Projektanfrage- vs. Projekterfassungsformular.

Eine Projektanfrage oder ein Projektanfrageformular ist eine übergeordnete Projektbeschreibung, die mit dem Managementteam geteilt werden kann. Sie enthält in der Regel einen kurzen Überblick und erklärt, warum es sich lohnt, Zeit und Ressourcen zu investieren.

Der Begriff „Projektanforderungsformular“ wird oft als Synonym für „Projektanfrageformular“ verwendet, auch wenn es feine Unterschiede gibt. Ein Erfassungsformular erfasst zwar auch Informationen über ein Projekt, hat aber in der Regel einen größeren Umfang und enthält mehr Details.

Ganz gleich, worauf ihr den Schwerpunkt legt, die ersten Schritte, die durch ein Projektanfrage- oder Erfassungsformular bereitgestellt werden, sind für jedes moderne Unternehmen von zentraler Bedeutung. Mit der zunehmenden Verbreitung von Remote-Arbeit und sich entwickelnden Technologien und Geschäftsprozessen kann die Fähigkeit, die Ziele und Kosten eines Projekts prägnant zusammenzufassen, zu höherer Effizienz führen.

Projektanfrageformular.

Projektinitiierung: Die Projektinitiierung erfolgt, sobald ein Projektanfrageformular angenommen wurde. Nach der Genehmigung wird das Projektanfrageformular zum Hauptdokument für die Projektinitiierung.

Vorlagen: Idealerweise wird das Formular standardisiert, um Inkonsistenzen im Projekt-Management zu reduzieren. Sie kann auch dazu beitragen, dass alle wesentlichen Informationen von Anfang an bereitgestellt werden. Typische Inhalte einer Vorlage sind das Budget, Fristen und die Angaben zum Anfragenden.

Projektfreigabe: Sobald die Projektanfrageformular-Vorlage mit den relevanten Informationen ausgefüllt ist, steht sie zur Überprüfung bereit. Je nach interner Struktur und Umfang des Projekts kann die Vorlage von einem Gremium, einer leitenden Person der Abteilung oder im Projektmanagement geprüft werden, aber der Prozess ist im Wesentlichen derselbe. Sie wird mit den übergeordneten Geschäftszielen, ihrer Relevanz sowie den verfügbaren Ressourcen und dem verfügbaren Zeitrahmen verglichen. Eine Vorlage sollte auch den Namen der Person enthalten, die die Anfrage für das Projekt eingereicht hat.

Branchenbeispiele: Eine Firma, die Websites aufbaut, könnte ein Anfrageformular entwickeln, das Informationen speziell zu ihrem Auftrag enthält, beispielsweise die Anzahl der erforderlichen Seiten oder die Zielgruppe der Website. Ebenso kann im Baugewerbe ein Feld für eine grobe Schätzung der für den Auftrag benötigten Materialien vorgesehen werden.

Projekterfassungsformular.

Projektumfang: Projektumfang betrachtet das Projekt als Ganzes und stellt den Lesenden detaillierte Informationen zur Verfügung. Dabei kann alles abgedeckt werden, von den ursprünglichen Zielen bis zu den mehrstufigen Timelines und den Ressourcen, die im Vergleich zu den benötigten Ressourcen zur Verfügung stehen.

Erwartungsmanagement: Damit alle auf dem gleichen Stand sind, ist Erwartungsmanagement entscheidend, um Verzögerungen zu vermeiden. Es hilft außerdem dabei, künftige Prognosen festzulegen. Indem es zum Zusammenhalt des Teams und zum allgemeinen Verständnis der Timelines beiträgt, kann es die verschiedenen Teams, die an einem Projekt arbeiten, auf gemeinsame Ziele ausrichten.

Best Practice für die Erstellung von Projekterfassungsformularen: Ähnlich wie ein Projektanfrageformular muss ein Projekterfassungsformular Unklarheiten reduzieren, um Prozesse zu optimieren. Aber aufgrund der großen Menge an erforderlichen Informationen ist ein klarer, logischer Fluss des Formulars unerlässlich, wenn ihr Verwirrung oder fehlende Angaben vermeiden möchtet.

Workflow-Automatisierung: Software mit Workflow-Automatisierung, wie Adobe Workfront, kann kleine administrative Aufgaben überflüssig machen. Ganz gleich, ob ihr Team-Mitglieder informieren müsst, wenn eine Aufgabe erledigt ist, oder Zeitpläne umleiten möchtet – automatisierte Tools können so programmiert werden, dass sie diese Aufgaben ohne menschliches Eingreifen ausführen.

Branchenbeispiele: Ein Projekt-Erfassungsformular für ein Print- und Grafik-Design-Unternehmen muss die Zielgruppe, den Kanal und das Format für die Designs berücksichtigen. Eine Marketing-Agentur benötigt hingegen möglicherweise ein komplexeres Formular, in dem Führungskräfte verschiedene Herangehensweisen an ein Projekt erörtern können, sei es durch Content, bezahlte Werbung oder Social Media.

Inhalt:

• Erstellen eines Projektanfrageformulars.
• Projektanfrage vs. Projektinitiierung.
• Projektanfrageformulare mit Workfront einreichen.

Jedes Anfrageformular sollte auf die Art der Arbeit, die ihr erledigt – vom Helpdesk über Webdesign bis hin zu allem dazwischen – und auf die Intake-Prozesse in eurer Firma zugeschnitten sein. Im Folgenden findet ihr einige Tipps, um mit euren Projektanfrageformularen zu starten.

1. Wendet das Goldlöckchen-Prinzip an.

Beim Aufbauen des Projektanfrageformulars haltet ihr euch an das Goldlöckchen-Prinzip: nicht zu lang, nicht zu kurz, nur die nötigen Informationen. Wenn ihr zu viel verlangt, könnten Anfragende das Formular ganz meiden. Wenn ihr zu wenig verlangt, hat euer Team nicht, was es braucht, um zu starten.

Wenn ihr das Goldlöckchen-Prinzip auf ein Marketing-Projektanfrageformular anwendet, vermeidet es, eine komplett ausgearbeitete Marketing-Strategie anzufordern. Fordert stattdessen Schlüsseldetails wie das Kampagnenziel, die Zielgruppe, die wichtigsten Kanäle und die Timeline an – gerade so viele Informationen, dass das Marketing-Team den Projektumfang einschätzen, verwalten und Ressourcen angemessen zuweisen kann.

Fordert nicht vom Anfragenden, eine vollständige Finanzanalyse durchzuführen. Legt den Fokus auf übergeordnete Informationen, wie die Art der finanziellen Überprüfung, die wichtigsten Verantwortlichen, Budgetüberlegungen und Fristen. Dadurch erhält das Finanzteam einen klaren Beginn genannt, ohne den Anfragenden zu überfordern oder Engpässe zu verursachen.

Das Ziel ist es, ein Gleichgewicht zu finden, das den Intake-Prozess optimiert, ohne die Qualität oder Klarheit der erhaltenen Informationen zu beeinträchtigen.

2. Fokus auf Projektdetails.

Beim Erstellen eures Projektanfrageformulars legt den Fokus auf die Standardinformationen: was, wo, wann und wie.

A. Was wird angefragt?

Je nach Art des Ergebnisses, das ihr erstellt, solltet ihr nach Einzelheiten zum Projekt selbst fragen. Wenn ihr beispielsweise aufgefordert werdet, eine Broschüre zu erstellen, solltet ihr nach der Textlänge, dem Design der Broschüre und Ähnlichem fragen.

B. Wo wird es verwendet?

Hier erhaltet ihr Informationen darüber, wie eure Kreationen verwendet werden. Wenn ihr beispielsweise aufgefordert werdet, einen neuen freigegebenen Ordner zu erstellen, möchtet ihr wissen, wer Zugriff haben soll, wie groß er sein soll und ob er externen Zugriff erfordert.

C. Wann ist der Abgabetermin?

Das ist offensichtlich – ihr fragt nach einem Datum. Zu oft wird diese Frage jedoch mit „So bald wie möglich (ASAP)“ beantwortet. Das hilft nicht weiter, da „möglich“ sehr unbestimmt ist. Besteht darauf, dass ihr tatsächliche Kalenderdaten erhaltet, und arbeitet mit euren Teams zusammen, um sicherzustellen, dass sie die Daten nicht unnötig verlängern und keinen unnötigen Zeitdruck für euch verursachen. Dies kann in rechtlichen oder geschäftlichen Kontexten besonders wichtig sein, in denen strikte Fristen und intensive Arbeitsanforderungen bestehen. Falls kein konkretes Datum verfügbar ist, sollte möglichst ein genauer Zeitraum angegeben werden.

D. Welchen Nutzen hat das für das Unternehmen?

Dies ist die schwierigste Frage, aber sie ist die wichtigste, wenn ihr eure Arbeitsanfragen bearbeitet. Wenn eure Anfragenden diese Frage nicht – und nicht überzeugend – beantworten können, haben sie die Anfrage nicht ausreichend durchdacht und sollten sie möglicherweise überdenken oder überarbeiten. Dies kann besonders in Marketing-Szenarien wichtig sein, in denen Ressourcen knapp sind und nicht immer Rendite bringen.

Es ist besonders hilfreich, wenn die geschäftlichen Vorteile auf Team-, Abteilungs- oder Firma-KPIs einzahlen, damit ihr euch zuerst auf die strategisch wichtigste Arbeit fokussiert.

3. Aussagekräftige Projektantragsformular erstellen.

Projektantragsformulare erfüllen zwei Zwecke: Erstens liefern sie euch und eurem Team die Informationen, die für den Projektstart benötigt werden, und zweitens geben sie dem Anfragenden die Möglichkeit, das Projekt zu definieren.

Stellt sicher, dass euer Anfrageformular genügend Details enthält, damit das Projekt gestartet werden kann, ohne dass viele Nachfragen erforderlich sind.

Bei komplexeren Projekten – wie etwa einer koordinierten Marketing-Kampagne über verschiedene Kanäle hinweg oder einem Rollout im Finanzdienstleistungsbereich, bei dem regulatorische Compliance und Risikobewertungen eine Rolle spielen – empfiehlt sich in der Regel ein Kickoff-Meeting, um den Umfang, die Timelines und die Zuständigkeiten abzustimmen.

Bei unkomplizierten Anfragen sollte das Formular ausreichend Klarheit bieten, sodass euer Team mit der Arbeit beginnen kann – und somit genau die Unterbrechungen vermeidet, die der Anfrageprozess eigentlich minimieren soll. Wenn ihr beispielsweise alle relevanten Dokumente an eine grundlegende Anfrage zu einer rechtlichen oder finanziellen Analyse anhängt, kann das Team sofort starten. Ähnlich sollte ein Marketing-Anfrageformular für ein einzelnes Social Media-Posting den Text, die Grafiken und das gewünschte Veröffentlichungsdatum enthalten, damit das Team alles schnell und effizient umsetzen kann.

4. Nur unbedingt notwendige Variablen.

Wenn ihr bestimmte Anfragetypen habt, die sich stark von anderen unterscheiden, solltet ihr auf jeden Fall separate Anfrageformulare erstellen. Je mehr Varianten ihr habt, desto verwirrender und komplizierter wird der Prozess für eure Anfragenden.

Das Letzte, was ihr wollt, ist, dass eure Anfrageformulare euer Anfrageproblem verschärfen. Haltet die Varianten auf einem Minimum und sorgt dafür, dass Anfragende die Formulare leicht voneinander unterscheiden können. Wie so oft ist auch bei Projektanfrageformularen der Kontext wichtig. Anfrageformulare können auf bestimmte Teams, wie die Rechtsabteilung oder das Marketing, zugeschnitten werden, was den Verwaltungsaufwand vor Projektbeginn reduziert.

Ein Marketing-Team könnte beispielsweise Kreativ-Briefings für Kampagnen-Starts benötigen, während ein Finanzdienstleistungs-Team Anfrageformulare benötigt, um Compliance-Prüfungen oder Investitionsgenehmigungen einzuleiten. In beiden Fällen hilft ein klar gekennzeichnetes und schlankes Formular dabei, die Genauigkeit zu gewährleisten und den Workflow zu beschleunigen.

5. Einreichungsprozess einrichten.

Nachdem ihr ein Projektanfrageformular erstellt habt, benötigt ihr eine klare und zuverlässige Methode, um diese Informationen an euer Team oder eure Projektleitung zu übermitteln. Es gibt verschiedene Methoden dafür, aber entscheidend ist, sicherzustellen, dass der Prozess nicht außer Acht gelassen oder übersehen wird.

Beispielsweise ist es nicht effektiv, Personen zu bitten, Anfrageformulare in einen gemeinsamen Ordner abzulegen, es sei denn, der Projektmanager wird benachrichtigt, wenn etwas hochgeladen wird, oder es gibt eine Routine zur Überprüfung des Ordners.

Passt eure Einreichungsmethode an die Gewohnheiten der Teams an, mit denen ihr zusammenarbeitet. Wenn euer Marketing-Team sich in erster Linie auf Projekt-Management-Tools wie Asana oder Trello verlässt, kann die Integration der Einreichung von Anfrageformularen in diesen Workflow dazu beitragen, Verzögerungen oder verpasste Aufgaben zu vermeiden.

Im Finanzdienstleistungsbereich, wo Sicherheit und Compliance wichtig sind, ist ein zentralisiertes Erfassungssystem mit automatisierten Benachrichtigungen und Zugriffskontrollen, wie beispielsweise ein sicheres Ticketsystem, oft die bessere Wahl.

Ein gut durchdachter Einreichungsprozess gibt letztlich den Ton für das gesamte Projekt vor und gewährleistet eine reibungslose Kommunikation und einen robusten Beginn.

Projektanfragen und -initiierungen weisen Überschneidungen auf und spielen beide eine wichtige Rolle in der Anfangsphase eines Projekts. Es gibt jedoch einige wichtige Unterschiede, die zu beachten sind.

Der größte Unterschied besteht darin, dass eine Anfrage eine Idee ist, die eingereicht wird, bevor das Projekt existiert, während eine Initiierung der erste Schritt des Projekt-Managements ist, nachdem die Anfrage genehmigt wurde. Einfach gesagt: Eine Projektanfrage kommt vor der Projektinitiierung.

Eine Anfrage erfordert von den Entscheidungsträgern lediglich, das Projekt zu prüfen, ohne dafür erhebliche Ressourcen zu binden, während eine Initiierung deutlich mehr ins Detail geht. Im Folgenden haben wir die Unterschiede aufgeschlüsselt:

Die Anforderungen eines Projekts variieren naturgemäß von Fall zu Fall, insbesondere wenn das Unternehmen eine Vielzahl von Dienstleistungen anbietet. Das bedeutet, dass ein einziges Projektanfrageformular wahrscheinlich nicht alle Anforderungen jedes Projekts abdeckt.

Stattdessen werdet ihr wahrscheinlich mehrere standardisierte Projektanfrageformulare verwenden – aber die richtige Balance zwischen vagen und spezifischen Angaben zu finden (und zu bestimmen, wie viele Formulare tatsächlich benötigt werden), kann eine Herausforderung sein. Ebenso führt das Verwalten des Zugriffs auf alle relevanten Dokumente oft zu endloser Link-Freigabe und ständigen Berechtigungsanfragen.

Glücklicherweise vereinfacht Workfront diesen Schritt des Prozesses. Sie können Vorlagen, Prozesse und Einstellungen an einem zentralen Ort speichern, sodass alles leicht zugänglich und einfach zu verwalten ist. Es lassen sich benutzerdefinierte Anfrageformulare erstellen, die auf verschiedene Abteilungen oder Projekttypen zugeschnitten sind, automatisch an die richtigen Team-Mitglieder weitergeleitet werden und es ermöglichen, die erforderlichen Dokumente direkt im System anzuhängen.

Indem Workfront den Anfrageprozess automatisiert und die Formularübermittlung vereinfacht, werden Rückfragen und manuelle Verwaltungsaufgaben reduziert, die normalerweise die frühen Phasen eines Projekts ausbremsen. Projekt-Managerinnen und -Manager können ihren Fokus auf die Bereitstellung legen, statt Details hinterherzujagen, sodass Projekte schneller und mit weniger Aufwand gestartet werden können.

Mit benutzerdefinierten Formularen, bearbeitbaren Vorlagen und mehr stellt euch Workfront alles zur Verfügung, was ihr benötigt, um hochwertige Qualitäts-Projektanfrageformulare aufzubauen. Mit seinem zentralisierten System ermöglicht Workfront es euch, allen – von Stakeholdern bis zu Projektverantwortlichen – die Informationen bereitzustellen, die sie für fundierte Entscheidungen bei ihren Projekten benötigen.

Erfahrt noch heute, wie Workfront euch dabei unterstützen kann, euren Projektanfrageprozess zu verwalten und zu optimieren.

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