Projektkomponenten – Definition, Zweck, Arten und Tipps.

Ihr seid wahrscheinlich zumindest ein wenig vertraut mit Projektkomponenten, aber ohne fundierte Kenntnisse könnt ihr vielleicht nicht genau definieren, worum es sich dabei handelt. Und diese mangelnden Kenntnisse haben Einfluss darauf, ob Projekte termingerecht, innerhalb des Budgets und möglichst ohne Reibungen abgeschlossen werden können.

In diesem Artikel lernt ihr Projektkomponenten kennen und wie sie die Projektziele insgesamt beeinflussen, damit eure Teams koordinierter und effizienter arbeiten können. Konkret behandeln wir folgende Themen:

• Definition von Projektkomponenten
• Zweck von Projektkomponenten
• Arten von Projektkomponenten
• Prozesskomponenten vs. Produktkomponenten
• Beispiele für Projektkomponenten
• Tipps für die Erstellung und Nachverfolgung von Projektkomponenten
• Häufig gestellte Fragen

Was sind Projektkomponenten?

Projektkomponenten sind sämtliche Resultate oder Ausgaben, die ein Unternehmen benötigt, um ein Projekt abzuschließen oder ein Geschäftsziel zu erreichen. Zu den Komponenten können das Endergebnis einer Maßnahme und die individuelle Ausführung zählen, die in den unterschiedlichen Projektphasen erforderlich sind, um die Arbeit insgesamt abzuschließen. Je nach Projektumfang und der Definition von Erfolg können dies interne, externe, materielle und immaterielle Komponenten sein.

Zwei andere Begriffe, die häufig synonym verwendet werden, aber tatsächlich etwas Unterschiedliches bedeuten, sind Projektziele und Meilensteine.

Projektziele sind keine Komponenten. Sie sind weiter gefasst und bezeichnen die übergeordneten Ziele, anhand derer definiert wird, welche Komponenten das Projekt beinhalten soll. Beispiel: Die Erhöhung der Anzahl von Leads in einer Marketing-Pipeline ist ein Projektziel, während eine Anzeigenkampagne, mit der diese Erhöhung erreicht werden soll, eine Komponente ist.

Auch Projektmeilensteine unterscheiden sich von Komponenten. Meilensteine sind Fortschrittsmarken auf dem Weg zum Erreichen einer Komponente. Wenn beispielsweise die Komponente eine Anzeigenkampagne ist, wären die Meilensteine die zur Implementierung dieser Kampagne benötigten Aufgaben, darunter die Erstellung der Marketing-Texte und digitalen Medien sowie die Auswahl von Ort und Art der Anzeigenplatzierung.

Zweck von Projektkomponenten.

Projektkomponenten beschreiben deutlich, welche Aktivitäten nötig sind, um das Projekt auf Kurs, im Zeitrahmen und im Budget zu halten. Außerdem helfen sie euren Teams, sich abzustimmen, die Maßnahmen zu koordinieren und die Aufgaben zu priorisieren.

Ihr könnt euch Komponenten auch als die Dinge vorstellen, die ihr am Ende eines Projekts an eure Stakeholder übergeben möchtet. Sie können eigenständige Mini-Projekte sein oder Teil einer größeren Initiative. Komponenten können unterschiedlichen Zielgruppen dienen, sowohl internen als auch externen, je nachdem, ob ihr sie intern an Stakeholder innerhalb eures Unternehmens oder extern an Kundschaft übergebt.

Arten von Projektkomponenten.

Es gibt zwei Hauptarten von Projektkomponenten: interne und externe.

Interne Projektkomponenten.

Interne Projektkomponenten sind zwar nicht kundenorientiert, können aber entscheidend dafür sein, ein Projekt auf Kurs zu halten. Diese Komponenten sorgen in der Regel hinter den Kulissen dafür, dass das Projekt reibungslos läuft.

Eine interne Komponente könnte beispielsweise Wireframes für ein neues Website-Design sein, die vom Marketing-Team genehmigt werden müssen. Keine externe Person wird die Wireframes jemals sehen, doch sie müssen erstellt werden, um den Projektabschluss insgesamt zu ermöglichen. Andere Beispiele für interne Komponenten könnten Zeiterfassung und Tests zur Qualitätssicherung sein.

Externe Projektkomponenten.

Externe Projektkomponenten dagegen sind die kundenorientierten Ergebnisse, die sich aus einer Reihe abgeschlossener Arbeitsschritte ergeben. Sie werden außerhalb des Unternehmens verteilt, zum Beispiel an Anteilseignerinnen und -eigner oder Verbraucherinnen und Verbraucher.

Entsprechend dem vorherigen Beispiel wäre eine externe Projektkomponente die finale Website, die online gestellt wird. Andere Beispiele sind fertiggestellte Produkte für den Verkauf oder öffentliche Reports, in denen dargelegt wird, wie Zeit und Geld eingesetzt wurden.

Prozesskomponenten vs. Produktkomponenten.

Komponenten können in Prozesskomponenten oder Produktkomponenten unterteilt werden.

Allgemein beeinflussen Prozesskomponenten die Zwischenschritte auf dem Weg zum Resultat, während Produktkomponenten das Endprodukt für die öffentliche Nutzung beeinflussen.

Prozesskomponenten sind Elemente innerhalb der Entwicklung des Endprodukts, also die Schritte, die bis zur Fertigstellung unternommen werden. Sie sind nicht das eigentliche Produkt. Zu Prozesskomponenten zählen beispielsweise Diagramme oder Checklisten zum Projekt-Workflow.

Eine Produktkomponente umfasst das Endergebnis oder Resultat der Vorgaben, alle zugehörigen Arbeiten und die Meilensteine, die zur Nachverfolgung und Sicherung des Fortschritts einer Initiative eingesetzt werden. Produktkomponenten sind die eigentlichen Produkte, die bereit für die Vermarktung an Verbraucherinnen und Verbraucher sind.

Beispiele für Projektkomponenten.

Projektkomponenten können je nach Team oder Branche viele verschiedene Formen annehmen. Alle definieren aber die Erwartungen daran, was als Erfolg betrachtet wird. Hier folgen einige Beispiele für unterschiedliche Teams.

Kreativ-Teams.

Kreativ-Teams erstellen Text- und Grafik-Content sowohl für interne als auch externe Stakeholder. Beispiele hierfür sind Online-Artikel, Infografiken und Videos.

Professional-Services-Teams.

Fachleute aus Finanzwesen, Buchhaltung und IT und andere Expertinnen und Experten stellen spezielle Services und Projektkomponenten bereit. In der Buchhaltung können beispielsweise interne Komponenten wie Finanz-Reports erstellt werden, während IT-Fachleute ihre Klientel mit Systemdokumentation oder Support-Services versorgen.

Produkt-Teams (oder Produkt-Marketing-Launch).

Produkt-Teams stellen hauptsächlich interne Projektkomponenten bereit, die für Launches der Produktentwicklung erforderlich sind. Management und Entwicklungsabteilung erstellen gemeinsam Präsentationen und Pläne, die die Produktspezifikationen und Benutzererlebnisse beschreiben.

Marketing-Teams (oder Marketing-Kampagnenpläne).

Marketing-Teams erstellen sowohl interne Komponenten wie Deadlines und KPIs als auch externe Komponenten wie E-Mail- und Text-Kampagnen.

Agentur-Teams (oder Unternehmens-Event-Planung).

Agentur-Teams können Komponenten für die Planung und die Kommunikation mit der Kundschaft bereitstellen. Hierzu zählen interne Medienpläne und externe Komponenten wie Pressemitteilungen, Social-Media-Posts und anderer öffentlicher Content.

Vertriebs-Teams (oder Vertriebsplan).

Vertriebs-Teams sind dafür zuständig, neue Kundschaft zu gewinnen und Abschlüsse mit der Bestandskundschaft zu erzielen. Beispiele für Vertriebskomponenten sind die Erfüllung monatlicher oder vierteljährlicher Quoten, die Erstellung von Umsatzzielen und die Implementierung von Tools zur Messung des Erfolgs.

Tipps für die Erstellung und Nachverfolgung von Projektkomponenten.

Damit ihr möglichst einfach Komponenten in eure eigenen Management-Prozesse implementieren könnt, geben wir euch hier einige sorgfältig kuratierte Tipps zur optimalen Einrichtung und Nachverfolgung von Projektkomponenten. Ein Mix aus diesen Tipps kann euch dabei helfen, die Komponenten klar zu definieren und sie gleichzeitig von anderen Teilen im Prozess abzugrenzen.

• Projekt-Management-Software einsetzen. Findet eine Lösung, die viele Dateneingaben filtern und die entsprechenden Ausgaben bereitstellen kann, damit ihr die Anforderungen der Stakeholder erfüllen und stets die Projektkomponenten im Blick behalten könnt, einschließlich des Status und der Zuständigkeiten jeder Aufgabe.
• Gemeinsam mit der Kundschaft priorisieren. Überwacht die Projekterwartungen bezüglich des Budgets und diskutiert die Anforderungen und Prioritäten mit der Kundschaft, sobald der geplante Umfang überschritten wird.
• Erkenntnisse nachverfolgen. Erstellt eine Bibliothek aus Erfahrungen, um Projekterkenntnisse zusammenzutragen, seht euch Arbeiten an, die die Erwartungen übertroffen haben oder besser hätten laufen können, und berücksichtigt mögliche Hindernisse in euren Planungen.
• Auf weiter gefasste Pläne ausrichten. Erstellt Projektkomponenten nach Möglichkeit parallel zum Projektplan, damit klar festgelegt ist, auf welches Ziel ihr hinarbeitet und wie ihr es erreichen könnt.
• Regelmäßig kommunizieren. Stellt eure Komponenten effektiv und regelmäßig den Stakeholdern vor, damit jeder auf dem Laufenden bleibt.
• Fortschritt dokumentieren. Nutzt einen Projektstatus-Report, in dem ihr allgemeine Informationen zum Fortschritt bezüglich der Projektkomponenten festhaltet.
• Nachbesprechungen mit wichtigen Team-Mitgliedern durchführen. Erfasst Metriken, bewertet den Erfolg des Gesamtprojekts und plant Zeit ein, um die Resultate mit eurem Team zu besprechen.

Häufig gestellte Fragen.

Wann erfolgt die Vereinbarung von Projektkomponenten?

Dies sollte in der Planungsphase geschehen, wenn die Projektziele definiert werden. Die Vereinbarung sollte zwischen allen Stakeholdern und Mitgliedern des Projekt-Managements getroffen werden, damit alle Beteiligten genau wissen, welche Komponenten vom Gesamt-Team bereitgestellt werden.

Können sich Projektkomponenten im Lauf des Projekts ändern?

Während eines Projekts können immer wieder Komplikationen auftreten und wahrscheinlich wird es durch eines oder mehrere Probleme nötig, die Komponenten im Hinblick auf die Ziele neu zu überdenken. Allerdings solltet ihr die Einführung neuer Komponenten minimieren oder völlig vermeiden, damit ihr auf Kurs bleibt und einer schleichenden Projektausweitung entgegenwirkt, wenn die Projektziele in Echtzeit erweitert werden.

Wer ist verantwortlich für die Projektkomponenten?

Dies ist die Aufgabe dedizierter Projekt-Managerinnen oder -Manager, die einen Projekt-Management-Plan erstellen und die Erfüllung von Zielen, Komponenten und Meilensteinen überwachen.

Was passiert mit einer Projektkomponente nach deren Erstellung?

Projekt-Managerinnen und -Manager müssen den zuständigen Teams die Komponenten klar vermitteln und ihnen Nachfragen ermöglichen, sodass sie die Komponenten in kleinere, einfacher zu verwaltende Aufgaben aufteilen können. Diesen sollten dann Termine und Meilensteine im Gesamtprojektplan zugeordnet werden.

Welche sind die wichtigsten Komponenten eines Projekts?

Welche Komponenten die wichtigsten sind, hängt von der Branche, dem Unternehmen oder dem Projekt ab, aber generell sind es die finalen Ergebnisse, um die das Projekt insgesamt hinsichtlich der Hauptziele aufgebaut ist.

Erfolgreiche Navigation durch Projektkomponenten.

Durch das Verständnis der Projektkomponenten können Unternehmen Ziele auf Mikro- oder Makroebene definieren, um die Ziele zu erreichen, die auf das Budget, die Umsätze und die Wachstumserwartungen abgestimmt sind. Außerdem können sie den Abschluss der Aufgaben gewährleisten, die für erfolgreiche Initiativen benötigt werden, und die Reibungen durch schlecht abgestimmte Planungen und isolierte Teams minimieren.

Wenn ihr bereit seid, eure eigenen Projektkomponenten zu erstellen, stellt zunächst sicher, dass ihr sie klar definiert, damit das gesamte Team einen Einblick hat und die Komponenten verstehen kann. Berücksichtigt außerdem, wie die Komponenten sich ins Gesamtbild einfügen, indem ihr Projekt-Management-Pläne erstellt und die Ziele an die Stakeholder, das Management und an individuelle Beteiligte kommuniziert.

Die richtige Planungs-Software für Unternehmen kann euch dabei unterstützen, die Projektkomponenten zu definieren, sie mit eurem Workflow zu verknüpfen und stets auf die Gesamtstrategie abgestimmt zu halten. Adobe Workfront ist eine Projekt-Management-Lösung, mit der ihr mühelos dem restlichen Unternehmen eure Vision vermitteln, eure Teams abstimmen und die Arbeit an den übergeordneten Zielen ausrichten könnt.

Wenn ihr mehr über Workfront erfahren möchtet, startet eine Produkttour oder seht euch das Einführungsvideo an.