A3-Problemlösung — Definition, Vorteile und mehr.

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt stehen Unternehmen vor komplexen Problemen, die Teams über längere Zeiträume binden, wertvolle Ressourcen belegen und den Fortschritt behindern können. Teams benötigen eine einfache und effiziente Möglichkeit, die Ursache von Problemen zu verstehen und Probleme schnell zu lösen.

A3-Problemlösung ist bei vielen Geschäfts-Teams eine beliebte Methode, um komplexe Herausforderungen auf konkrete Problembeschreibungen zu reduzieren und praktikable Lösungen zu entwickeln.

In diesem Leitfaden erfahrt ihr Folgendes:

• Was ist A3-Problemlösung?
• Vorteile der A3-Problemlösung.
• Umsetzung des A3-Problemlösungsprozesses in acht Schritten.
• Der A3-Report.

Was ist A3-Problemlösung?

A3-Problemlösung wurde nach der Standardpapiergröße A3 (297 mm x 420 mm) benannt, denn diese strukturierte Technik fasst das Problem und mögliche Lösungen auf einem einzigen Blatt Papier zusammen. Dieses kompakte Format dient als visuelles Tool, um klare Kommunikation zu fördern sowie bei Teams und Abteilungen einen effektiveren Entscheidungsprozess zu ermöglichen.

Der Ansatz wurde ursprünglich von Toyota für die Lean-Methodik im Fertigungsbereich entwickelt, findet heute jedoch auch häufig in anderen Branchen Anwendung. A3-Problemlösung war in den 1960er Jahren eine zentrale Komponente von Toyota Production System (TPS) und spielte bei Toyota eine wichtige Rolle bei der kontinuierlichen Verbesserung und Förderung einer Kultur, die auf allen Unternehmensebenen auf Problemlösung orientiert ist.

Im Laufe der Zeit fand A3-Problemlösung in zahlreichen Branchen Anerkennung und Verbreitung, da sie sich flexibel für verschiedenste komplexe Herausforderungen anwenden lässt. Ganz gleich, ob es um ineffiziente Abläufe, Qualitätsmängel, Projekt-Management-Probleme, Kundenbeschwerden oder organisatorische Engpässe geht – A3-Problemlösung fördert ein gemeinsames Verständnis des Problems sowie ein Gefühl der Verantwortung für die Suche nach effektiven Lösungen.

Zu den wichtigsten Rollen bei der A3-Problemlösung gehören:

• Verantwortliche Person: Die verantwortliche Person hat die Aufgabe, das Problem zu identifizieren und zu formulieren, den Problemlösungsprozess voranzubringen, den A3-Report zu entwerfen und die Lösungen zu implementieren.
• Mentorin/Mentor: Die Mentorin bzw. der Mentor unterstützt und vereinfacht die Problemlösungsmaßnahmen und stellt sicher, dass die erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stehen sowie die Unterstützung innerhalb des Unternehmens gewährleistet ist.
• Stakeholder: Stakeholder verfügen über spezielle Kenntnisse und Kompetenzen, die für das vorliegende Problem relevant sind. Sie stellen während des Problemlösungsprozesses Einblicke und Expertise zur Verfügung.

Vorteile der A3-Problemlösung.

Mit A3-Problemlösung können Unternehmen und Teams komplexe Herausforderungen effektiver angehen und nachhaltige Verbesserungen erzielen. Durch den strukturierten Ansatz profitieren Teams von den folgenden Vorteilen:

• Schnellere Problemlösung: Durch das kompakte Format der A3-Problemlösung wird der Problemlösungsprozess beschleunigt. Da die Problembeschreibung, die Analyse und die vorgeschlagenen Lösungen auf einem einzigen Blatt Papier zusammengefasst werden, können sich Teams bei wichtigen Problemen schnell abstimmen und umgehend handeln. Die schnelle Identifizierung der wichtigen Probleme beschleunigt den Entscheidungsprozess, minimiert Verzögerungen und ermöglicht zeitnahe Lösungen.
• Optimierung der Kommunikation: Der visuelle Ansatz der A3-Problemlösung unterstützt die klare und prägnante Kommunikation. Die Präsentation des Problems und der vorgeschlagenen Lösungen auf einem einzigen Blatt Papier beseitigt Unklarheiten und gewährleistet das gemeinsame Verständnis aller Beteiligten. Die optimierte Kommunikation verbessert die Transparenz, reduziert Missverständnisse und fördert den effektiven Dialog zwischen Team-Mitgliedern.
• Zusammenarbeit: A3-Problemlösung unterstützt die funktionsübergreifende Zusammenarbeit und bringt Personen mit verschiedensten Hintergründen und Kenntnissen zusammen. Die Zusammenarbeit fördert den Wissensaustausch sowie eine Kultur der Team-Arbeit und gewährleistet ein umfassendes Verständnis des Problems. Dies führt zu nachhaltigeren und innovativeren Lösungen.
• Kontinuierliches Lernen und Wachstum: A3-Problemlösung baut auf den Prinzipien der kontinuierlichen Verbesserung auf. Durch den Fokus auf die strukturierte Problembehebung wird im gesamten Unternehmen ein lernorientierter Ansatz gefördert. Team-Mitglieder erhalten wertvolle Erkenntnisse über die Ursachen von Problemen, identifizieren Verbesserungsmöglichkeiten und entwickeln ihre Problemlösungskompetenzen weiter, sodass eine Kultur der ständigen Weiterbildung und Weiterentwicklung geschaffen wird.

Umsetzung des A3-Problemlösungsprozesses in acht Schritten.

Basierend auf dem PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) in der Lean-Methodik leitet der A3-Problemlösungsprozess die Teams bei der systematischen Problemlösung an. Mit diesen acht Schritten könnt ihr die Möglichkeiten der A3-Problemlösung effektiv nutzen:

1. Identifiziert das Problem: Ein Problem ist der Unterschied zwischen der Art und Weise, wie die Dinge in eurem Unternehmen aktuell laufen und wie sie eigentlich laufen sollten. Beginnt damit, das Problem oder die Verbesserungsmöglichkeit klar zu definieren. Beschreibt das Problem präzise und stellt sicher, dass es für die Ziele eures Unternehmens relevant ist. Schafft ein gemeinsames Verständnis des Problems unter den Team-Mitgliedern und weist auf die Bedeutung und Auswirkungen hin.
2. Zeigt die aktuelle Situation: Präsentiert einen umfassenden Überblick über die aktuelle Situation einschließlich aller relevanten Daten, Fakten und Beobachtungen. Dieser Schritt umfasst die Durchführung einer umfassenden Analyse der bestehenden Prozesse, Systeme und Faktoren, die zum Problem beitragen. Visualisiert den aktuellen Zustand mithilfe von Diagrammen, Tabellen oder anderen visuellen Hilfen, um ein gemeinsames Verständnis des Problemkontexts sicherzustellen.
3. Definiert das Ziel: Legt ein klares und messbares Ziel fest, d. h. das gewünschte Ergebnis oder die Lösung. Das Ziel sollte spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden (Specific, Measurable, Achievable, Relevant and Time-bound, SMART) sein. Dieser Schritt hilft, die Aktivitäten des Teams zu bündeln und gewährleistet, dass alle Beteiligten auf ein gemeinsames Ergebnis hinarbeiten.
4. Führt eine Fehlerursachenanalyse durch: Analysiert umfassend die zugrunde liegenden Ursachen des Problems mithilfe einer intensiven Fehlerursachenanalyse. Nutzt verschiedene Problemlösungstechniken wie The 5 Whys, Fischgräten-Diagramme oder Pareto-Analysen, um die Hauptfaktoren für das Problem zu identifizieren. Dadurch erhaltet ihr Einblicke in die zugrunde liegenden Hindernisse, die für eine effektive Problemlösung behoben werden müssen.
5. Entwickelt Gegenmaßnahmen: Führt eine Brainstorming-Sitzung durch und entwickelt potenzielle Gegenmaßnahmen oder Lösungen, um die identifizierten Ursachen zu beheben. Unterstützt kreatives Denken und berücksichtigt unterschiedliche Perspektiven, um verschiedenste Optionen zu erhalten. Bewertet jede Gegenmaßnahme entsprechend ihrer Umsetzbarkeit, Auswirkung und Eignung für das ausgerufene Ziel.
6. Erstellt einen Implementierungsplan: Entwerft einen detaillierten Implementierungsplan, um die gewählten Gegenmaßnahmen effektiv umzusetzen. Legt die Aktionen, Verantwortlichkeiten, Zeitpläne und erforderlichen Ressourcen fest, die für die erfolgreiche Implementierung notwendig sind. Unterteilt den Plan in überschaubare Aufgaben und definiert Meilensteine, mit denen ihr den Fortschritt überwacht.
7. Bewertet und überprüft den Effekt: Implementiert die Gegenmaßnahmen und überwacht ihre Effektivität. Sammelt Daten und analysiert die Ergebnisse, um auf diese Weise festzustellen, ob die implementierten Lösungen den gewünschten Effekt haben. Dazu gehört der Vergleich des aktuellen Zustands mit dem vorher definierten Ziel sowie die Überprüfung, inwieweit diese Verbesserung erreicht wurde.
8. Aktualisiert den Arbeitsstandard: Implementiert die Verbesserungen in den Standardprozessen, Arbeitsanweisungen oder Richtlinien entsprechend den ermittelten Ergebnissen. Dokumentiert die überarbeiteten Standards und kommuniziert sie mit den relevanten Verantwortlichen. Dieser Schritt gewährleistet, dass die Erkenntnisse aus dem Problemlösungsprozess im gesamten Unternehmen verankert und in die kontinuierlichen Verbesserungsmaßnahmen integriert werden.

Der A3-Report.

Der A3-Report soll euch durch die Schritte des A3-Problemlösungsprozesses führen – alles auf einer Seite. Beim Eintragen der Informationen sollten folgende Bereiche enthalten sein:

1. Problembeschreibung
2. Analyse der aktuellen Situation
3. Definition des Ziels
4. Fehlerursachenanalyse
5. Festlegung von Gegenmaßnahmen
6. Implementierungsplan
7. Bewertung
8. Fazit

Zunächst solltet ihr eurem A3-Report oben auf der Seite einen Titel geben sowie das Datum, euren Namen und euer Team notieren.

Beginnt oben links auf der Seite, nennt das Problem und arbeitet euch mithilfe des A3-Problemlösungsprozesses nach unten. Die linke Seite ist für die ersten vier Schritte reserviert, in denen das Problem gründlich analysiert wird. Die Analyse nimmt eine Hälfte der Seite ein, da ihr hier etwa die Hälfte der Zeit verbringen werdet.

Sobald ihr diese vier Schritte der Problemanalyse abgeschlossen habt, macht ihr oben rechts auf der Seite weiter und arbeitet euch nach unten durch die letzten vier Schritte. Auf der rechten Seite arbeitet ihr euch zur Lösung vor und notiert eure Verbesserungsideen, den Aktionsplan sowie die Analyse und das Fazit.

Die Verwendung des A3-Reports vereinfacht den A3-Prozess und ermöglicht einen systematischen und fokussierten Ansatz für die Problemlösung, der Redundanzen vermeidet.

Erste Schritte mit der A3-Problemlösung.

Die A3-Problemlösung ermöglicht die Aufschlüsselung komplexer Probleme auf einem einfachen einseitigen Dokument, optimiert die Entscheidungsfindungsprozesse, stärkt die Team-Arbeit und fördert kontinuierliche sowie nachhaltige Verbesserungen.

Wenn euch die A3-Problemlösung interessiert, seht euch die Vorlage für den A3-Report in diesem Artikel an. Damit könnt ihr die A3-Problemlösungsmethode für eure komplexen geschäftlichen Herausforderungen anwenden.

Für die weitere Optimierung eures Problemlösungsprozesses solltet ihr einen Blick auf Adobe Workfront werfen. Mit Adobe Workfront könnt ihr digitale Projekte wie euren A3-Report optimieren sowie zentralisieren und funktionsübergreifenden Teams die Möglichkeit geben, sich von jedem beliebigen Standort aus zu vernetzen, zusammenzuarbeiten und Lösungen umzusetzen.

Für weitere Informationen zu Adobe Workfront könnt ihr eine Produkttour starten oder euch ein Übersichtsvideo ansehen.