Projekt-Management – Verantwortungsbereiche, Kompetenzen und mehr.

A project manager

Projektleitende sind in erster Linie für die Erreichung der Ziele eures Unternehmens verantwortlich. Sie verbringen die meiste Zeit mit der Koordinierung von Aufgaben und der Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern. Wenn Führungskräfte die Projektleitenden nicht unterstützen, riskieren sie, dass Fristen nicht eingehalten werden und Umsatzchancen verloren gehen.

Erfolgreiche Projektleitende können euer Team führen, motivieren und so koordinieren, dass die Pläne erfolgreich umgesetzt werden. Laut einer PMI-Umfrage von 2022 schneiden Unternehmen mit effizientem Projekt-Management bei Umsatzgenerierung, Kundenzufriedenheit und anderen Kennzahlen besser ab als ihre Mitbewerber.

Der Bedarf an Projekt-Management war noch nie so groß wie heute. Daher ist es wichtig, diese Rolle in eurem Unternehmen zu verstehen. Dieser Artikel hilft dabei, Projekt-Management richtig auszufüllen und eure Projektleitenden zu führen, und behandelt diese Themen:

Welche Aufgaben haben Projektleitende?

Projektleitende (oder Projekt-Managerinnen bzw. -Manager, PMs) planen, organisieren, führen, leiten und verwalten Projekte, beheben eventuelle Probleme und stellen sicher, dass das Projekt termingerecht, im Rahmen des Budgets und entsprechend dem Projektplan abgeschlossen wird. PMs sind außerdem die Kontaktpersonen für Stakeholder.

Projektleitende verwalten die Beziehungen innerhalb des Projekts während der Initiierungs-, Planungs-, Ausführungs-, Überwachungs- und Abschlussphase. Nachfolgend gehen wir genauer darauf ein, welche Aufgaben PMs in jeder Phase des Projektlebenszyklus durchführen, um die Effizienz und letztlich das Wachstum des Unternehmens zu unterstützen.

Sieben wichtige Verantwortungsbereiche von Projektleitenden.

Der Aufgabenbereich von Projektleitenden hängt von der jeweiligen Branche, dem Unternehmen sowie der konkreten Art des Projekts ab. Meist gehören jedoch diese sieben wichtigen Verantwortungsbereiche dazu:

1. Planung

2. Zusammenstellung des Teams

3. Festlegung der Fristen und Überwachung des Projektfortschritts

4. Problemlösung

5. Ressourcenverwaltung

6. Kommunikation mit Stakeholdern

7. Evaluation der Performance

1. Planung.

Projektleitende sind dafür verantwortlich, eine Projektidee in einen umsetzbaren Plan mit klaren Zielen umzuwandeln. Sie erarbeiten zusammen mit Kundinnen und Kunden sowie Stakeholdern die Erwartungen an das Projekt und definieren die erwarteten Arbeitsergebnisse. PMs legen außerdem fest, welche Aufgaben zum Durchführen und Abschließen des Projekts erforderlich sind.

2. Zusammenstellung des Teams.

Ein weiterer wichtiger Verantwortungsbereich von Projektleitenden ist die Zusammenstellung des richtigen Teams für die erfolgreiche Durchführung des Projekts. Projektleitende wählen das Personal aus, weisen Aufgaben zu und ordnen Team-Mitgliedern im Verlauf des Projekts bei Bedarf neue Aufgaben zu.

3. Festlegung der Fristen und Überwachung des Projektfortschritts.

Projektleitende legen Fristen fest, um die Produktivität zu gewährleisten und das Projekt innerhalb des vorgegebenen Budgets abzuschließen. PMs verwenden eine Struktur zur Konkretisierung des Arbeitsaufwands, um einzelne Aufgaben zu identifizieren und zu bestimmen, wie viel Zeit für deren Erledigung erforderlich ist. Sie überwachen kontinuierlich den Fortschritt und die Einhaltung der Fristen und kommunizieren eventuelle Veränderungen an das Team. PMs können auch externe Unterstützung anfordern, falls eine Frist eventuell nicht eingehalten werden kann.

4. Problemlösung.

Effektive Projektleitende passen ihre Pläne an unvorhergesehene Hindernisse, geänderte Anforderungen der Kundinnen und Kunden sowie an potenzielle Ressourcenprobleme an. PMs werden mit komplexen Problemen konfrontiert und lösen diese mit kreativen Lösungen und systematischen Ansätzen. Projektleitende sollten Probleme detailliert betrachten, die bekannten Fakten evaluieren, ihre Annahmen über das Problem untersuchen und mit potenziellen Lösungen experimentieren.

5. Ressourcenverwaltung.

Erfolgreiches Projekt-Management ist davon abhängig, dass die verfügbaren Ressourcen sinnvoll genutzt werden. Projektleitende behalten sorgfältig im Blick, wie das Team die Gelder, die verfügbare Zeit und alle anderen Ressourcen einsetzt. PMs schlüsseln die Kosten für jeden Teil des Projekts genau auf und sind darauf vorbereitet, diese bei Bedarf gegenüber Stakeholdern zu kommunizieren.

6. Kommunikation mit Stakeholdern.

Bei den Aufgaben von Projektleitenden spielt die Kommunikation eine zentrale Rolle. Es reicht nicht aus, wenn PMs die Team-Mitglieder managen und Fristen einhalten. Sie gewährleisten das Vertrauen der Stakeholder, indem sie sie über den Fortschritt informieren und auf deren Input reagieren.

7. Evaluation der Performance.

Projektleitende erstellen und überwachen die wichtigen KPIs für ihre Teams. Sie definieren Meilensteine für jede Projektphase und die Metriken, mit denen der Erfolg gemessen wird. Am Ende des Projekts sehen sie sich die ursprünglichen Ziele an und evaluieren die Metriken, um festzustellen, wie erfolgreich das Team war.

Ein Tag im Leben von Projektleitenden.

Projektleitende beginnen ihren Arbeitstag meist mit dem Lesen von E-Mails und Beantworten dringender Fragen zu den Projekten. Sie leiten möglicherweise ein morgendliches Stand-up Meeting, um die Tagesziele festzulegen, und vereinbaren anschließend Meetings mit Stakeholdern. Einige PMs legen eine bestimmte Zeit innerhalb der Woche fest, in der sie ausschließlich Fragen beantworten, um ihre allgemeine Arbeitslast zu reduzieren.

Über den ganzen Tag hinweg überwachen PMs permanent die Workflows der Team-Mitglieder und die Ressourcen, die dem Projekt zugeordnet wurden. Sie können eine Projekt-Management-Lösung nutzen, um diese Informationen nachzuverfolgen und neue Aufgaben zuzuweisen. PMs passen ihre Strategie bei Bedarf an eine neue Situation oder an geänderte Kundenanforderungen an.

Kompetenzen und Qualifikationen von Projektleitenden.

Der Projekt-Management-Bedarf wächst immer weiter, sodass es zahlreiche Einstiegsmöglichkeiten, aber auch Aufstiegschancen gibt. Zu den Mindestanforderungen an erfolgreiche PMs gehören soziale Kompetenzen, Führungsqualitäten und technisches Know-how.

Ganz gleich, ob ihr nach qualifizierten PMs sucht oder selbst PM werden möchtet, solltet ihr euch auf die folgenden Kompetenzen und Kenntnisse konzentrieren:

Die meisten PMs haben einen Hochschulabschluss sowie mindestens eine berufliche Qualifikation. Laut Zippa haben etwa zwei Drittel der PMs heute einen Bachelor-Abschluss und 15 % einen Master-Abschluss. PMs sollten sich permanent weiterbilden, um konkurrenzfähig zu bleiben.

Projektleitende können auch Zertifizierungen erhalten (z. B. als Agile Certified Practitioner, PMI-ACP), um spezielle Projekt-Management-Kenntnisse zu entwickeln. Zu den gängigsten allgemeinen PM-Zertifizierungen gehören Project Management Professional (PMP) und Certified Associate in Project Management (CAPM).

Unterschiede zwischen Projekt-, Portfolio- und Programm-Management.

Projekt-Management, Programm-Management und Portfolio-Management sind drei verschiedene Work-Management-Formen, die häufig verwechselt werden. Dabei sind die Leitenden bei jeder Form für jeweils andere Aufgaben verantwortlich.

In eurem Unternehmen sind möglicherweise nicht alle diese Rollen erforderlich. Doch wenn ihr die jeweiligen Aufgabenbereiche versteht, könnt ihr wichtige Lücken in der Infrastruktur eures Unternehmens erkennen.

Fünf Branchen, die häufig Projektleitende einsetzen.

Projektleitende werden in vielen aktuell schnell wachsenden Branchen stark nachgefragt, einschließlich Technologie, Gesundheitswesen, Marketing, Personalwesen und Bauwirtschaft. Auch wenn die Aufgaben von PMs in allen Branchen weitestgehend gleich sind, gibt es wichtige Unterschiede.

Effizienteres Projekt-Management und Verbesserung des Projektlebenszyklus.

Wenn ihr die Rolle von Projektleitenden versteht, könnt ihr in dieser Position die Abläufe im gesamten Unternehmen verbessern. Ihr wisst, welche Unterstützung PMs täglich benötigen, um ihre Projekte erfolgreich abzuschließen. Mit optimierten Projekt-Management-Verfahren könnt ihr in eurem Unternehmen zudem jede Phase im Projektlebenszyklus verbessern.

Adobe Workfront kann euren PMs beim Planen, Verwalten und Abschließen von Projekten im benötigten Umfang helfen. Workfront integriert Menschen, Daten, Prozesse und Technologie im gesamten Unternehmen miteinander, sodass ihr den kompletten Projektzyklus verwalten könnt.

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