Grundlagen des Projekt-Managements.

Der Begriff „Projekt-Management“ ist in der Geschäftswelt allgegenwärtig. Ihr wisst zwar, dass es dabei um das Management von Projekten geht, mitunter ist es aber schwierig, diesen Prozess zu definieren oder ihn von euren anderen Geschäftspraktiken zu unterscheiden. Von der reinen Wortbedeutung könnte das Management von Projekten einfach alles sein.

Wenn ihr euch fragt, ob euer Unternehmen dedizierte Projekt-Managerinnen und -Manager benötigt, was zur Projekt-Manager-Rolle gehört oder welche anderen Möglichkeiten es gibt, um Projekt-Management zu implementieren, dann seid ihr hier genau richtig. Wir stellen euch die Grundlagen des Projekt-Managements vor und sagen euch, warum es in so vielen Feldern relevant ist und welche Schritte im Allgemeinen erforderlich sind.

In diesem Artikel werden folgende Themen behandelt:

• Definition des Projekt-Managements
• Definition eines Projekts
• Das Wesen des Projekt-Managements
• Vorteile des Projekt-Managements
• Der Projekt-Management-Prozess
• Einstieg in die Projekt-Management-Arbeit

Definition des Projekt-Managements.

Projekt-Management kann als die Theorie und Praxis des Planens, Leitens und Überwachens von Aufgaben definiert werden. Häufig müssen diese Aufgaben von mehreren Personen erledigt werden, um ein Geschäftsziel innerhalb eines begrenzten Zeit- und Budgetrahmens zu erreichen. Formalisierte Methoden, Tools, Fähigkeiten und Know-how sind wesentliche Bestandteile des Verfahrens.

Projekt-Management kann auch außerhalb der Geschäftswelt erfolgen. Wann immer ihr mehrere Personen durch eine umfassende Reihe von Aufgaben leitet, um ein Ziel innerhalb einer bestimmten Zeit und eines Budgets zu erreichen, praktiziert ihr Projekt-Management. In der Geschäftswelt wurde der Prozess allerdings studiert, optimiert und formalisiert. Mit dem Thema Projekt-Management befassen sich eine internationale Fachzeitschrift, eine gemeinnützige Einrichtung und eine Zertifizierungsstelle. Weit verbreitet ist die Praxis in den Feldern Transport, Infrastruktur, Bau, Produktentwicklung, Finanzen, Rechtswesen, IT, Marketing und im Gesundheitswesen.

Zu Hause könnte ein Projekt der Bau eines Schuppens, die Planung einer Geburtstagsfeier oder das Stricken eines Pullovers sein. Für Unternehmen oder andere Arten von Organisationen hat der Begriff Projekt jedoch eine spezifischere Bedeutung. Damit wir Projekt-Management verstehen, sollten wir zunächst definieren, über welche Art von Projekten wir sprechen.

Definition eines Projekts.

In der Unternehmenswelt ist ein Projekt eine Reihe von Aktivitäten, die in einem neuen Produkt oder Service resultieren, durch einen Zeit- und Budgetrahmen beschränkt sind und zu deren Ausführung mehrere Personen erforderlich sind. Beispiele für Projekte sind Veranstaltungen, Veröffentlichungen, Bauwerke, Prozessentwicklung etc. Manche Organisationen arbeiten ausschließlich in Form von Projekten, bei anderen laufen Projekte zusätzlich zum Tagesgeschäft.

Ein Projekt, das Management benötigt, ist ein individueller Vorgang, der zu Veränderung führt, risikobehaftet ist und grundsätzlich zeitlichen Beschränkungen unterliegt. Ob ein Projekt einen Monat oder fünf Jahre dauert: Es hat einen Anfang, eine Mitte und ein Ende. Das heißt, dass Zeit-Management und Zielsetzung wichtige Aspekte bei der Durchführung eines Projekts sind – und dass es sich nicht mehr um ein Projekt handelt, wenn es nicht an einen Fertigstellungstermin oder das Erreichen bestimmter und messbarer Unternehmensziele geknüpft ist. Je komplexer ein Projekt ist, desto hilfreicher ist ein formaler Management-Prozess.

Das Wesen des Projekt-Managements.

Im Lauf des 20. Jahrhunderts führten verschiedene Faktoren zur Formalisierung des Projekt-Managements als eigenständiges Organ für Know-how und Expertise. Vom Ersten Weltkrieg bis zur Mondlandung wurden Fortschritte bei der Kommunikation, im Ingenieurswesen und beim Transport erzielt. Denkt an die Eisenbahn, die Luftfahrt und die Entwicklung der Mobiltelefone. Informationen und Ressourcen konnten plötzlich erheblich schneller befördert werden und die Menschen brauchten neue Methoden, um die vielen teuren und empfindlichen Teile auf ihren Transportwegen nachzuverfolgen.

Schon früh entwickelten Menschen wie Henry Gantt und Frederick Taylor Theorien und Methoden, mit denen Arbeitsverfahren visualisiert werden konnten, um die Effizienz und die Planung zu verbessern. Das Gantt-Diagramm mit den Aufgaben auf der y-Achse und dem Zeitverlauf auf der x-Achse ist noch heute eine der gebräuchlichsten Methoden für das Management von Projekten. Taylor steuerte Ideen zur Verbesserung der Effizienz und Motivation bei. In den 1960er-Jahren gründete eine Administratorengruppe das Project Management Institute (PMI), um Wissen zu vermitteln und Tools und Prozesse zu standardisieren. Projekt-Management wurde fester Bestandteil im Ingenieurswesen, im Bau und beim Militär.

Heute kommt es fast überall zum Einsatz, wo Menschen Geschäfte machen oder Gruppenaufgaben planen, deren Zeit, Qualität und Kosten kontrolliert werden müssen. Sei es in der IT, im Marketing, Gesundheits-, Finanz- oder Rechtswesen: Organisationen brauchen Fachleute, die Projektdetails koordinieren und sie an übergeordneten Zielen ausrichten. Service-orientierte Branchen sind häufig vollständig über eine Reihe von Projekten organisiert. Andere Unternehmen starten Projekte außerhalb des normalen Vertriebs oder iterativer Service-Aktivitäten.

Vorteile des Projekt-Managements.

Vielleicht fragt ihr euch, warum wir Projekt-Management nutzen oder wie eure Organisation davon profitieren könnte. Projekt-Management bietet unter anderem folgende Vorteile:

• Jeder ist verantwortlich. Indem ihr die Erledigung von Aufgaben zuweist und dokumentiert, wissen alle Beteiligten, was sie wann zu tun haben. Die Belegschaft wird durch das Reporting zu ihrer Arbeit nicht nur motiviert, sondern sie erkennt auch die Bedeutung ihrer Arbeit, da klar ersichtlich ist, wie ihre Aufgaben mit anderen Aufgaben und dem übergeordneten Ziel verwoben sind.
• Probleme schnell erkennen und beheben. Risiko-Management und -Analyse sind wichtige Aspekte im Projekt-Management. Wenn das Projekt detailliert abgesteckt ist, lassen sich einfacher potenzielle Probleme vorhersehen und bei Bedarf entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten.

• Alles auf Kurs halten. Wenn viele Gruppen oder Stakeholder beteiligt sind, besteht die Gefahr, dass ein Projekt durch Diskussionen verzögert wird, durch Ressourcenmangel zum Stillstand kommt oder in eine ungeahnte Richtung läuft. Projekt-Management stellt sicher, dass alle Arbeiten mit einem eindeutigen Ziel verknüpft sind, und es kann identifizieren, wo Hindernisse im Weg stehen.

• Effiziente Ressourcennutzung gewährleisten. Keine Organisation möchte Zeit und Geld für Aktivitäten aufwenden, die nicht zielführend sind. Projekt-Management stellt sicher, dass alle Ressourcen einem eindeutigen Ziel dienen.

• Kommunikation verbessern. Projekt-Management kann als zentrale Informations- und Dokumentationsquelle dienen. Alle Team-Mitglieder sind bezüglich des Status und der Richtung des Projekts auf demselben Stand.

• Qualitätskontrolle ermöglichen. Da Projekt-Management den gesamten Prozess von Anfang bis Ende umfasst, kann es Schwächen oder versäumte Schritte identifizieren und korrigieren und dadurch sicherstellen, dass das Endprodukt den in der Planungsphase formulierten Zielen entspricht.

• Stakeholder zufriedenstellen. Die Nachverfolgung der Projektarbeit ermöglicht es, die Stakeholder fundiert zu informieren und sie vom Fortschritt zu überzeugen.

• Erfolgschancen erhöhen. Letztlich führen alle genannten Faktoren dazu, dass auch komplizierteste Resultate erreichbar werden. Dabei bietet Projekt-Management nicht einfach nur Vorteile, sondern viele Projekte wären ohne Projekt-Management gar nicht realisierbar oder ineffektiv. Ihr riskiert die Verschwendung von Zeit und Ressourcen, den Verlust von Beziehungen mit enttäuschten oder nicht informierten Stakeholdern und sogar das völlige Scheitern eines Projekts.

Der Projekt-Management-Prozess.

Auch wenn es je nach Branche verschiedene Formen des Projekt-Managements gibt, sind bestimmte Aufgaben im Allgemeinen immer enthalten. Das PMI definiert fünf Phasen des Projekt-Managements:

• Initiierung. In dieser Phase wird ermittelt, was die Stakeholder wünschen, und die Vision der Resultate wird artikuliert. Dies ist eine bewusste, methodische Zielsetzung. Hierzu kann die Erstellung eines Projektauftrags oder eines Business-Case zählen, um die Genehmigung einzuholen, die Finanzierung zu sichern oder den Aufwand zu rechtfertigen. Außerdem werden hier das Budget, der Umfang und der Zeitplan erarbeitet.

• Planung. In dieser Phase wird das Projekt in umsetzbare Teilabschnitte unterteilt, ein System für die Durchführung wird vorbereitet und der Plan wird allen Team-Mitgliedern und Stakeholdern präsentiert. Hier wird das „Wie“ des Projekts dargelegt, damit alle Beteiligten wissen, was sie zu tun haben. Die Projekt-Managerin oder der Projekt-Manager muss das Budget und die Infrastruktur berücksichtigen, eine Struktur zur Aufschlüsselung der Arbeiten erstellen, Risiken antizipieren und die Umsetzung planen.

• Ausführung. In dieser Phase setzt die Projekt-Managerin oder der Projekt-Manager den Plan in die Tat um. Dies bedeutet die Zuweisung von Ressourcen und die Gewährleistung, dass alle Beteiligten alles Nötige verfügbar haben, das sie für ihre Aufgaben brauchen. Hierzu zählen Dokumentation, Team-Entwicklung, Stakeholder-Einbindung, Aktivitäten zur Qualitätssicherung, Statusverfolgung und Prognosen. Im Wesentlichen koordiniert und bewertet die Projekt-Managerin oder der Projekt-Manager aktiv, wie die Dinge laufen.

• Überwachung und Kontrolle. Auch hier erfolgen Bewertungen, diese Phase ist jedoch responsiver. An diesem Punkt ist es wichtig, aktiv zu werden und Probleme zu korrigieren oder ihnen vorzubeugen. Möglicherweise ändert sich der Projektumfang und das gesamte Projekt muss entsprechend angepasst werden. In dieser Phase geht es darum, alles auf Kurs zu halten, bei Bedarf mit Stakeholdern zu kommunizieren und Qualitätskontrollen durchzuführen.

• Abschluss. Zum formalen Abschluss eines Projekts können die Lieferung der finalen Assets, eine Nachbesprechung des Projektverlaufs, die Archivierung von Dokumentation und eine Abschlussfeier zählen.

Einstieg in die Projekt-Management-Arbeit.

Hoffentlich ist jetzt klar geworden, dass Projekt-Management nicht nur ein vager Begriff ist, der nicht mehr bedeutet, als dass irgendjemand das Sagen hat. Seit seinen Ursprüngen in den Feldern Ingenieurswesen, Transport und Kommunikation hat es sich zu einer eigenständigen Geschäftspraxis entwickelt.

Projekt-Managerinnen und -Manager sind begeistert von Organisation, Effizienz und Teamwork. Die Investition von Zeit und Ressourcen in professionelles und bewusstes Projekt-Management kann erhebliche Vorteile für jedes Unternehmen haben, das Beschränkungen hinsichtlich Budget, Umfang und Zeit unterliegt. Projekt-Managerinnen und -Manager können mit den grundlegenden Schritten beginnen und das Projekt planen, leiten, bewerten und bis zum Abschluss auf Kurs halten.

Der nächste Schritt ist die Einarbeitung in die verschiedenen Projekt-Management-Methoden, insbesondere die kürzlich entwickelten, die auf den technologischen Fortschritten und Geschäftspraktiken der vergangenen Jahrzehnte beruhen. Beispielsweise hat die Bewegung des „agilen“ Managements viele neue Ideen entwickelt, wie die beste Arbeitsweise in Branchen aussehen kann, die schnellem technologischem Wandel ausgesetzt sind und in denen die Teams eng getaktete Produktionspläne bewältigen müssen. Welche Methode sich für euch am besten eignet, hängt von eurer Branche, eurer Größe und euren Zielen ab.

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