Die fünf Arten von Scrum-Meetings und Best Practices.

Kommunikation und gutes Projekt-Management gehen Hand in Hand, aber ohne strukturierte persönliche Meetings kann ein Sprint vom Weg abkommen und scheitern. Wenn ihr die fünf verschiedenen Arten von Scrum-Meetings kennt, kann euer Team besser die effektive Kommunikation aufbauen, die für einen erfolgreichen Projektverlauf nötig ist.

In diesem Artikel erfahrt ihr alles über Scrum-Meetings, die Best Practices und wie ihr eure Scrum-Meetings oder Projektlebenszyklus-Prozesse verbessern könnt.

Konkret behandeln wir folgende Themen:

• Was sind Scrum-Meetings?
• Häufigste Arten von Scrum-Meetings
• Sprint-Planung
• Tägliche Stand-ups
• Sprint-Reviews
• Retrospektive Sprint-Meetings
• Product Backlog Refinement
• Best Practices für Scrum-Meetings
• So bleibt euer Team agil und auf Kurs

Was sind Scrum-Meetings?

Scrum ist ein Framework, das auf der Agile-Projekt-Management-Methode basiert. Stakeholder, Management und Projekt-Teams sind in Scrum-Meetings eingebunden.

Scrum-Meetings sind wesentlicher Bestandteil von Arbeitsumgebungen, in denen die Scrum-Methodik eingesetzt wird. Diese Zusammenkünfte sind wertvolle Möglichkeiten, um grundlegende Informationen und Feedback vom Entwicklungs-Team zu gewinnen. Mit diesem Feedback können Stakeholder dafür sorgen, dass die Teams stets auf die Ziele jedes Sprints abgestimmt bleiben.

Ein wesentliches Merkmal der Scrum-Methode ist die Betonung von Team-übergreifender Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung. Scrum hängt von regelmäßiger persönlicher Kommunikation ab, damit kurze Arbeitszyklen möglich werden.

Auch wenn das Scrum-Framework verschiedene Arten von Meetings einsetzt, ist keine davon überflüssig. Alle Scrum-Meetings oder Zeremonien sind wertvoll, fokussiert und entscheidend für den Erfolg eines Entwicklungsprojekts.

In der Scrum-Methodik findet in jedem Schritt des Projektentwicklungs-Lebenszyklus ein Meeting statt. Jedes Meeting verfolgt einen bestimmten Zweck, zum Beispiel die Erfassung von Feedback zum zuletzt abgeschlossenen Sprint oder die Planung des nächsten Arbeitszyklus.

Häufigste Arten von Scrum-Meetings.

Betrachten wir nun die fünf wesentlichen Arten von Scrum-Meetings und welchen Zweck sie jeweils verfolgen.

Sprint-Planung.

Bei diesem Meeting trifft sich in der Regel das gesamte Team mit der Produkteigentümerin bzw. dem Produkteigentümer und dem Scrum Master. Der Scrum Master hat die Aufgabe, für eine optimale Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Team-Mitgliedern zu sorgen.

Der Scrum Master ist jedoch in das Team integriert und agiert daher nicht als Supervisor oder Teil des Managements, sondern stellt sicher, dass das Team der Agile-Methodik folgt und während des Sprints auf die wesentlichen Ziele fokussiert bleibt.

Die Sprint-Planungssitzung wird am Anfang jedes Arbeitszyklus, nach dem Review und während der Sprint-Retrospektive von der Produkteigentümerin oder dem Produkteigentümer verwaltet. Dieses Meeting sollte die längste der mit dem Team abgehaltenen Scrum-Zeremonien sein. Im Allgemeinen solltet ihr etwa mit zwei Stunden pro Woche für die Sprint-Planung rechnen.

Der Zweck des Meetings zur Sprint-Planung ist die Festlegung der Ziele, die ihr mit eurem Scrum-Team in diesem Zyklus erreichen möchtet, und die Bewertung der Kapazitäten, die jedes Team-Mitglied aufwenden kann.

Die Produkteigentümerin oder der Produkteigentümer startet den Prozess mit der Prüfung jeder User Story im priorisierten Backlog. Sie oder er erläutert dem technischen Team den potenziellen Wert jeder Story. Als Nächstes segmentieren die Mitglieder der Design-, Entwicklungs- und Test-Teams jede User Story in Unteraufgaben.

Schließlich bewerten alle Teilnehmenden die User Storys basierend auf einem vereinbarten Punktesystem. Diese Punkte geben an, wie viele Ressourcen zum Abschluss jeder Story erforderlich sind.

Tägliche Stand-ups.

Der Scrum Master veranstaltet tägliche Stand-ups, auch als tägliche Scrums bezeichnet. Hier nehmen nur der Scrum Master und die Mitglieder seines Teams teil. Diese täglichen Treffen bieten den Team-Mitgliedern die Möglichkeit, ihr Ziele zu überprüfen und etwaige Engpässe zu benennen.

Wie der Name vermuten lässt, finden diese täglichen Stand-ups jeden Tag statt und die Mitglieder melden sich zu Wort, um ihre Informationen zu teilen. Diese Meetings müssen kurz sein und sollten die Dauer von 15 Minuten nicht überschreiten.

Euer Team muss das Meeting nicht gleich am Morgen haben, ihr solltet aber versuchen, es während jedes Sprints zur selben Uhrzeit abzuhalten. Zum Beispiel könntet ihr das tägliche Stand-up jeden Tag um 11:45 Uhr vor der Mittagspause abhalten.

Während des Stand-ups soll jedes Team-Mitglied drei Fragen beantworten:

1. Welche Aktionen hast du gestern durchgeführt, um zu unserem aktuellen Ziel beizutragen?
2. Wie wirst du heute zu den Sprint-Zielen beitragen?
3. Welche Hindernisse gibt es, die deinen Fortschritt bezüglich der vorhandenen Ziele bremsen könnten?

Die Beantwortung dieser Fragen erfordert von jedem Team-Mitglied eine Bewertung seiner Produktivität und hilft ihm dabei, seine anstehenden Arbeiten zu fokussieren.

Sprint-Reviews.

Der Sprint-Review, auch Sprint-Demo genannt, wird vom Entwicklungs-Team geleitet. An diesen Meetings nehmen normalerweise das gesamte Scrum-Team und externe Stakeholder teil.

Bei dieser Sitzung präsentiert das Entwicklungs-Team die während des Sprints abgeschlossene Arbeit. Wenn der Sprint eine Woche umfasste, sollte die Präsentation etwa eine Stunde dauern. Wenn euer Team einen einmonatigen Sprint abgeschlossen hat, kann die Präsentation bis zu vier Stunden dauern.

Ziel ist es hier, den Wert hervorzuheben, den das Projekt für das Unternehmen bedeutet, und die Funktionalität der Projektkomponenten zu demonstrieren. Außerdem haben Teilnehmerinnen und Teilnehmer die Möglichkeit, die Arbeit zu bewerten und dem Entwicklungs-Team Feedback zu geben.

Die Einrichtung eines Sprint-Reviews ist relativ einfach. Sendet zunächst eine detaillierte Meeting-Agenda und eine Einladung an alle relevanten Parteien, damit sich die Teilnehmenden im Vorfeld vorbereiten können. Zu Beginn des Meetings fasst das Scrum-Team zusammen, welche Story-Elemente abgeschlossen wurden und welche noch bearbeitet werden müssen.

Als Nächstes diskutiert das Entwicklungs-Team, was gut gelaufen ist, welche Probleme aufgetreten sind und welche Lösungen implementiert wurden. Dann präsentieren die Entwicklerinnen und Entwickler ihre Arbeit und beantworten die Fragen der Stakeholder.

Am Ende des Meetings beleuchtet die Produkteigentümerin oder der Produkteigentümer das Produkt-Backlog und bringt alle Beteiligten auf den aktuellen Stand bezüglich der noch ausstehenden Aufgaben.

Retrospektive Sprint-Meetings.

Der Scrum Master und das Entwicklungs-Team nehmen an retrospektiven Sprint-Meetings teil. Manchmal nehmen auch Mitglieder der Design- und Test-Teams sowie Produkteigentümerinnen und Produkteigentümer teil.

Die retrospektive Zeremonie dient als Meeting, in dem das Team konstruktive Kritik an verschiedenen Sprint-Komponenten vorbringen kann, ohne einzelnen Team-Mitgliedern eine Schuld zuzuweisen. Retrospektive Sprint-Meetings dauern in der Regel 90 Minuten für einen zweiwöchigen Sprint.

Retrospektive Meetings dienen hauptsächlich dem Scrum-Team, die Anwesenheit externer Parteien ist daher normalerweise nicht erforderlich.

Während dieses wichtigen Bewertungsprozesses müsst ihr mit eurem Team beurteilen, was gut gelaufen ist, und alle Aspekte besprechen, die für einen effizienten Abschluss verbessert werden müssen. Stellt euch beispielsweise folgende Fragen:

1. Was ist bei diesem Sprint gut gelaufen?
2. Was ist bei diesem Sprint nicht gut gelaufen?
3. Was können wir nächstes Mal besser machen?

Notiert euch das Feedback eures Teams, damit ihr anhand dieser Erkenntnisse euren Arbeitsprozess für die Zukunft optimieren könnt.

Product Backlog Refinement.

Meetings zum Product Backlog Refinement, auch „Product Backlog Grooming“ genannt, finden mit einigen oder allen Team-Mitgliedern und der Produkteigentümerin oder dem Produkteigentümer statt. Während dieses Meetings prüfen die Teilnehmenden gemeinsam Backlog-Elemente, um die nächste Sprint-Planungssitzung vorzubereiten.

Backlog Refinements folgen keinem festen Zeitplan. Daher müsst ihr sie nicht terminieren, sondern könnt so viele abhalten, wie zur Erfüllung der Geschäftsziele erforderlich sind.

Diese Meetings bieten die Gelegenheit, Details zu ergänzen, Komponenten festzulegen und Aufgaben im Backlog zu priorisieren. Das Team kann die Backlog-Elemente überdenken, die sie zu hundert Prozent den Sprint-Zielen widmen.

Wenn ihr diese optionalen Meetings abhalten möchtet, beginnt mit einer technischen Diskussion mit dem Team. Durch diese Diskussion ist gewährleistet, dass das Team den Gesamtzusammenhang der Komponenten und die Anforderungen jedes Backlog-Projekts versteht. Kategorisiert und priorisiert anschließend die Backlog-Elemente basierend auf den Unternehmensanforderungen.

Best Practices für Scrum-Meetings.

Nun geben wir euch einige Empfehlungen, wie ihr eure Scrum-Meetings produktiv und zielgerichtet durchführen könnt.

1. Beginnt und beendet alle Meetings pünktlich. Startet jedes Scrum-Meeting pünktlich und überzieht niemals die vorgesehene Dauer. Wenn ihr euch strikt an den Zeitplan haltet, sorgt ihr für bessere Effizienz und Produktivität.
2. Stellt sicher, dass die Meeting-Ziele auf die Sprint-Ziele ausgerichtet sind. Die diskutierten Punkte in jedem Meeting müssen für die Gesamtziele des Sprints relevant und mit diesen abgestimmt sein. Ein zielgerichtetes Vorgehen garantiert, dass jedes Meeting fokussiert, werthaltig und produktiv ist.
3. Folgt dem empfohlenen Zeitrahmen. Wenn ihr die Start- und Endzeiten von Meetings festlegt, beachtet die empfohlenen zeitlichen Begrenzungen. Haltet die Länge von täglichen Stand-ups beispielsweise bei maximal 15 Minuten und die von Planungssitzungen bei höchstens zwei Stunden.
4. Bereitet eine Agenda vor und haltet euch daran. Die Erstellung und Einhaltung einer detaillierten Agenda hilft euch dabei, innerhalb der geplanten Dauer des Meetings alle relevanten Themen zu besprechen.
5. Verwendet ein virtuelles Scrum-Board, damit die Meetings organisiert und die Team-Mitglieder auf dem Laufenden bleiben. Ein virtuelles Scrum-Board kann die Mitarbeit der Teilnehmenden verbessern und sorgt dafür, dass alle auf demselben Kenntnisstand sind, insbesondere bei schnellen Meetings wie den täglichen Stand-ups.
6. Wartet nicht auf verspätete Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Wenn ihr pünktlich starten und enden möchtet, müsst ihr unnötige Pausen oder Verzögerungen vermeiden. Dazu gehört auch, dass ihr Sitzungen ungeachtet etwaiger Mitglieder beginnt, die nicht pünktlich erscheinen können.
7. Führt keine neuen Vorschläge ein. Verschiebt diese Art von Diskussionen auf einen anderen Tag oder Zeitpunkt. Scrum-Meetings sollen sich ausschließlich mit den aktuellen Arbeits- oder Backlog-Elementen befassen, die zu einem künftigen Sprint gehören.

Wenn ihr diese vielfach bewährten Best Practices auf eure Scrum-Meetings anwendet, könnt ihr die Effizienz erhöhen und den maximalen Ertrag aus eurem Agile-Projekt-Management-Framework herausholen.

So bleibt euer Team agil und auf Kurs.

Wenn ihr die fünf verschiedenen Arten von Scrum-Meetings kennt, kann euer Team besser die effektive Kommunikation aufbauen, die für einen erfolgreichen Projektverlauf nötig ist. Wenn ihr bereit seid, Scrum-Meetings in euren Projekt-Management-Workflow aufzunehmen, integriert Adobe Workfront für die bestmögliche Verwirklichung eurer Projekte.

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