Was ist Vertriebsautomatisierung? Ein umfassender Leitfaden.

Beim Vertrieb geht es um Abschlüsse. Die Nachverfolgung von Leads und der Abschluss von Verträgen sind zwar die vorrangigen Tätigkeiten eures Vertriebs-Teams, aber wahrscheinlich machen diese Aktivitäten nur einen kleinen Teil seiner täglichen Aufgaben aus.

Meetings, Terminplanung, Recherche und Reporting sind wichtige Aufgaben, aber die Zeit, die euer Team dafür aufwendet, anstatt zu verkaufen, bedeutet verlorenes Geld. Wenn eure Vertriebsmitarbeitenden das Gefühl haben, nicht genug Zeit zu haben, könnt ihr durch Automatisierung des Vertriebsprozesses möglicherweise ihre Produktivität, Effizienz und Conversion Rates verbessern.

Vertriebsautomatisierung übernimmt die repetitiven manuellen Prozesse, die euer Team Zeit und Energie kosten, die sie stattdessen für Gespräche mit Leads und den Abschluss von Verträgen nutzen könnten. In diesem Leitfaden erfahrt ihr, wie eure Vertriebsabteilung von Vertriebsautomatisierung profitieren kann und wie ihr die richtigen Tools zur Automatisierung eurer Prozesse findet.

Konkret behandeln wir folgende Themen:

• Was ist Vertriebsautomatisierung?
• Funktionsweise von Vertriebsautomatisierung
• Verwendung von Vertriebsautomatisierung
• Einsatzfelder für Automatisierung im Vertriebs-Management
• Vorteile von Vertriebsautomatisierung
• Vertriebsautomatisierung und CRM
• Verbesserung der Verkaufsprozesse durch Automatisierung

Was ist Vertriebsautomatisierung?

Vertriebsautomatisierung ist eine Methode zur Automatisierung und Optimierung repetitiver Aufgaben im Vertriebsprozess mithilfe von Software, die es dem Vertriebs-Team ermöglicht, sich auf den Verkauf zu fokussieren. Durch Verwendung von Technologien wie maschinellem Lernen (ML) und künstlicher Intelligenz (KI) haben Vertriebsmitarbeitende mehr Zeit, sich mit Leads zu vernetzen und Abschlüsse zu erzielen, und müssen sich weniger mit administrativen Aufgaben beschäftigen.

Ihr könnt nicht den gesamten Vertriebsprozess automatisieren, aber ihr könnt bestimmte Aufgaben wie Dateneingabe, Terminplanung, Lead Scoring und die Erstellung vieler Arten von E-Mails erheblich erleichtern. Unabhängig von der Branche oder der Größe eures Unternehmens können euer Team und eure Umsätze deutlich profitieren, wenn ihr die Vertriebsmitarbeitenden von Aufgaben dieser Art befreit.

Vertriebsautomatisierung dient nicht dazu, Vertriebsmitarbeitende zu ersetzen oder den menschlichen Faktor aus dem Vertrieb zu entfernen. Vielmehr soll sie Vertriebsmitarbeitenden mehr Zeit verschaffen, die sie mit Leads und Kundschaft verbringen können, um langfristige Beziehungen zu knüpfen.

Funktionsweise von Vertriebsautomatisierung.

Die Automatisierung des Vertriebsprozesses ist ein hybrider Ansatz, der den Druck auf viele Projekte mindern soll.

Der Grad der Automatisierung hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Für Großunternehmen kann mehr Automatisierung nötig sein, um mit wachsenden Kundenstämmen Schritt zu halten. Bei kleinen Unternehmen müssen vielleicht nur wenige Aufgaben automatisiert werden, um den zügigen Fortschritt von Projekten sicherzustellen.

Auch wenn die Automatisierungsanforderungen unterschiedlich sind, gibt es einige allgemeine Aspekte bezüglich der Funktionsweise und des Nutzens von Automatisierung. Automatisierung kann für folgende Zwecke eingesetzt werden:

• Eliminierung von Prozessen ohne Wert
• Standardisierung von Prozessen
• Generierung von Leads
• Unterstützung der Lead-Identifizierung und -Qualifizierung
• Unterstützung bei Follow-up-Kommunikation
• Erstellung von Reports und Analysen
• Unterstützung bei der Bestellverwaltung

Automatisierung ermöglicht es eurem Team, sich auf wichtige und dynamische Geschäftsprozesse zu fokussieren, und übernimmt repetitive Aufgaben, die keine menschlichen Interaktionen erfordern. Zum Beispiel kann Automatisierung den Beginn der Konversation mit potenziellen Kundinnen und Kunden unterstützen, und sobald eine Person Follow-up-Gespräche oder persönliche Aufmerksamkeit benötigt, übernimmt die oder der Vertriebsmitarbeitende.

Verwendung von Vertriebsautomatisierung.

Der Vertriebsprozess erfordert normalerweise viele Touchpoints, bis eine Kundin oder ein Kunde das Produkt oder den Service eures Unternehmens kauft. Um bei diesen Konversationen am Ball zu bleiben, ist es hilfreich, die vielen kleinen Aufgaben, die im Vertriebsprozess anfallen, automatisch erledigen zu lassen.

Studien zeigen, dass etwa ein Drittel der Vertriebsaufgaben automatisiert werden kann. Hier folgen einige der gängigsten Arten, wie Vertriebsautomatisierung eingesetzt wird:

Lead-Management.

Automatisierung kann euch auf den richtigen Weg zu euren besten Leads führen. Die Technologie analysiert das Lead-Verhalten und organisiert die Leads, damit ihr mühelos priorisieren könnt, welche Leads ihr ansprecht. Müsstet ihr dies manuell erledigen, würdet ihr viele Stunden verlieren, die ihr besser für die Interaktion mit euren wichtigen Kundinnen und Kunden aufwenden könntet.

Kundenakquise.

Neue Leads zu finden, ist der zentrale Aspekt eines gesunden Umsatzstroms. Wenn ihr potenzielle Leads automatisch filtern, suchen und an euer Team übergeben könnt, erhalten eure Vertriebsmitarbeitenden an einem zentralen Ort alle Informationen, um ein Messaging zu erstellen, das die Kundschaft wirklich anspricht.

Kommunikation mit Kundschaft und potenzieller Kundschaft.

Automatisierung kann nicht die gesamte Kommunikation übernehmen. Sie kann aber Kundschaft und potenzielle Kundschaft automatisch ansprechen, um die Kommunikation in Gang zu setzen. Dennoch ist bei vielen Aufgaben weiterhin menschliche Interaktion nötig. Automatisierungstechnologie bietet außerdem personalisierte Termininformationen und -erinnerungen.

E-Mail-Vorlagen und -Automatisierung.

Leads werden selten auf Anhieb zu Kundinnen und Kunden. Normalerweise sind mehrere Interaktionen nötig, um ihr Vertrauen zu gewinnen und Abschlüsse zu erzielen. Mit Automatisierung könnt ihr zielgerichtete E-Mail-Trichter oder -Kampagnen erstellen und Zeitpläne für E-Mails mit personalisiertem Messaging erstellen. Der manuelle Entwurf und Versand der immer gleichen Arten von E-Mails ist mühsam und zeitaufwendig. Glücklicherweise könnt ihr Vorlagen einsetzen, damit Automatisierungs-Software problemlos personalisierte E-Mails im benötigten Umfang versenden kann.

Zeitplanung von Meetings.

Etwas, wofür einst ein eigener Block im Kalender erforderlich war, kann nun in wenigen Sekunden erledigt werden. Mit Automatisierung können Meetings sofort geplant werden, ohne dass lange E-Mail-Ketten nötig sind. (Potenzielle) Kundinnen und Kunden sehen freie Zeitfenster im Terminplan der oder des Vertriebsmitarbeitenden und können bequem den für sie passenden Termin wählen.

Rechnungsstellung, Verträge und Angebote.

Automatisierung kann den Versand von Rechnungen, Verträgen und Angeboten zum Kinderspiel machen. Mit automatischen Funktionen könnt ihr ein System erstellen, das Kreditkarteninformationen annimmt und nachverfolgt, wer seine Zahlungen geleistet hat und wer nicht. Wichtige Dokumente können automatisch geteilt werden, damit ihr nicht jede Woche stundenlang damit beschäftigt seid, eure wachsende Kundschaft an ausstehende Zahlungen zu erinnern.

Chatbots.

Chatbots können eurer Kundschaft gemeinsam mit Vertriebsautomatisierungs-Software personalisierte Support-Erlebnisse bereitstellen. Sie können häufig gestellte Fragen beantworten, deren Komplexität nicht den Einsatz von Kunden-Service-Mitarbeitenden erfordert. Chatbots können sofort eine Antwort anbieten, was außerhalb der Geschäftszeiten besonders nützlich ist.

Einsatzfelder für Automatisierung im Vertriebs-Management.

Automatisierung kann Vertriebsmitarbeitenden dabei helfen, sich mehr auf den Aufbau von Kundenbeziehungen zu fokussieren und weniger auf die Erstellung von E-Mails und die anderen kleinen Aufgaben, die im Lauf eines Tages anfallen. Aber auch das Management kann davon profitieren, bestimmte Aufgaben der Automatisierung zu überlassen.

Hier folgen einige Beispiele, wie das Vertriebs-Management Automatisierung einsetzen kann:

Reporting.

Datenanalyse ist eine Aufgabe, der Managerinnen und Manager häufig ambivalent gegenüberstehen. Reports sagen euch, wie euer Team performt, aber die Erstellung und Durchsicht der Reports kann eure Produktivität beeinträchtigen. Sucht nach einer Lösung, die automatisch Reports erstellt und den Team-Mitgliedern E-Mails mit Updates zu wichtigen Metriken wie Umsatzzahlen und Conversion Rates sendet.

Lead Scoring.

Natürlich können Menschen das Lead Scoring managen, aber dies erfordert Zeit, die besser für die Knüpfung von Beziehungen und Interaktionen mit der Kundschaft verwendet werden könnte. Automatisierungs-Tools können Daten schneller verarbeiten als Menschen und im Nu analysieren, welche Leads zu priorisieren sind. Dadurch kann das Vertriebs-Management dafür sorgen, dass Vertriebsmitarbeitende stets auf hochwertige Leads fokussiert sind.

Lead-Rotation.

Beim Nurturing hochwertiger Leads dürft ihr nicht wahllos vorgehen. Am besten ist es, wenn ihr den Leads die Team-Mitglieder gemäß ihrer Kompetenz und Erfahrung zuordnet. Überlegt euch, welche oder welcher der Vertriebsmitarbeitenden am besten geeignet ist, eine Beziehung zum Lead aufzubauen und sein Interesse in Handlungen zu überführen. Ihr könnt Leads automatisch nach Standort, Unternehmensgröße oder Funktion zuweisen.

Umsatzprognosen.

Mit automatischen Umsatzprognosen können Managerinnen und Manager vorausplanen, präzise Vorhersagen erstellen und die besten Kundenerlebnisse bereitstellen. Die automatische Datenanalyse eignet sich hervorragend zur Prognose von Wachstum. Mit diesem Tool kann euer Team absehen, ob es seine wichtigen Benchmarks erreichen wird.

Vorteile von Vertriebsautomatisierung.

Vertriebsautomatisierung kann einer Organisation zahlreiche Vorteile bringen, von besseren Daten und fundierteren Erkenntnissen bis zu angenehmeren Erlebnissen und höherer Effizienz. Im Folgenden betrachten wir einige der Möglichkeiten, wie Unternehmen von Vertriebsautomatisierung profitieren können:

• Optimierter Vertriebs-Workflow. Es gibt keinen Grund, warum eure Vertriebsmitarbeitenden sämtliche Kundendaten erfassen oder die Informationen manuell – und mit Fehlerrisiko – eingeben müssten. Mit Marketing-Automatisierungs-Software könnt ihr Anrufe analysieren und Transkripte erstellen, wichtige Kundendaten erfassen (die euch Erkenntnisse zu Kaufinteressen und Trends liefern) und den Prozess der Dateneingabe vereinheitlichen.
• Weniger potenzielle Kundschaft fällt durch das Raster. Repetitive Vertriebsaufgaben können euer Team erschöpfen und dessen Enthusiasmus bremsen, wodurch Leads oder andere potenzielle Chancen übersehen werden können. Mit Automatisierung könnt ihr dazu beitragen, dass euer Team involviert und aufmerksam bleibt. Außerdem wird eine kontinuierliche Interaktion mit Leads erzielt, da das System Daten zu deren Interessen und Wünschen erfasst, die für Verkaufsabschlüsse hilfreich sind.
• Effizienteres Onboarding. Wenn ihr diese repetitiven Arbeiten automatisiert, könnt ihr freie Ressourcen gewinnen und den Umsatz erhöhen. Der Schriftverkehr vor der Anstellung neuer Mitarbeitenden kann vor dem ersten Arbeitstag automatisch übermittelt werden. Erinnerungen und E-Mails können automatisch versendet werden, um Bewerberinnen und Bewerber auf wichtige bevorstehende Termine hinzuweisen.
• Höhere Kundenzufriedenheit. Auch wenn eine Person nur einer von vielen Leads ist, sollte sie immer das Gefühl haben, dass sie mit maximaler Priorität behandelt wird. Sie möchte nicht auf Antworten und Informationen warten müssen. Automatisierung verkürzt die für die Reaktion auf Kundenwünsche benötigte Zeit und optimiert Workflow-Prozesse, damit eure Kundschaft sich besser wertgeschätzt fühlt.
• Verfügbarkeit konsolidierter Daten für alle. Mit Automatisierungs-Tools haben alle Mitarbeitenden in eurem Unternehmen Zugriff auf die aktuellsten Informationen, ohne stundenlang nach bestimmten Inhalten suchen zu müssen. Durch die Speicherung der Daten an einem zentralen Ort bleiben alle Beteiligten auf dem Laufenden.
• Performance-Benchmarks. Vertriebsmitarbeitende wenden viel Zeit auf Leads auf, bei denen es nie zur Conversion kommt. Dies sind Arbeitsstunden, die unwiederbringlich verloren sind. Wenn ihr möglichst einfachen Datenzugriff realisiert, könnt ihr einen Lead basierend auf seinem Conversion-Potenzial analysieren und ansprechen und später ein effektives Retargeting von Leads durchführen. Ihr könnt auch automatisch Reports erstellen und an alle Team-Mitglieder senden, damit alle über die aktuellsten Informationen verfügen.

Vertriebsautomatisierung und CRM.

Software für Customer Relationship Management (CRM) hilft euch beim Management eurer Beziehungen zu aktuellen und potenziellen Kundinnen und Kunden. CRM-Software unterstützt Unternehmen bei der Pflege von Kundenbeziehungen, der Steigerung der Rentabilität und der Optimierung von Workflows. In vielen CRM-Plattformen sind bereits Vertriebsautomatisierungs-Tools integriert. So habt ihr an einem zentralen Ort alles verfügbar, was für das Management von Kundeninteraktionen benötigt wird.

Wenn ihr CRM-Technologie implementiert habt, vereinfacht dies die Integration von Automatisierung in eure Vertriebsstrategie. In der CRM-Plattform sind alle Informationen zu Leads und Abschlüssen gespeichert. Dies ist die beste Voraussetzung dafür, dass Aufgaben mit Automatisierungs-Software schnell abgeschlossen werden können.

Nachdem die CRM-Software eingerichtet und die Automatisierung installiert ist, könnt ihr sogar noch fortgeschrittenere Prozesse wie maschinelles Lernen und Software-Agenten hinzufügen.

Verbesserung der Verkaufsprozesse durch Automatisierung.

Der Einsatz von Automatisierung im Vertriebsprozess gibt Zeit und Energie für eure Mitarbeitenden frei, damit sie sich darauf fokussieren können, Beziehungen aufzubauen und Abschlüsse zu erzielen. Wenn ihr bereit seid, mit Vertriebsautomatisierung zu beginnen, sucht nach einer Software-Lösung, die zu eurem Prozess und euren Tools passt.

Gestützt auf ML kann Adobe Sensei Daten aggregieren, Erkenntnisse ableiten und alle Möglichkeiten aufdecken, damit ihr die beste Auswahl für eure Kundschaft und die besten Entscheidungen für euer Unternehmen treffen könnt. Als KI-gestützter Assistent kann Sensei Routineaufgaben automatisieren und Prozesse optimieren, damit ihr euch besser auf eure Kernkompetenzen fokussieren könnt. Erstellt mit Adobe Sensei ansprechendere digitale Erlebnisse.

Adobe Marketo Engage bietet Marketing-Fachleuten ein komplettes Toolkit für erfolgreiche Lead- und Account-basierte Marketing-Automatisierung von der Akquise bis zur Fürsprache. Als umfassende Lösung für die Verwaltung von Leads bietet Marketo Engage sowohl Marketing- als auch Vertriebsfunktionen, sodass ihr Lead-Nurturing umsetzen, personalisierte Erlebnisse orchestrieren, Content verbessern und geschäftliche Auswirkungen kanalübergreifend messen könnt.

Fördert mit Marketing-Automatisierung eure Interaktionen – und euer Unternehmenswachstum.

Seht euch das Einführungsvideo an oder startet eine interaktive Tour, um mehr über Marketo Engage zu erfahren.