Poka Yoke – Fehlervermeidung in euren Prozessen.

Ganz gleich, wie reibungslos eure Geschäftsprozesse ablaufen: Menschliche Fehler sind unvermeidlich. Auch wenn Fehler nicht komplett ausgeschlossen werden können, gibt es aber Wege, sie zu minimieren. Poka Yoke ist eine Methode zur Vermeidung menschlicher Fehler, die ursprünglich aus der Fertigungsbranche in Japan stammt. Heute setzen Unternehmen aus verschiedensten Branchen Poka Yoke ein, um die Anzahl der Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.

In diesem Beitrag zeigen wir euch, wie ihr mit Poka Yoke eure Prozesse gegen Fehler absichern könnt, und behandeln hierzu folgende Themen:

• Was ist Poka Yoke?
• Implementierung und Einsatz von Fehlervermeidung
• Anwendungsfelder von Poka Yoke
• Beispiele für Fehlervermeidung
• Warum Poka Yoke?

Was ist Poka Yoke?

Poka Yoke ist das Verfahren zur Vermeidung und Behebung menschlicher Fehler in euren Prozessen mittels Standardisierung oder Automatisierung. Poka Yoke ist der japanische Begriff für „Fehlervermeidung“ und wurde ursprünglich in der Fertigungsindustrie eingesetzt. Inzwischen hat Poka Yoke aber auch das schlanke Management für Geschäfts-Teams erreicht.

Poka Yoke ist ein leistungsstarkes Tool zur Verwendung in Kaizen, einer japanischen Geschäftsphilosophie zur kontinuierlichen Verbesserung. Es kann als kontinuierlicher Ansatz betrachtet werden, um menschliche Fehler zu reduzieren, die eure Unternehmensprozesse beeinträchtigen können.

Implementierung und Einsatz von Fehlervermeidung.

Es gibt verschiedene Wege zur Durchführung von Poka Yoke, aber auch einige grundlegende Schritte, die ihr stets befolgen solltet.

1. Prüft und visualisiert den zu verbessernden Prozess. Visualisiert eure Prozesse mit Tools wie zum Beispiel Flussdiagrammen.
2. Identifiziert die Schritte, die anfällig für menschliche Fehler sind. Bei Verarbeitung, Einrichtung oder Messung treten beispielsweise hohe Fehlerraten auf.
3. Findet die Ursache für den Fehler. Hierfür könnt ihr zum Beispiel eine 5-Why-Analyse durchführen. Fragt euch, warum der Fehler auftritt, und schreibt die Antwort auf. Fragt dann, warum diese(s) Problem oder Situation besteht. Fragt so lange weiter „warum?“, bis ihr die Grundursache als Antwort erhaltet. Trotz des Namens dieser Methode können auch weniger oder mehr als 5 „Warums“ nötig sein, um die Grundursache zu ermitteln.
4. Bestimmt euren Ansatz. Ihr könnt zwei verschiedene Arten von Lösungen einsetzen. Ein Poka Yoke des Typs Ausschluss soll verhindern, dass der Fehler je wieder passiert. Dies könnt ihr zum Beispiel erreichen, indem ihr einen Schritt entfernt, ersetzt oder vereinfacht, damit er leichter korrigiert werden kann. Ein Poka Yoke des Typs Warnung zielt darauf ab, euch bei Fehlern im Moment ihres Auftretens zu warnen.
5. Implementiert und testet die Lösung. Beginnt im Kleinen und lasst diesen Schritt keinesfalls aus. Führt ein paar Tests durch, um zu sehen, ob eure Lösung funktioniert hat. Falls ja, beginnt mit der unternehmensweiten Implementierung. Falls nein, startet das Verfahren erneut.

Anwendungsfelder von Poka Yoke.

Poka Yoke eignet sich für eine Vielzahl von Szenarios. Hier folgen einige Beispiele für übliche Fälle, in denen Poka Yoke euch helfen kann.

• Ein bestimmter, repetitiver Prozess, der ineffizient ist
• Ein wiederkehrender Fehler in einem Prozess
• Ein kleiner Fehler zu Beginn eines Prozesses, der im späteren Verlauf erhebliche Auswirkungen hat
• Ein Schritt, der menschliches Eingreifen und Know-how benötigt und daher anfälliger für menschliche Fehler ist
• Ein teurer oder gefährlicher Fehler
• Ein Schritt, der Eingaben von Kundinnen und Kunden erfordert, die zu Ausgabefehlern führen können

Beispiele für Fehlervermeidung.

Auch wenn Poka Yoke vor allem in der Fertigungsindustrie eingesetzt wird, kann sich die Methode bei Werbung und Marketing als wertvoll erweisen. Angenommen, euer Unternehmen bietet wiederkehrender Kundschaft einen Rabatt an. Um sicherzustellen, dass der Rabatt-Code nur von Personen genutzt wird, die bereits einen Kauf getätigt haben, verwendet ihr eine zufällige alphanumerische Zeichenfolge.

Das Problem ist, dass sich Kundinnen und Kunden zufällige Codes schlecht merken können und beim Kopieren und Einfügen Probleme auftreten können – insbesondere auf Mobilgeräten. So kann es passieren, dass eure Kundschaft es versäumt, den Werberabatt in Anspruch zu nehmen.

Mit einem Poka Yoke könnt ihr den idealen Weg und andere mögliche Wege für die Kundschaft vom Erhalt der E-Mail mit dem Rabatt bis zum finalen Kaufabschluss ausgestalten. Beim Ausschluss-Ansatz würdet ihr einen Prozess erstellen, bei dem die Kundschaft den Rabatt direkt aus der E-Mail auf den Warenkorb anwenden kann. Bei einem Poka Yoke des Warnungs-Typs könnt ihr beim Checkout eine Erinnerung anzeigen, in der ihr zur Eingabe des Rabatt-Codes auffordert. Beide Fälle beinhalten einen Schritt, der menschliche Fehler reduziert und dafür sorgt, dass die Kundschaft beim Einkauf den Rabatt-Code nutzt.

Vorteile von Poka Yoke.

Es gibt unzählige Vorteile, die eine Implementierung von Poka Yoke für euer Unternehmen bedeuten kann. Im Folgenden beschreiben wir die drei wichtigsten:

• Weniger Verschwendung. Da weniger Fehler auch weniger Defekte, Nacharbeiten und Retouren bedeuten, verringert ihr auch die Verschwendung. Zusätzlich steigert ihr die Qualität eurer Produkte oder Dienstleistungen insgesamt.
• Höhere Produktivität. Wenn Team-Mitglieder weniger Zeit mit Fehlern und Defekten verbringen müssen, können sie flüssiger arbeiten. Daher werden Aufgaben schneller erledigt und der Termindruck nimmt ab.
• Weniger Schulungen. Zur Fehlervermeidung vereinfacht Poka Yoke Systeme und Prozesse. Die Arbeit kann also einfacher erledigt werden, die Anweisungen sind klarer und Fehler treten seltener auf. Deshalb muss weniger Zeit aufgewendet werden, um Mitarbeitende für ihre Aufgaben zu schulen.

Erste Schritte mit Poka Yoke.

Wenn ihr Poka Yoke einsetzt, um eure Prozesse zu vereinfachen und Fehler zu vermeiden, reduziert ihr Verschwendung und steigert die Produktivität. Um mit Poka Yoke zu beginnen, prüft, visualisiert und analysiert den Prozess, den ihr verbessern möchtet. Sucht nach Schritten, die anfällig für menschliche Fehler sind, und findet mit der 5-Why-Analyse die Grundursache des Problems.

Wenn ihr bereit seid, die Fehler im Prozess mit Poka Yoke zu lösen, erhaltet ihr mit Adobe Workfront eine Work-Management-Software für Unternehmen, die Personen, Daten, Prozesse und Technologie integriert. Ihr erhaltet eine klare Sicht auf den gesamten Lebenszyklus eines Prozesses vom ersten bis zum letzten Moment und könnt so die fehleranfälligen Schritte identifizieren und schnell fehlersichere Lösungen implementieren.

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