Jedes erfolgreiche Projekt beginnt mit einem starken Fundament, und eine Projektcharta schafft die Grundlage für Abstimmung und Projektausführung. In der Projektcharta werden Zweck, Umfang, wichtige Stakeholder sowie bedeutende Meilensteine definiert, damit sichergestellt ist, dass von Anfang an keine Unklarheiten vorliegen.

Unabhängig davon, ob ihr eine Marketing-Initiative startet, ein neues Produkt entwickelt oder eine komplexe, funktionsübergreifende Maßnahme verwaltet, sorgt eine durchdachte Projektcharta für Klarheit, Verantwortlichkeit und Orientierung.

Inhalt.

• Was ist eine Projektcharta?
• Inhalt einer Projektcharta
• Aufbau einer Projektcharta
• Vorteile einer Projektcharta
• Identifizieren von Projektrisiken
• Reibungslose Verwaltung des Projekts

Was ist eine Projektcharta?

Eine Projektcharta definiert die zentralen Parameter eines Projekts. Die Projektcharta dient sowohl als internes Marketing-Tool, um die Unterstützung der Stakeholder zu sichern, als auch als Referenzpunkt, das den Projektverlauf auf Kurs hält. Die Projektcharta ist vergleichbar mit einem Elevator Pitch – sie fasst Projektziele, Umfang und Zuständigkeiten prägnant zusammen, um die Zustimmung wichtiger Stakeholder zu erhalten.

In der Projektcharta sind alle Informationen für Stakeholder darüber enthalten, warum ein Projekt umgesetzt werden sollte. Projektchartas beschreiben den Business-Case sowie die Vorteile und identifizieren Ressourcen, die zum Abschluss eines Projekts notwendig sind.

Teams sollten die Projektcharta ganz zu Beginn der Projektplanung erstellen, damit das Projekt-Team noch vor Beginn der Ausführung Änderungen vornehmen kann. Die Erstellung einer Projektcharta in der Startphase des Projekts ermöglicht hochrangigen Führungskräften sowie den Mitgliedern des Projekt-Teams die Bewertung von Risiken, die einer erfolgreichen Projektausführung im Wege stehen können. Die Projektcharta bildet die Entscheidungsgrundlage für die Genehmigung eines Projekts durch hochrangige Entscheidende.

Eine Projektcharta sollte alle Informationen enthalten, die Entscheidende für ihre Bewertung benötigen. Ihr müsst hochrangigen Stakeholdern aufzeigen, warum euer Projekt Erfolgspotenzial hat – nur so erhaltet ihr die angeforderten Ressourcen.

Inhalt einer Projektcharta.

Im Projekt-Management beschreiben Projektchartas die übergeordneten Ziele, Pläne und Stakeholder eines Projekts. Sie enthalten (mindestens) die folgenden acht Elemente:

Aufbau einer Projektcharta.

So erstellt ihr eine umfassende Projektcharta mit klar definierten Zielen, einem präzisen Umfang und eindeutig zugewiesenen Zuständigkeiten:

1. Beginnt mit einer allgemeinen Besprechung. Projektleitende sollten zu Beginn eines Projekts eine strategische Diskussion mit ihrem Team abhalten, um Erkenntnisse zu gewinnen und sich über wichtige Details abzustimmen. Da diese Team-Mitglieder für die Ausführung des Projekts verantwortlich sein werden, ist ihr Fachwissen für die Ausrichtung unverzichtbar.
2. Definiert den Projektumfang. Nutzt die zuvor gewonnenen Erkenntnisse, um den Projektumfang klar abzustecken. Dabei geht es darum, was erreicht werden soll – und was nicht. Mit einem sauber definierten Umfang vermeidet ihr Scope Creep und haltet das Projekt auf seine Ziele ausgerichtet.
3. Identifiziert wichtige Beteiligte und Stakeholder. Definiert klar die Rollen und Zuständigkeiten aller beteiligten Personen, einschließlich der Team-Mitglieder, Stakeholder sowie aller externen Teams, die in verschiedenen Phasen beteiligt sein werden. Dadurch gewährleistet ihr umfassende Verantwortlichkeit und Abstimmung.
4. Legt die Ausrichtung des Projekts fest. Sobald das Team den Projektumfang sowie die Erwartungen der Stakeholder versteht, kann es mit der Ausführung beginnen. Mit im Vorfeld klar definierten Zielen und Arbeitsergebnissen lassen sich Workflows optimieren und Hindernisse minimieren.
5. Entwerft, überprüft und optimiert die Projektcharta. Im Entwurf eurer Projektcharta sollten alle acht oben vorgestellten wesentlichen Elemente enthalten sein. Gebt das Dokument nach der Fertigstellung an das gesamte Team weiter und holt Feedback und Zustimmung ein. Dadurch ist die Abstimmung mit allen wichtigen Stakeholdern gewährleistet, bevor es losgeht.

Wer genehmigt eine Projektcharta?

Normalerweise wird eine Projektcharta von der Projekt-Sponsorin bzw. dem Projekt-Sponsor genehmigt. Dieses hochrangige Mitglied des Projekt-Teams ist auch größtenteils für die Projektkostenschätzung und den allgemeinen Projektumfang verantwortlich.

Vorteile einer Projektcharta.

Eine Projektcharta vermittelt den Stakeholdern im gesamten Unternehmen ein klareres Verständnis dafür, welchen Nutzen ein Projekt hat. Für die Ausarbeitung einer Projektcharta vor der Ausführung eures Projekts gibt es fünf Argumente:

Erstellt eine Projekt-Roadmap.

Eine der Hauptfunktionen der Projektcharta besteht darin, Erwartungen und eine Vision für das Projekt zu etablieren. Wann immer das Team Zweifel an der Ausrichtung des Projekts hat, kann es sich anhand der Projektcharta orientieren.

Anhand von Projekt-Roadmaps können alle Stakeholder die potenziellen Auswirkungen eines Projekts verstehen und kommunizieren.

Kann Stakeholder von einem Projekt überzeugen.

Eine durchdachte Projektcharta dient als zentrales Marketing-Dokument für euer Projekt, das ihr Stakeholdern, Leitenden, Führungskräften sowie Kundinnen und Kunden vorlegen könnt, um Kosten zu rechtfertigen, Ressourcen anzufordern und Unterstützung zu sichern.

Strategien, die zu messbaren Ergebnissen führen und auf die übergeordneten Geschäftsziele abgestimmt sind, können Führungskräfte davon überzeugen, dass der ROI die anfänglichen Investitionen wert ist.

Kann Scope Creep vermeiden.

Projektchartas liefern klare Definitionen zum Umfang eines Projekts. Strategien, die zu messbaren Ergebnissen führen und auf die übergeordneten Geschäftsziele abgestimmt sind, können Führungskräfte davon überzeugen, dass der ROI die anfänglichen Investitionen wert ist.

Projektziele und Messergebnisse sollten klar definiert sein, damit sichergestellt ist, dass es keine Missverständnisse zwischen Führungskräften und Projektleitenden gibt.

Autorisiert den Projektstart.

Projektleitende nutzen die Projektcharta als Autorisierung und Grundlage für die Anpassung von Workflows, die Neuzuweisung von Ressourcen und die Budgetverwendung. Ohne Autorisierung würden diese Maßnahmen zu Missverständnissen führen und die Projektausführung bremsen.

Gewährleistet die reibungslose Zusammenarbeit des Projekt-Teams.

Projekte können vor ihrem Abschluss aus verschiedenen Gründen durch viele Hände gehen. Da neue Mitwirkende hinzugezogen oder bestehende Mitwirkende ausgetauscht werden können, dient die Projektcharta als zentrale Anlaufstelle, um eure Zeitpläne und Ziele auf Kurs zu halten.

Eine Projektcharta bietet Orientierung für alle neuen Team-Mitglieder und einen nahtlosen Wechsel im Projekt-Team, ohne dass Änderungen an der Charta nötig sind.

Projektcharta und Projektplanung im Vergleich.

Projektcharta und Projektplanung weisen einige Gemeinsamkeiten auf – der größte Unterschied liegt jedoch in der Reihenfolge ihrer Erstellung.

• Projektcharta. Dient als Business-Case für die Ausführung des Projekts. Da das Projekt aufgrund der Projektcharta autorisiert wird, können die Arbeiten erst beginnen, wenn die Charta genehmigt wurde.
• Projektplanung. Enthält Zeitpläne, Aufgabenumfang und weitere Projekt-Management-orientierte Elemente. Hier definiert ihr die erforderlichen Arbeiten und die Personen, die sie durchführen sollen.
• Projekt-Briefing. Briefings sind zwischen der Charta und der Planung angesiedelt. Sie dienen Stakeholdern als Übersicht und zeigen die Gründe für ein Projekt sowie seinen geplanten Ablauf.

Unterschiede zwischen Projektcharta und Projektumfang.

Im Gegensatz zur Projektcharta enthält der Projektumfang detaillierte Informationen zu den Anforderungen, die für den Projekterfolg erfüllt sein müssen. Dazu gehören Budgets, konktete Arbeitsergebnisse sowie Projektstrukturpläne.

Eine Projektcharta hingegen konzentriert sich in erster Linie auf wesentliche Ziele und den Nutzen des Projekts. Beide – sowohl die Projektcharta als auch der Projektumfang – dienen jedoch als Referenz, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt und nicht von der ursprünglichen Planung abweicht.

Solltet ihr die Projektcharta während eines Projekts ändern?

Die Projektcharta wird während eines Projekts nur selten geändert, da sie vor der Ausführungsphase des Projektzyklus genehmigt wird.

Eine Änderung der Charta auf halbem Wege kann die übergeordneten Ziele des Projekts und einen großen Teil der bereits abgeschlossenen Arbeiten überflüssig machen.

Identifizieren von Projektrisiken.

Es ist sinnvoll, mit allen Stakeholdern des Projekts zu sprechen, damit Einigkeit über die Erwartungen an das Projekt und die messbaren Ergebnisse herrscht. Um potenzielle Herausforderungen für die Ausführung zu bewerten, ist es außerdem sinnvoll, Gespräche mit internen Mitgliedern des Projekt-Teams zu führen, die bereits ähnliche Projekte abgeschlossen haben.

Wenn Annahmen im Vorfeld festgelegt werden, lassen sich daraus resultierende Auswirkungen während der Projektausführung vermeiden. Es ist wichtig, diese Annahmen bis zum Abschluss des Projekts kontinuierlich zu überprüfen. Projektleitende erstellen üblicherweise zu Beginn eines Projekts eine Liste der Annahmen.

Annahmen sind ein zentraler Teil jedes Projekts. Wenn sie sich jedoch als falsch erweisen, kann das der erfolgreichen Ausführung im Wege stehen. Daher sollten sie dokumentiert und anschließend von den einzelnen Team-Mitgliedern überprüft werden, um die Erwartungen zwischen der Führungsebene und den Projektbeteiligten besser aufeinander abzustimmen.

Einige Best Practices zur Minimierung von Projektrisiken:

• Führt vor der Erstellung einer Projektcharta zuerst Gespräche mit Führungskräften und hochrangigen Stakeholdern.
• Findet in Gesprächen mit dem internen Projekt-Team heraus, welche alltäglichen Risiken oder Probleme auftreten können und wie ihr unvorhergesehene Ereignisse einplanen könnt.
• Überprüft und aktualisiert den Plan regelmäßig, um schnell auf neue Probleme zu reagieren.
• Stellt sicher, dass die Projektziele unvorhergesehene Ereignisse berücksichtigen.

Souveränes Projekt-Management.

Eine durchdachte Projektcharta bildet die Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projekt, da sie Teams aufeinander abstimmt, Ziele definiert und klare Erwartungen setzt. Für die effiziente Erstellung und Verwaltung von Projektchartas ist es nicht mit der Dokumentation getan. Notwendig sind nahtlose Zusammenarbeit, Transparenz und Echtzeit-Updates.

Adobe Workfront optimiert diesen Prozess mithilfe einer zentralen Plattform, mit der Teams zentral Projektziele definieren, Zuständigkeiten zuweisen, Meilensteine verfolgen und Genehmigungen verwalten können. Workfront bietet integrierte Automatisierungsfunktionen, dynamische Workflows und Echtzeit-Reports, sodass eure Projektcharta stets auf dem aktuellen Stand ist, eure Teams abgestimmt sind und Projekte auf Kurs bleiben – vom Start bis zum Abschluss.

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