Unerwünschte schleichende Projektausweitung („Scope Creep“) tritt auf, wenn die Projektanforderungen über den ursprünglichen Plan hinaus ausgeweitet werden. Die Folgen: Verzögerungen, Budgetüberschreitungen und Ressourcenüberlastung. Unkontrollierte Änderungen und wechselnde Prioritäten können aus einem gut strukturierten Projekt eine Herausforderung machen. Ihr müsst verstehen, warum es zu Scope Creep kommt und wie er sich verhindern lässt. So könnt ihr den Zeit- und Budgetrahmen von Projekten einhalten und sie mit den Geschäftszielen abstimmen. Dieser Leitfaden stellt effektive Strategien vor, mit denen ihr die Kontrolle behaltet und den Erfolg des Projekts sicherstellt.

Inhalt:

• Was ist Scope Creep im Projekt-Management?
• Welche Konsequenzen hat Scope Creep?
• Was sind die typischen Ursachen?
• Beispiele für Scope Creep
• Vermeidung von Scope Creep und Best Practices
• Anforderungs-Management und Scope Creep

Was ist Scope Creep im Projekt-Management?

Als unerwünschte schleichende Projektausweitung bzw. Scope Creep wird bezeichnet, wenn die Merkmale, Anfragen und Anforderungen eines Projekts im Verlauf des Projektzyklus gegenüber dem ursprünglichen Umfang zunehmen. Erfolgreiche Projekte beginnen mit hervorragender Planung und konkreten Projektparameter-Definitionen, sodass sichergestellt ist, dass alle Stakeholder die gleichen Erwartungen an das Projekt haben.

Ein fester Bestandteil einer Projektplanung ist die Definition des Projektumfangs und Festlegung der Ziele, Einschränkungen, Workflow-Management-Strategien und Arbeitsergebnisse. Der Projektplan beschreibt alle Arbeitsergebnisse, die für die Ausführung des Projekts im geforderten Umfang erforderlich sind, einschließlich der Spezifikationen, der Zeitpläne für jede Projektphase sowie sämtlicher Einschränkungen.

Scope Creep beginnt meist während der Planungs- und Ausführungsphase. Führungskräfte oder Projektverantwortliche können das Projekt durch zusätzliche Elemente erweitern, die vom Projekt-Management zuvor nicht berücksichtigt wurden. Im Verlauf eines Projekts können sie zudem weitere Anforderungen festlegen. Scope Creep kommt in vielen Branchen regelmäßig vor, da oft die Projekte komplex sind und die verschiedenen Stakeholder widersprüchliche Interessen haben. Leider hat Scope Creep langfristige negative Konsequenzen für Budgets, Termine und manchmal auch für den Ruf.

Welche Konsequenzen hat Scope Creep?

Scope Creep kann sich auf verschiedene Aspekte eines Projekts auswirken. Im Folgenden findet ihr alle potenziellen Auswirkungen von Scope Creep bei Projekten:

• Budgetüberschreitungen: Bei einer Projektausweitung wachsen auch die Anforderungen an die erforderlichen Ressourcen. Das kann zu höheren Kosten und damit auch zur Überschreitung des zugewiesenen Budgets führen.
• Verpasste Abgabefristen: Zusätzliche Arbeit kostet Zeit und ohne Anpassung des Zeitplans verzögert die schleichende Projektausweitung unvermeidlich den Abschluss des Projekts. Ein klassisches Beispiel ist die Entrauchungsanlage des Flughafens BER in Berlin. Was als hochmodernes System angedacht war, führte zu zahlreichen Verzögerungen sowie Budgetüberschreitungen und verzögerte die Fertigstellung um mehrere Jahre.
• Verringerte Qualität: Wenn Teams unter Zeitdruck gesetzt werden oder Kompromisse eingehen müssen, um Scope Creep auszugleichen, kann die Gesamtqualität der Arbeit leiden.
• Größeres Arbeitsvolumen: Scope Creep führt häufig zu zusätzlichen Aufgaben und mehr Verantwortung für das Projekt-Team. Mögliche Folgen: Überarbeitung, Stress und Burnout.
• Unzufriedenheit der Stakeholder: Infolge von Scope Creep erfüllt das Endprodukt letztendlich vielleicht nicht die Erwartungen der Stakeholder, sodass sie unzufrieden sind und der Projekterfolg gefährdet ist.

Fünf häufige Ursachen für Scope Creep.

Für Scope Creep kann es mehrere Ursachen geben.

1. Unklare Projektziele.

Nicht eindeutig definierte Ziele können schnell eine schleichende Projektausweitung zur Folge haben. Unternehmen sollten deshalb ihre strategischen Ziele regelmäßig überprüfen. Stimmt die Aufgaben der am Projekt beteiligten Teams mit den Unternehmenszielen ab, um einen klaren Plan zu erstellen. Andernfalls müsst ihr damit rechnen, dass das Projekt durch Scope Creep gehemmt wird.

2. Zusätzliche Projektanfragen.

Projektleitende stehen oft unter Druck. Wenn das Projekt lukrativ und die Kundschaft einflussreich ist, steht viel auf dem Spiel. Und selbst wenn die Kundschaft keinen großen Einfluss hat, sorgt die Aussicht auf Folgeaufträge dafür, dass ihr die Kundenwünsche erfüllen wollt.

Leider kann die Erfüllung von ein oder zwei zusätzlichen Anfragen zu erheblichen Verzögerungen und Budgetüberschreitungen führen. Wenn die Projektleitung keine strengen Kontrollen implementiert, kann diese Diskrepanz dazu führen, dass die Kundschaft dennoch nicht zufrieden ist.

3. Widersprüchliche Interessen der Stakeholder.

Projektleitende sollten sich auf die Stakeholder konzentrieren, die direkt für das Projekt zuständig sind. Sie müssen einerseits die Belange von Stakeholdern während des gesamten Projekts berücksichtigen, andererseits aber strategische Führung zeigen und Kompromisse suchen. So können sie die Produktivität in den Mittelpunkt stellen, anstatt zusätzliche Zielvorgaben einzuhalten.

4. Fehlende Abstimmung zwischen Management-Erwartungen und Team-Ergebnissen.

Häufig erwarten Führungskräfte mehr, als mit den vorhandenen Ressourcen zu leisten ist. Ein fehlender Überblick über vorhandene Möglichkeiten führt zu unterschiedlichen Ansichten. Wenn Projektleitende zu viel oder zu wenig erwarten, ist das schlecht für die Motivation der Angestellten. Unzureichende Work-Management-Tools, schlechte Planung und zeitraubende Prozesse ergeben eine ungesunde Kombination, die zu Unzufriedenheit führt und das Erreichen der Ziele infrage stellt.

5. Unzureichende Kommunikation zwischen zusammenarbeitenden Teams.

Eines der größten Probleme beim Projekt-Management ist schlechte Kommunikation zwischen kooperierenden Teams. Effiziente Kommunikation zwischen allen Stakeholdern ist für den Erfolg des Projekts unverzichtbar. Wenn sie nicht gegeben ist, kann Scope Creep entstehen. Das Projekt wird durch doppelte und verzögerte Arbeit sowie steigende Ausgaben gebremst und hat damit unerwünschte Konsequenzen.

Vier Beispiele für Scope Creep.

Scope Creep tritt im Projektzyklus meist unerwartet auf. Beispielsweise könnten Projektleitende ihrer Kundschaft einen Gefallen tun wollen und den vereinbarten Umfang ein wenig erweitern, was für sich relativ harmlos erscheint. Allerdings führt das schon bald zu weiteren Änderungsanfragen, sodass der ursprüngliche Umfang ausgeweitet wird.

Dies sind einige Beispiele dafür, wie Scope Creep trotz bester Absichten kontraproduktiv sein kann:

1. Ein externer Kunde benötigt Hilfe bei der Entwicklung eines Programms.

Ein Plan wird entworfen und akzeptiert, doch der Kunde äußert im weiteren Verlauf immer neue Wünsche. Letztendlich erkennt das Projekt-Management, es mit einer Outsourcing-Agentur zu tun zu haben, die keine umfassenden Kundeninformationen weitergegeben hat, was zu ständigen Missverständnissen und damit zusammenhängenden Änderungen geführt hat.

2. Ein Software-Entwicklungs-Team erstellt ein integriertes internes Reporting-System.

Die Marketing-Abteilung schlägt Änderungen vor, die jedoch mit dem ursprünglichen Konzept nicht vereinbar sind. Fehlende Kommunikation mit anderen Abteilungen führt zu zusätzlichen Änderungsanfragen. Ein Projekt, das ursprünglich auf zehn Monate ausgelegt war, wird dadurch auf drei Jahre ausgedehnt und lässt das Budget auf das Achtfache der geplanten Summe ansteigen.

3. Ein internes Projekt für das Upgrade des WLAN-Systems wird akzeptiert und geplant.

Scope Creep setzt ein, als Finanz- und Projekt-Management sich nicht einig werden, weil das Budget nicht genehmigt war. Interne Dispute führen zu ständigen Verzögerungen und Budgetüberschreitungen.

4. Ein Unternehmen möchte mithilfe aktueller Technologien einen neuen Flugzeughangar bauen und ihn mit den Verwaltungsgebäuden verbinden.

Die für das Projekt verantwortliche Person bestellt ein neues System zur Installation, nur um festzustellen, dass niemand überprüft hat, ob sich das neue System mit dem vorhandenen integrieren lässt. Um das alte System kompatibel zu machen, muss das Budget um 60.000 Euro erhöht werden.

Vermeidung von Scope Creep und Best Practices.

Es kann schwierig sein, eine schleichende Projektausweitung komplett zu vermeiden. Durch proaktive Maßnahmen lassen sich ihre Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen jedoch erheblich verringern:

Anforderungs-Management und Scope Creep.

Eine der zentralen Ursachen für Scope Creep sind unklare oder sich ändernde Projektanforderungen. Anforderungs-Management ist ein strukturierter Ansatz für Definition, Dokumentation und Kontrolle der Projektergebnisse. Mit einem festgelegten Umfang, der auch das Anforderungs-Management umfasst, lässt sich verhindern, dass zusätzliche und ungeplante Projektanfragen den Fortschritt beeinträchtigen.

Legt von Anfang an klare Anforderungen fest, um Lücken zu identifizieren, Erwartungen abzustimmen und sicherzustellen, dass alle Stakeholder auf demselben Stand sind. Dadurch lässt sich das Risiko für Scope Creep noch vor Projektbeginn mindern.

Mit diesen fünf Bereichen des Anforderungs-Managements lassen sich potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und Projekte auf Kurs halten:

• Definiert die Projektanforderungen.
• Definiert die Produktanforderungen.
• Erstellt einen Plan zum Anforderungs-Management.
• Klärt die Details.
• Verwaltet die Erwartungen der Stakeholder.

Ein klarer Projektumfang garantiert Erfolg.

Scope Creep kann schnell zum Problem werden und zu Budgetüberschreitungen sowie zu verpassten Terminen führen.

Mit den Projekt-Management-Lösungen von Adobe Workfront könnt ihr jedoch die Anfragenverwaltung optimieren und Ressourcen präzise zuweisen.

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