Management des Projektumfangs – ein Prozess mit sechs Schritten zum Projekterfolg.

An African American man with glasses and a black shirt sits at a desk and writes in a notebook with a laptop nearby; a text bubble shows the headline Projects with a budget of 350,000 dollars, 11,943 dollars and 35 cents remaining, and a total cost of 338,065 dollars and 65 cents.

Wenn ihr Projekt-Managerin oder Projekt-Manager seid, wisst ihr selbst, wie schnell Projekte außer Kontrolle geraten können. Timelines, Budgets, Stakeholder und unvorhergesehene Probleme können euer Projekt ausufern lassen. Wenn ihr nicht aufpasst, könnt ihr plötzlich vor einem Projekt stehen, das viel umfangreicher, komplexer und teurer ist als ursprünglich geplant. Und hier kommt das Management des Projektumfangs ins Spiel.

Sobald ihr das Management des Projektumfangs versteht, habt ihr den ersten Schritt getan, um bei euren Projekten für Ordnung und Effizienz zu sorgen, damit ihr euer Budget einhaltet und die Arbeiten pünktlich abschließt. In diesem Blogpost betrachten wir das Management des Projektumfangs, welche Vorteile es bringt und wie ihr es effektiv zum Wohle eurer Projekte implementieren könnt. Lest weiter, um Folgendes zu erfahren:

Was bedeutet Management des Projektumfangs?

Der „Umfang“ bezeichnet die Grenzen eines Projekts oder Produkts und schließt die Ziele, Leistungen, Features und Anforderungen mit ein. Er definiert, was zum Projekt oder Produkt gehört und was nicht. Der Umfang kann in zwei Arten kategorisiert werden: Produktumfang und Projektumfang. Der Produktumfang bezeichnet die Funktionen und Features eines Produkts oder Service. Der Projektumfang ist die Arbeit, die erforderlich ist, um ein Produkt mit den im Produktumfang definierten Features fertigzustellen.

Das Management des Projektumfangs ist das Verfahren zur Verwaltung von Änderungen am Projekt, um dessen Fertigstellung innerhalb des Zeit- und Budgetrahmens zu gewährleisten. Hierzu zählt die Definition und Dokumentation dessen, was zum Projekt gehört (im Umfang) und was nicht (nicht im Umfang). Das Management des Projektumfangs ist für den Erfolg eines Projekts entscheidend und essenzieller Bestandteil des Projekt-Managements.

A visualization of the six-step process for project scope management, showing the word Plan in a box, then a red arrow leading right to the word Collect in a box, then a red arrow leading right to the word Define in a box, then a red arrow leading right to the words Breakdown tasks in a box, then a red arrow leading to the word Validate in box, then a red arrow leading right to the word Control in a box.

Ein Prozess mit sechs Schritten zum erfolgreichen Management des Projektumfangs.

Um den Projektumfang effektiv managen zu können, müssen Projekt-Managerinnen und -Manager einem klar definierten Prozess folgen, mit dem sie erkennen, was zum Projekt gehört und was nicht. Der Prozess der Festlegung des Projektumfangs kann in sechs wichtige Schritte unterteilt werden:

  1. Planen.
    Der erste Schritt beim Management des Projektumfangs besteht aus der Erstellung eines Plans zum Umfangs-Management basierend auf Input aus dem Projektplan, dem Projektauftrag und von relevanten Stakeholdern. In diesem Plan sollte definiert sein, wie der Projektumfang verwaltet wird, welche Tools und Techniken zum Einsatz kommen und wer für das Umfangs-Management zuständig ist.
  2. Erfassen.
    In diesem Schritt identifiziert das Projekt-Team gemeinsam mit relevanten Stakeholdern die Anforderungen des Projekts. Dies kann durch Gespräche, in Fokusgruppen oder Umfragen geschehen, in denen Input der Stakeholder gesammelt wird.
  3. Definieren.
    Hier erstellt das Projekt-Team eine Projektumfangsbeschreibung basierend auf den im zweiten Schritt ermittelten Anforderungen. In dieser Beschreibung sollte klar definiert sein, was Teil des Projekts ist und was nicht.
  4. Aufgaben aufschlüsseln.
    Das Projekt-Team erstellt eine Aufschlüsselung des Arbeitsaufwands (work breakdown structure = WBS), in der das Projekt in individuelle Aufgaben und Leistungen unterteilt wird. Durch diesen Schritt erhält das Team ein klareres Bild, wie groß der Arbeitsaufwand ist und wie die Aufgaben bewältigt werden können.
  5. Validieren.
    Nachdem die Leistungen erbracht wurden, werden sie überprüft, damit sichergestellt ist, dass sie die Projektanforderungen erfüllen. Bei Bedarf können Überarbeitungen angefordert werden.
  6. Kontrollieren.
    Schließlich wird die Projekt-Performance mit den Projektanforderungen verglichen, um Raum für Verbesserungen zu erkennen, wodurch sich der Projektplan ändern kann.

Einstieg in das Management des Umfangs eurer Projekte.

Das Management des Projektumfangs ist wichtig, um die Integrität der Projektvision aufrechtzuerhalten und Resultate pünktlich und innerhalb des Budgets zu liefern.

Um den Umfang eurer Projekte effektiv zu managen und die Integrität der Projektvision zu wahren, definiert und dokumentiert zunächst, was zu eurem Projekt gehört. Erstellt einen Plan zum Umfangs-Management, in dem festgelegt ist, wie mit Änderungen am Umfang umzugehen ist, wer verantwortlich ist und wie eine schleichende Projektausweitung verhindert wird. Sobald der Plan steht, ermittelt gemeinsam mit den Stakeholdern die Projektanforderungen und erstellt eine Projektumfangsbeschreibung. Unterteilt das Projekt mit der WBS so in individuelle Aufgaben, dass alle Leistungen dem Umfang und den Anforderungen des Projekts entsprechen.

Adobe Workfront bietet euch alle Tools, die ihr zum Planen, Definieren und Messen des Fortschritts eurer Projekte benötigt. Startet eine Produkttour, um zu erfahren, wie Workfront euch bei der Verwaltung aller Aspekte eurer Projekte unterstützen kann.

https://business.adobe.com/blog/basics/scope-management