A3-Problemlösungs-Reports – Funktion und Verwendung.

Professional reviewing an A3 problem solving report.

Die A3-Problemlösungsmethodik ist Bestandteil des schlanken Arbeitens. Wenn ihr die Prinzipien von Lean-Projekt-Management kennt, habt ihr die A3-Problemlösungsmethodik möglicherweise bereits verwendet. Wenn ihr noch nicht von A3 gehört habt, lest weiter, um mehr über die Methode und ihren Ursprung zu erfahren und herauszufinden, wie sie zur Lösung von Problemen und für die Erfolgsüberwachung eingesetzt wird.

Dieser Post behandelt folgende Aspekte:

Was ist A3-Problemlösung?

A3-Problemlösung ist ein strukturierter, Team-basierter Problemlösungsansatz, mit dem ein Problem auf einem Stück Papier in aller Kürze zusammengefasst wird. Er kommt üblicherweise bei Lean-Management- und Six-Sigma-Methoden zum Einsatz. Der Name „A3“ bezieht sich auf die gleichnamige Standard-Papiergröße (297 x 420 mm), die traditionell zur Dokumentation des Prozesses verwendet wird.

Der A3-Problemlösungsansatz wurde bei Toyota im Rahmen des Toyota-Produktionssystems entwickelt, dem Vorreiter der Philosophie der schlanken Fertigung. Der A3-Ansatz half, Problemlösungsprozesse zu standardisieren, und förderte zugleich die Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen. Er basiert auf dem PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act, zu Deutsch: Planen-Umsetzen-Überprüfen-Handeln) und hilft Führungskräften in Unternehmen, konstante Verbesserungen und konstantes Wachstum zu erzielen.

Erklärung: A3-Problemlösungs-Reports.

An A3 template example.

Ein A3-Report ist ein strukturiertes Dokument, in dem der Problemlösungsprozess präzise zusammengefasst ist. Das Dokument enthält in der Regel eine Problembeschreibung, eine Analyse der aktuellen Situation, vorgeschlagene Gegenmaßnahmen und die Ergebnisse der implementierten Lösung. Der A3-Report soll das Problem und die Lösung klar darlegen, sodass sie einfach mit anderen im Unternehmen geteilt und von diesen geprüft werden können.

Gründe für die Verwendung des A3-Prozesses.

Die Verwendung des A3-Problemlösungsprozesses bietet eine Reihe von Vorteilen:

Sehen wir uns den A3-Prozess genauer an, damit ihr sämtliche Probleme, mit denen ihr und euer Unternehmen konfrontiert seid, angehen könnt.

Der A3-Problemlösungsprozess.

Der A3-Problemlösungsprozess umfasst in der Regel die folgenden Schritte:

  1. Hintergrund des Problems. Im ersten Schritt werden das zu lösende Problem und alle vergangenen Schwierigkeiten, die zu dem Problem geführt haben könnten, klar umrissen.
  2. Aktuelle Situation. In diesem Schritt werden Daten gesammelt und die aktuelle Situation analysiert, um das Problem besser zu verstehen.
  3. Festlegen von Zielsetzungen und Zielen. In diesem Schritt werden spezifische und messbare Zielsetzungen festgelegt, sodass ihr den Fortschritt bei der Erreichung eurer Ziele überwachen könnt.
  4. Fehlerursachenanalyse. Eine Fehlerursachenanalyse identifiziert die Grundursache des Problems, sodass Lösungen nicht nur temporäre, oberflächliche Korrekturen bleiben.
  5. Gegenmaßnahmen. Sobald die Ursache ermittelt wurde, werden potenzielle Lösungen ausgearbeitet. In diesem Schritt werden unterschiedliche Optionen evaluiert und die effektivste Gegenmaßnahme ausgewählt.
  6. Implementierung. Die ausgewählte Gegenmaßnahme wird anschließend umgesetzt und ihre Wirksamkeit überwacht, um sicherzustellen, dass das Problem dadurch gelöst wird.
  7. Bestätigung der Wirkung und Follow-up. Dieser Schritt umfasst die Messung der Wirkung der Lösung und die Identifizierung möglicher zusätzlicher Verbesserungen.
  8. Standardisierung der Lösung. Wenn die Lösung effektiv ist, sollte sie standardisiert und in das standardmäßige Arbeitsverfahren der Organisation integriert werden, um das Problem künftig zu vermeiden.

Beispiele für A3-Reports.

Nachdem wir nun wissen, was der A3-Problemlösungsprozess ist, wollen wir uns ein Beispiel für einen fertigen A3-Report ansehen:

Problembeschreibung. Die Rate der Kundenbeschwerden für unser neues Produkt ist in den letzten drei Monaten kontinuierlich gestiegen. Wir müssen die Ursachen des Problems herausfinden und einen Plan entwickeln, um die Beschwerderate auf unter 1 % zu senken.

Hintergrund. Unser Unternehmen hat kürzlich ein neues Produkt herausgebracht und das erste Kunden-Feedback war positiv. In den letzten drei Monaten ist die Zahl der Kundenbeschwerden allerdings stetig angestiegen. Unser Kunden-Service-Team bemüht sich, jede eingehende Beschwerde zu bearbeiten, doch insgesamt steigt die Beschwerderate immer weiter an. Wir müssen die Ursache des Problems ermitteln, damit wir eine Lösung implementieren können, die an der Wurzel ansetzt.

Aktueller Zustand. Im letzten Reporting-Zeitraum lag die Kundenbeschwerderate für unser neues Produkt bei 2,5 %. Unser Ziel ist es, diese Rate auf unter 1 % zu senken. Die meisten Beschwerden, die wir erhalten, beziehen sich auf Produktfehler oder Transportprobleme.

Fehlerursachenanalyse. Zur Ermittlung der Ursache(n) des Problems haben wir eine sorgfältige Analyse von Kunden-Feedback und internen Daten durchgeführt. Dabei stellten wir fest, dass sich die meisten Beschwerden auf Produktfehler oder Transportprobleme bezogen. Wir ermittelten einige mitursächlichen Faktoren wie unangemessene Qualitätssicherungsprozesse und ungenügende Schulungen unseres Versand-Teams.

Gegenmaßnahmen: Zur Beseitigung der Problemursachen haben wir die folgenden Gegenmaßnahmen entwickelt:

  1. Verbessern von Qualitätssicherungsprozessen. Wir implementieren einen strikteren Qualitätssicherungsprozess für unser Produkt. Dieser umfasst zusätzliche Prüfungen in jeder Phase des Fertigungsprozesses, damit Defekte erkannt werden, bevor das Produkt an die Kundschaft ausgeliefert wird.
  2. Bereitstellen zusätzlicher Schulungen. Wir stellen zusätzliche Schulungen für unser Versand-Team bereit, um sicherzustellen, dass es im Umgang mit dem neuen Produkt ausreichend geschult ist. Hierzu gehören Schulungen zur Identifizierung von und zum Umgang mit zerbrechlichen Teilen sowie zur korrekten Verpackung von Produkten, um Transportschäden zu vermeiden.
  3. Verbessern der Kommunikation. Wir verbessern die Kommunikation zwischen unserem Kunden-Service-Team und dem Fertigungs-Team, um sicherzustellen, dass Produktfehler oder Transportprobleme zeitnah erkannt und beseitigt werden.

Implementierungsplan: Wir haben den folgenden Plan für die Implementierung dieser Gegenmaßnahmen ausgearbeitet:

  1. Verbessern von Qualitätssicherungsprozessen. Wir implementieren den neuen Qualitätssicherungsprozess innerhalb der kommenden 30 Tage. Dieser umfasst zusätzliche Prüfungen in jeder Phase des Fertigungsprozesses.
  2. Bereitstellen zusätzlicher Schulungen. Wir bieten unserem Versand-Team in den kommenden 60 Tagen zusätzliche Schulungen an. Hierzu gehören klassische Schulungen ebenso wie praktische Übungen.
  3. Verbessern der Kommunikation. Wir implementieren in den kommenden 30 Tagen einen neuen Kommunikationsprozess zwischen unserem Kunden-Service-Team und dem Fertigungs-Team. Dieser umfasst regelmäßige Besprechungen zu möglichen Produktfehlern oder Transportproblemen.

Follow-up: Damit unsere Gegenmaßnahmen auch effektiv sind, werden wir die Kundenbeschwerderate für unser neues Produkt monatlich überwachen. Außerdem führen wir regelmäßige Audits unseres Qualitätssicherungsprozesses und der Schulungen des Versand-Teams durch, um die korrekte Umsetzung sicherzustellen.

Probleme lösen mit dem A3-Prozess.

Mit dem A3-Problemlösungsprozess können Unternehmen unabhängig von der Branche Probleme in ihren Geschäftsprozessen besser verstehen und lösen. Durch die Bereitstellung eines standardisierten Frameworks für die Identifizierung von Lösungen hilft die A3-Methode Teams dabei, kontinuierlich besser und effizienter zu werden.

Wenn ihr den A3-Problemlösungsprozess und die Lean-Management-Prinzipien nutzen möchtet, lest unseren Ratgeber für Lean Management, um mehr zu erfahren.

Adobe Workfront ist ein Projekt-Management-Tool, das die Verknüpfung, Zusammenarbeit und Vereinfachung von Workflows im benötigten Umfang erleichtert. Wenn ihr Lean Management und den A3-Problemlösungsprozess ausprobieren möchtet, erfahrt, wie Projekt-Management für Unternehmen mit Workfront euer Team unterstützen kann.