Datenerfassung – was sie ist und wie sie funktioniert.

Die Datenerfassung ist in unserer informationsbefrachteten Umgebung ein Prozess von entscheidender Bedeutung. Sie beinhaltet die Sammlung und Extraktion von quantitativen und qualitativen Daten, sodass Unternehmen wertvolle Erkenntnisse zu geschäftlichen Trends erhalten und informierte Entscheidungen treffen können. Wenn sie diese Trends im Voraus kennen, können Unternehmen sinnvolle, verwertbare Erkenntnisse gewinnen, von denen sie smartere Geschäftsstrategien ableiten können.

In diesem Artikel untersuchen wir die Feinheiten der Datenerfassung und bieten euch umfassende Einblicke in die Prinzipien, Methoden und wichtigen Vorteile für Unternehmen. Nach der Lektüre verfügt ihr über das Wissen, um euch in der Welt der Datenerfassung zurechtzufinden und ihr Potenzial für informierte Entscheidungsprozesse in eurem Unternehmen zu nutzen.

In diesem Beitrag werden die folgenden Themen behandelt:

• Definition: Datenerfassung
• Der Datenerfassungsprozess
• Methoden der Datenerfassung
• Wie Datenerfassung euer Unternehmen unterstützt

Definition: Datenerfassung.

Die Datenerfassung ist ein zentraler Prozess in der Welt der Informationssammlung. Sie umfasst die Sammlung von Daten aus verschiedenen Quellen, darunter analoge oder digitale Texte, Bilder, PDF-Dateien und sogar Sprachaufnahmen.

Das wichtigste Ziel der Datenerfassung ist die Umwandlung der gesammelten Informationen in ein Format, das für Computer leicht verarbeitbar ist. Nach der Erfassung und Digitalisierung können die Daten nahtlos zur weiteren Analyse und Verwendung in eine Datenbank integriert werden.

Der technologische Fortschritt, vor allem im Bereich KI, hat das Umfeld der Datenerfassung revolutioniert und eine einst arbeitsintensive und fehleranfällige Aufgabe in einen effizienten, gestrafften Prozess verwandelt. KI-gestützte Lösungen bieten heute anspruchsvolle Funktionen für die automatische Extraktion, Erkennung und Auswertung von Daten, sodass menschliches Eingreifen minimiert und die Fehlerwahrscheinlichkeit erheblich reduziert werden können.

Branchen aller Art sind auf Datenerfassung angewiesen, um ihre Abläufe zu straffen und wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Im Gesundheitswesen wird Datenerfassung häufig eingesetzt, um Patientenunterlagen, medizinische Formulare und Laborberichte zu digitalisieren, sodass kritische Informationen nahtlos auf- und abgerufen werden können. Finanzinstitute wiederum nutzen Datenerfassung, um riesige Mengen an Transaktionsdaten aus Quittungen, Rechnungen, Kontoauszügen und anderen Quellen zu verarbeiten, sodass genaue und effiziente Aufzeichnungen ermöglicht werden.

Die Datenerfassung geht über traditionelle Medien hinaus und umfasst verschiedene Datenquellen. Ob Papierformulare, digitale Formulare, PDF-Dateien, E-Mails oder sogar Sprachaufnahmen: Die Datenerfassung ermöglicht das Sammeln und zentrale Verwalten von Informationen aus den verschiedensten Kanälen. Dieser einheitliche Ansatz beseitigt Datensilos und ermöglicht umfassende Analysen, mit denen Unternehmen ganzheitliche Erkenntnisse gewinnen und datengestützte Entscheidungen treffen können.

Ein wichtiger Vorteil der Datenerfassung ist die Fähigkeit, manuelle Prozesse effizient in digitale Workflows zu verwandeln.

Stellt euch als Beispiel ein Unternehmen vor, das regelmäßig eine Vielzahl von Papierformularen von Kundinnen und Kunden erhält. Durch die Implementierung von Datenerfassungsverfahren können diese Papierformulare schnell digitalisiert und die relevanten Informationen extrahiert und organisiert werden. Diese digitale Transformation versetzt Organisationen in die Lage, die erfassten Daten mühelos aufzurufen, zu durchsuchen und zu verwenden. Das erhöht die Effizienz, reduziert den Papierverbrauch und sorgt für Datenintegrität.

Der Datenerfassungsprozess.

Der Datenerfassungsprozess beginnt mit dem Ausfüllen von Formularen in Papierform oder in digitalem Format. Diese Formulare sind die erste Quelle für den Daten-Input, der anschließend zur Verarbeitung in ein spezielles Software-System eingespeist wird.

In dem Software-System konvertieren ausgereifte Algorithmen und Technologien die Informationen aus den Formularen in ein Format, das Computer effektiv verstehen und verarbeiten können. Diese Konvertierung stellt die Standardisierung und Organisation der erfassten Daten sicher und ermöglicht eine nahtlose Analyse und Verwendung.

Sobald die Daten erfasst und auf Korrektheit, Vollständigkeit und Integrität überprüft wurden, werden sie klassifiziert und kategorisiert. Die Zuweisung relevanter Beschriftungen oder Tags ermöglicht zukünftig ein einfaches Abrufen und Analysieren. Durch effektive Klassifizierung werden die Datenorganisation und der Datenzugriff verbessert und Daten-Management-Prozesse optimiert.

Nach der Klassifizierung werden die erfassten Daten extrahiert und an die vorgesehenen Nutzerinnen und Nutzer oder Systeme ausgeliefert. Sie können in Datenbanken gespeichert, in vorhandene Software-Anwendungen integriert oder zur weiteren Analyse mit Spezial-Tools oder -plattformen exportiert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die erfassten Informationen für Stakeholder innerhalb der Organisation leicht verfügbar und zugänglich sind.

Methoden der Datenerfassung.

Es gibt im Wesentlichen zwei Arten der Datenerfassung: manuell und automatisch. Die traditionelle manuelle Datenerfassung beruht auf der manuellen Eingabe und Verarbeitung der Daten durch Menschen.

Die manuelle Datenerfassung hat zwar ihre Schwächen, beispielsweise die Möglichkeit menschlicher Fehler oder zeitintensiver Prozesse, ist jedoch durchaus sinnvoll in Situationen, wenn nur geringe Mengen an Daten erfasst werden oder es sich um besondere oder nicht standardisierte Formate handelt, bei denen eine automatische Datenerfassung schwierig ist.

Im Gegensatz dazu erfolgt bei der automatischen Datenerfassung die Erfassung und Verarbeitung der Daten durch digitale Tools. Dieser Ansatz bietet zahlreiche Vorteile und wird von Unternehmen in der Regel bevorzugt. Die automatische Datenerfassung strafft den Prozess, verringert die menschliche Mitwirkung und verbessert die Effizienz, Genauigkeit und Geschwindigkeit.

Sehen wir uns nun verschiedene Methoden der automatischen Datenerfassung an, die für unterschiedliche Datenquellen und -formate optimiert sind. Diese Methoden nutzen neueste Technologie, um Daten nahtlos zu extrahieren, ihre Genauigkeit zu überprüfen und die Verarbeitung und Analyse zu beschleunigen.

Optische Zeichenerkennung.

Die optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition oder kurz: OCR) ist eine beliebte Methode der Datenerfassung, die speziell für gedruckte oder maschinell generierte Zeichen entwickelt wurde, aber nicht für handschriftlichen Text geeignet ist. Sie ermöglicht die Extraktion von Informationen aus gescannten Dokumenten oder PDF-Dateien, indem sie den Text erkennt und in ein digitales Format konvertiert.

Branchen wie Banken, das Gesundheitswesen und Versicherungen profitieren besonders von OCR, da sich damit die Verarbeitung verschiedener Dokumente wie Rechnungen, Formulare und Kontoauszüge automatisieren lässt.

Elektronische Texterkennung.

Die elektronische Texterkennung (Intelligent Character Recognition oder kurz: ICR) wurde speziell zum Lesen und Verarbeiten von handschriftlichem Text entwickelt. Sie nutzt moderne Algorithmen, um handgeschriebene Zeichen zu erkennen und zu interpretieren. Damit ist sie OCR deutlich überlegen.

Diese Methode wird intensiv in Banken und Finanzinstituten genutzt, in denen handschriftliche Dokumente wie Schecks und Formulare effizient erfasst und verarbeitet werden müssen.

Intelligent Document Recognition (IDR).

IDR ist eine anspruchsvolle Form der Datenerfassung, die mehrere Techniken kombiniert. Sie nutzt KI, maschinelles Lernen und Sprachverarbeitung, um Daten aus Dokumenten zu extrahieren.

IDR ist in der Lage, Informationen aus verschiedenen Quellen zu erfassen, inklusive PDF-Dateien, Bildern und handschriftlicher Formulare. Diese moderne Methode automatisiert die Identifizierung, Klassifizierung und Extraktion von Daten und bietet überlegene Genauigkeit und Effizienz bei der Verarbeitung großer Mengen an unterschiedlichen Dokumenten.

Barcodes und QR-Codes.

Barcodes und QR-Codes sind eine bequeme Methode der Datenerfassung. Mithilfe von Scannern oder Smartphones lassen sich in diesen Codes gespeicherte Daten einfach erfassen. Barcodes, wie sie häufig auf Produktverpackungen zu finden sind, können gescannt werden, um schnell zu Produktinformationen zu gelangen.

QR-Codes hingegen sind zweidimensionale Barcodes und bieten interaktive Funktionen, indem sie nach dem Scannen einen Link aufrufen. Restaurants beispielsweise verwenden QR-Codes, um Gästen durch einfaches Scannen den Zugriff auf Speisekarten oder Angebote zu ermöglichen.

Digitale Formulare und Signaturen.

Digitale Formulare und Signaturen machen das Einscannen und Digitalisieren von Papierformularen überflüssig. Anwenderinnen und Anwender können direkt in einer digitalen Umgebung Informationen bereitstellen oder Dokumente unterzeichnen.

Digitale Formulare bieten Vorteile wie einfache Aktualisierungen, schnelle Übertragung an Anwenderinnen und Anwender sowie zusätzliche Sicherheit durch Kennwortschutz. Diese Methode ermöglicht eine effiziente Datenerfassung und erhält dabei die Integrität und Vertraulichkeit sensibler Informationen.

Web Scraping.

Beim Web Scraping werden Bots oder automatische Tools eingesetzt, um Daten von Websites zu extrahieren. Diese Bots navigieren durch Web-Seiten, erfassen spezifische relevante Informationen und übertragen sie zur weiteren Analyse und Verwendung in eine Datenbank.

Web Scraping hilft Unternehmen, Daten aus mehreren Quellen im Internet zu sammeln, sodass sie Mitbewerber überwachen, Markt-Trends verfolgen oder relevante Informationen für Forschungszwecke erfassen können.

Spracherfassung.

Fortschritte bei Spracherkennungstechnologie haben die Datenerfassung per Spracheingabe revolutioniert. Spracherkennungsfunktionen ermöglichen Geräten die Verarbeitung gesprochener Sprache und die Umwandlung in Text. Auf diese Weise ist eine besonders mühelose Datenerfassung möglich.

Sprachaktivierte Schnittstellen wie Siri und Alexa haben ebenfalls an Popularität gewonnen. Sie ermöglichen das Durchführen verschiedener Aktionen und das Abrufen von Informationen einfach per Sprachbefehl. Die Spracherfassung ist eine bequeme „Handsfree“-Methode für die Erfassung von Daten in Echtzeit.

Vorteile der Datenerfassung.

Datenerfassungstechnologie bietet vielfältige Vorteile für Unternehmen, die Wert auf eine effiziente und genaue Datenverarbeitung legen. Die automatische Datenerfassung bietet Organisationen folgende Vorteile:

Effizienz.

Einer der wichtigsten Vorteile von Datenerfassungstechnologie ist ihre Effizienz. Computer sind in der Lage, große Datenmengen schnell zu verarbeiten, und können den Zeitaufwand für die Datenerfassung gegenüber manuellen Methoden erheblich reduzieren.

Dieser optimierte Prozess erlaubt Unternehmen eine effizientere Verarbeitung datenintensiver Aufgaben, steigert die Produktivität und ermöglicht schnellere Entscheidungen.

Kosteneinsparungen.

Die Automatisierung der Datenerfassung mit Software-Lösungen kann zu beträchtlichen Kosteneinsparungen führen. Statt Ressourcen zuzuweisen und Menschen für die manuelle Datenverarbeitung zu bezahlen, können Unternehmen Software einsetzen, die dieselben Aufgaben schneller und kostengünstiger erledigt.

Da manuelle Eingriffe überflüssig werden, können Unternehmen ihre betrieblichen Ausgaben optimieren und Ressourcen für andere kritische Geschäftsbereiche freisetzen.

Höhere Genauigkeit.

Die automatische Datenverarbeitung bietet eine höhere Genauigkeit als manuelle Methoden. Menschliche Fehler treten bei der manuellen Datenverarbeitung häufig auf und führen zu Inkonsistenzen und Ungenauigkeiten in den erfassten Daten.

Mit Software und fortschrittlichen Algorithmen minimiert die automatische Datenerfassung das Fehlerrisiko, sodass die resultierenden Daten sauberer und verlässlicher sind. Genaue Daten bilden die Grundlage für informierte Entscheidungen und zuverlässige Erkenntnisse.

Unterstützung von Beschäftigten.

Durch die Einführung von Datenverarbeitungstechnologie werden Beschäftigte von banalen und wiederholten Datenverarbeitungsaufgaben befreit. Somit können sich die Team-Mitglieder auf Tätigkeiten konzentrieren, bei denen ihre Fähigkeiten und ihr Know-how sinnvoll genutzt werden.

Durch die Automatisierung der Datenerfassung ermöglichen Unternehmen es ihren Beschäftigten, zu strategischen Initiativen, Innovationen und Problemlösungen beizutragen. Das führt zu mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz und zu einer besseren Arbeitsmoral.

Erfahrt, wie automatische Datenerfassung euer Unternehmen unterstützen kann.

Wenn ihr die Vorteile der automatischen Datenerfassung für euer Unternehmen nutzen möchtet, solltet ihr zunächst über euren aktuellen Datenerfassungsprozess nachdenken.

Identifiziert Bereiche mit Verbesserungsbedarf und überlegt euch, welche der oben genannten Methoden der Datenerfassung für eure Anforderungen am günstigsten ist. Evaluiert, ob eure aktuellen Tools für eure Ziele im Bereich der Datenerfassung ausreichend sind oder ob ein Upgrade notwendig ist, um eure Prozesse weiter zu straffen.

Adobe hat die passende Lösung.

Informiert euch zur Optimierung der Datenerfassung über Adobe Experience Manager, eine umfassende Lösung für die Verwaltung digitaler Formulare, die effiziente Datenerfassung und die nahtlose Integration der Daten in eure geschäftlichen Workflows.

Dank der fortschrittlichen Funktionen und der benutzerfreundlichen Oberfläche kann eure Organisation mithilfe von Experience Manager Datenerfassungsprozesse optimieren und das volle Potenzial eurer Daten nutzbar machen.

Experience Manager kann euch helfen, Formulare für euer Unternehmen zu verwalten und zu optimieren – der nächste Schritt zur Verbesserung eurer Datenerfassungsfunktionen. Mit der Leistung der automatischen Datenerfassung könnt ihr die Effizienz, Genauigkeit und Produktivität fördern, sodass euer Unternehmen informierte Entscheidungen treffen und sich im datengestützten Umfeld von heute einen Wettbewerbsvorteil sichern kann.

Wenn ihr mehr über Adobe Experience Manager erfahren möchtet, seht euch das Übersichtsvideo an oder fordert eine Demo an.