Ressourcen-Management – was es ist und warum es für euer Unternehmen wichtig ist.

Professionals optimizing resource management

Als Führungskräfte habt ihr im Prinzip die Aufgabe, die Unternehmensleistung zu optimieren. Vielleicht arbeitet ihr und euer Team remote. Vielleicht entwickelt ihr für jedes Projekt eine eigene Strategie. Oder aber ihr seid damit beschäftigt, Projekte zu organisieren und Risiken zu minimieren.

Aber egal wie eure Arbeit im konkreten Fall aussieht, gutes Ressourcen-Management ist entscheidend. Wenn ihr lernt, eure Ressourcen – wie etwa Personal, Zeit und Geld – richtig einzuschätzen, einzuteilen und einzusetzen, gelingt auch das Projekt-Management mit Leichtigkeit. Um euch zu helfen, euer Ressourcen-Management zu verbessern, behandeln wir folgende Themen:

Was ist Ressourcen-Management?

Beim Ressourcen-Management entscheidet ihr, wo und wie ihr euer Budget, eure Zeit und eure Team-Kapazitäten einsetzt. Die optimale Nutzung ist dann gegeben, wenn ihr jeder Aufgabe die passenden Ressourcen zuweist.

Eine Ressource kann alles sein, was ihr zur Durchführung eines Projekts benötigt. Beispiele für Ressourcen sind:



Durch den strategischen Einsatz dieser Ressourcen könnt ihr die Effizienz steigern und die Ergebnisse verbessern.

Für gutes Ressourcen-Management ist zunächst ein Überblick über sämtliche verfügbaren Faktoren erforderlich – vom Budget über Tools bis zu Team-Mitgliedern. Darüber hinaus benötigt ihr eine Möglichkeit, Projekte nach Bedarf zu aktualisieren oder neu zuzuweisen, sowie gute Kommunikationsinstrumente, mit denen ihr alle Team-Mitglieder zeitnah auf dem Laufenden halten könnt.

Resource management dashboard in Workfront

Warum ist Ressourcen-Management so wichtig?

Ressourcen-Management hilft nicht nur Großunternehmen. Es bietet Unternehmen jeder Größe zahlreiche Vorteile – sowohl als theoretische Disziplin als auch in der praktischen Anwendung.

So verbringen laut Harvard Business Review Führungskräfte durchschnittlich 23 Stunden pro Woche in geplanten Meetings und 71 % dieser Führungskräfte sind der Meinung, dass Meetings nicht effizient oder produktiv sind. Durch die richtige Anwendung von Ressourcen-Management könnt ihr sicherstellen, dass eure Team-Mitglieder ihre Zeit möglichst effizient nutzen.

Mit Ressourcen-Management könnt ihr:

Vier wichtige Techniken im Ressourcen-Management.


Ressourcen-Management ist eine sehr umfangreiche Aufgabe, und die spezifischen Strategien, die dabei zum Einsatz kommen, hängen von vielen Faktoren ab, wie z. B. von der Größe eures Unternehmens oder eurem Führungsstil. Es gibt jedoch einige Strategien, die sich bei bestimmten Szenarien als wirkungsvoll erwiesen haben, wie etwa bei der Planung künftiger Projekte oder bei Anpassungen während eines laufenden Projekts.

Alle diese Strategien unterscheiden sich leicht, haben aber dasselbe Ziel: euch zu helfen, eure Ressourcen so effizient wie möglich einzusetzen.

Ressourcenprognose.

Bei der Ressourcenprognose geht es darum, vorherzusagen, welche Ressourcen für ein künftiges Projekt benötigt werden. Mit der Ressourcenprognose könnt ihr die künftigen Anforderungen eures Unternehmens erkennen, damit ihr euch besser darauf vorbereiten könnt. Prognosen helfen auch, mögliche Probleme vorherzusehen, sodass ihr sie schon im Vorfeld umgehen könnt.

Die Ressourcenprognose findet in der Planungs- und Vorbereitungsphase eines Projekts statt. Während der Projektplanung legt ihr auch die benötigten Ressourcen fest. Um herauszufinden, welche Ressourcen nötig sind und welche zur Verfügung stehen, solltet ihr Folgendes berücksichtigen:

Das Erstellen von Prognosen wird umso einfacher, je länger ihr Ressourcen-Management betreibt. Möglicherweise kennt ihr bei eurer ersten Ressourcenprognose noch nicht alle erforderlichen Details, um die Kapazität der Team-Mitglieder zu bestimmen. Doch je mehr Zeiterfassungsdaten von verschiedenen Projekten ihr im Laufe der Zeit sammelt, desto leichter wird es euch fallen, die Verfügbarkeit eures Teams für ein bestimmtes Projekt vorherzusagen.

Workfront resource management work view

Ressourcenzuweisung.

Bei der Ressourcenzuweisung, die manchmal auch als „Scheduling“ bezeichnet wird, geht es darum, jeder Aufgabe auf eurer Liste die besten verfügbaren Ressourcen zuzuweisen. Dabei bestimmt ihr eure Arbeitsmaterialien, die Zeit und die Fachkenntnisse eurer Team-Mitglieder für die anstehenden Projekte und weist jeder Aufgabe die optimalen Ressourcen zu.

Die Ressourcenzuweisung ist deshalb so wichtig, weil sie dazu beiträgt, die vorhandenen Ressourcen optimal aufzuteilen. Wenn es euch gelingt, die Kompetenzen eurer Arbeitskräfte mit den richtigen Aufgaben zu verknüpfen, nutzt ihr das Know-how eures Teams optimal und verschwendet keine Fähigkeiten. Die richtige Ressourcenzuweisung erhöht die Produktivität, das Vertrauen und die Effizienz. Dadurch wird auch das Mitarbeitererlebnis verbessert, da sich die Team-Mitglieder wertgeschätzt fühlen und ihr Fachwissen optimal einsetzen können.

Ein Großteil der Ressourcenzuweisung besteht darin, zu wissen, wann eure Ressourcen verfügbar sind, und sie in den Zeitplan eures Projekts einzufügen. Deshalb müsst ihr auch über den Umfang des Projekts Bescheid wissen. Nachdem ihr eure Ressourcen bestimmt habt und die Projektdetails kennt, verwendet für die Zuweisung Software für Ressourcen-Management, die über einen übersichtlichen Kalender verfügt.

Ressourcennutzung.

Die Ressourcennutzung misst den Arbeitseinsatz und zeigt, wie viele eurer verfügbaren Ressourcen genutzt werden. Sie hilft euch somit, Ressourcen zu identifizieren, die nicht optimal eingesetzt werden. Durch diese Strategie könnt ihr einfach feststellen, welche Ressourcen anders zugewiesen werden sollten.

Ermittelt die Ressourcennutzung eures Teams, indem ihr die abrechenbaren (oder zugewiesenen) Stunden durch die Ressourcenkapazität dividiert. Ihr könnt die Nutzung in Tagen, Stunden oder als Prozentsatz der verfügbaren Zeit messen.

Resource utilization rate formula

Ressourcenabgleich.

Wenn ihr eine Ressource falsch oder übermäßig zugewiesen habt, müsst ihr möglicherweise einen Ressourcenabgleich vornehmen. Dabei geht es darum, Probleme zu beheben und Zeitpläne oder Budgets so anzupassen, dass ein Projekt mit den besten verfügbaren Ressourcen fertiggestellt werden kann.

Durch den Ressourcenabgleich wird sichergestellt, dass sich kein Team-Mitglied überarbeitet und ein Projekt rechtzeitig zu Ende gebracht werden kann. Im Gegensatz zur Prognose und zur Zuweisung ist der Abgleich eine Ressourcen-Management-Strategie, die die Verantwortlichen manchmal in der Mitte eines Projekts anwenden müssen.

Für den Ressourcenabgleich gibt es kein Standardrezept, da er von den vorliegenden Problemen und Anforderungen abhängt. Wenn euer Team überlastet ist, könntet ihr im Zuge eines Ressourcenabgleichs zusätzliche Ressourcen an Bord holen, um ein Projekt fertigzustellen, oder das Fälligkeitsdatum des Projekts verschieben, um allen etwas mehr Zeit zu geben.

Hilfreich könnte außerdem sein, eure Fristen und Prioritäten neu zu bewerten oder eine Projekt-Roadmap zu erstellen, durch die etwaige Hindernisse sichtbar werden.

Workfront product development dashboard

Der Prozess des Ressourcen-Managements in vier Stufen.

Das Ressourcen-Management eines jeden Projekts besteht aus mehreren Stufen, und die folgenden vier Stufen sind flexibel. Ihr könnt sie in einer anderen Reihenfolge als hier aufgeführt durchlaufen oder auch im Laufe des Projekts abändern. Die folgenden Stufen liefern aber einen allgemeinen Überblick über den Ressourcen-Management-Prozess und bieten eine gute Ausgangsbasis.

1. Ressourcen bestimmen.

Der erste Schritt besteht darin, die benötigten Ressourcen zu ermitteln. Mögliche Ressourcen sind:


Software mit Zeiterfassungsfunktionen und einer Speichermöglichkeit von Fähigkeiten bietet Erkenntnisse zu Verfügbarkeit und Fachwissen eurer Beschäftigten. Die Kenntnis der verfügbaren Ressourcen ist eine wesentliche Voraussetzung dafür, dass ihr diese richtig zuweist.

2. Zusammenstellen und zuweisen.

Wenn ihr wisst, welche Ressourcen für die Durchführung des Projekts nötig sind, könnt ihr diese Ressourcen zusammenstellen und zuweisen. Versammelt alle Beteiligten und erklärt ihnen die Einzelheiten des Projekts. Bei Remote-Teams können die Prozesse und Workflows in Form von Microsoft Teams-Meetings oder digitalen Briefings erläutert werden. Vergewissert euch, dass euch alle erforderlichen fachspezifischen Fähigkeiten und Software-Programme bereitstehen.

Dann könnt ihr damit beginnen, mithilfe eines Projekt-Management-Tools Ressourcen bestimmten Aufgaben zuzuweisen. Achtet dabei darauf, dass ihr euren Team-Mitgliedern alles zur Verfügung stellt, was sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Dies ist besonders wichtig für remote arbeitende Teams, da hier das Risiko größer ist, dass bei der Kommunikation etwas schiefläuft.

3. Ressourcen verwalten.

Begleitet euer Team aktiv durch das Projekt. Wenn ihr feststellt, dass ihr manchen Ressourcen zu viele oder falsche Aufgaben zugewiesen habt, solltet ihr umgehend einen Ressourcenabgleich vornehmen.

4. Überprüfen.

Die letzte Stufe des Ressourcen-Managements ist die Überprüfung. Stellt dabei beispielsweise folgende Fragen:


Für jedes neue Projekt müssen die Ressourcen neu zugewiesen werden. Die Erfahrungen, die ihr bei der abschließenden Überprüfung früherer Projekte gesammelt habt, können in die nachfolgenden Projekte einfließen.

So könntet ihr beispielsweise feststellen, dass eure Ziele zu hoch gesteckt waren und angepasst werden müssen. Oder aber eure Überprüfung ergibt, dass ihr leicht unter dem Budget geblieben seid, was bedeutet, dass ihr diese Ressource gut verwaltet habt. Wenn ihr Probleme mit den Team-Mitgliedern hattet, die an diesem Projekt gearbeitet haben, überlegt, wie ihr ihre Fähigkeiten und ihr Fachwissen beim nächsten Mal besser einsetzen könnt.

Tools für das Ressourcen-Management.

Das Ressourcen-Management ist arbeitsintensiv. In vielen Unternehmen ist diese Aufgabe von einem Einzelnen nicht zu bewältigen. Deshalb sind unterschiedliche Ressourcen-Management-Plattformen auf dem Markt. Diese Lösungen bieten euch einen guten Überblick über das gesamte Projekt und helfen euch dadurch bei der Organisation und Verwaltung der Ressourcen. Sie ermöglichen es euch außerdem, das Projekt nach seiner Fertigstellung zu überprüfen.

Bei der Suche nach einem Ressourcen-Management-Tool solltet ihr darauf achten, dass es folgende Aufgaben abdeckt:


Um die beste Ressourcen-Management-Software für euer Team zu finden, solltet ihr eure Anforderungen genau kennen. Überlegt, welche Funktionen dieses Tool besitzen sollte, wie etwa für Kommunikation, Reporting oder Automatisierung. Überlegt, welche Aufgaben von euren vorhandenen Tools und Systemen nicht abgedeckt werden, und sucht nach einer Lösung, die diese Lücken schließt.

Wenn ihr schließlich eure Anforderungen genau kennt, sucht die entsprechende Software. Macht eine Produkttour durch das Tool, das euch interessiert, und lest Kundenbewertungen, um sicherzustellen, dass die Software hält, was sie verspricht.

Use Cases im Ressourcen-Management.

Unternehmen aller Branchen setzen Ressourcen-Management ein, um ihre Arbeit effizient und gut zu erledigen. Seht euch an, wie diese Marken Ressourcen-Management nutzen, um messbare Geschäftserfolge zu erzielen.


Foolproof logo

Verdoppelung der Kapazität von Personal und Projekten.

Der britischen Design-Agentur Foolproof gelang es, mithilfe von Ressourcen-Management die Kapazität ihrer Arbeitskräfte und Projekte zu verdoppeln. Die Projekt-Manager der Agentur wollten ihre Kunden stärker in die Planung einbinden, doch die Verfolgung des Projektfortschritts war schwierig, da an keinem zentralen Ort auf diese Pläne zugegriffen werden konnte.

Deshalb begann Foolproof mit der Verwendung von Vorlagen zur Zeiterfassung seiner Arbeitskräfte und Projekte sowie automatisiertem Reporting. Diese Lösungen ermöglichten es Foolproof, vier Wochen im Voraus eine Auslastungsprognose mit einer Genauigkeit von 10 % zu erstellen. Zusätzlich spart die Agentur jetzt 24 Stunden pro Woche beim Reporting.


Heifer International

Mehr Ressourcen gewinnen.

Ein gutes Ressourcen-Management kann euch helfen, zusätzliche Ressourcen zu gewinnen, wie Heifer International gezeigt hat. Die IT-Abteilung von Heifer versank in einer Flut von Projekten und die bisher verwendete Tabellenkalkulation war den Anforderungen nicht mehr gewachsen.

Heifer implementierte deshalb ein Ressourcen-Management-Tool, mit dem die Arbeitskräfte sich besser auf ihre Arbeit konzentrieren und Projekte in der richtigen Reihenfolge abarbeiten konnten. Durch die Zeiterfassung und die umfassende Transparenz konnte die Produktivität des gesamten Teams enorm gesteigert werden.

Sound solutions logo

Probleme vermeiden.

Das Akustiktechnologieunternehmen Sound Solutions verfügte über keine zentrale Projektübersicht, in der seine Arbeitskräfte die laufenden Projekte einsehen konnten. So konnte das Unternehmen nur schwer Prozesse optimieren und seine Wettbewerbsfähigkeit steigern.

Dank eines guten Ressourcen-Managements konnte Sound Solutions jedoch ein zentrales Projekt-Management-Tool für das gesamte Team implementieren. Das Unternehmen konnte damit die erforderlichen Daten abrufen, um optimale Entscheidungen über Projekte und die Aufgabenverteilung zu treffen. Diese Daten erleichterten für Sound Solutions außerdem die Planung künftiger Projekte.


Stanley Black & Decker logo

Redundanzen vermeiden.

Die Beschäftigten von Stanley Black & Decker verloren viel Zeit mit Tätigkeiten wie der manuellen Aktualisierung von Datensystemen. Als System Operation Manager Monique Evans nach Möglichkeiten suchte, die Workflows zu optimieren und die Produktivität zu steigern, stand die Behebung dieses Zeitverlusts ganz oben auf ihrer Liste.

Evans beschloss, die manuelle Dateneingabe abzuschaffen, indem sie KI in den Workflow integrierte und alle datenbezogenen Aufgaben sowie Reporting und Tracking durch automatische Abläufe ersetzte. Jetzt können sich ihre Teams wichtigeren Aufgaben widmen – und die Produktivität und Effizienz des Unternehmens haben sich drastisch erhöht.

Thermo Fischer Scientific logo

Workflows optimieren.

Nach dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie verzeichnete Thermo Fisher Scientific rasch eine erhöhte Nachfrage. Das Unternehmen suchte deshalb nach einer Möglichkeit, schnell zu skalieren und Wissenschaftlern und Ärzten die Geräte zur Verfügung zu stellen, die zur Bekämpfung des Virus nötig waren. Gleichzeitig war es schwierig, auf ein Remote-Arbeitsmodell umzusteigen.

Amy Zakrzewski, Leiterin der Marketing-Abteilung, erkannte, dass sie Maßnahmen ergreifen musste, um die Produktionseffizienz zu verbessern. Gleichzeitig musste sie aber auch darauf achten, alle Compliance-Vorschriften einzuhalten. Daher begann Thermo Fisher, die Content-Erstellung remote erledigen zu lassen, um die Marktnachfrage bedienen zu können. Auf diese Weise verkürzte das Unternehmen die Projektdauer um 20 % und die Soll-Dauer der rechtlichen Prüfung um 24 %.

Optimiert euer Ressourcen-Management.

Das Ressourcen-Management unterstützt euch dabei, die euch zur Verfügung stehenden Ressourcen optimal zu nutzen, sodass ihr schneller und effizienter hochwertige Arbeit liefern könnt. Darüber hinaus könnt ihr mit gutem Ressourcen-Management Problemen gegensteuern und der Überlastung eures Teams vorbeugen.

Wenn ihr demnächst ein neues Projekt in Angriff nehmt, denkt daran, vorab einen genauen Plan zu erstellen. Die Priorisierung der anfallenden Aufgaben vor dem Projektstart ist die beste Voraussetzung für einen erfolgreichen Abschluss. Wenn ihr denkt, dass eure aktuelle Ressourcen-Management-Software nicht effektiv genug ist, kann Adobe Workfront helfen.


Macht eine kostenlose, interaktive Produkttour und seht selbst, wie einfach ihr sicherstellen könnt, dass die richtigen Arbeitskräfte die richtigen Aufgaben erledigen. Plant die Arbeit eures Teams, optimiert Prozesse und messt euren Fortschritt, damit ihr euren Projektzielen schneller näher kommt.