Projektergebnisse sind alle Arbeitsergebnisse, die das Unternehmen zum Erreichen eines Projekt- oder Geschäftsziels benötigt. Die grundlegende Rolle der Projektergebnisse liegt darin, dass sie für Klarheit sorgen, die Nachverfolgung der Fortschritte erleichtern und letztlich die Zufriedenheit der Projektbeteiligten sicherstellen können.

Projektergebnisse umfassen sowohl materielle als auch immaterielle Ergebnisse. Materielle Ergebnisse zeichnen sich durch physische Präsenz oder digitale Darstellung aus, sodass sie direkt gesehen, berührt oder gemessen werden können. Zu den materiellen Ergebnissen können physische Prototypen, gedruckte Marketing-Materialien, konstruierte Gebäude und digitale Ressourcen gehören, einschließlich Software-Code und elektronische Berichte. Bei immateriellen Ergebnissen fehlt es hingegen an einer physischen Form und sie repräsentieren konzeptionelle Ergebnisse. Hierzu zählen beispielsweise verbesserte Geschäftsprozesse, verbessertes Markenbewusstsein oder höhere Kundenzufriedenheit. Auch wenn immaterielle Leistungen vielleicht nicht direkt beobachtbar sind, lässt sich ihr Erfolg oft mit spezifischen Kennzahlen und Indikatoren messen.

Arbeitsergebnisse können auch als Prozess- oder Produktleistungen kategorisiert werden. Prozessleistungen sind Zwischenleistungen, die während des Projekts erbracht werden, um das Projekt zu verwalten und voranzubringen. Dazu gehören Projektpläne, Risikobewertungen, Kommunikationsstrategien und Statusaktualisierungen. Obwohl es sich bei den Prozessleistungen nicht um die von den Verantwortlichen angestrebten finalen Ergebnisse handelt, sind sie wichtig, um das Projekt auf Kurs zu halten und seinen erfolgreichen Abschluss sicherzustellen. Produktleistungen hingegen sind die letztlichen Ergebnisse oder Endergebnisse, die das Projekt für die Verantwortlichen generieren soll. Dies sind die Leistungen, die direkt auf die Projektziele ausgerichtet sind und den Anforderungen von Kundinnen und Kunden oder Endanwenderinnen und -anwendern gerecht werden, zum Beispiel ein fertig entwickeltes Produkt oder ein abgeschlossener Service. Einige Klassifizierungen berücksichtigen auch den Zweck oder die Phase der Leistung, beispielsweise Planungsleistungen (z. B. eine Projektcharta oder Umfangsbeschreibung), Aktivitätsleistungen (z. B. Besprechungsprotokolle und Statusaktualisierungen) und die endgültigen Projektleistungen selbst.

Inhalt:

• Zweck der Projektergebnisse.
• Arten und Beispiele von Projektergebnissen.
• Tipps zur Verwaltung der Projektergebnisse.
• Besprechung der Projektergebnisse.
• Erstellung der Projektergebnisse.

Zweck der Projektergebnisse.

In den Projektergebnissen werden die erforderlichen Aktivitäten klar umrissen, um das Projekt auf Kurs zum Abschluss zu halten. Außerdem unterstützen sie interne Projekt-Teams dabei, ihre Arbeit abzustimmen, zu koordinieren und Aufgaben zu priorisieren.

Die Projektergebnisse bzw. zu erbringenden Leistungen sind die greifbaren Arbeitsergebnisse, die ein Projekt einem Stakeholder nach Abschluss des Projekts liefert. Die Arbeitsergebnisse können verschiedenen internen und externen Zielgruppen dienen, je nachdem, ob ihr sie intern an Verantwortliche im eigenen Unternehmen oder extern an Kundinnen und Kunden liefert.

Arten und Beispiele von Projektergebnissen.

Die Projektergebnisse können entweder intern (innerhalb des Unternehmens) oder extern (für Kundinnen und Kunden) erbracht werden. Manche Ergebnisse sind physische oder digitale Objekte, beispielsweise ein Bericht oder ein kreatives Element wie eine Website oder Grafik. Diese sind „materiell“, das heißt, sie können physisch erfasst werden. Andere Arbeitsergebnisse sind keine physischen oder digitalen Objekte, sondern abstrakte Konzepte wie Workflows und Prozesse. Diese werden auch als immateriell bezeichnet.

Beispiele für interne Arbeitsergebnisse.

Interne Arbeitsergebnisse beziehen sich auf Projekte, die innerhalb deines Unternehmens oder deiner Organisation durchgeführt werden. Interne Arbeitsergebnisse sind beispielsweise ein internes Schulungsprogramm oder eine betriebliche Umstrukturierung. Wenn dein Projekt für das eigene Unternehmen erfolgt, erfolgt es intern. Auch hier wird eine Reihe von Mikro-Arbeitsergebnissen veröffentlicht, die zum endgültigen Projektergebnis führen.

Beispiele für interne Arbeitsergebnisse:

• Projektplandokument – Eine Roadmap mit Zeitplänen, Meilensteinen und Ressourcenzuweisung.
• Design-Mockups – Visualisierungen neuer Produktdesigns.
• Technisches Architekturdiagramm – Ein strukturiertes Diagramm, das Systemkomponenten und ihre Interaktionen zeigt.
• Testfälle und Reports – Dokumentierte Testszenarien und -ergebnisse, um zu überprüfen, ob alle Komponenten wie erwartet funktionieren.
• Prototypen – Eine frühe Version des Produkts mit zentralen Hauptfunktionen.
• Post-Mortem-Bericht – Eine reflektive Analyse, die darauf zurückblickt, was funktioniert hat, auf welche Schwierigkeiten gestoßen wurde und welche Erkenntnisse gewonnen wurden.

Beispiele für externe Arbeitsergebnisse.

Externe Arbeitsergebnisse sind die finalen Produkte, die eine Kundin oder ein Kunde erhält. Bei den Endprodukten kann es sich um ein Fertigungsgut, ein Bürogebäude eines Bauunternehmens oder eine Werbekampagne handeln, die eine Marke von einer digitalen Agentur erhält. Jedes Projekt hängt von einem endgültigen Liefergegenstand oder einem Ergebnis ab, doch meist gibt es mehrere andere Ergebnisse, die zu diesem Ergebnis beitragen.

Beispiele für externe Arbeitsergebnisse:

• Mobile-Entwicklungsteam – Ein Betriebssystem-Update, das bestimmte Anforderungen erfüllt.
• Beratungsunternehmen – Ein Forschungsbericht mit praktischen Empfehlungen.
• Cybersicherheitsteam – Sicherheits-Audit und Empfehlungen.
• Ingenieurunternehmen – Ein fertiggestelltes Gebäude, eine Brücke oder eine andere Infrastruktur.
• Architekturfirma – Abgeschlossene Pläne für ein neues Zuhause.
• Web-Entwicklungs-Team – Eine umfassend optimierte Website.
• Anwaltskanzlei – Rechtsdokumente, z. B. Verträge oder Schriftstücke, die an Kundinnen und Kunden übergeben wurden.
• Marketing-Agentur – Eine Marketing-Kampagne (einschließlich Marketingplänen, Marktforschungspräsentationen und Fortschrittsberichten).
• Event-Planungs-Firma – Erfolgreiche Durchführung von Events, einschließlich Hochzeiten und Musikfestivals.
• Software-Firma – Ein fertiges Software-Programm, das an einen Kunden ausgeliefert wurde.

Tipps zur Verwaltung der Projektergebnisse.

Eine erfolgreiche Verwaltung der Projektergebnisse ist entscheidend für die termin- und budgetgerechte Fertigstellung von Projekten. Von effektiver Kommunikation bis zum Erwartungsmanagement bieten diese Tipps einen strukturierten Ansatz, um sicherzustellen, dass alle Projektergebnisse den erforderlichen Standards entsprechen.

Arbeitsergebnisse erörtern: Klärung und Kommunikation.

Damit ein Projekt erfolgreich sein kann, muss als Erstes sichergestellt werden, dass alle Beteiligten die gewünschten Arbeitsergebnisse verstehen. Wenn die Details einer Projektleistung nicht klar definiert werden, kann dies zu Verwirrung und Frustration bei allen Beteiligten führen. Dies kann euer Unternehmen auch noch Geld kosten, da ihr zusätzliche Ressourcen bereitstellen müsst, um Probleme zu lösen und Mängel zu überwinden.

Projekt-Teams müssen die Leistungen durch klare Definitionen und effektive Kommunikation eindeutig festlegen und optimieren. Durch die Einbindung des für die Leistung zuständigen Teams und aller Verantwortlicher in die Diskussionen kann sichergestellt werden, dass alle Beteiligten die Timeline und das angestrebte Ergebnis verstehen.

Die Auswirkungen von klarer vs. unklarer Kommunikation auf die Projektleistungen.

Effektive Kommunikation stellt sicher, dass die Projektleistungen den Erwartungen entsprechen. Wenn ihr und eure Verantwortlichen wichtige Themen klar definieren und ihr euch über das erwartete Ergebnis einig seid, erleichtert das die Projektausführung.

Klärt von Anfang an den Gesamtumfang des Projekts und die wichtigsten Anforderungen. Wenn ihr beispielsweise Deadlines und potenzielle Abhängigkeiten im Team identifiziert, kann eine schleichende Ausweitung des Umfangs verhindert werden. Darüber hinaus ist es wichtig, wichtige Meilensteine und KPIs zu identifizieren, um den Erfolg zu messen. Hier kann Klarheit viel Zeit und Aufwand sparen.

Im Gegensatz dazu kann jede Unklarheit oder falsche Kommunikation in Bezug auf wichtige Termine, das Budget oder die Definitionen wichtiger Projektthemen dazu führen, dass das Projekt hinter dem Zeitplan zurückbleibt.

Unzureichende Kommunikation kann zu folgenden Problemen führen:

• Verzögerungen bei der Timeline
• Überschreiten des zugewiesenen Ressourcenbudgets
• Unzufriedene Stakeholder
• Ineffektive Projekt-Management-Prozesse und -Ergebnisse.

Sehen wir uns ein Beispiel an:

Eine Veranstaltungsplanungsfirma organisiert eine wichtige Firmenkonferenz. Zu den Leistungen gehört ein detaillierter Veranstaltungszeitplan mit genauen Daten, Uhrzeiten und Standorten der Vortragenden. Dies wurde dem Kunden und allen Anbietern mitgeteilt. Zusätzlich werden eine finalisierte Gästeliste (mit dem Catering- und Sicherheitsteam geteilt), der Veranstaltungsort (gesichert und gemäß den Spezifikationen der Kundschaft vorbereitet), Marketing-Materialien (effektiv an die Zielgruppen verteilt) und ein Nachbericht (mit einer Zusammenfassung der Anwesenheit, des Feedbacks und der Ausgaben, die der Kundschaft zur Prüfung zur Verfügung gestellt werden) vorbereitet. Eine durchgehend klare Kommunikation sorgte dafür, dass all diese Leistungen termin- und erwartungsgemäß erbracht wurden, was zu einer erfolgreichen Konferenz führte.

Erstellung der endgültigen Projektergebnisse: Probleme, mit denen Projektleitende konfrontiert sind.

Während Projekt-Managerinnen und -Manager ihre Teams anleiten, Projektleistungen zu erbringen, können sie auf verschiedene Hindernisse und Herausforderungen stoßen, die es erschweren, das Projekt pünktlich abzuschließen und die Leistungen für den Kunden zu erbringen. Wenn ihr häufige Herausforderungen im Voraus identifiziert und die passenden Lösungen findet, könnt ihr Projektverzögerungen vermeiden.

Unklare Definitionen der Anforderungen an die Liefergegenstände.

Ohne klare Vorgabe sind sich Team und Kunde möglicherweise nicht sicher, was der endgültige Liefergegenstand und die dafür erforderlichen Verantwortlichkeiten sind. Unbestimmte Projektanforderungen und schlechtes Anforderungsmanagement können zu Enttäuschungen und Ineffizienzen führen, da dem Team die klare Anleitung fehlt, die für eine effektive Entwicklung des Endprodukts erforderlich ist.

Um diesen Fehler zu vermeiden, solltet ihr gemeinsam mit eurem Kunden und allen relevanten Stakeholdern einen endgültigen Liefergegenstand erarbeiten. Außerdem solltet ihr die Ziele des Liefergegenstands klar formulieren und die Kriterien festlegen, nach denen der Kunde ihn akzeptiert.

Beispiel:

Ein Software-Entwicklungsunternehmen hat vereinbart, für das E-Commerce-Geschäft eines Kunden eine benutzerfreundliche Mobile App zu entwickeln. Der Begriff „benutzerfreundlich“ wurde im Vertrag nicht klar definiert, was zu subjektiven Interpretationen führte. Der Entwickler stellte eine funktionale Mobile App bereit, die der Kunde jedoch als nicht intuitiv genug betrachtete, da in den ursprünglichen Anforderungen keine spezifischen Design-Richtlinien und Usability-Tests enthalten waren. Diese vage Definition von „benutzerfreundlich“ führte trotz der Funktionalität der App zu Unzufriedenheit beim Kunden und unterstrich die Notwendigkeit präziser Anforderungen an die zu erbringenden Leistungen.

Fehlende Abstimmung zwischen Stakeholdern.

Typischerweise sind an den Ergebnissen mehrere Stakeholder beteiligt. Auch wenn die beteiligten Parteien vielleicht eine Vorstellung von dem endgültigen Ergebnis haben, können sie sich in ihren spezifischen Zielen für das Ergebnis unterscheiden. Eine unzureichende Abstimmung zwischen Stakeholdern kann zu Ineffizienzen und kostspieligen Verzögerungen führen.

Der Projektmanager oder die Projektmanagerin sollte von Anfang an klären, wer am Ergebnis des Projekts interessiert ist, und Teamleiter mit den gleichen Zielen und Erwartungen zuweisen. Von Anfang an auf eine gute Abstimmung zu achten ist eine wichtige Grundlage für den Projekterfolg.

Beispiel:

Ein Marketing-Team wurde mit der Erstellung einer Social-Media-Kampagne beauftragt, um ein neues Produkt zu lancieren. Der Marketing-Manager stellte sich eine in erster Linie auf Instagram fokussierte Kampagne mit dem Schwerpunkt auf hochwertigen Grafiken vor. Das Vertriebs-Team konzentrierte sich jedoch auf sofortige Conversions und priorisierte Facebook-Anzeigen mit direkten Links zur Produktseite. Diese mangelhafte Abstimmung der Vorstellungen zwischen den Stakeholdern führte zu einer unzusammenhängenden Kampagne. Den Instagram-Postings fehlten klare Handlungsaufrufe, während die Facebook-Anzeigen mangels starker visueller Anziehungskraft nicht die gewünschte Markeninteraktion generierten. Das endgültige Arbeitsergebnis – eine unzureichend integrierte und ineffektive Kampagne – blieb aufgrund mangelnder Abstimmung zwischen den Stakeholdern hinter den Erwartungen zurück.

Ständig neue Anforderungen an die zu erbringenden Leistungen.

Nur wenige Dinge sind für ein Team frustrierender als Arbeitsergebnisse fertigzustellen, nur um festzustellen, dass sich die Erwartungen weiterentwickelt haben. Dies ist eine Verschwendung von Ressourcen und kann bei allen Beteiligten zu Frustration und Unzufriedenheit führen.

Um diese Fallgrube zu vermeiden, definiert kleinere Leistungen, mit denen ihr zum finalen Projektergebnis gelangt. Sinnvoll kann auch sein, dass der Kunde ein Dokument unterzeichnet, in dem die einzelnen Leistungen und die entsprechenden Erwartungen aufgeführt sind. Sobald er es unterschreibt, ist es endgültig.

Beispiel:

Ein Architekturbüro wurde beauftragt, ein Wohnhaus zu entwerfen. Der Kunde wollte zunächst ein modernes, minimalistisches Design. Im Laufe des Projekts änderte er jedoch häufig seine Meinung, fügte Elemente hinzu, änderte das Layout der Räume und wechselte von einem minimalistischen zu einem traditionelleren Stil. Diese sich ständig weiterentwickelnden Anforderungen führten zu Verzögerungen, höheren Kosten und letztlich zu einem finalen Design, das nicht kohärent war und die jetzt gegensätzlichen Wünsche des Kunden nicht vollständig befriedigte. Das endgültige Gebäude war zwar funktional, spiegelte jedoch keine einheitliche Design-Vision wider.

Kontraproduktives Mikro-Management.

Damit ein Team gut zusammenarbeiten und seine Ziele erreichen kann, müssen alle Teammitglieder ein gewisses Maß an Vertrauen in die Fähigkeiten und das Verständnis der anderen haben. Erfahrene Projektmanagerinnen und Projektmanager müssen wissen, wie man Aufgaben mit klaren Anweisungen delegiert, und sicherstellen, dass alle Beteiligten sich ihrer Rolle bewusst sind.

Sobald sie Aufgaben zugewiesen haben, kann das Team interne Fristen und Meilensteine festlegen, um den Fortschritt beim Endprojekt zu überwachen. Die Projektmanagerin oder der Projektmanager sollte es der Gruppe jedoch ermöglichen, ihre Aufgaben und Ziele unabhängig zu erfüllen. Mikromanagement kann zu einem ineffizienten Arbeitssystem und einer schlechten Arbeitsumgebung führen, in der sich die Team-Mitglieder nicht wertgeschätzt fühlen.

Beispiel:

Ein High-End-Catering-Unternehmen bereitete sich auf ein großes Firmenevent vor. Der Küchenchef bestand jedoch darauf, jeden Aspekt der Zubereitung der Speisen persönlich zu überwachen, vom Zerkleinern des Gemüses bis zum Anrichten der einzelnen Gerichte. Durch dieses Mikromanagement konnten die Küchenmitarbeitenden nicht effizient arbeiten, es kam zu Engpässen im Workflow und letztlich zu Verzögerungen bei der Essensausgabe bei der Veranstaltung. Aufgrund der übermäßigen Aufsicht war es dem Team nicht möglich, seine Fähigkeiten und sein Know-how effektiv einzusetzen. Obwohl das Essen selbst von hoher Qualität war, war die reibungslose Durchführung der Veranstaltung beeinträchtigt, und die Moral des Teams litt darunter.

Kommunikationsprobleme im Team.

Da ein Team bei der Fertigstellung eines Projekts zusammenarbeiten muss, können Kommunikationsprobleme zu ernsthaften Problemen führen. Manchmal passen die Persönlichkeiten von Teammitgliedern nicht zusammen und sie haben Schwierigkeiten zusammenzuarbeiten. Oder Team-Mitglieder haben noch kein umfassendes Verständnis von ihren Aufgaben und deren Rolle für das Endergebnis, was zu Lücken in der Arbeit oder Doppelarbeit führt.

Als Projektmanager habt ihr einige Strategien, mit denen ihr Kommunikationsprobleme innerhalb des Teams beheben könnt.

• Definiert von Anfang an Erwartungen an die Kommunikation. Informiert Team-Mitglieder, ob es Richtlinien für E-Mail-Antworten am Arbeitstag gibt, was sie im Konfliktfall tun sollten und wie oft sie sich treffen sollten. Habt von Anfang an einen klar umrissenen Eskalationsprozess, um alle auftretenden Meinungsverschiedenheiten zu lösen.
• Geht mit gutem Beispiel voran, indem ihr jedem Team-Mitglied klare Anweisungen sowie Fristen und Meilensteine gebt. Dabei können Management-Programme helfen, die es jedem Mitglied ermöglichen, die Fortschritte der anderen zu visualisieren und bevorstehende Meetings und Termine einzusehen.
• Informiert alle Beteiligten darüber, wie ihre Beiträge zum finalen Ergebnis beitragen und was ihre Rolle beim Erreichen des gemeinsamen Ziels ist. Auf diese Weise können die Team-Mitglieder ein stärkeres Interesse an dem vorliegenden Projekt haben.

Budget- oder andere Ressourcenbeschränkungen.

Projekt-Teams wollen ihr Budget in Bezug auf Zeit und Ressourcen nicht überschreiten und sie möchten nicht mehr für ein bestimmtes Projekt ausgeben als geplant. Eine mangelnde Planung kann jedoch zu diesen Problemen führen, die den Ruf des Unternehmens schädigen und zu finanziellen Einbußen für die Kundschaft führen können.

Wenn ihr das finale Produkt kennt, ist es einfacher, ein angemessenes Budget festzulegen und sicherzustellen, dass ihr keine Änderungen während des Projekts vornehmt oder den Kurs ändert. Beim geschätzten Projektbudget müssen einige Eventualitäten berücksichtigt werden. Überprüft ähnliche frühere Projekte und erwägt potenzielle Fallstricke, die auftreten können, beispielsweise den Verlust von Mitarbeitenden während des Projekts. Plant ein wenig mehr Zeit und Geld ein, um sicherzustellen, dass euer Projekt auf Kurs bleibt.

Während der Projektarbeit solltet ihr sorgfältig nachverfolgen, wie euer Team Geld ausgibt, wie gut es im Budget bleibt und wo Probleme auftreten. Auf diese Weise könnt ihr bessere Entscheidungen treffen.

Beispiel:

Eine Baufirma begann mit dem Bau einer neuen Wohnanlage, ohne potenzielle Wetterverzögerungen oder Materialpreisschwankungen adäquat zu berücksichtigen. In ihrem ursprünglichen Budget und Zeitplan waren keine Notfallpläne für diese häufigen Probleme enthalten. Als unerwartete Regenfälle zu erheblichen Verzögerungen führten und die Holzpreise in die Höhe trieben, geriet das Projekt in Verzug und überstieg das Budget. Die letztlich zu erbringende Leistung – die fertig gestellte Wohnanlage – wurde zu spät und mit Budgetüberschreitungen geliefert, was die Rentabilität beeinträchtigte und dem Ruf der Firma schadete. Die mangelnde Planung potenzieller Risiken wirkte sich unmittelbar auf den Projekterfolg aus.

Die Verwaltung der Projektleistungen erleichtert den Projektmanagementprozess.

Wer im Projekt-Management arbeitet, weiß, dass die Arbeitsergebnisse für die Kundenbindung und den Aufbau eines guten Rufs des Unternehmens entscheidend sind. Diese Arbeitsergebnisse – von Cyber-Sicherheitsberichten bis hin zu konstruierten Gebäuden – erfordern ein kompetentes Projekt-Management. Wenn sie allgemeine Fallstricke verstehen und vermeiden, können Projekt-Managerinnen und -Manager ihre Teams effektiv leiten, Herausforderungen bewältigen und ihre Versprechen konsequent einhalten.

Insgesamt bieten gut geplante Arbeitsergebnisse folgende Vorteile:

• Engpässe identifizieren. Kann dazu beitragen, Verzögerungen, Ressourcenprobleme und Workflow-Ineffizienzen frühzeitig zu erkennen.
• Die Kommunikation verbessern. Klar definierte Ergebnisse bringen Teams auf eine Linie, vermeiden Missverständnisse und verbessern die Transparenz.
• Effizienz steigern. Durch die Unterteilung von Projekten in kleinere Teile werden die Workflows optimiert, Aufgaben können priorisiert und Ressourcen effektiver zugewiesen werden.
• Risiken managen. Die Identifizierung potenzieller Risiken und Herausforderungen im Zusammenhang mit den einzelnen Leistungen ermöglicht proaktive Strategien zur Minimierung dieser Probleme. Durch diesen proaktiven Ansatz werden Störungen minimiert und das Projekt auf Kurs gehalten.
• Qualitätskontrollen verbessern. Ein gut definierter Prozess für das Management von Liefergegenständen stellt sicher, dass alle Arbeitsergebnisse den erforderlichen Qualitätsstandards entsprechen. Diese Fokussierung auf Qualität verbessert das Gesamtergebnis und die Kundenzufriedenheit.
• Die Kundenzufriedenheit erhöhen. Letztendlich trägt die effektive Verwaltung von Projektliefergegenständen direkt dazu bei, Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets fertigzustellen, was die Kundenzufriedenheit erhöht und sich positiv auf den Ruf des Unternehmens auswirkt.

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