So schöpft euer Unternehmen das Potenzial von Kanban-Boards für sich aus.

Kanban-Boards sind ein einfaches, aber äußerst effektives Projekt-Management-Tool, mit dem Team-Leitungen mehr erreichen können. Sobald ihr euch mit der Nutzung von Kanban-Boards vertraut gemacht habt, könnt ihr sie verwenden, um jeden Arbeitsprozess und jedes Projekt zu optimieren.

Inhalt:

• Was ist ein Kanban-Board?
• Kanban-Board-Typen
• Wofür lassen sich Kanban-Boards einsetzen?
• Welche Vorteile bieten Kanban-Boards?
• Funktionsweise von Kanban-Boards
• Die Geschichte von Kanban-Boards
• Kanban-Boards und Scrum-Boards im Vergleich
• Einstieg in die Verwendung von Kanban-Boards mit Adobe Workfront

Was ist ein Kanban-Board?

Ein Kanban-Board ist ein Agile-Projekt-Management-Tool, das es Projektverantwortlichen ermöglicht, die Effizienz von Workflows zu maximieren, den Umfang der laufenden Arbeit zu begrenzen und einzelne Aufgaben zu visualisieren. Diese Boards sind in Spalten unterteilt, die jeweils eine Phase des Workflows darstellen. Innerhalb dieser Spalten befinden sich Karten, die die einzelnen Aufgaben repräsentieren. Diese Karten werden von einer Spalte zur nächsten verschoben, wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist. Dadurch wird der logische Ablauf des Projektentwicklungsprozesses veranschaulicht. Kanban-Boards können in physischer oder digitaler Form eingesetzt werden.

Das Kanban-Board ist der Grundstein der Kanban-Methode, einem Projekt-Management-Framework, das wiederholbare Prozesse in verschiedene Phasen oder Schritte unterteilt. Mithilfe von Kanban-Boards können Projektverantwortliche oder Team-Mitglieder den Status jeder Aufgabe oder zugewiesenen Arbeit innerhalb eines Workflows besser erfassen.

Elemente eines Kanban-Boards.

Kanban-Boards lassen sich anpassen, um die individuellen Anforderungen eines Teams oder Projekts zu erfüllen. Alle Kanban-Boards weisen jedoch einige identische grundlegende Komponenten auf.

1. Karten. Jede Kanban-Karte steht für ein bestimmtes Arbeitselement bzw. eine Aufgabe, die erledigt werden muss.
2. Spalten. Die meisten Kanban-Boards weisen drei Spalten auf –  To-do, In Bearbeitung und Erledigt.
3. WIP-Limits. „Work in Progress“ (WIP) liefert Aufschluss darüber, an wie vielen Aufgaben ein Team aktiv arbeitet. Das WIP-Limit gibt die maximale Anzahl von Aufgaben an, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in Bearbeitung sein sollten.
4. Commitment Points. Der Commitment Point ist der Zeitpunkt, an dem das Team beginnt, an einem Projekt zu arbeiten.
5. Delivery Points. Der Delivery Point ist der Endpunkt des Workflows. Im Allgemeinen erreichen Teams diesen Punkt, wenn der Service erbracht bzw. das Produkt an die Kundschaft übergeben wird.
6. Swimlanes. Swimlanes sind horizontale Bahnen auf einem Kanban-Board. Sie trennen die unterschiedlichen Arbeitskategorien voneinander, beispielsweise Vertrieb und Marketing.

Sobald ihr diese Elemente in euer Kanban-Board aufgenommen habt, könnt ihr damit beginnen, es entsprechend den Anforderungen eures Projekts anzupassen. Beispielsweise könnt ihr WIP-Limits festlegen, die von der Größe eures Teams und dem Umfang der verfügbaren Ressourcen abhängen.

Kanban-Board-Typen.

1. Physische Kanban-Boards.

Physische Boards können Whiteboards, Tafeln, Pinnwände oder jegliche andere große Oberflächen sein, mit denen Team-Mitglieder interagieren können. Bei den „Karten“ kann es sich beispielsweise um Karteikarten oder Haftnotizen handeln. Spalten und Swimlanes werden in der Regel mithilfe von Fäden oder durch Zeichnen von Linien auf dem Board markiert.

Viele Teams bevorzugen physische Kanban-Boards, weil sie interaktiv und immersiv sind. Mit einem großen physischen Board zu arbeiten, kann sich als wirkungsvoller erweisen als eine digitale Alternative, die auf dem Smartphone oder Computer angezeigt wird.

2. Digitale Kanban-Boards.

Wie viele andere geschäftliche Tools und Prozesse gibt es auch Kanban-Boards inzwischen in digitaler Form. Digitale Kanban-Boards werden mit Work-Management-Plattformen und -Tools erstellt und verwaltet. Über die Oberfläche können autorisierte Anwenderinnen und Anwender Karten erstellen, Aufgaben verschieben und vieles mehr.

Der Hauptvorteil digitaler Kanban-Boards besteht darin, dass sie den Anforderungen von Remote- und Hybrid-Teams gerecht werden. Digitale Boards sind zudem übersichtlicher. Sobald die Projektverantwortlichen bereit sind, ein neues Board einzurichten, können sie einfach das aktuelle Board archivieren und ein anderes erstellen.

Beispiele für Kanban-Boards.

Kanban-Boards für die Software-Entwicklung.

Viele Software-Entwicklungs-Teams schwören auf Kanban-Boards. Das Kanban-Board eines Software-Entwicklungs-Teams für Mobile Apps könnte beispielsweise folgende Spalten enthalten:

1. Zu entwickelnde Features
2. Bereit zur Erstellung
3. Bereit zum Testen
4. Erledigt

Einige Karten auf diesem Board können Aufgaben wie das Schreiben von Code für das Hauptmenü, das Testen der neuesten Features für iOS und die Bewertung der Auswirkungen von Mobile Apps auf die Akkuleistung von Android-Geräten umfassen. Das Team kann auch Swimlanes hinzufügen, um Test-, Programmierungs- und Marketing-bezogene Aufgaben zu unterteilen.

Kanban-Boards unterstützen Entwicklungs-Teams dabei, agil zu bleiben, da sie genau visualisieren können, welche Aufgaben in Arbeit sind, und sie jede Arbeitsaufgabe sorgfältig während des Entwicklungsprozesses tracken können. Kanban-Boards sind für Entwicklungs-Teams auch deshalb nützlich, weil sie die kontinuierliche Ausführung von Arbeit unterstützen, was die Produktqualität und die Entwicklungseffizienz verbessert.

Kanban-Boards für die Produktforschung und -entwicklung.

Forschungs- und Entwicklungs-Teams können ebenfalls von Kanban-Boards profitieren. Solche Teams nutzen wahrscheinlich die drei Standardspalten „To-do“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Alternativ können sie ihre Spalten auch anpassen, um sie individuell auf ihr Projekt abzustimmen. Ihr Board kann Spalten wie die Folgenden umfassen:

1. Design
2. Marketing
3. Prototype-Engineering
4. Tests
5. Erledigt

Der Delivery Point für ein Forschungs- und Entwicklungs-Team wäre die Markteinführung eines Produkts. Sobald das Team diesen erreicht hat, kann es den Fokus auf das nächste Projekt legen.

Der Einsatz von Kanban-Boards in der Produktforschung und -entwicklung versetzt Teams in die Lage, mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten, ohne dass die Ressourcen überstrapaziert werden. Diese Boards erleichtern ein effizientes Projekt-Management, beschleunigen die Entwicklung und führen zu einem besseren Gesamtprodukt.

Wofür lassen sich Kanban-Boards einsetzen?

Workflows planen.

Ein gut verwaltetes Kanban-Board bietet Projektverantwortlichen mehr Transparenz und Teams mehr Kontrolle. Alle können sämtliche Aufgaben an zentraler Stelle einsehen und mit effizienten Prozessen vorantreiben. Kanban-Software ermöglicht die einfache Abstimmung von Anfragen mit Prioritäten, die Verteilung von Arbeitslasten und die Auswahl der am besten geeigneten Team-Mitglieder für jede Aufgabe.

Termine tracken.

Ihr könnt Projekte, Ziele und die Team-Kapazität an einer zentralen Stelle einsehen, sodass euer Team die wichtigsten Tätigkeiten priorisieren kann. Im Work-Management-Programm Adobe Workfront wird es einzelnen Mitwirkenden ermöglicht, die Verantwortung für klar definierte Termine und Arbeitsergebnisse zu übernehmen.

Engpässe erkennen.

Kanban-Software hilft Projektverantwortlichen, ganz einfach herauszufinden, wer im Team Zeit hat, bei einem Engpass einzuspringen. Da auf Kanban-Boards klar ersichtlich ist, wer welche Aufgaben erledigt, kann die Projektleitung einfach feststellen, wer über ähnliche Kompetenzen verfügt und bei Verzögerungen zur Unterstützung hinzugezogen werden kann.

Welche Vorteile bieten Kanban-Boards?

Der Einsatz von Kanban-Boards kann für jedes Team einzigartige Vorteile mit sich bringen. Es gibt jedoch auch einige allgemeine Vorteile, von denen alle Teams bei der Verwendung von Kanban-Boards profitieren können.

1. Bessere Team-Interaktionen. Team-Mitglieder profitieren insgesamt von besseren Interaktionen bei der Nutzung von Kanban-Boards und können Aufgaben von ihren To-do-Listen nehmen, sobald diese erledigt sind.
2. Mehr Projekttransparenz. Mithilfe von Kanban-Boards können Projektverantwortliche und Team-Mitglieder in Echtzeit einsehen, welche Aufgaben bereits erledigt wurden, welche in Bearbeitung sind und welche noch erledigt werden müssen, um den Delivery Point zu erreichen.
3. Weniger übersehene Aufgaben. Bei der allgemeinen Hektik um die Erledigung der zugewiesenen Arbeit können wichtige Aufgaben leicht untergehen. Kanban-Boards tragen dazu bei, dies zu verhindern, indem sie eine visuelle To-do-Liste bereitstellen, auf die sich die Projektverantwortlichen beziehen können, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Aufgaben erledigt werden.
4. Weniger Überschneidungen. Einige Aufgaben passen möglicherweise nicht in eine bestimmte Arbeitskategorie. Ihr könnt jedoch Swimlanes verwenden, um den Fokus eures Teams auszurichten und sicherzustellen, dass Aufgaben den richtigen Personen zugewiesen werden.
5. Verbesserte Zusammenarbeit. Kanban-Boards und insbesondere WIP-Limits verhindern, dass Team-Mitglieder zu viele Aufgaben auf einmal übernehmen. Dies wiederum fördert die Zusammenarbeit und stellt sicher, dass ein Team über angemessene Ressourcen verfügt, um wichtige Aufgaben effizient zu erledigen.

Dies sind nur einige der zahlreichen Vorteile, die mit der Verwendung von Kanban-Boards einhergehen. Es gibt etliche weitere Vorteile, die ihr entdecken werdet, sobald eure Teams mit diesem einfachen, aber effektiven Projekt-Management-Tool arbeiten.

Funktionsweise von Kanban-Boards.

1. Workflows visualisieren.

In dieser Anfangsphase legt ihr das Fundament für euer Kanban-Board. Wenn ihr ein physisches Board verwendet, müsst ihr ermitteln, wie viele Spalten und Swimlanes ihr benötigt. Wenn ihr ein digitales Board erstellt, legt eure WIP-Limits fest und definiert eure Arbeitskategorien. Die Software erledigt dann den Rest.

2. Karten für einzelne Arbeitseinheiten erstellen.

Als Nächstes erstellt ihr Karten für alle Arbeitseinheiten oder Aufgaben, die für den Abschluss des Projekts nötig sind. Denkt daran, dass diese Karten dazu dienen, große Aufgaben in kleinere Einheiten aufzuteilen, die einfacher abzuschließen sind.

Unabhängig davon, ob ihr ein digitales oder physisches Kanban-Board verwendet, ist der Prozess der Erstellung von Karten relativ ähnlich. Das Wichtigste ist, dass der Arbeitsumfang auf jeder Karte genau abgegrenzt und festgelegt wird. Wenn ihr beispielsweise Karten für euer Software-Entwicklungs-Team erstellt, können eure Karten Aufgaben wie „Portal für Kundenanmeldung erstellen“ und „Option für Monatsabonnement erstellen“ enthalten. Diese Karten vermitteln klar, was die jeweilige Aufgabe beinhaltet, haben einen begrenzten Umfang und sind für euer Projekt relevant.

3. Hindernisse identifizieren.

Hindernisse sind alle Probleme, die euer Team davon abhalten, an einer Aufgabenkarte zu arbeiten oder sie abzuarbeiten. Bei physischen Boards werden sie in der Regel mit einem roten Magneten oder einer Reißzwecke gekennzeichnet. Mit digitalen Boards könnt ihr Hindernisse durch einen roten Rahmen um die Karte, ein Stoppschild-Symbol oder ähnliche Indikatoren hervorheben. Wenn ein Team auf ein Hindernis stößt, sollte es sich auf die nächste Aufgabe konzentrieren, sofern die WIP-Limits dabei berücksichtigt werden.

4. Metriken tracken.

Digitale Kanban-Boards erfassen und tracken automatisch Metriken wie Vorlaufzeit und Zykluszeit für Aufgaben. Die Aufgabenzykluszeit gibt Aufschluss darüber, wie lange es dauert, von einer Aufgabe zur nächsten zu gelangen, und ist ein wichtiger Indikator für die Effizienz des Teams. Wenn ihr ein physisches Board verwendet, solltet ihr das Datum vermerken, an dem eine Karte verschoben wird. Mit diesen Informationen könnt ihr tracken, wie lange sie in den einzelnen Spalten verbleibt.

Die Geschichte von Kanban-Boards.

Kanban-Boards werden mittlerweile seit Langem von Softwareteams genutzt. Ihre Geschichte ist noch älter: Dieses leistungsstarke Tool und die ihm zugrunde liegende Projekt-Management-Methode wurde bereits in den 1940er Jahren entwickelt.

Damals versuchte Taiichi Ōno, ein Ingenieur bei Toyota, die Prozesse der Bestandsverwaltung seines Unternehmens zu optimieren. Um Probleme mit der Bestandsverwaltung und dem Supply Chain Management zu bewältigen, entwickelte er „Kanban“. Der japanische Begriff lässt sich frei mit „Schautafel“ übersetzen.

Das ursprüngliche Kanban-Board wies die oben erwähnten drei Spalten auf. Ōnos Framework bestand aus Aufgabenkarten und grundlegenden Regeln, wann Karten in die nächste Spalte verschoben werden konnten.

Ohne es zu wissen, bahnte Ōno mit seiner Arbeit die Entwicklung der Prinzipien der Just-in-Time-Fertigung an. Diese Konzepte unterstützten Hersteller bei der Vermeidung von Verschwendung und der Steigerung von Produktivität und Rentabilität.

Kanban-Boards und Scrum-Boards im Vergleich.

Scrum und Kanban sind beides Projekt-Management-Methoden, die die Flexibilität fördern und Team-Interaktionen stärken. Bei beiden Ansätzen kommen Boards zur Visualisierung von Workflows und zur Förderung von Transparenz zum Einsatz. Allerdings unterscheiden sich die Frameworks in einigen wesentlichen Punkten:

1. Scrum-Sprints haben feste Anfangs- und Enddaten, die auf dem Board angegeben sind, während bei Kanban-Workflows keine festen Daten auf dem Board vermerkt sind.
2. Ein Kanban-Board wird für die Verwaltung eines gesamten Projekts verwendet, während für jeden Sprint ein neues Scrum-Board erstellt wird.
3. Scrum-Boards spiegeln eine bestimmte Anzahl von Aufgaben wider und führen einen Termin für jede Arbeitsaufgabe auf. Kanban-Boards sind offener und flexibler, weil sie weder eine bestimmte Anzahl von Aufgaben noch strenge Fristen für die einzelnen Arbeitsaufgaben vorsehen.

Trotz dieser Unterschiede sind beide Board-Typen und die dazugehörigen Methoden nützlich, um die Zusammenarbeit zu fördern und reibungsloses Projekt-Management zu ermöglichen.

Einstieg in die Verwendung von Kanban-Boards mit Adobe Workfront.

Die Einbindung von Kanban-Boards in euren Workflow ist mit Adobe Workfront nun einfacher denn je.

Reporting in Echtzeit.

Kanban-Tools ermöglichen eine zentrale Verwaltung der Team-Kommunikation und einen reibungslosen Projektablauf. Die Kanban-Ansicht in Workfront ermöglicht die Anzeige des bereits erledigten Prozentanteils einer Aufgabe und die Bereitstellung von schriftlichen Updates auf dem entsprechenden Tab. Stakeholder können einzelne Mitwirkende für eine gemeinsame Aufgabe taggen oder Links zu relevanten Dropbox-Ordnern bereitstellen.

Abstimmung von Zielen.

Durch klare Kommunikation ihrer Vision kann die Unternehmensleitung sicher sein, dass nur die Kanban-Karten, die der Kernstrategie entsprechen, in den Kanban-Backlog aufgenommen werden. Zusätzlich können Projektverantwortliche Kanban-Karten nach ihrer Bedeutung priorisieren. So wird sichergestellt, dass die Karten mit der höchsten Priorität als nächste auf dem Board landen, um zu gewährleisten, dass die betreffenden Teams nur an den geschäftskritischsten Aufgaben arbeiten.

Arbeitsautomatisierung.

Kanban-Boards in Workfront straffen den Aufnahmeprozess, indem sie Workflows automatisieren. Automatisierte Aktionen können getriggert werden, wenn eine Karte in einer Spalte erstellt wird, in eine bzw. aus einer Spalte verschoben wird oder für eine bestimmte Zeit in einer Spalte verbleibt.

Szenarioplanung.

Szenarioplanung in Kanban-Software kann helfen, sich die Zustimmung und Unterstützung der Unternehmensleitung zu sichern. Beispielsweise können Produkt-Marketing-Fachleute einen direkten Vergleich mehrerer Kampagnen mit den jeweils prognostizierten Ergebnissen und den dafür benötigten Ressourcen für die Erfolgskontrolle erstellen.

Wenn ihr mehr über Adobe Workfront erfahren möchtet, startet eine Produkttour oder seht euch dieses Einführungsvideo an.