Was ist ein Projektstrukturplan?

Häufig ist es von Vorteil, komplexe Projekte in kleinere Teile aufzugliedern, um sie übersichtlicher zu gestalten. Zu wissen, wo ihr am besten ansetzt, wenn es um die effektive Verwaltung von Projekten geht, kann sich als schwierig erweisen. Im Folgenden erfahrt ihr mehr darüber, was ein Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS) ist und wie ihr diesen Ansatz implementieren könnt.

In diesem Beitrag werden die folgenden Themen behandelt:

• Was ist ein Projektstrukturplan?
• Eigenschaften eines Projektstrukturplans
• Erstellung eines Projektstrukturplans
• Beispiele für Projektstrukturpläne
• Projektstrukturplan und Projektablaufplan im Vergleich
• Evaluierung von Software zur Nutzung von Projektstrukturplänen

Was ist ein Projektstrukturplan?

Bei einem Projektstrukturplan handelt es sich um ein System für das Projekt-Management, mit dem Projekte in kleinere und leichter zu verwaltende Komponenten oder Aufgaben unterteilt werden. Ein Projektstrukturplan ist ein visuelles Tool, das ein gesamtes Projekt aufschlüsselt, um die Planung und Organisation sowie das Tracking des Fortschritts zu erleichtern. Er weist jeder Aufgabe eine eindeutige Kennung zu und ordnet sie dann in eine hierarchische Struktur ein, die die Beziehung zwischen den einzelnen Aufgaben und den damit verbundenen zu erbringenden Leistungen aufzeigt.

Ein Projektstrukturplan dient in erster Linie dazu, ein klares Verständnis des Projektumfangs zu vermitteln, alle zu erledigenden Aufgaben zu identifizieren und eine effektive Projektplanung und -verwaltung zu ermöglichen.

Eigenschaften eines Projektstrukturplans.

Bei der Erstellung eines Projektstrukturplans könnt ihr zwischen zwei Ansätzen wählen: dem leistungsorientierten Ansatz (der sich auf einzelne Aufgaben oder Teile des Projektumfangs konzentriert) und dem phasenorientierten Ansatz (bei dem die Projekte nach Zeitrahmen aufgeschlüsselt werden).

Jeder Projektstrukturplan sieht etwas anders aus, abhängig von den jeweiligen Workflows, der Größe eures Teams und der Art des Projekts, an dem ihr gerade arbeitet. Es gibt jedoch einige Eigenschaften, die fast alle Projektstrukturpläne aufweisen.

• Hierarchische Struktur. Der Projektstrukturplan ist eine hierarchische Untergliederung eines Projekts in kleinere, leichter zu verwaltende Komponenten. Auf der obersten Hierarchieebene finden sich die wichtigsten, im Rahmen des Projekts zu erbringenden Leistungen, während auf den unteren Ebenen die einzelnen Leistungen in kleinere, überschaubarere Aufgaben untergliedert werden.
• Eindeutige Kennung. Jeder Komponente des Projektstrukturplans wird eine eindeutige Kennung zugewiesen, beispielsweise eine Nummer oder ein Code, um das Tracking, die Überwachung und die Kontrolle der Projektarbeit zu ermöglichen.
• Festgelegter Umfang. Mit dem Projektstrukturplan wird der Projektumfang festgelegt. Dazu werden alle Aufgaben identifiziert, die zur Erreichung der Projektziele erledigt werden müssen. Dies ermöglicht es den Projektverantwortlichen, die Projektarbeit effektiv zu planen, zu organisieren und zu kontrollieren.
• Visuelle Darstellung. Der Projektstrukturplan wird in der Regel als grafische Darstellung präsentiert, beispielsweise in Form eines Baumdiagramms, sodass er leichter zu verstehen und zu kommunizieren ist.

Erstellung eines Projektstrukturplans.

Nachdem ihr nun wisst, wie ein Projektstrukturplan funktioniert, findet ihr hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines solchen Plans für euer nächstes Projekt:

1. Definiert euer Projekt. Der erste Schritt zur Erstellung eines Projektstrukturplans besteht darin, die Projektziele und den Projektumfang zu definieren.
2. Legt die Projektgrenzen fest. Ermittelt als Nächstes alle wichtigen Projektgrenzen, um klar zu definieren, was zum Projektumfang gehört und was nicht. Dies kann auch wichtige Fristen umfassen, die eingehalten werden müssen, um den Erfolg des Projekts zu gewährleisten.
3. Identifiziert Projektleistungen oder -phasen. Sobald ihr euer Projekt klar definiert habt, müsst ihr herausfinden, was, von wem und bis zu welchem Datum fertiggestellt werden muss.
4. Definiert Elemente auf oberster Ebene. Bei diesen Elementen handelt es sich um allgemeine Zusammenfassungen der Leistungen, die zur Erfüllung des Projektumfangs zu erbringen sind.
5. Schlüsselt die einzelnen Elemente auf oberster Ebene auf. „Zerlegt“ zunächst jedes der Elemente auf oberster Ebene in einzelne untergeordnete Leistungen. Untergliedert jedes Element so lange, bis eine zusätzliche Untergliederung das Projekt nicht mehr überschaubarer macht.
6. Erstellt ein Wörterbuch für euren Projektstrukturplan. In diesem Schritt solltet ihr eine Beschreibung der Arbeit vorlegen, die die einzelnen Elemente beinhalten. Außerdem müsst ihr Projektinformationen wie Budgets, Meilensteine, Grenzen, Risiken, Projektverantwortliche und Laufzeiten definieren.
7. Legt die Team-Mitglieder fest. An dieser Stelle werden das Projekt-Team, die Stakeholder und andere beteiligte Parteien beschrieben. Dies hilft allen Beteiligten zu verstehen, welchen Umfang das Projekt hat, wer an welchen Aufgaben arbeitet und welche Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben bestehen.
8. Erstellt einen Zeitplan in Form eines Gantt-Diagramms. Gantt-Diagramme sind eine effektive Methode zur visuellen Darstellung eines Projekts, die das Verständnis von Aufgabenabhängigkeiten und Projektmeilensteinen erleichtert.

Beispiele für Projektstrukturpläne.

Ein Projektstrukturplan kann in verschiedenen Formaten erstellt werden. Hier einige Beispiele, die euch den Einstieg erleichtern können:

• Projektstrukturplan als Tabelle. Tabellarische Projektstrukturpläne sind hilfreich, um die Reihenfolge der verschiedenen Aufgaben oder Projektaktivitäten während der Projektplanung visuell darzustellen.
• Projektstrukturplan als Flussdiagramm. Die Darstellung eines Projektstrukturplans als Flussdiagramm ermöglicht es, alle Komponenten des gesamten Projekts einfach getrennt nach Kategorie, Team oder Projektphase zu erfassen.
• Projektstrukturplan als Liste. Der Projektstrukturplan kann auch als Liste von Aufgaben oder Terminen dargestellt werden, um den Fortschritt auf übergeordneter Ebene zu überwachen.
• Projektstrukturplan als Gantt-Diagramm. Die Verwendung eines Gantt-Diagramms zur Darstellung eures Projektstrukturplans ermöglicht euch die visuelle Darstellung des gesamten Zeitplans eures Projekts.

Projektstrukturplan und Projektablaufplan im Vergleich.

Wenn ihr bereits mit Projekt-Management-Stilen vertraut seid, habt ihr vielleicht schon von Projektstrukturplänen und Projektablaufplänen gehört.

Ein Projektstrukturplan ist eine hierarchische Zerlegung eines Gesamtprojekts in kleinere und überschaubarere Komponenten oder Aufgaben.

Ein Projektablaufplan hingegen ist ein zeitbasierter Plan, der die Dauer und Reihenfolge der einzelnen Aufgaben im Projektstrukturplan angibt. Obwohl sich die beiden ähneln, ist der Projektablaufplan lediglich ein Teil des umfassenderen Projektstrukturplans.

Evaluierung von Software zur Nutzung von Projektstrukturplänen.

Ein gut strukturierter Projektstrukturplan gliedert ein Projekt in kleinere Komponenten, sodass es leichter zu verwalten und überschaubarer ist. Wenn ihr bereit seid loszulegen, bewertet euren aktuellen Ansatz für das Projekt-Management, um herauszufinden, ob sich ein Projektstrukturplan für eure Zwecke anbietet.

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