Die 5S-Methodik der schlanken Produktion.
Mit einem sicheren, aufgeräumten Arbeitsplatz können eure Team-Mitglieder Produktivität, Effizienz und Output optimieren. Die Frage ist dabei, wie ihr eine standardisierte Arbeitsumgebung erreicht, die eine schlanke Produktion fördert.
Es gibt zahlreiche organisatorische Ansätze, die schlanke Abläufe unterstützen sollen. Einer der besten Ansätze für Teams in physischen Bereichen wird als 5S bezeichnet. Die 5S-Methodik geht auf ein Produktionssystem von Toyota Motor Corporation zurück, das die Fertigungspraktiken weltweit revolutioniert hat. Die Methodik ist darauf ausgerichtet, die Arbeitsumgebung sicher, sauber und übersichtlich zu gestalten. Durch die Implementierung von 5S können Teams ihre Produktivität steigern und Unternehmen profitabler arbeiten.
Doch nicht alle Unternehmensführungen und Team-Managerinnen und -Manager wissen, wofür 5S steht und welche Vorteile damit verbunden sind. In diesem Artikel erfahrt ihr alles, was ihr über 5S wissen solltet, einschließlich Konzepten, Vorteilen und Hinweisen zur Implementierung in eurem Unternehmen.
Im Einzelnen behandeln wir folgende Themen:
Was ist 5S?
5S ist ein Prinzip der Arbeitsplatzgestaltung. Die fünf Säulen stehen für „Sortiere aus“, „Systematisiere“, „Säubere“, „Standardisiere“ und „Ständige Verbesserung“. Einige Fachleute ergänzen dieses Prinzip heute mit einem sechsten S: „Schütze“.
Das 5S-System wurde ursprünglich von Toyota als Bestandteil der Methodik der schlanken Produktion entwickelt und seitdem von Unternehmen aus verschiedensten Branchen übernommen.
Praktisch alle Fertigungsunternehmen können von der Umsetzung von 5S profitieren. Die Vorteile umfassen zum Beispiel:
- Geringere Kosten
- Höhere Produktivität
- Verbesserte Produktqualität
- Höhere Sicherheit
- Höhere Langlebigkeit der Arbeitsmaterialien
Obwohl 5S bereits vor Jahrzehnten entwickelt wurde, setzen einige Organisationen und Unternehmen diese bewährte Methodik erst jetzt um.
Zum Beispiel hat die indische Regierung eine neue Initiative gestartet, die die Einführung der Methodik der schlanken Produktion und die 5S-Prinzipien bei kleinsten, kleinen und mittleren Unternehmen (KKMUs) fördern. Diese als MSME Competitive (LEAN) Scheme bezeichneten Maßnahmen sollen indischen Unternehmen helfen, Produktivität, Qualität und Leistung zu verbessern.
Zusätzlich zu 5S fördert das Programm die Anwendung von Prinzipien wie Kaizen, Kanban und Poka-Yoke. Die indische Regierung ist so sehr davon überzeugt, dass 5S die weltweite Wettbewerbsfähigkeit von KKMUs steigert, dass das überarbeitete Programm 90 % der Kosten für die Implementierung dieser Methodiken übernehmen wird.
Nachdem wir nun gezeigt haben, was 5S ist, sehen wir uns die Ursprünge an.
Übersetzung aus dem Japanischen.
Die 5S-Methodik und das damit zusammenhängende Prinzip der schlanken Produktion wurden von Fachleuten bei Toyota entwickelt.
Die Entwicklerinnen und Entwickler dieses Ansatzes wollten damit mehrere geschäftliche Herausforderungen bewältigen: Sie wollten nichtwertschöpfende Zeit verringern, die Arbeitseffizienz steigern, die Sicherheit verbessern und die Effektivität der betrieblichen Abläufe optimieren.
Die Methodik baute dabei auf diesen fünf japanischen Wörtern auf:
- Seiri
- Seiton
- Seisou
- Seiketsu
- Shitsuke
Auf Deutsch lassen sich diese 5S-Schlüsselwörter wie folgt übersetzen:
- Sortiere aus. Verzichte auf nicht benötigte Aktionen und verschwenderisches Verhalten.
- Systematisiere. Weise verwendeten Werkzeugen, Materialien und Geräten einen festen Platz zu.
- Säubere. Reinige, prüfe und optimiere den Arbeitsplatz.
- Standardisiere. Formuliere leicht verständliche Standards für die 5S-Methodik.
- Ständige Verbesserung. Wende die neu definierten 5S-Standards konsistent an.
Ebenso wie die Methodik der schlanken Produktion nutzt 5S aufeinander folgende Schritte, d. h. ihr könnt erst mit dem nächsten Schritt fortfahren, wenn ihr den vorherigen befolgt habt.
Ihr könnt euren Arbeitsplatz zum Beispiel erst dann sauber halten und prüfen, wenn ihr Überflüssiges beseitigt und dem Rest einen festen Platz zugewiesen habt.
Vor der Umsetzung des 5S-Prinzips müsst ihr die Bedeutung der einzelnen Schritte verstehen. Gehen wir also nachfolgend detaillierter auf die einzelnen Konzepte ein.
1. Sortiere aus.
Dieser Schritt ist selbsterklärend: Sortiert die Objekte an eurem Arbeitsplatz. Sortiert Objekte danach, was ihr an diesem Ort benötigt, was möglicherweise an einem anderen Ort oder von jemand anderem benötigt wird und was aussortiert werden kann.
Ihr werdet dabei möglicherweise feststellen, dass es einfach ist, Objekte dem eigenen Bereich zuzuordnen. Es kann jedoch schwieriger sein, Objekte für die anderen Kategorien zu gruppieren.
Bei einigen Objekten seid ihr euch möglicherweise nicht sicher, ob sie eventuell benötigt werden oder ob sie entfernt werden können. Natürlich möchtet ihr nichts aussortieren, was eventuell einen Wert hat, aber ihr möchtet euren Arbeitsplatz auch nicht mit unnötigen Objekten vollstellen.
Um das Sortieren zu beschleunigen, empfehlen wir bei der Bewertung der Notwendigkeit eines Objekts diese Fragen:
- Was ist der Zweck dieses Objekts?
- Wann wurde dieses Objekt zum letzten Mal verwendet?
- Wie häufig verwenden wir dieses Objekt?
- Sollte dieses Objekt hier oder an einem anderen Ort aufbewahrt werden?
- Wer verwendet dieses Objekt?
Sobald ihr festgestellt habt, welche Objekte aussortiert werden können, überlegt, ob sie einer anderen Abteilung zugeordnet werden können. Wenn dieses Objekt in keiner anderen Abteilung benötigt wird, könnt ihr es einlagern, verkaufen oder recyceln.
Wenn ihr euch nicht sicher seid, wie ihr mit einem bestimmten Objekt umgehen sollt, kennzeichnet es mit einer roten Markierung. Mit dieser gängigen 5S-Taktik wird das Sortieren effizienter – gleichzeitig wird sichergestellt, dass potenziell nützliche Objekte nicht entfernt werden.
Mit einer roten Markierung gekennzeichnete Objekte sollten an einen separaten Platz gebracht werden, der als eine Art allgemeine Sammelstelle dient. Team-Mitglieder können sich dort abgelegte Objekte ansehen und sie mitnehmen, wenn sie zu ihrem Arbeitsplatz gehören.
2. Systematisiere.
Dieser Schritt wird teilweise auch als „Stelle ordentlich hin“ übersetzt und bedeutet grundsätzlich, dass der Arbeitsplatz organisiert werden soll. Er lässt sich erheblich einfacher umsetzen, nachdem ihr all die Dinge aussortiert habt, die an einen anderen Ort gehören.
Beim Systematisieren solltet ihr diese Best Practices beachten:
- Stellt sicher, dass jedes Objekt einen eigenen Platz hat.
- Vergewissert euch, dass diese Platzierung sinnvoll ist, d. h. dass ähnliche Objekte gruppiert werden, dass ihr auf häufig genutzte Objekte einfach zugreifen könnt usw.
- Organisiert ähnliche Objekte in Behältnissen und beschriftet diese.
Mit dieser Sortierung soll vermieden werden, dass durch die Suche nach einem verlegten Werkzeug, durch Hin- und Herlaufen zwischen verschiedenen Bereichen oder andere vermeidbare Verzögerungen Zeit verschwendet wird.
In diesem Schritt ist es sinnvoll, Objekte zu beschriften, die nicht in einem Behältnis aufbewahrt werden können, und allen Objekten einen festen Platz zuzuweisen. Ein klassisches Beispiel ist die Einrichtung eines „Shadowboards“ für Werkzeuge, sodass sofort ersichtlich ist, wenn ein Werkzeug fehlt.
Bei der Systematisierung sollte die Beseitigung von Verschwendung höchste Priorität haben, wobei „Verschwendung“ verschiedene Formen annehmen kann. Beispiele:
- Fehler
- Unnötige Bewegungen
- Wartezeiten
- Überschüssiges Inventar
- Unnötige Verarbeitung
- Überproduktion
- Unnötiger Transport
- Nicht oder nicht vollständig genutzte Kenntnisse
Das Vermeiden von Verschwendung und Festlegen eines festen Platzes für alle Objekte kann euer Team auf die Erfolgsspur bringen und dazu beitragen, die Produktivitätsziele zu erreichen.
3. Säubere.
In diesem Schritt geht es um das Säubern und Optimieren von Objekten. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn euer Team seine Werkzeuge gründlich reinigen und prüfen möchte. Und es ist eine hervorragende Gelegenheit für eine vorbeugende oder Routine-Wartung.
Mit dieser einfachen Checkliste für die Säuberung könnt ihr eure Maßnahmen starten:
- Werkzeuge abwischen und desinfizieren.
- Werkzeug auf Verschleiß prüfen und verbleibende Lebensdauer bewerten.
- Große Werkzeuge zerlegen und die Qualität der einzelnen Komponenten prüfen.
- Wiederkehrende Probleme identifizieren, z. B. Flecken oder andere Hinweise auf tropfende oder undichte Anlagen.
- Sicherstellen, dass alle die richtigen Reinigungsprotokolle einhalten, um Schäden zu vermeiden.
Weist diese Aufgaben nicht nur eurem Reinigungspersonal zu, sondern involviert die gesamte Belegschaft. Dadurch übernehmen Team-Mitglieder mehr Verantwortung für ihre Arbeitsplätze. Sie entwickeln einen gewissen Stolz und verstehen besser, wie ihre Werkzeuge aussehen sollten.
Wenn Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz sauber halten und Abweichungen von üblichen Abläufen feststellen, können Probleme frühzeitig erkannt werden. Letztendlich spart euer Unternehmen auf diese Weise Zeit und Geld.
4. Standardisiere.
In diesem Schritt wird ein System erstellt, mit dem die ersten drei S-Schritte regelmäßig wiederholt werden. Auf diese Weise wird die 5S-Methodik skalierbar.
Standardisierung kann auch bedeuten, dass ihr einen Zeitplan für die Durchführung der verschiedenen Aufgaben implementiert. Führt Best Practices für jede Aufgabe ein und dokumentiert diese neuen Protokolle detailliert.
Ihr solltet nicht nur wiederholbare Prozesse erstellen, sondern auch genau festlegen, wie häufig jeder Prozess durchgeführt werden muss.
Ihr könnt zum Beispiel entscheiden, dass das Aussortieren, Systematisieren und Säubern jeden Monat wiederholt werden muss. Eventuell ist es für euer Unternehmen aber auch sinnvoller, diese Schritte vor Beginn jedes Projekts zu wiederholen. Ihr könnt diesen Aspekt der 5S-Methodik an den Anforderungen eures Unternehmens ausrichten. Informiert euer Team unbedingt über eure Erwartungen.
Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, standardisierte 5S-Protokolle zu erstellen. Wir empfehlen jedoch die Verwendung von Checklisten, da das Auflisten der einzelnen Schritte des 5S-Prozesses es einfacher macht, diese umzusetzen. Checklisten eignen sich auch hervorragend als Auditing-Tool, da auf diese Weise durchgeführte Aufgaben eindeutig einer Person zugeordnet werden können.
Holt euch im Standardisierungsschritt Rückmeldungen von euren Team-Mitgliedern ein und gebt die gesammelten Erkenntnisse an die jeweils anderen Teams weiter. Auf diese Weise könnt ihr die Best Practices optimieren und unternehmensweit verbreiten.
5. Ständige Verbesserung.
Wenn ihr die Best Practices für einen sauberen, übersichtlichen und standardisierten Arbeitsplatz eingeführt habt, müsst ihr die nachhaltige Umsetzung dieser Praktiken sicherstellen. Um dies zu erreichen, schult ihr eure Mitarbeitenden darin, wie die 5S-Aufgaben durchgeführt werden sollen. Implementiert außerdem ein System, mit dem die routinemäßige Durchführung verifiziert wird.
Bei den verschiedenen Aufgaben spielen zahlreiche Faktoren eine Rolle. Zu den wichtigsten Komponenten für den Erfolg des 5S-Programms gehört wahrscheinlich die Unterstützung durch die Management-Ebene. Wenn euer Team sieht, dass das Management-Team die Prinzipien von 5S und der schlanken Produktion umsetzt, wird es motiviert sein, dies auch zu tun. Umgekehrt gilt: Wenn Managerinnen und Manager nachlässig werden, werden eure Mitarbeitenden wahrscheinlich nachziehen.
Bedenkt außerdem, dass Schulungen kontinuierliche Investitionen erfordern. Das bedeutet, dass ihr eurem Personal kontinuierlich neue Schulungsmöglichkeiten anbieten müsst. Das ist besonders dann der Fall, wenn am Arbeitsplatz erhebliche Veränderungen erfolgen.
Wenn euer Unternehmen zum Beispiel neue Produkte, Arbeitsmaterialien oder Regeln einführt, solltet ihr eine gesonderte Schulung durchführen, um alle auf den aktuellen Stand zu bringen.
Nicht zuletzt sollten die Maßnahmen zur ständigen Verbesserung eine Kombination aus Audit- und Performance-Reports umfassen. Audits zeigen Bereiche auf, in denen Teams die 5S-Vorgaben nicht vollständig einhalten, während individuelle Leistungsbewertungen die Möglichkeit geben, besonders engagierte Mitarbeitende zu identifizieren und auszuzeichnen.
Das sechste S: Schütze.
In Bezug auf das sechste S, Schütze, gibt es zwei verbreitete Ansätze.
Einige Unternehmen gehen davon aus, dass bereits die ordnungsgemäße Implementierung der Methodik der schlanken Produktion basierend auf 5S optimale Arbeitsplatzsicherheit fördert. Andere sind der Meinung, dass Sicherheit so wichtig ist, dass dieser Aspekt innerhalb der Methodik als eigener Schritt ausgewiesen werden sollte.
Für beide Ansätze lassen sich überzeugende Begründungen finden.
Zum Beispiel hat die Implementierung von „Sortiere aus“, „Systematisiere“, „Säubere“, „Standardisiere“ und „Ständige Verbesserung“ eine messbare Auswirkung auf die Arbeitsplatzsicherheit, denn diese Konzepte führen zu einer saubreren, aufgeräumteren und übersichtlicheren Umgebung für euer Personal. Da der Schritt „Säubere“ auch die Wartung der Werkzeuge einschließt, lassen sich damit werkzeugbezogene Unfälle vermeiden.
Einige Sicherheitspraktiken werden jedoch nicht ausdrücklich bei 5S berücksichtigt. Ein typisches Beispiel ist die Tatsache, dass die Methodik keine klare Orientierung in Bezug auf die Sicherheitsbeschilderung gibt.
Wenn ihr die Beschilderung als Teil einer „sauberen“ Arbeitsumgebung betrachtet, berücksichtigt euer Unternehmen diesen Aspekt wahrscheinlich im Schritt „Systematisiere“ oder „Säubere“.
Doch wenn euer Team diese Ansicht nicht teilt, wird die Beschilderung bei der Umsetzung der 5S-Methodik möglicherweise übersehen.
Vorteile von 5S.
Übersichtlichere und aufgeräumtere Arbeitsplätze führen zu zahlreichen Vorteilen für Unternehmen. Mit 5S könnt Ihr Folgendes erreichen:
- Geringere Kosten. Team-Mitglieder verbringen weniger Zeit damit, nach benötigten Werkzeugen zu suchen, und mehr Zeit mit Arbeiten. Außerdem gehen weniger Objekte verloren, sodass die Kosten für den Kauf von Ersatz gesenkt werden können.
- Höhere Produktivität. Da Mitarbeitende keine Zeit mehr mit dem Suchen nach Werkzeugen oder Durchsuchen voller Schubladen verschwenden, können sie sich besser auf produktive Aktivitäten konzentrieren.
- Effiziente Nutzung des vorhandenen Platzes. Durch das Entfernen aller nicht am Arbeitsplatz benötigten Objekte wird Unordnung reduziert und Platz geschaffen, sodass euer Team sicher und effizient von einer Aufgabe zur nächsten wechseln kann.
- Verbesserte Produktqualität. Die Qualität des fertigen Produkts wird verbessert, weil eure Mitarbeitenden äußerst effizient auf die benötigten Werkzeuge zugreifen und letztendlich besonders gute Arbeit leisten können.
- Höhere Sicherheit. Wie in der Erklärung zum sechsten S erwähnt, könnt ihr mit einem aufgeräumten und übersichtlichen Arbeitsplatz viele Arbeitsunfälle vermeiden. Durch die Reduzierung von Unfällen schützt ihr nicht nur euer Personal, sondern auch euer Unternehmen vor Haftungsproblemen.
- Maximale Langlebigkeit der Arbeitsmaterialien. Routinemäßige Reinigung verlängert die Lebensdauer eurer Arbeitsmaterialien. Wenn Probleme gefunden und behoben werden, solange sie noch klein sind, werden Wartungskosten gesenkt und teure Ausfallzeiten verhindert.
Erste Schritte mit 5S.
Die Vorteile von 5S lassen sich nicht leugnen. Mit dieser bewährten Methodik könnt ihr die Kosten senken, die Arbeitsplatzsicherheit fördern, die Produktqualität verbessern, die Lebensdauer von Werkzeug verlängern, mehr erledigen und die Nutzung des vorhandenen Platzes optimieren.
Wenn ihr bereit seid, diese Methodik einzuführen, überlegt euch, wie ihr 5S in eurem Unternehmen umsetzen könnt. Der konkrete Ansatz wird dabei von der Größe eures Unternehmens und den derzeit vorhandenen Arbeits-Management-Strukturen abhängen.
Sprecht mit den Leitenden eurer Abteilungen und den Verantwortlichen in eurem Unternehmen darüber, wie die 5S-Prinzipien in ihren jeweiligen Bereichen implementiert werden könnten. Beginnt anschließend damit, den 5S-Prozess mit eurem Team umzusetzen. Innerhalb kurzer Zeit werdet ihr von den Vorteilen dieser revolutionären Methodik profitieren.
Wenn ihr Unterstützung benötigt, hat Adobe die passende Lösung. Bei der Optimierung eurer Workflows kommt ihr mit Papier und Stift nicht weit. Ihr benötigt eine zuverlässige Projekt-Management-Software wie Adobe Workfront.
Mit Adobe Workfront könnt ihr Projekte mühelos verwalten, eure 5S-Implementierungsstrategie optimieren und schnell für das gesamte Unternehmen skalieren. Zudem könnt ihr den Status eures 5S-Prozesses in Adobe Workfront nachverfolgen und die Ergebnisse euren Verantwortlichen präsentieren.
Weitere Informationen erhaltet ihr in einer Produkttour oder im Einführungsvideo zu Adobe Workfront.