Projektstrukturpläne (WBS/PSP) für effektives Projektmanagement meistern.

Wenn ihr im Projekt-Management tätig seid oder einen großen Umfang von zu leistender Arbeit betreut, dann kann ein Projektstrukturplan (PSP) alles deutlich erleichtern. Der Hauptzweck einer solchen Struktur zur Auffächerung des Arbeitsaufwands (WBS) besteht darin, ein Projekt in eine Reihe von Aufgaben und zu erbringenden Leistungen zu unterteilen, die nach Priorität geordnet werden können. Letztendlich kann dies die Planung, Organisation und Kontrolle über ein Projekt verbessern.

Es gibt zwei Arten von Projektstrukturplan (PSP): auf zu erbringende Leistung basierend oder phasenorientiert. Und diese können an eure Prioritäten und bevorzugten Arbeitsweisen angepasst werden. Wenn ihr als Fachkraft Projekt-Management-Tools erkundet, lest weiter, um mehr über den Projektstrukturplan zu erfahren.

• Was ist ein Projektstrukturplan?
• Schlüsselelemente einer Struktur zur Auffächerung des Arbeitsaufwands.
• Wie ihr einen Projektstrukturplan erstellt: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.
• Best Practice zur Erstellung einer Struktur für Auffächerung des Arbeitsaufwands.

Ein Projektstrukturplan oder PSP (auf Englisch jedoch WBS, Abkürzung für work breakdown structures) ist ein Tool, um die Arbeit, die in die Durchführung eines Projekts einfließt, aufzuschlüsseln. Ein großes Projekt kann einem schnell über den Kopf wachsen und Zweifel aufkommen lassen, wo man starten soll. Der Zweck einer Projektstrukturplans besteht darin, eine große Aufgabe in mehrere überschaubare Teilaufgaben zu unterteilen, damit ihr leichter bestimmen könnt, womit ihr zuerst beginnen solltet. Es ist wichtig, dass ein Projektstrukturplan die folgenden Elemente enthält:

• Zu erbringende Leistungen: Das sind die Ergebnisse, die mit eurer Arbeit erreicht werden sollen. Es kann eine einzelne final zu erbringende Leistung geben oder mehrere Ziele, die erreicht werden sollen. Unabhängig von der Größe des Projekts ist es sinnvoll, die zu erbringenden Leistungen frühzeitig festzulegen.
• Aufgaben: Dies sind die Aufgaben, die erledigt werden müssen, um die zu erbringenden Leistungen zu erreichen. Ein Projektstrukturplan hilft euch dabei, diese Aufgaben zu bestimmen, und jede Aufgabe wird dann auf eure spezifische Situation zugeschnitten. Aufgaben können von Dingen reichen, die ihr selbst erledigen müsst, bis hin zu solchen, die ihr an andere delegieren müsst.
• Unteraufgaben: Viele Aufgaben sind zu groß, um sie allein zu verwalten, und müssen daher weiter in Unteraufgaben aufgeschlüsselt werden. Theoretisch können Unteraufgaben in immer kleinere Unteraufgaben unterteilt werden, aber es gibt einen natürlichen Punkt, an dem es nicht mehr sinnvoll ist, eine Aufgabe weiter zu unterteilen.

Kurz gesagt, ein Projektstrukturplan ist eine Methode, mit der ihr ein Flussdiagramm aufbauen können, das alle zu erbringenden Leistungen in handhabbare Aufgaben umwandelt und eurem Team einen Leitfaden für die Entwicklung oder den Abschluss eines Projekts bietet.

Ein wichtiger Aspekt eines PSP ist das Verhältnis zwischen Struktur, Projektumfang, Zeitplan und Budget. Alle vier beeinflussen sich gegenseitig und bestimmen, was getan werden kann und was nicht. Ein straffer zweiwöchiger Zeitplan würde den Umfang einschränken – könnte jedoch dazu beitragen, das Gesamtbudget zu senken. Andererseits könnte ein großzügiges Budget es euch ermöglichen, zusätzliches Personal einzustellen, wodurch ihr den Umfang erweitern oder im gleichen Zeitraum mehr Aufgaben erledigen könnt.

Ein weiterer Aspekt, den es zu berücksichtigen gilt, ist die 100 %-Regel. Diese Regel besagt, dass der Projektstrukturplan 100 % des Projektumfangs und der zu erbringenden Leistungen abdecken sollte. Anders ausgedrückt: Es sollte nichts außerhalb des Projektstrukturplans bleiben, und jeder Aspekt des Projekts sollte berücksichtigt werden, egal wie klein oder scheinbar unbedeutend er auch sein mag.

Leistungsbasierter vs. phasenbasierter Projektstrukturplan: Auswahl des richtigen Ansatzes.

Es gibt zwei unterschiedliche Ansätze, aus denen ihr wählen könnt – einen Ansatz basierend auf zu erbringender Leistung, der sich mit Fokus auf einzelne Aufgaben oder Teile des Projektumfangs richtet, oder einen phasenbasierten Ansatz, bei dem Projekte nach Timeline aufgeschlüsselt werden.

Zu erbringende Leistungen-basiert.

Ansätze auf Basis zu erbringender Leistungen sind im Projekt-Management am weitesten verbreitet. Ziel ist es, eine Visualisierung der Beziehung zwischen den zu erbringenden Leistungen des Projekts und dem Umfang der Arbeit zu erstellen. Dieser Ansatz hilft dabei, die Aufgaben in Unteraufgaben aufzuschlüsseln.

Vorteile:

• Fokus auf Ergebnisse. Die Struktur legt den Fokus auf die Endprodukte, wodurch der Fortschritt leichter nachverfolgt werden kann.
• Vereinfachtes Risiko-Management. Mögliche Risiken sind leichter zu erkennen, da sie bestimmten zu erbringenden Leistungen zugeordnet sind.

Nachteile:

• Gefahr der Ausweitung des Umfangs. Wenn zu erbringende Leistungen nicht klar definiert sind, kann zusätzliche Arbeit hinzukommen und zu Umfangsausweitung führen – das heißt, die zu erbringenden Leistungen nehmen über den ursprünglichen Plan und das ursprüngliche Budget hinaus zu.
• Überbetonung der zu erbringenden Leistungen. Wenn man sich ausschließlich auf die zu erbringenden Leistungen konzentriert, können wichtige Details in Bezug auf die Prozesse leicht übersehen werden.

Phasenbasiert.

Phasenbasierte Ansätze folgen typischerweise fünf zentralen Schritten: Initiierung, Planung, Ausführung, Steuerung und Abschluss. Sobald diese Phasen definiert sind, arbeitet das Projektteam zusammen, um die Aufgaben zu sortieren und der jeweiligen Phase zuzuweisen.

Vorteile:

• Klare Phasen: Durch die Unterteilung des Projekts in verschiedene Phasen lässt sich der Fortschritt des Projekts leichter nachvollziehen.
• Verbesserte Kontrolle und Verwaltung: Da jede Phase unabhängig verwaltet wird, ermöglicht dies eine bessere Kontrolle über Ressourcen, Zeitpläne und Budgets.

Nachteile:

• Weniger Flexibilität: Die Phasenstruktur kann relativ starr sein, was die Flexibilität des Gesamtprojekts einschränken kann.
• Kommunikationsprobleme: Die phasenübergreifende Kommunikation kann in phasenbasierten Projekten herausfordernder sein.

Eine klar definierte Struktur zur Auffächerung des Arbeitsaufwands ermöglicht es, sicherzustellen, dass jedes Detail und jede Projektphase bereits vor Beginn des Projekts berücksichtigt werden. Der Projektstrukturplan vermittelt das Gesamtbild anschaulich und sorgt dafür, dass alle während des gesamten Projekts auf dem gleichen Stand bleiben.

Es gibt mehrere Schlüsselfunktionen, die zum gesamten Projektstrukturplan beitragen, und jede befindet sich auf einer eigenen Ebene. Die Top-Ebene – Ebene 1 – bezeichnet das übergeordnete Ziel (oder die übergeordneten Ziele). Je weiter man in den Ebenen nach unten geht, desto mehr wird das Ziel in Aufgaben und diese wiederum in kleinere Unteraufgaben unterteilt. Die Kernkomponenten einer typischen Struktur zur Auffächerung des Arbeitsaufwands sind:

• Zu erbringende Leistungen: Auch als Projektziel bekannt, stehen eure zu erbringenden Leistungen an der Spitze eurer Struktur und sind die Ergebnisse, auf die ihr hinarbeitet. Je nach verwendetem Format kann dies an der Spitze eures Projektstrukturplans oder in der ersten Spalte stehen.
• Übergeordnete zu erbringende Leistungen: Diese liegen auf Ebene 2 der Struktur, wobei jede übergeordnete zu erbringende Leistung einer Kernkategorie zugeordnet wird. Jeder Aspekt eures Projekts muss einer dieser Kategorien zugeordnet werden.
• Untergeordnete zu erbringende Leistungen: Ebene 3 unterteilt jede übergeordnete zu erbringende Leistung in kleinere, leichter zu verwaltende Aufgaben.
• Arbeitspakete: Am unteren Ende des Projektstrukturplans befinden sich die Arbeitspakete. Sie sind zu erbringende Leistungen, die nur in Aufgaben und Unteraufgaben unterteilt werden können.

Je weiter man in der Struktur nach unten geht, desto detaillierter sind die Aufgaben. Weiter oben in der Struktur könnt ihr übergeordnete Ziele erwarten, die die Erledigung mehrerer kleinerer Aufgaben erfordern. Ihr könnt einen Projektstrukturplan verwenden, um das Tracking der Meilensteine eures Projekts durchzuführen, indem ihr jeder Unteraufgabe ein klares Ziel zuweist. Sobald dies erledigt ist, können ihr euren PSP verwenden, um jeden einzelnen Abschnitt zu überwachen und abzuhaken.

Wenn ihr eine Struktur für Auffächerung des Arbeitsaufwands erstellt, startet ihr damit, das gewünschte Ergebnis zu umreißen. Indem ihr vom Abschluss bis zum Projektstart rückwärts arbeitet, teilt ihr das Projekt in kleinere zu erbringende Leistungen auf und schlüsselt anschließend jede zu erbringende Leistung in handhabbare Aufgaben und Unteraufgaben auf.

Je nach Größe und Umfang eures Projekts kann euer Projektstrukturplan drei Ebenen oder aber zehn Ebenen umfassen. Es gibt keine festgelegte Anzahl von Ebenen oder Aufgaben in eurer Struktur für Auffächerung des Arbeitsaufwands. Schlüsselt die Arbeit einfach weiter in möglichst kleine Bestandteile auf. Das Ziel habt ihr erreicht, wenn ihr eine zu erbringende Leistung nicht weiter in Teil-Leistungen unterteilen können und jedes Arbeitspaket ein einziges Projekt-Ergebnis hat.

Schritt 1: Alle wichtigen zu erbringenden Leistungen auflisten.

Startet damit, eure finale zu erbringende Leistung zu identifizieren – das Gesamtergebnis oder Projektziel. Dies befindet sich oben in eurem Projektstrukturplan (Ebene 1) und kann zum Beispiel folgendermaßen lauten: Starten einer zielgerichteten Content-Kampagne.

Sobald das definiert ist, brecht ihr es auf zu erbringende Leistungen (Ebene 2) herunter – die Schlüsselkategorien der Arbeit, die erforderlich sind, um dieses Ziel zu erreichen. Diese könnten Abteilungen, Arbeitsabläufe oder Projektphasen zugeordnet werden.

Die wichtigsten zu erbringenden Leistungen einer zielgerichteten Content-Kampagne könnten zum Beispiel sein:

1. Herunterladbares Material
2. E-Mails
3. Web-Seiten
4. Social Media
5. Blogs
6. Newsletter

Falls Unklarheiten oder Verwirrung bezüglich der Projektressourcen, zu erbringenden Leistungen oder Beschränkungen bestehen, solltet ihr diese am besten klären, bevor ihr mit eurer Struktur für Auffächerung des Arbeitsaufwands beginnt. So spart ihr viel Zeit bei späteren Überarbeitungen und potenziellen Konflikten.

Stellt abschließend sicher, dass eure Liste von allen Verantwortlichen mit einem digitalen Proofing-Tool überprüft und genehmigt wird. Je nach Projekt kann es mehrere Verantwortliche aus verschiedenen Teams, Abteilungen oder sogar unterschiedlichen Firmen geben. Es ist wichtig, dass alle die Liste der zu erbringenden Leistungen offiziell freigegeben haben und dass Einigkeit darüber besteht.

Schritt 2: Unterteilt jede zu erbringende Leistung in Arbeitskomponenten.

Arbeitskomponenten sind Gruppen verwandter zu erbringender Leistungen, die zusammen eine größere, übergeordnete zu erbringende Leistung bilden. Abhängig von Größe und Umfang eures Projekts kann es mehr als eine Ebene von Arbeitskomponenten geben. Eine gute Möglichkeit, sie zu unterteilen, ist nach Aufgabentyp oder Rolle. Beispiele:

Zu erbringende Leistung: Social Media

• Arbeitskomponente: X
• Arbeitskomponente: Instagram
• Arbeitskomponente: Facebook
• Arbeitskomponente: LinkedIn

Ihr könnt Arbeitskomponenten bei Bedarf weiter aufschlüsseln:

Arbeitskomponente: Facebook

• Unterkomponente: Texterstellung
• Unterkomponente: Print- und Grafik-Design
• Unterkomponente: Videobearbeitung

Es gibt keine Vorgaben oder Begrenzungen, wie viele Arbeitskomponenten ihr haben könnt. Was immer für euer Team sinnvoll ist, ist die richtige Lösung.

Schritt 3: Teilt jede Arbeitskomponente in Arbeitspakete auf.

Die letzte und detaillierteste Ebene in eurer Struktur für Auffächerung des Arbeitsaufwands sind die Arbeitspakete – Listen mit einzelnen Aufgaben, die von einer Person erledigt werden können. Betrachtet jedes Arbeitspaket als ein Miniprojekt, das ein eigenes Budget, eigene Ressourcen, einen eigenen Zeitplan und eigene Meilensteine erfordert.

Jedes Arbeitspaket sollte einzigartig sein, und kein Arbeitspaket sollte unter einer Arbeitskomponente wiederholt werden.

Beispiele:

Zu erbringende Leistung: Social Media

• Arbeitskomponente: Instagram

  • Unterkomponente: Texterstellung

    • Arbeitspaket: 3 gesponserte Postings
    • Arbeitspaket: 2 Wettbewerbs-Postings
    • Arbeitspaket: 1 Giveaway-Posting
    • Arbeitspaket: 5 benutzergenerierte Beiträge

  • Teilkomponente: Print- und Grafik-Design

    • Arbeitspaket: 1 neues Logo
    • Arbeitspaket: 10 Fotobearbeitungen
    • Arbeitspaket: 1 Infografik

Schritt 4: Abhängigkeiten identifizieren.

Sobald ihr alle Arbeiten bis zur detailliertesten Aufgabe aufgelistet habt, identifiziert Aufgaben, die von anderen Arbeiten abhängig sind, um abgeschlossen zu werden. Zum Beispiel könnt ihr mit der Videobearbeitung erst beginnen, wenn ihr das Voiceover-Skript vom Texter erhalten habt. Wenn ihr wisst, in welcher Reihenfolge die Arbeit erledigt werden muss, könnt ihr den Zeitplan erstellen, die Zeit effektiv verwalten und Hindernisse vorhersehen.

Schritt 5: Priorisieren und zuweisen.

Der letzte Schritt bei der Erstellung eines Projektstrukturplans besteht darin, alle Arbeiten nach Priorität zu organisieren und dabei eure Liste von Abhängigkeiten zu verwenden. Sobald euer Projektstrukturplan in logischer Reihenfolge vorliegt, könnt ihr Arbeitspakete einzelnen Personen zuweisen und dann euren Zeitplan von den Arbeitspaketen bis hin zu den finalen zu erbringenden Leistungen aufbauen.

Euer Projektstrukturplan kann auch einige der folgenden Informationen enthalten, die bei der Organisation und Transparenz helfen:

• Name der für jedes Arbeitspaket verantwortlichen Abteilung
• Geschätzte Projektkosten und geschätzte Arbeitspaketkosten
• Startdaten und Bereitstellungsdaten

Verschiedene Formate zur Visualisierung des Projektstrukturplans.

Auch wenn ihr einen Projektstrukturplan in Listenform erstellen könnt, besteht einer der wesentlichen Vorteile dieses Dokuments in einer visuellen Hierarchie eures Workflows, die in ihre kleinsten Bestandteile aufgeschlüsselt ist. Nicht nur wird jede zu erbringende Leistung erfasst und zugewiesen, sondern es ist auch leicht ersichtlich, wie einzelne Komponenten als Teil einer größeren Aufgabe und letztlich des gesamten Projekts funktionieren. Erwägt, eure Struktur zur Auffächerung des Arbeitsaufwands mit einer Tabelle, einem Flussdiagramm oder Collaboration-Software zu erstellen.

Bei der Freigabe eures Projektstrukturplans habt ihr mehrere Optionen. Häufige Optionen sind Tabellenkalkulationen, Flussdiagramme oder Baumdiagramme, Gliederungen oder Gantt-Diagramme. Alle haben ihre Vor- und Nachteile, experimentiert ruhig und findet die Lösung, die am besten zu euch passt.

• Tabellenkalkulationen sind relativ einfach zu handhaben und ermöglichen eine unkomplizierte Bearbeitung, sind jedoch optisch oft weniger ansprechend.
• Flussdiagramme bieten eine klare visuelle Darstellung der hierarchischen Ansicht eines Projekts und können die Beziehungen zwischen den Aufgaben deutlich veranschaulichen.
• Gliederungen stellen ebenfalls eine hierarchische Ansicht dar, allerdings in Textform. Diese eignen sich gut für einen einfachen Projektstrukturplan, werden aber bei größeren Projekten zu komplex.
• Gantt-Diagramme mit integriertem Projektstrukturplan ermöglichen es, die visuelle Darstellung mit einer Timeline-Ansicht zu kombinieren und so eine zusätzliche Perspektive zu gewinnen.

Bei der Arbeit mit Strukturen zur Auffächerung des Arbeitsaufwands ist eine der häufigsten Best Practice die 100 %-Regel.

Die von Gregory T. Haugan entwickelte 100 %-Regel besagt, dass eine Struktur für Auffächerung des Arbeitsaufwands 100 % der Arbeit umfassen sollte, die zur Fertigstellung der Liefergegenstände erforderlich ist, und keine Arbeit enthalten sollte, die nicht im Umfang des Projekts definiert ist.

Eure Auffächerung sollte umfassend und detailliert sein, damit ihr Arbeitslücken oder Redundanzen erkennen und überflüssige Arbeit streichen könnt. Seid präzise, seid gründlich, und scheut euch nicht, zu detailliert zu sein.

Eine weitere Best Practice für PSP/WBS ist Exklusivität. Es ist wichtig, Wiederholungen zu begrenzen, nicht nur um die 100%-Regel einzuhalten, sondern auch um zu vermeiden, dass Ressourcen, Budget oder Zeit verschwendet werden. Darüber hinaus solltet ihr euren Fokus auf Ergebnisse statt auf Tätigkeiten legen. Konzentriert eure Energie auf die Ergebnisse eurer Arbeit statt auf die einzelnen Tätigkeiten.

Erste Schritte mit Adobe Workfront.

Auch wenn ihr eine Struktur zur Auffächerung des Arbeitsaufwands von Hand oder mit Flussdiagramm-Tools erstellen können: Dieses Vorgehen ist oft zeitaufwendig und die Aktualisierung gestaltet sich schwierig. Mit Projekt-Management-Software profitiert ihr beim Aufbauen einer Struktur für Auffächerung des Arbeitsaufwands davon, dass alle Informationen stets aktuell sind, euer Team Klarheit erhält und ihr die nötige Flexibilität für die Planung der Arbeit habt.

Adobe Workfront ist eine Work-Management-Lösung, mit der ihr und euer Team die Arbeit planen, nachverfolgen und organisieren können. Darüber hinaus verfügt die Software über die erforderlichen Tools, um eine Struktur für Auffächerung des Arbeitsaufwands zu erstellen, zu visualisieren und zu verwalten.

Erfahrt, wie Adobe Workfront euch helfen kann, euren Projektstrukturplan aufzubauen und eure Projektziele zu erreichen.