Alles, was ihr über Scrum of Scrums wissen müsst.
Es gibt Zeiten, in denen ein Arbeitsprojekt mehr als fünf Mitarbeitende erfordert, sodass das typische tägliche Scrum-Team-Meeting eure Anforderungen nicht vollständig erfüllen kann. Was könnt ihr in diesen Situationen tun?
Eine effiziente Lösung für dieses Problem ist ein Scrum of Scrums, also ein Meeting mit mehr Mitarbeitenden und unterschiedlichen Abteilungen, das die Agilität eures Teams unterstützt und die Produktivität, Zusammenarbeit sowie Koordination verbessert.
In diesem Leitfaden erfahrt ihr Folgendes:
- Was ist ein Scrum of Scrums?
- Die Geschichte von Scrum of Scrums.
- Der Zweck von Scrum of Scrums.
- Die Vorteile von Scrum of Scrums.
- Wer ist an einem Scrum of Scrums beteiligt?
- Wie oft wird ein Scrum of Scrums durchgeführt?
- Agenda eines Scrum of Scrums.
- Best Practices für ein Scrum of Scrums.
- Erste Schritte mit einem Scrum of Scrums.
Was ist ein Scrum of Scrums?
Ein Scrum of Scrums (bzw. Scrum-of-Scrums-Treffen) ist eine Möglichkeit zur Skalierung der Scrum-Methode, damit mehrere an einem großen Projekt arbeitende Scrum-Teams sich zusammensetzen und effizient zusammenarbeiten können.
Scrum-Teams sind auf Flexibilität optimiert. Kleine Teams kommunizieren besser, passen sich leichter an veränderte Bedingungen an und sind generell produktiver. Aus diesem Grund empfiehlt der Scrum-Leitfaden, dass Scrum-Teams aus maximal zehn Mitgliedern bestehen. Wenn ein Projekt so groß ist, dass es für ein kleines Team nicht mehr handhabbar ist, sollten besser mehrere kleine Teams daran arbeiten.
Bei jedem großen Projekt, an dem viele Mitarbeitende beteiligt sind, können Meetings zum Problem werden. Das gilt insbesondere für Scrum, wo das Hauptziel darin besteht, große Projekte in maximal einen Monat lange Sprints aufzuteilen. Durch das Scrum-of-Scrums-Treffen können mehrere kleine Scrum-Teams, die an einem großen Projekt arbeiten, Botschafterinnen und Botschafter zum Treffen delegieren und sie dort als gemeinsames Scrum-Team zusammenarbeiten lassen, um den Werten im Agilen Manifest weiterhin treu zu bleiben.
Für das Scrum of Scrums entsendet jedes Team Vertreterinnen und Vertreter (die im Laufe der Zeit wechseln), die unterschiedliche Aspekte des Projekts besprechen. Dabei können verschiedenste Themen im Mittelpunkt stehen, beispielsweise jüngste Erfolge, künftige Ziele, aktuelle Herausforderungen oder die laufende Implementierung von Lösungen. Obwohl die Häufigkeit von Scrum-of-Scrums-Treffen im Ermessen des Teams liegt, finden sie üblicherweise alle ein bis zwei Wochen statt.
Die Geschichte von Scrum of Scrums.
Die Produkt-Manager Jeff Sutherland und Ken Schwaber stellten den Scrum of Scrums-Ansatz erstmals im Jahr 1996 vor. Diese neue Methodik sollte die Koordination zwischen acht Gruppen mit jeweils mehreren Produktlinien verbessern.
Zuvor hatten Sutherland und Schwaber festgestellt, dass der Einsatz unterschiedlicher Scrum-Teams für jede Gruppe den Workflow zwischen den Gruppen beeinträchtigte. Um dieses Problem zu lösen, vereinheitlichten sie alle acht Produkt-Teams, sodass ihre jeweiligen Aktivitäten besser koordiniert werden konnten. Das Ergebnis war ein innovativer Ansatz zur Skalierung von Scrum-Teams.
Nachdem sich das Experiment als Erfolg erwiesen hatte, veröffentlichte Sutherland im Jahr 2001 einen Artikel mit dem Titel Agile can scale: inventing and reinventing Scrum in five companies. Hier wurde auch der Begriff „Scrum of Scrums“ zum ersten Mal der Öffentlichkeit vorgestellt.
In Folge bewährte sich die Scrum of Scrums-Methodik und wurde letztendlich zur Nummer 1 unter den Team-Management-Verfahren.
Der Zweck von Scrum of Scrums.
Das Scrum of Scrums soll in erster Linie die Skalierung von Scrum-Praktiken erlauben, indem die Aktivitäten kleinerer und individueller Teams im Rahmen eines gemeinsamen Projekts koordiniert werden. Das Scrum-of-Scrums-Treffen dient außerdem folgenden weiteren Zwecken:
- Kommunizieren von Aktivitäten und Fortschritten kleinerer Teams mit der Gesamtgruppe, damit alle auf dem gleichen Stand sind
- Unverzügliche Lösung von Schwierigkeiten durch Identifizieren und Beheben von Problemen
- Kontrolle der Team-Koordination durch Überwachung der Zusammenarbeit zwischen den kleineren Scrum-Teams
- Treffen kollektiver Entscheidungen, die alle Teams betreffen
Die Vorteile von Scrum of Scrums.
Wenn ihr die Implementierung der Scrum of Scrums-Methode in eurem Unternehmen erwägt, solltet ihr die potenziellen Vorteile dieser Meeting-Strategie für euch und euer Unternehmen kennen:
- Ermöglicht die Skalierung von Scrum: Die optimale Größe eines Scrum-Teams liegt bei vier bis fünf Mitarbeitenden. Durch das Scrum of Scrums können die Teams diese ideale Größe beibehalten. Gleichzeitig kann die größere Gruppe sicherstellen, dass ihre Zusammenarbeit an größeren Projekten koordiniert erfolgt.
- Verbesserte Koordination bei komplexen Projekten: Wenn mehrere Teams an komplexen Projekten arbeiten, verbessert die Scrum of Scrums-Methodik die Koordination, sodass die individuellen Team-Ziele mit den übergreifenden Projektzielen abgestimmt werden können.
- Probleme werden schneller gelöst: Manchmal stoßen agile Teams auf Probleme, die sie auf sich allein gestellt kaum lösen können. Das Scrum of Scrums kann Teams die Möglichkeit geben, neue Perspektiven und kreative Lösungen ihrer Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen, was die gemeinsame Problemlösung unterstützt.
- Förderung des Konsens zwischen Teams: Dank offener Kommunikation und gemeinsamer Entscheidungen fördert die Scrum of Scrums-Methode die Einigkeit zwischen allen Teams, die an einem Projekt beteiligt sind.
Wer ist an einem Scrum of Scrums beteiligt?
Auch wenn die Teilnehmenden des Scrum of Scrums flexibel sind, darf nicht vergessen werden, dass das Meeting selbst ein Spiegel der Struktur und Rollen eines klassischen Scrum-Meetings ist – nur eben in größerem Rahmen.
- Product Owner: Der/die Product Owner steuert bei diesen Meetings wertvolle Informationen bei. Das Hintergrundwissen über das Produkt kann hilfreich sein, um die doppelte Erledigung von Aufgaben zu vermeiden und die Team-übergreifende Festlegung erledigter Ziele zu definieren.
- Scrum of Scrums Master: Diese Person behält den Überblick über den Fortschritt sowie die Ausrichtung des Teams und ist deshalb besonders geeignet, Informationen über die Situation jedes Teams weiterzugeben.
- Scrum of Scrums-Team-Mitglieder: Diese Vertreterinnen und Vertreter ihrer jeweiligen Teams können spezifische Einblicke liefern und konkrete Probleme ansprechen, die andernfalls keine Beachtung finden würden.
Auch wenn diese Rollen in Scrum-of-Scrums-Treffen Standard sind, können je nach Projekt auch andere Rollen notwendig sein, z. B. Expertinnen und Experten für Qualitätssicherung.
Wie oft wird ein Scrum of Scrums durchgeführt?
Das Team entscheidet, wie oft das Scrum-of-Scrums-Treffen durchgeführt wird. Diese Meetings können täglich oder wöchentlich stattfinden, sollten jedoch nicht länger als 15 Minuten dauern. Möglicherweise stellt das Team jedoch fest, dass die Meetings seltener stattfinden können. Zudem sollten Scrum-of-Scrums-Treffen eine ähnliche Struktur und Dauer einhalten wie reguläre Scrum-Meetings.
Ein weiterer wichtiger Aspekt: Wenn ein Problem mit dem Projekt auftritt, das sofortige Aufmerksamkeit erfordert und besprochen werden muss, sollte das Scrum-Team so schnell wie möglich zusammenkommen. Auch wenn ein Scrum-of-Scrums-Treffen maximal 15 Minuten dauern sollte, sollten die Teams die zusätzliche Zeit aufbringen, um weitere potenzielle Probleme anzusprechen.
Agenda eines Scrum of Scrums.
Damit eure Scrum-of-Scrums-Treffen auch wirklich produktiv sind, solltet ihr eine strukturierte Agenda einhalten. Diese Agenda sollte die im Raum stehenden Themen und Fragen ansprechen, und Team-Vertreterinnen und -Vertreter sollten bereit sein, sie zu beantworten. Hier einige Beispiele für typische Fragen während eines Scrum-of-Scrums-Treffen:
- Welche Fortschritte seit dem letzten Meeting kann euer Team vermelden?
- Welche Hindernisse haben eure Team-Mitglieder seit dem letzten Meeting festgestellt?
- Welche Ziele möchte euer Team bis zum nächsten Meeting erreichen?
- Haben die Aktivitäten anderer Teams Auswirkungen auf die Arbeit eures Teams?
Best Practices für ein Scrum of Scrums.
Im Folgenden stellen wir einige Best Practices und Strategien vor, mit denen eure Scrum-of-Scrums-Treffen optimale Ergebnisse liefern.
- Delegierung kompetenter Team-Vertreterinnen und -Vertreter: Jedes agile Team sollte Personen delegieren, die den Fortschritt ihres Teams sowie mögliche Hindernisse kompetent und effektiv kommunizieren sowie ihre Interessen vertreten können.
- Festlegung von Meeting-Zeitplänen und Themen: Legt nach Möglichkeit die Dauer und Häufigkeit der Meetings bereits im Vorfeld fest, wobei die Treffen höchstens zweimal wöchentlich stattfinden sollten. Es kann sich auch als sinnvoll erweisen, die in den Meetings zu besprechenden Fragen im Voraus abzustimmen.
- Offene Kommunikation: Es ist wichtig, dass alle Team-Vertreterinnen und -Vertreter die Fortschritte ihres jeweiligen Teams während des Meetings präsentieren. Dabei sind eine Kultur der Transparenz sowie eine unterstützende Umgebung hilfreich, damit alle Beteiligten bereit sind, ihre Fortschritte und Schwierigkeiten ungeschminkt mitzuteilen.
- Sofortige Lösung von Problemen: Versucht, alle Probleme während des Meetings zu klären. Falls das nicht möglich ist, solltet ihr die Probleme gleich im Anschluss an das Meeting lösen.
- Überwachung der Projekt- und Aufgabendauer: Behaltet stets im Blick, wie viele Tage die Lösung von Problemen dauert und wie viel Zeit bis zum Ende des Projekts bleibt.
Erste Schritte mit einem Scrum of Scrums.
Eine wichtige Rolle bei der verbesserten Effizienz eurer Workflows spielen kooperative und produktive Gespräche zwischen euren Teams.
Wenn ihr bereit für die ersten Schritte seid, solltet ihr festlegen, welche Team-Mitglieder ihr jeweiliges Scrum-Team im Scrum of Scrums vertreten und anschließend euer erstes Meeting planen.
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