Kaizen – Definition, Events und Bedeutung für die Optimierung eurer Geschäfte und Teams.

Project mangers using kaizen principles

Seit Geschäfts-Teams schlankere Praktiken und Prozesse einführen, hat auch Kaizen den Sprung aus den Werkhallen in die Büros geschafft. Diese japanische Geschäftsphilosophie hat führenden globalen Unternehmen wie Toyota bei der Optimierung ihrer Prozesse geholfen.

Aber Kaizen hat auch für Operations-Teams greifbare Vorteile. In diesem Beitrag behandeln wir Folgendes, damit ihr besser versteht, was Kaizen ist und wie es euren Teams helfen kann:

Was ist Kaizen?

Kaizen ist eine Geschäftsphilosophie, die auf die kontinuierliche Verbesserung in der gesamten Organisation abzielt. Das Kaizen-Modell hilft Unternehmen dabei, ihre Effizienz allmählich und kontinuierlich zu erhöhen und gleichzeitig die Verschwendung innerhalb von Prozessen zu reduzieren. Hierfür ermutigt Kaizen alle Mitarbeitenden – ob in der Werkhalle oder in der Führungsebene – dazu, sich jederzeit einzubringen.

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Die Kaizen-Methode wurde nach dem Zweiten Weltkrieg in Japan bei Produzenten wie Toyota populär. Kaizen bedeutet auf Japanisch allgemein kontinuierliche Verbesserung. Wenn ein Fließbandarbeiter oder eine Fließbandarbeiterin im Toyota Production System ein Problem bemerkt, unterbricht er oder sie die Arbeit und sucht gemeinsam mit einem oder einer Vorgesetzten nach einer Lösung. Die Mitarbeitenden, die an den täglichen Fertigungsprozessen beteiligt sind, haben die Befugnis, erforderliche Änderungen ohne formale Genehmigung durch das Management vorzunehmen. Außerdem müssen sie keine langwierigen Prozesse durchlaufen, um Änderungen umzusetzen. So wird kontinuierliche Verbesserung möglich.

Kaizen ist traditionell ein wichtiger Bestandteil des schlanken Projekt-Managements in der Fertigungsbranche, doch immer mehr Unternehmen aus anderen Sektoren wissen die Effektivität zu schätzen und implementieren Kaizen-Events.

Kaizen-Events.

Ein Kaizen-Event ist ein Team-Workshop über drei bis fünf Tage, in dem Mitarbeitende, Managerinnen und Manager und manchmal auch Führungskräfte einen umsetzbaren Plan zur Verbesserung eines bestehenden Prozesses ausarbeiten. Kaizen-Events finden oft im Anschluss an Gemba Walks oder nach Entdeckung einer Ineffizienz statt. Gemba Walks sind Arbeitsplatzbegehungen, bei denen Management-Teams die Prozesse in der betrieblichen Reihenfolge beobachten, mit Mitarbeitenden sprechen, Erkenntnisse sammeln und etwaige Probleme erkennen können.

Wertstromanalyse ist ein weiteres nützliches Tool zur Aufdeckung von Ineffizienzen und Problemen. Erstellt aus den im Gemba Walk gewonnenen Informationen ein Flussdiagramm der Prozesse und Materialien. Diese Visualisierung eurer Prozesse gibt euch einen Überblick über die beteiligten Verfahrensschritte und kann euch helfen, Verschwendung zu erkennen.

Nachdem ihr Probleme oder Engpässe in einem Prozess erkannt habt, könnt ihr kleine, kontinuierliche Verbesserungen implementieren. Während des Kaizen-Events arbeiten die Team-Mitglieder zusammen und denken über Lösungen nach. Das ideale Ergebnis dieser Events ist ein konkreter Plan, der sofort in die Praxis umgesetzt werden kann.

Arten von Kaizen-Events.

Seit der Übertragung von Kaizen auf Operations- und Geschäftsumgebungen haben sich weitere Arten von Kaizen-Events ergeben und weiterentwickelt. Kaizen-Events gibt es in vielen Varianten, damit der jeweiligen Geschäftsanwendung bestmöglich gedient ist. Im Folgenden findet ihr einige der häufigsten Arten von Kaizen-Events und deren Anwendungsfelder.

So führt ihr ein Kaizen-Event durch.

Es gibt nicht die eine Patentlösung für die Durchführung eines Kaizen-Events. Geschäfts-Teams auf der ganzen Welt haben Kaizen-Events gestaltet, die jeweils ihren individuellen Anforderungen genügen. Wenn Kaizen neu für euch ist, empfiehlt sich meist das PDCA-Framework (Plan/Do/Check/Act).

Kaizen process: Plan, do, check, act

1. Plan (Planen).

Zur Planungsphase im PDCA-Zyklus zählen der Gemba Walk, die Analyse eures Wertstroms und die Ermittlung der Probleme in euren Prozessen. Die folgenden Schritte ermöglichen euch den raschen Einstieg.


2. Do (Handeln).

Testet die gewählte Lösung im kleinen Maßstab. Stellt sicher, dass alle Team-Mitglieder von der Änderung wissen, und lasst den Test so lange laufen, bis ihr aussagekräftige Daten und Feedback gesammelt habt.


3. Check (Prüfen).

Erfasst Daten aus eurem Test und bewertet den Erfolg anhand der ausgewählten Metriken. Sprecht mit Mitarbeitenden und anderen Team-Mitgliedern, um auch deren Erkenntnisse zu erhalten. Oft haben sie Hinweise für euch, die sich aus messbaren Daten nicht ergeben.


4. Act (Handeln) oder Adjust (Anpassen).

Wenn der Test erfolgreich war, implementiert den verbesserten Prozess unternehmensweit oder als permanentes Update. Wenn allerdings Probleme aufgetreten sind oder die Lösung nicht funktioniert hat, müsst ihr den Prozess optimieren und weitere Tests ausführen oder es mit einer anderen Lösung versuchen.

Dies kann als zyklischer Prozess erfolgen. Das Kaizen-Event mag auf drei bis fünf Tage begrenzt sein, aber der Prozess der Verbesserung endet nie. Wiederholt den Zyklus, um das Verfahren kontinuierlich am Laufen zu halten. Findet weitere verbesserungswürdige Prozesse oder probiert andere Lösungen aus.

Vorteile von Kaizen.

Kaizen hat für alle Arten von Unternehmen Vorteile. Immer mehr Organisationen übernehmen Kaizen, um ihre Workflows zu optimieren, die Verschwendung zu reduzieren und die Wettbewerbsfähigkeit zu wahren. Im Folgenden findet ihr einige der wichtigsten Vorteile.

Kaizen für Unternehmen – Beispiele.

Viele Unternehmen haben Kaizen erfolgreich implementiert. Schauen wir uns einige Beispiel an.

Pixar kaizen example

Pixar.

Ed Catmull, Mitbegründer von Pixar, hat über seine Inspiration durch schlanke Fertigungsprozesse aus Japan gesprochen. Die Lektionen, die er aus einer engagierten Belegschaft gelernt hat, die in Unternehmen wie Toyota kreativ Probleme löst, schlagen sich in den Prozessen von Pixar sichtbar nieder.

Ein Beispiel für Kaizen bei Pixar ist der Brain Trust. Dies ist eine Gruppe kreativer Vorreiterrinnen und Vorreiter, die im Team zusammenarbeiten, ihre ehrlichen Einschätzungen zu neuen Filmen abgeben und Probleme identifizieren. Mit dem Fokus auf Offenheit und Einfühlungsvermögen eliminiert der Brain Trust von Pixar Probleme im Kreativprozess. Wie bei Kaizen in anderen Branchen sind alle Beteiligten berechtigt, eigene Vorschläge zu machen.

„Ein Markenzeichen einer gesunden Kreativkultur ist der Umstand, dass alle Personen die Freiheit haben, ihre Ideen, Meinungen und Kritikpunkte zu äußern. Wenn die Aufrichtigkeit fehlt, ergeben sich dysfunktionale Arbeitsumgebungen.“ – Ed Catmull

Der Brain Trust ist ein wichtiger Teil im Pixar-Prozess, seit er Toy Story 2 in die Erfolgsspur führte. Was zunächst nur für die Videotheken geplant war, wurde letztlich zum Riesenerfolg bei der Kritik und an den Kinokassen. Nun trifft sich der Brain Trust bei allen Filmen von Pixar, um Probleme im Prozess zu ermitteln und Lösungen vorzuschlagen.

Callout - Nestle

Nestlé.

Nestlé nutzt Kaizen und schlanke Prozesse, um Verschwendung in seinen Fabriken zu reduzieren. Beispielsweise nutzte die Führungsebene von Nestlé Wertstromanalyse, um eine neue Abfüllanlage auf Verschwendungen zu prüfen. Daraus ergaben sich effizientere Prozesse im Werk.

Nestlé hat mit Kaizen auch die Unternehmenskultur verändert. Führungskräfte demonstrieren die Bedeutung von Kaizen und ermuntern Mitarbeitende dazu, sich in den Verbesserungsprozess einzubringen. Mitarbeitende werden in die Lage versetzt, Verbesserungen vorzunehmen und die besten verfügbaren Tools und Methoden einzusetzen.

Erste Schritte mit Kaizen.

Kaizen ermöglicht es Organisationen, kleine, iterative Änderungen mit dem Ziel der kontinuierlichen Verbesserung vorzunehmen. Die Mitarbeitenden werden zu kollaborativen und kreativen Problemlösungsprozessen ermuntert. Das Resultat sind optimierte Prozesse, höhere Effizienz und weniger Verschwendung. Und darüber hinaus fühlen sich Mitarbeitende verantwortlich, ziehen Sinn aus ihrer Arbeit und sind aktiv am Unternehmenserfolg beteiligt.

Ein guter Ausganspunkt für Kaizen ist die Analyse der aktuellen Prozesse. Führt Gemba Walks durch, analysiert Daten und sprecht mit Mitarbeitenden, um Probleme oder Verluste in euren System aufzudecken. Wenn ihr eine Liste der Probleme erstellt habt, findet ihr garantiert die passende Art von Kaizen-Event für eure Anforderungen.

Adobe Workfront ist die Lösung, mit der immer mehr Unternehmen ihre schlanken Prozesse wie Kaizen in ihren Arbeitsfeldern optimieren. Workfront hilft euch, Feedback und Erkenntnisse zu organisieren, eure Lösungen zu definieren, eure Pläne im gesamten Unternehmen zu teilen und die Sichtbarkeit zu schaffen, um die Arbeit zu erledigen.

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