- Stakeholder-Management-Plan
- Change-Management-Plan
Dieser Projekt-Management-Plan ist fix und sollte sich nicht ohne formelle Änderungsanträge ändern.
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Die Projektarbeit leiten und verwalten.
Die meisten Aufgaben, die mit einem bestimmten Projekt in diesem Schritt des Integrations-Managements verbunden sind, werden von Teams erledigt. Dies umfasst:- Verwaltung von Ressourcen
- Ausführung der Arbeit
- Falls nötig, Änderungen vornehmen
Überprüft die Leistung während der gesamten Projektlaufzeit anhand der Projektziele, um erforderliche Änderungen vorzunehmen und alles auf Kurs zu halten.
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Das Projektwissen verwalten.
Was eure Teams bei der Arbeit an Projekten lernen, kann für die Zukunft von unschätzbarem Wert sein. Die Erfassung dieser Informationen ist integraler Bestandteil des Projekt-Integrationsprozesses.
Nutzt die verfügbaren Informationen, um die Ausführung reibungslos zu gestalten. Dokumentiert alle neuen Erkenntnisse, damit euer Unternehmen von ihnen profitieren und sich bei künftigen Projekten verbessern kann.
Unterscheidet implizites und explizites Wissen und zeichnet so viel wie möglich auf. Auf diese Weise brauchen Mitarbeitende keine hellseherischen Fähigkeiten, wenn sie Fragen haben und ein anderes Teammitglied über das Wissen verfügt.- Implizites Wissen: Dieses Wissen merken sich Wissensarbeiter ohne Kontext, also ohne zu wissen, woher sie es wissen.
- Explizites Wissen: Dieses Wissen kann explizit abgefragt und formell dokumentiert werden.
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Überwachen und Kontrollieren der Projektarbeit.
Dies umfasst ein konsistentes Tracking und Reporting für die Verantwortlichen über den Fortschritt der Arbeit. Dadurch wird sichergestellt, dass sie eine klare, kontinuierliche Vorstellung von Folgendem haben:- In welche Richtung sich das Projekt entwickelt.
- Ob es im Zeitplan liegt.
- Ob es das Budget einhält.
Dieser Aspekt des Prozesses ist einzigartig, da er nicht der geplanten Reihenfolge entspricht. Stattdessen kann er während des gesamten Prozesses durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass jede Phase auf Kurs ist.
Messt Performance anhand des Projekt-Management-Plans, um einen bestmöglichen Überblick darüber zu erhalten, an welchen Stellen eventuell Arbeit außerhalb des Projektumfangs oder des Zeitplans liegt. -
Integrierte Änderungskontrollen durchführen.
Das Änderungsmanagement erstreckt sich über die gesamte Projektdauer. Der Projektplan, die Ziele und die Umfangsbeschreibung sind wesentliche Assets in diesem iterativen Prozess.
Gefährdet niemals die primären Projektziele durch Änderungen, die während dieses Prozesses vorgenommen werden. Ergreift korrigierende Maßnahmen, wenn eine Änderung zu weit vom Plan abweicht. Fordert Änderungen an und dokumentiert sie im Rahmen eines offiziellen Prozesses und vermeidet Ad-hoc-Änderungen, um die Ausweitung des Umfangs zu minimieren.
Die Projekt-Managerin oder der Projekt-Manager ernennt Mitglieder eines Control Boards, die dabei helfen, Änderungsanträge zu bewerten und die nächsten Schritte zu definieren. -
Schließt das Projekt oder die Phase ab.
An diesem Punkt werden erfolgreiche Projekte abgeschlossen. In diesem Schritt werden verschiedene Aspekte des Projekts überprüft und die Ergebnisse in einem Referenzarchiv dokumentiert. Für manche Projekt-Teams ist es sinnvoll, dass jedes Mitglied die Projektdurchführung und -verwaltung in einer offiziellen Nachbesprechung bewertet.
Tools und Techniken für das Integrations-Management.
Für ein erfolgreiches Projekt-Integrations-Management sind die richtigen Tools und Techniken erforderlich, um eine nahtlose Koordination, eine effiziente Ressourcenzuweisung und eine effektive Entscheidungsfindung zu gewährleisten. Im Folgenden findet ihr einige wichtige Tools und Methoden zur Optimierung des Integrations-Managements:
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Projekt-Management-Software: Mit einer zentralen Projekt-Management-Plattform wie Adobe Workfront lassen sich alle Projektelemente – Aufgaben, Termine und Leistungen – an einem Ort verfolgen.
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Projektstrukturplan: Ein Projektstrukturplan unterteilt ein Projekt in überschaubare Abschnitte, wodurch die Zuweisung von Aufgaben und die Verfolgung des Fortschritts erleichtert werden. Diese Technik verbessert die Sichtbarkeit und stellt sicher, dass alle Komponenten mit den Projektzielen abgestimmt sind.
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Risikomanagement-Tools: Zum Integrations-Management gehört die Identifizierung, Bewertung und Minderung von Risiken, die sich auf die Projektumsetzung auswirken. Tools wie eine Risikomatrix, Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA) und integrierte Risiko-Management-Funktionen in Plattformen wie Adobe Workfront unterstützen Teams bei der proaktiven Verwaltung von Unsicherheiten.
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Änderungsmanagement-Prozesse: Da bei der Projektintegration häufig Anpassungen an Änderungen vorgenommen werden, ist ein strukturierter Änderungsmanagement-Prozess unerlässlich. Best Practices umfassen:
- Implementierung eines Change Control Boards (CCB) zur Bewertung von Anfragen
- Verwendung von Tools zur Versionskontrolle zur Nachverfolgung von Projektänderungen
- Dokumentation der Analyse der Auswirkungen von Änderungen zur Vermeidung von Umfangsausweitung
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Kommunikations- und Kooperationsplattformen: Tools wie Slack, Microsoft Teams und Google Workspace ermöglichen nahtlose Kommunikation und den Informationsaustausch zwischen Team-Mitgliedern und Stakeholdern.
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Tools für die Leistungsüberwachung und das Reporting: Die kontinuierliche Überwachung gewährleistet, dass die Projektintegration auf Kurs bleibt. Dashboards und Reporting-Tools wie Power BI, Tableau und die integrierten Reporting-Funktionen in Adobe Workfront unterstützen Managerinnen und Manager bei Folgendem:
- Verfolgen von Projekt-KPIs und Meilensteinen
- Engpässe frühzeitig erkennen
- Datengestützte Entscheidungen treffen
Best Practices für das Integrations-Management.
Ein erfolgreiches Management der Projektintegration erfordert einen strategischen Ansatz, um Teams, Prozesse und Ziele nahtlos aufeinander abzustimmen. Beachtet dafür die folgenden Best Practices:
- Starke Führung: Projekt-Managerinnen und -Manager müssen eine selbstbewusste und entschlossene Führungskraft sein, die in der Lage ist, Projekt-Teams und Stakeholder zu einer gemeinsamen Vision und gemeinsamen Zielen zu führen.
- Klare Kommunikation: Eine offene und transparente Kommunikation ist wichtig, damit alle informiert und aufeinander abgestimmt sind.
- Proaktive Planung: Das Antizipieren potenzieller Probleme und Entwickeln von Notfallplänen kann dazu beitragen, Störungen zu vermeiden und das Projekt auf Kurs zu halten.
- Kontinuierliche Überwachung: Die regelmäßige Überwachung des Fortschritts, das Erkennen von Abweichungen und das Ergreifen von Korrekturmaßnahmen sind entscheidend, um die Kontrolle über das Projekt zu behalten.
Erreichen einer nahtlosen Projektausführung.
Effektives Integrations-Management ist entscheidend für die Durchführung erfolgreicher Projekte. Wenn Teams, Ressourcen und Prozesse zu einer einheitlichen Strategie zusammengeführt werden, können Unternehmen die Zusammenarbeit verbessern, die Effizienz steigern und die Projektdynamik aufrechterhalten. Mit Adobe Workfront können Teams Workflows zentralisieren, Aufgaben automatisieren und Echtzeit-Transparenz erlangen, um sicherzustellen, dass Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets bleiben.
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