Workflow-Automatisierung – Definition, Vorteile und mehr.
Unternehmen nutzen verschiedenste Prozesse mit jeweils eigenen Workflows, um ihre Aufgaben fristgerecht zu erfüllen. Viele dieser Workflows bestehen aus manuellen Aufgaben, die zeitaufwendig, fehleranfällig und mit hohen Kosten verbunden sind.
Für Führungskräfte und Projektleitende ist es wichtig zu verstehen, was Workflow-Automatisierung ausmacht und wie sie die Arbeit eures Unternehmens und die Effizienz der Belegschaft verbessern kann. Dieser Artikel stellt Workflow-Automatisierung im Detail vor und geht auf folgende Themen ein:
- Was ist Workflow-Automatisierung?
- Für Automatisierung geeignete Workflows
- Gründe für die Automatisierung von Workflows
- Die Wahl einer Plattform zur Automatisierung eurer Workflows
Was ist Workflow-Automatisierung?
Workflow-Automatisierung bezeichnet die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen, um manuelle Arbeit und Ineffizienzen zu minimieren. Mit anderen Worten: Mithilfe von Workflow-Automatisierung und digitalen Tools können Unternehmen routinemäßige und manuelle Aufgaben optimieren und automatisieren. Auf diese Weise sparen sie wertvolle Zeit und Ressourcen, verbessern ihre Effizienz und Arbeit, minimieren Fehler und erzielen einheitlichere Ergebnisse.
Welche Workflows eignen sich für die Automatisierung?
Mit Workflow-Automatisierung lassen sich zahlreiche Routineaufgaben automatisieren. Hier einige Beispiele :
- Speicherung, Umbenennung oder Änderung von Dokumenten
- Überprüfung und Genehmigung von Dokumentänderungen
- Benachrichtigung anderer Benutzenden, sobald ein Dokument geändert wurde
- Onboarding neuer Mitarbeitender
- Verarbeitung von Verbindlichkeiten
- Verwaltung von Datenspeicherung und -sicherung
- Verwaltung und Änderung von Anbieterverträgen
- Gewährleistung der Transparenz mit Reports über die Prozessverwaltung
- Import von Daten aus anderen Programmen
- Ausfüllen und Unterzeichnung von Formularen
- Verlängerung von Verträgen
Gründe für die Automatisierung von Workflows.
Wie bereits erwähnt, kann die Workflow-Automatisierung die Effizienz eures Unternehmens erheblich verbessern und bietet folgende Vorteile:
- Verbesserung der Effizienz, Produktivität und Arbeit. Wenn sich euer Team nicht mit Routineaufgaben beschäftigen muss, kann es sich auf wirklich wichtige Aufgaben konzentrieren – sodass die Angestellten produktiver und effizienter sind. Wenn der repetitive Arbeitsaufwand beseitigt ist, verzeichnet euer Team auch weniger geisttötende Ermüdung und ist motivierter für die Arbeit an wichtigeren Aufgaben.
- Zentralisierte Kommunikation innerhalb einer Plattform. Die Workflow-Automatisierung kann die Organisation und Kommunikation zwischen den Abteilungen sowie im ganzen Unternehmen insgesamt verbessern. Wenn euer Team im Homeoffice arbeitet oder auf ein Hybrid-Arbeitsmodell setzt, läuft der Großteil der Kommunikation über Nachrichten oder E-Mails ab, die durch ihre Menge die Übersicht erheblich erschweren. Workflow-Automatisierung ermöglicht eine Übersicht über eure Interaktionen und erlaubt es, sie zu organisieren. Dadurch haben alle Beteiligten Zugriff auf die gleiche zentrale Informationsquelle.
- Gewährleistung, dass alle Angestellten den gleichen Verfahren folgen. Manuelle Prozesse erfolgen meist ohne Dokumentation, da das Management von den Mitarbeitenden erwartet, dass diese ihre Aufgaben kennen und ihre Arbeit entsprechend priorisieren. Wenn ihr jedoch ein leistungsstarkes Team aufbauen wollt, ist das Fehlen von Vorgaben und Prozessstandardisierung keine Hilfe. Mithilfe von Tools zur Workflow-Automatisierung könnt ihr Aufgaben erstellen, sie den Mitarbeitenden zuweisen und Arbeitsprioritäten sowie Verfahren festlegen.
- Minimierung von Fehlern, Genehmigungszyklen und manuellen Prozessen. Wenn ihr für die Überwachung von Aufgaben auf Workflow-Automatisierung setzt, müsst ihr euch weniger auf das Gedächtnis der Team-Mitglieder verlassen, was menschliche Fehler minimieren und die Produktivität steigern kann. Der Unterschied zwischen manueller und automatisch erledigter Arbeit ist enorm und gibt den Mitarbeitenden die notwendige Zeit, ihre Prozesse zu optimieren.
- Verbesserung von Transparenz, Sichtbarkeit und Zufriedenheit der Angestellten. Workflow-Automatisierung kann die Transparenz und Sichtbarkeit für Verantwortliche verbessern und senkt gleichzeitig die Kosten. Außerdem lässt sich auf diese Weise die Zufriedenheit der Angestellten verbessern, da sie ihre Kompetenzen bei Aufgaben ausspielen können, die sich nicht automatisieren lassen und nicht mit Routinetätigkeiten verbunden sind.
Die Wahl einer Plattform zur Automatisierung eurer Workflows.
Wir haben die Definition, Vorteile und Anwendungsbereiche von Workflow-Automatisierung vorgestellt und gezeigt, dass ihr durch die Automatisierung wichtiger abteilungsinterner Prozesse die Effizienz eurer Geschäftsabläufe, die Produktivität sowie die Arbeitsergebnisse verbessern könnt.
Adobe Workfront ist die ideale Lösung für die Automatisierung eurer Workflows. Mit unserer Plattform, die selbst bei unvorhergesehenen Herausforderungen effiziente Arbeitsabläufe gewährleistet, könnt ihr effektiv vernetzt zusammenarbeiten und personalisierte Erlebnisse in großem Umfang bereitstellen.
Wenn ihr bereit seid, die ersten Schritte zu ergreifen, solltet ihr untersuchen, ob euer Unternehmen, euer Geschäftsmodell und eure Belegschaft von der Automatisierung bestimmter Workflow-Aufgaben profitieren würde.
Wenn ihr mehr über Adobe Workfront erfahren möchtet, startet eine Produkttour oder seht euch das Einführungsvideo an.