Ressourcen-Management – was es ist und warum es für euer Unternehmen wichtig ist.

Effektives Ressourcen-Management ist für jedes Unternehmen von maßgeblicher Bedeutung. Euer Unternehmen benötigt einen Prozess für die Planung, Terminierung und Verteilung seiner vielen Ressourcen (wie Personal, Zeit und Geld), um sein Potenzial voll ausschöpfen zu können.

Damit ihr Ressourcen-Management optimal nutzen könnt, werden wir auf folgende Themen eingehen:

• Was ist Ressourcen-Management?
• Vorteile von Ressourcen-Management
• Ressourcen-Management-Techniken
• Schritte im Ressourcen-Management
• Verbesserung des Ressourcen-Managements mit Adobe Workfront

Was ist Ressourcen-Management?

Beim Ressourcen-Management entscheidet ihr, wo und wie ihr euer Budget, eure Zeit und eure Team-Kapazitäten einsetzt.

Dabei ordnet ihr eure Ressourcen so zu, dass ihr für euer Unternehmen maximalen Nutzen erzielt. Dafür ist zunächst ein Überblick über sämtliche verfügbaren Faktoren erforderlich – vom Budget über Tools bis zu Team-Mitgliedern.

Wenn ihr strategisch vorgeht, könnt ihr die Ressourcen maximieren, indem ihr einzelnen Aufgaben die besten Assets zuweist. So könnt ihr Projektanforderungen erfolgreich erfüllen, die Effizienz steigern und Ergebnisse optimieren.

Beim Ressourcen-Management als Teil des Projekt-Managements verwaltet ihr die betrieblichen Ressourcen und weist sie entsprechend zu. Für erfolgreiches Ressourcen-Management benötigt ihr Folgendes:

• Erkenntnisse: Ressourcen-Management basiert auf detaillierten Informationen über die Tätigkeit eures Teams und über die Zeitdauer, die es für die Erledigung der einzelnen Aufgaben benötigt.
• Prioritäten: Die Prioritätenverwaltung für das jeweilige Projekt und die Erwartungen müssen klar formuliert und den relevanten Stakeholdern und Team-Mitgliedern kommuniziert werden.
• Tracking: Während des gesamten Projektzyklus müssen Statusaktualisierungen nachverfolgt werden.

Ressourcen-Management ermöglicht es eurem Team, zur richtigen Zeit an der richtigen Aufgabe zu arbeiten.

Vorteile von Projekt-Ressourcen-Management.

Ressourcen-Management bietet maßgebliche Vorteile. Wenn ihr keinen Ressourcen-Management-Plan habt, kann es passieren, dass ihr Termine verpasst, Team-Mitglieder überlastet und Stakeholder frustriert.

Ressourcen-Management stellt sicher, dass euer Team effizient arbeitet, eure Stakeholder einen guten Überblick behalten und eure Kosten und Rentabilität unter Kontrolle bleiben. Das mag zwar nach einer großen Investition aussehen, bietet jedoch unzählige Vorteile.

Mit Ressourcen-Management könnt ihr:

• Engpässe oder Probleme vermeiden. Unvorhergesehene Komplikationen sind immer möglich, doch zuverlässiges Ressourcen-Management kann sie minimieren.
• Burnout reduzieren. Wenn ihr eure Ressourcen strategisch verwaltet, könnt ihr eure Aufgaben so verteilen, dass kein Team-Mitglied überlastet wird.
• Ein Sicherheitsnetz schaffen. Eine Bestandsaufnahme eurer Ressourcen liefert einen umfassenden Überblick darüber, was euch wann zur Verfügung steht. Dies ermöglicht eine einfachere und zuverlässigere Planung.
• Transparenz fördern. Das strukturierte Sichtbarmachen von Ressourcen trägt dazu bei, die Arbeitszeit und Fähigkeiten der einzelnen Team-Mitglieder sowie andere Ressourcen wie finanzielle Mittel oder Technologien optimal zu nutzen.
• Effizienz messen. Wenn etwas schiefgeht, könnt ihr feststellen, wo im Team die Ursache lag. Wenn Projekte gut laufen, könnt ihr die Effizienz eures Teams genau quantifizieren.

Ressourcen-Management-Techniken.

Ressourcen-Management ist eine sehr umfangreiche Aufgabe. Die spezifischen Strategien, die dabei zum Einsatz kommen, hängen von vielen Faktoren ab, wie z. B. von der Größe eures Unternehmens oder eurem Führungsstil. Es gibt jedoch einige Strategien, die sich bei bestimmten Szenarien als wirkungsvoll erwiesen haben, wie etwa bei der Planung künftiger Projekte oder bei Anpassungen während eines laufenden Projekts.

Alle diese Strategien unterscheiden sich leicht, haben aber dasselbe Ziel: euch zu helfen, eure Ressourcen so effizient wie möglich einzusetzen.

Ressourcenplanung.

In der Phase der Ressourcenplanung werden die für das Projekt erforderlichen Ressourcen ermittelt. In dieser Phase werden den Team-Mitgliedern noch keine Aufgaben zugewiesen und es wird auch noch kein Budget zugeteilt. Es wird lediglich das Fundament für die weitere Vorgehensweise gelegt.

Ressourcenzuweisung.

Bei der Ressourcenzuweisung geht es darum, jeder Aufgabe auf eurer Liste die besten verfügbaren Ressourcen zuzuweisen. Das geht über die reine Zuweisung von Ressourcen an Aufgaben oder Projekte hinaus. Vielmehr könnt ihr Ressourcen auch nach Fähigkeiten, Kapazitäten bzw. Funktionen filtern. Dann wisst ihr nicht nur, wer verfügbar ist, sondern auch welche Kompetenzen vorhanden sind.

Ressourcennutzung.

Ressourcennutzung erlaubt es euch, die Kapazität eures Teams in einem bestimmten Zeitraum zu betrachten. So könnt ihr Ressourcen finden, die nicht optimal genutzt werden. Es handelt sich also um eine gute Methode, um zu viel bzw. zu wenig verwendete Ressourcen zu ermitteln. Wenn ihr zu viel genutzte Ressourcen entdeckt, könnt ihr Maßnahmen ergreifen, um eine Überlastung zu verhindern.

Ressourcenprognose.

Ressourcenprognose erlaubt es euch, so zu planen, dass Ressourcen ausgewogen genutzt werden und für künftige Projekte bereit sind. Bei der Konzeption eines Projekts ermittelt ihr die Ressourcen, die ihr benötigt, und seht, was verfügbar ist, um die Anforderungen zu erfüllen. Das beinhaltet den Umfang des Projekts, euer Budget sowie die Verfügbarkeit und Fähigkeiten eurer Team-Mitglieder. Somit könnt ihr künftige Anforderungen eures Unternehmens frühzeitig erkennen, damit ihr euch besser darauf vorbereiten könnt.

Bei der Prognose eurer Ressourcen solltet ihr auch „Was wäre wenn“-Szenarien berücksichtigen. So könnt ihr feststellen, wie sich gewisse Situationen auf Prioritäten und Zeitpläne anderer Projekte auswirken. Wenn ihr die Szenarioplanung als Teil eures Ressourcen-Managements einsetzt, vermeidet ihr Budgetüberschreitungen, Missverständnisse und Frustrationen innerhalb eurer Teams.

Ressourcenabgleich.

Dabei geht es darum, Probleme zu beheben und Zeitpläne oder Budgets so anzupassen, dass ein Projekt mit den besten verfügbaren Ressourcen fertiggestellt werden kann. Wenn ein Team-Mitglied überarbeitet ist, kann es sinnvoll sein, einzelne Aufgaben einem anderen Team-Mitglied mit ähnlichen Fähigkeiten zuzuweisen, um Investitionen in neues Personal oder Freischaffende zu vermeiden. Ziel dabei ist es, alle Positionen optimal zu besetzen, sodass Ausgaben für neue Ressourcen möglichst vermieden werden können.

Ressourcen-Terminplanung.

In der Terminplanungsphase eures Ressourcen-Management-Plans ermittelt ihr, ob alle benötigten Ressourcen verfügbar sind. Anhand der in der Planungsphase prognostizierten Ressourcen – beispielsweise Zeit, Budget und Kompetenzen – könnt ihr hier feststellen, wo es bei aktuellen Projekten und dem Arbeitsvolumen im Team zu Überschneidungen kommt.

Jetzt könnt ihr die Ergebnisse eurer Ressourcenprognosen und der Team-Verfügbarkeit in eurer Ressourcen-Management-Software verwenden, um Team-Mitgliedern Aufgaben entsprechend den individuellen Kompetenzen zuzuweisen. Wenn Team-Mitglieder ihren Fähigkeiten entsprechend für Aufgaben eingesetzt werden, sind sie zufriedener und bringen sich besser in die Arbeit ein, was wiederum die Fertigstellung des Projekts beschleunigt.

Business Intelligence und Reports.

Euer Unternehmen produziert Tag für Tag eine Menge von Daten über eure Ressourcen. Mithilfe von Datenanalysen könnt ihr verwertbare Erkenntnisse daraus gewinnen. Echtzeitdaten, individuelle Reports und Dashboards helfen bei der Entscheidungsfindung und ermöglichen präzises Ressourcen-Management.

Schritte im Ressourcen-Management.

1. Wissen, was ihr habt und benötigt.

Der erste Schritt besteht darin, eure verfügbaren Ressourcen zu ermitteln und herauszufinden, welche ihr zusätzlich benötigt.

Mögliche Ressourcen sind:

• Arbeitskräfte mit bestimmten Qualifikationen, Erfahrungen oder Fachkenntnissen
• Tools oder Software
• Budget

2. Euer Team mobilisieren.

Sobald ihr wisst, welche Ressourcen für die Durchführung eines Projekts nötig sind, könnt ihr diese Ressourcen zusammenstellen und zuweisen. Ihr müsst entscheiden, ob ihr intern über die nötigen Ressourcen verfügt oder externe Ressourcen heranziehen müsst (beispielsweise über Agenturen oder Freischaffende).

Zu Projektbeginn die nötige Anzahl an Team-Mitgliedern verfügbar zu haben, ist die optimale Voraussetzung für einen gelungenen Projektstart.

3. Die Ressourcen organisieren, die ihr zusammengestellt habt.

Bei diesem Schritt legt ihr klare Rollen und Aufgaben für alle Team-Mitglieder fest. Bei Remote-Teams können die Prozesse und Workflows mithilfe von Video-Meetings oder digitalen Briefings erläutert werden. Vergewissert euch, dass euch alle erforderlichen fachspezifischen Fähigkeiten und Software-Programme bereitstehen.

Dann könnt ihr damit beginnen, mithilfe eines Projekt-Management-Tools wie Adobe Workfront Ressourcen bestimmten Aufgaben zuzuweisen. Achtet dabei darauf, dass ihr euren Team-Mitgliedern alles zur Verfügung stellt, was sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen. Dies ist besonders wichtig für remote arbeitende Teams, da hier das Risiko größer ist, dass bei der Kommunikation etwas schiefläuft.

4. Ressourcen überwachen.

Im Zuge des Projekts solltet ihr weiter eine Ressourcen-Management-Plattform verwenden, um Fortschritt, Effizienz und Effektivität eures Projekts zu messen. Wenn ihr feststellt, dass ihr manchen Ressourcen zu viele oder falsche Aufgaben zugewiesen habt, solltet ihr umgehend einen Ressourcenabgleich vornehmen.

Ein effektives Zeiterfassungs-Tool kann euch helfen, die verfügbare Zeit des Teams optimal im Projekt auszunutzen.

Verbesserung des Ressourcen-Managements mit Adobe Workfront.

Ressourcen-Management unterstützt euch dabei, die euch zur Verfügung stehenden Ressourcen optimal zu nutzen, sodass ihr schneller und effizienter hochwertige Arbeit abliefern könnt. Darüber hinaus könnt ihr mit korrektem Ressourcen-Management bei Problemen gegensteuern und der Überlastung eures Teams vorbeugen.

Wenn ihr demnächst ein neues Projekt in Angriff nehmt, denkt daran, vorab einen genauen Plan zu erstellen. Die Priorisierung der anfallenden Aufgaben vor dem Projektstart ist die beste Voraussetzung für einen erfolgreichen Abschluss. Wenn ihr denkt, dass eure aktuelle Ressourcen-Management-Software nicht effektiv genug ist, kann Adobe Workfront helfen.

Startet eine kostenlose, interaktive Produkttour oder seht euch ein Übersichtsvideo an, um zu erfahren, wie ihr einfach sicherstellen könnt, dass die richtigen Arbeitskräfte die richtigen Aufgaben erledigen. Plant die Arbeit eures Teams, optimiert Prozesse und messt euren Fortschritt, damit ihr eure Projektziele schneller erreicht.