Ein Problem kann man nicht lösen, ohne Entscheidungen zu treffen. Aber wie lange braucht euer Team, um sich für etwas zu entscheiden? Laut McKinsey geben nur 50 % der Managerinnen und Manager an, dass Entscheidungen in ihrem Unternehmen zeitnah getroffen werden, während 6 von 10 Managerinnen und Managern sagen, dass die Hälfte der für Entscheidungen aufgewendeten Zeit ineffektiv ist.
In den 1960er-Jahren erlebte der Fahrzeughersteller Toyota eine ähnliche Situation. Die Firma entwickelte einen neuen Ansatz zur Problemlösung namens A3, der sich später weltweit verbreitete. Doch was beinhaltet die A3-Problemlösungsmethode? Und wie kann sie eurem Unternehmen helfen, Lösungen zu finden? In diesem Artikel werdet ihr Folgendes erfahren:
- Was ist die A3-Problemlösung?
- Geschichte und Ursprung der A3-Methode.
- Warum sollte man die A3-Problemlösung verwenden?
- Was ist ein A3-Bericht?
- So erstellt ihr einen A3-Bericht in 8 Schritten.
- Herausforderungen beim A3-Bericht meistern.
- Nützliche Konzepte zur A3-Problemlösung.
- Fallstudie: Wie Fachleute im Gesundheitswesen A3 nutzen.
Was ist die A3-Problemlösung?
Die A3-Problemlösung ist eine Methode des Lean Manufacturings. Es handelt sich um einen Prozess, bei dem ein Problem und mögliche Lösungen auf einem einzigen Blatt Papier im A3-Format (29,7 × 42 cm) zusammengefasst werden. Dieses Blatt Papier wird als „A3-Bericht“ bezeichnet und ist um eine Reihe von Kästchen strukturiert, die darauf abzielen, eure geschäftliche Herausforderung anzugehen.
Am besten betrachtet man A3-Problemlösung als die Theorie und den A3-Bericht als das umsetzbare Ergebnis. Die beiden sind eng miteinander verwandt, sollten aber nicht synonym verwendet werden.
Die A3-Problemlösungsmethode entstand beim Automobilhersteller Toyota als Teil des Toyota-Produktionssystems (TPS). Aber im Laufe der Zeit erlangte sie weltweite Anerkennung und Verbreitung in verschiedenen Branchen.
Geschichte und Ursprung der A3-Methode.
Die A3-Problemlösung gewann in der Nachkriegszeit bei Toyota im Rahmen einer innovativen neuen, als „Lean“ bezeichneten Produktionsphilosophie an Bedeutung. Als Teil des TPS in den 1960er Jahren spielte die A3-Problemlösung eine entscheidende Rolle auf dem Weg des Unternehmens hin zu kontinuierlicher Verbesserung und der Förderung einer Kultur der Problemlösung auf allen Ebenen der Organisation.
Taiichi Ohno als Pionier.
Mitte des 20. Jahrhunderts wollte Toyota die Effizienz voranbringen und die Verschwendung in seinen Fabriken reduzieren. Unter der Führung von Taiichi Ohno verpflichtete sich die Firma zu Kaizen (kontinuierliche Verbesserung) und der Methode „Go and See“ (Genchi Genbutsu), um ihre Ziele zu erreichen.
Im Kern ging es bei „Go and See“ darum, rasch zur Ursache eines Problems vorzudringen. Ohno drängte seine Führungskräfte, Probleme so darzustellen, dass sie leicht zusammengefasst und diagnostiziert werden können. Dies führte dazu, dass Probleme und Lösungen zunehmend auf A3-Blättern dargestellt wurden – und damit war die A3-Problemlösung geboren.
Globalisiert von John Shook.
Bis in die 1980er Jahre war die A3-Problemlösung bei Toyota so fest eingebettet, dass jeder neue Absolvent bei Eintritt in die Firma darin geschult wurde. Einer von ihnen war John Shook, der 1983 zur Firma kam. Er lernte die A3-Problemlösungsmethode von Führungspersönlichkeiten wie Isao Yoshino, bevor er dazu beitrug, sie über Toyota hinaus weltweit und branchenübergreifend zu verbreiten. Er schrieb das Buch „Managing to Learn“, das den A3-Prozess für Anfänger aufschlüsselte.
„Bei Toyota gibt es eine Art, Probleme zu lösen, die Wissen generiert und Menschen, die die Arbeit ausführen, dabei unterstützt, das Lernen zu lernen. Manager einer Firma setzen ein Tool namens „A3“ als Schlüsselstrategie ein, um eine tiefgehendere Art zu denken zu vermitteln.“
John Shook
Warum sollte man die A3-Problemlösung verwenden?
Wenn ihr euch mit der A3-Problemlösungsmethodik und A3-Berichten vertraut macht, könnt ihr Probleme effizienter lösen. Sie kann den Verwaltungsaufwand verringern und eine schnellere Entscheidungsfindung ermöglichen.
Laut McKinsey führt ineffektive Entscheidungsfindung zu 500.000 verschwendeten Tagen pro Jahr. Das Erstellen eines A3-Berichts, das eigenständige Beobachten eines Problems und Gespräche mit den Beteiligten können dazu beitragen, diese verlorenen Tage zu reduzieren.
Wichtigste Vorteile der A3-Problemlösung
Indem Teams dem A3-Problemlösungsprozess folgen, können sie die folgenden Vorteile erschließen:
- Schnellere Problemlösung. Das kompakte Format hilft, Probleme schnell zu lösen. Indem das Problem, die Analyse und die vorgeschlagenen Lösungen auf einem einzigen Blatt Papier zusammengefasst werden, können Teams sich schnell auf die wichtigsten Probleme verständigen und zügig handeln. Dies beschleunigt die Entscheidungsfindung, minimiert Verzögerungen und ermöglicht eine zeitnahe Lösung.
- Optimierung der Kommunikation. A3-Berichte sind visuell, wodurch sie klar, prägnant und leicht zu kommunizieren sind. Wenn das Problem und die vorgeschlagenen Lösungen auf einem einzigen Blatt Papier dargestellt werden, entfallen Unklarheiten. Optimierte Kommunikation bedeutet mehr Transparenz, besseres Verständnis und effektivere Gespräche.
- Zusammenarbeit. A3-Problemlösung fördert die Zusammenarbeit, indem sie Personen mit vielfältigem Hintergrund und Fachwissen zusammenbringt. Zusammenarbeit fördert den Wissensaustausch und verbessert die Teamkultur. Dadurch wird auch sichergestellt, dass alle das Problem verstehen.
- Kontinuierliches Lernen und Wachstum. A3-Problemlösung folgt den Prinzipien der kontinuierlichen Verbesserung. Es fördert eine lernorientierte Denkweise im Unternehmen. Team-Mitglieder gewinnen wertvolle Erkenntnisse in die Grundursachen von Problemen, erkennen Verbesserungspotenziale und entwickeln ihre Problemlösungsfähigkeiten weiter.
Was ist ein A3-Bericht?
Der A3-Bericht ist das wichtigste Output des A3-Problemlösungsprozesses. Im Wesentlichen wird der Denkprozess in einer Reihe von Schritten sichtbar gemacht – von der Definition des Problems bis zur Lösung, alles auf einem einzigen A3-Blatt dargestellt. Der Bericht wird in einem Raster mit einer Reihe von Feldern präsentiert, die der Autor oder die Autorin mit Informationen und Aktionen zur Herausforderung ausfüllt.
Der Bericht liefert Folgendes:
- Einen Überblick über das Problem.
- Hintergrund und Kontext.
- Euer Ziel oder das gewünschte Ergebnis.
- Eine Analyse dessen, was das Problem verursacht hat.
- Maßnahmen zur Behebung des Problems.
- Pläne, um die Maßnahmen zu implementieren.
- Nachverfolgung zur Überwachung des Fortschritts.
So erstellt ihr in 7 Schritten einen A3-Bericht.
Diese Tabelle hilft euch dabei, zu verstehen, wie ihr einen A3-Bericht erstellt. Sie stellt jede Komponente mit der zugrunde liegenden Theorie und anschließend einem Praxisbeispiel aus einem A3-Bericht vor.
- Qualitätskontrollprozesse verbessern. Wir werden einen strengeren Qualitätskontrollprozess für unser neues Produkt implementieren.
- Zusätzliche Schulungen für unser Versandteam durchführen. Dies umfasst Schulungen dazu, wie man zerbrechliche Artikel erkennt und handhabt und Produkte richtig verpackt.
- Die Kommunikation zwischen unserem Kundendienst und unserem Fertigungsteam verbessern, um sicherzustellen, dass etwaige Produktfehler oder Versandprobleme schnell erkannt werden.
Um diese Gegenmaßnahmen zu implementieren, haben wir den folgenden Plan entwickelt:
- Qualitätskontrollprozesse verbessern innerhalb der nächsten 30 Tage.
- Zusätzliche Schulungen durchführen innerhalb der nächsten 60 Tage. Dies umfasst sowohl Präsenzschulungen als auch praktische Schulungen.
- Einen neuen Kommunikationsprozess zwischen unserem Kundendienst-Team und unserem Fertigungsteam innerhalb der nächsten 30 Tage einführen.
Schreibt euren A3-Bericht in dieser Reihenfolge.
- Startet am oberen linken Rand der Seite.. Nennt das Problem und arbeitet euch dann nach unten vor.
- Widmet die linke Hälfte der Seite den ersten vier Schritten, um das Problem gründlich zu analysieren – das sollte sowohl die Hälfte eurer Zeit als auch die Hälfte des Platzes beanspruchen.
- Verwendet die rechte Hälfte der Seite, um eure Lösung auszuarbeiten – eure Ideen zur Verbesserung, euren Aktionsplan sowie eure Auswertung und euer Follow-up.
Herausforderungen mit eurem A3-Bericht meistern.
Unklare Definition eures Problems.
Eine klare Definition eures Problems und Ziels ist die Grundlage eures A3-Berichts. Wenn es Unklarheiten gibt oder der Bericht auf ungenauen Informationen basiert, kann dies den gesamten Bericht kompromittieren. Haltet ihn so konkret wie möglich und vermeidet vage oder abstrakte Formulierungen. Fasst euch kurz. Jedes Wort sollte zählen und zum Verständnis beitragen, da überflüssige Formulierungen zu Verwirrung führen können.
Gegenmaßnahmen, die ins Leere laufen.
Eure Gegenmaßnahmen sind die Schritte, die ihr ergreift, um euer Problem anzugehen und eine Lösung zu implementieren. Wenn ihr diese Maßnahmen nicht auf Herz und Nieren prüft, könnten sie unzureichend sein. Fragt euch, ob diese Schritte dazu beitragen, das angestrebte Endziel zu erreichen. Sind sie zudem innerhalb der gesetzten Frist und mit den euch zur Verfügung stehenden Ressourcen umsetzbar?
Mangelhafte Einbindung der Stakeholder.
Um euren A3-Bericht zu implementieren, benötigt ihr die Zustimmung eurer Stakeholder. Habt ihr die richtigen Personen im Raum? Sind sie mit dem von eurem Team identifizierten Problem und eurem Lösungsansatz einverstanden? Seid bereit für Verhandlungen mit Stakeholdern; seid dabei diplomatisch und überzeugend und zeigt gleichzeitig Empathie für deren Standpunkt. Gewinnt Herzen und Köpfe.
Unvermögen, zur Ursache des Problems vorzudringen.
Das Problem zu definieren ist das eine, aber wenn ihr keine umfassende Ursachenanalyse durchführt, könntet ihr in einem Jahr wieder am selben Punkt stehen. Wenn ihr versteht, warum das Problem überhaupt aufgetreten ist, könnt ihr wirksamere und realistischere Gegenmaßnahmen entwickeln.
Keine konsequente Nachverfolgung von Folgeaktivitäten.
Ihr habt euer Problem mit einer Reihe von Gegenmaßnahmen angegangen. Das war's, oder? Falsch. Der Nachverfolgungsschritt ist ein entscheidendes Element eures A3-Berichts. Ohne gute Nachverfolgung kann es passieren, dass euer implementierter Plan den gleichen alten Problemen zum Opfer fällt. Legt eindeutige Aktionen für das Monitoring eurer Implementierung fest.
Nützliche Konzepte zur A3-Problemlösung.
Lean-Methoden.
Die Lean-Management-Theorie stammt aus der Mitte des 20. Jahrhunderts mit dem Ziel, die Effizienz zu verbessern und die Verschwendung in der Fertigung zu reduzieren. Die Idee war, Workflows kontinuierlich zu iterieren, um Ineffizienzen zu identifizieren und zu beheben. Personen, die mit der Methode arbeiten, sind überzeugt, dass dies einen größeren Mehrwert für die Kundschaft bietet. Die A3-Problemlösungsmethode ist eine Lean-Management-Technik, die ihre Herkunft bei Toyota hat.
5-Why-Analyse.
Die 5-Why-Analyse wurde erstmals in den 1930er-Jahren im Unternehmensmanagement von Toyota-Gründer Sakichi Toyoda eingesetzt, bevor sie in den 1960er- und 70er-Jahren in anderen Branchen populär wurde. Im Mittelpunkt steht die Problemlösung, insbesondere das Ergründen der Ursachen eines Problems, indem man fünfmal fragt, warum es aufgetreten ist. Bei der Erstellung eines A3-Berichts wird häufig die 5-Why-Analyse angewendet.
Plan-Do-Check-Act-Zyklus (PDCA)
Ein zentrales Element des Lean Managements und der A3-Problemlösung, der Plan-Do-Check-Act-Zyklus (PDCA), dient der Förderung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Die Idee besteht darin, ein Ziel festzulegen, einen Plan zu dessen Erreichung zu erstellen, den Fortschritt zu überwachen und darauf aufbauend weitere Aktionen durchzuführen.
SMART-Ziele.
SMART-Ziele sind ein weiteres Framework, das ihr mit eurer A3-Problemlösung in Einklang bringen könnt. SMART bedeutet, realistische und erreichbare Ziele festzulegen, die man messen und von denen man lernen kann. Wenn es darum geht, die Gegenmaßnahmen in eurem A3-Bericht zu implementieren, können SMART-Ziele euch dabei helfen, diese festzulegen und auf Kurs zu bleiben.
Six Sigma.
Six Sigma ist eine weitere Komponente der Lean-Management-Methode. Sie konzentriert sich auf die Steigerung der Rentabilität, indem sie Produktfehler minimiert und das Vertrauen der Kundschaft in die Marke stärkt. Durch die Erhöhung des Bewusstseins für die kostspieligen Auswirkungen von Mängeln, wie Erstattungen und negativer Kundenwahrnehmung, soll eine kontinuierliche Verbesserung gefördert werden.
Fallstudie: Wie Fachleute im Gesundheitswesen A3 nutzen.
Die Herkunft der A3-Problemlösung liegt zwar in der Automobilindustrie, aber in den späteren Jahrzehnten des 20. Jahrhunderts und im 21. Jahrhundert verbreitete sich die Methode auf andere Branchen und Sektoren. Hierzu zählt auch das Gesundheitswesen, wie in dieser Fallstudie gezeigt wird, die vom Royal College of Pathologists in Großbritannien veröffentlicht wurde.
Im Februar 2014 setzte der Guy’s and St Thomas’ NHS Foundation Trust in London die A3-Problemlösung ein, um allen Lungenkrebspatienten denselben Versorgungsstandard zu bieten – unabhängig davon, ob sie von ihrem Hausarzt bzw. ihrer Hausärztin oder auf anderem Weg überwiesen wurden.
Durch das Erstellen eines A3-Berichts identifizierte Dr. Paul Cane die Grundursachen, die zu Unterschieden in der Versorgung führten. Er setzte Gegenmaßnahmen und einen Aktionsplan um – darunter die Einführung eines „einheitlichen, wirksamen Krebsbehandlungspfads“, um sicherzustellen, dass alle Lungenkrebspatienten bis Dezember 2014 den gleichen Versorgungsstandard erhalten.
Fazit: Seid ihr bereit für A3?
Die A3-Problemlösung wurde in den letzten etwa 75 Jahren als wichtige Komponente der Lean-Management-Prinzipien weiterentwickelt. Sie hat bekanntermaßen die Automobilproduktion bei Toyota grundlegend verändert und wird von Führungskräften in verschiedensten Branchen und Sektoren eingesetzt. Wenn unternehmensweite Entscheidungen nur langsam getroffen werden, hilft sie, schneller an die Wurzel von Problemen zu gelangen, zu verstehen, wie und warum sie zu Problemen geworden sind, und effektive Lösungen zu entwickeln.
Um das volle Potenzial eurer A3-Berichte auszuschöpfen, empfiehlt es sich, Projekt-Management-Software in Betracht zu ziehen. Dadurch könnt ihr eure Herausforderungen mit Hilfe von Reporting-Tools und Erkenntnissen besser verstehen, Gegenmaßnahmen planen und implementieren sowie die nötigen Personen miteinander verbinden, die zusammenarbeiten müssen, um Aufgaben zu erledigen.
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