Was ist Enterprise Content Management (ECM)?

Enterprise Content Management (ECM) ist eine Kombination aus Strategien, Tools und Prozessen, mit denen Unternehmen die Kontrolle über ihren Content übernehmen können, indem sie Informationen in einem zentralen System erfassen, organisieren, speichern und bereitstellen. Mit der Weiterentwicklung von Content-Typen und Workflows hat sich ECM angepasst, damit alles weiterhin effizient abläuft.

Ob interner Bericht, Marketing-Kampagne, Blogpost oder Website-Aktualisierung – die Menge an Content, den Unternehmen erstellen, verwalten und bereitstellen müssen, wächst kontinuierlich.

Hinzu kommt die Herausforderung, Content für verschiedene Zielgruppen anzupassen, ihn über mehrere Kanäle zu verteilen und das Tracking der Performance sicherzustellen. Das ist viel zu bewältigen, und Unternehmen haben oft das Gefühl, nicht hinterherzukommen – genau hier kommt ECM ins Spiel.

Bei dem ständigen End-to-End-Prozess – beschaffen, erstellen, verwalten und bereitstellen von Content – könnt ihr euch schnell überfordert fühlen. Und dann kommt noch die Personalisierung, Optimierung, Marketing über verschiedene Kanäle und das Messen der Customer Experience hinzu. Personen mit Entscheidungsbefugnis und Führungskräfte brauchen eine einzige Lösung, die alles übernimmt: Enterprise Content Management.

In diesem Beitrag werden die folgenden Themen behandelt:

• Was ein ECM-System leistet und warum es wichtig ist
• Funktionen des Enterprise-Content-Management-Systems
• Beispiele für ECM-Software
• Vorteile eines ECM-Systems
• Erste Schritte mit einem ECM-System
• Wie Adobe Experience Manager euch unterstützen kann
• Häufig gestellte Fragen zu ECM

Enterprise-Content-Management-Systeme helfen Organisationen dabei, Content zu erfassen, zu analysieren, zu verwalten, zu archivieren und bereitzustellen. Sie entfernen außerdem Duplikat-Content, indem sie ähnliche Dateien erkennen und zusammenführen, wodurch Unordnung und Speicherbedarf reduziert werden. Dokumente werden zentral mit Metadaten gespeichert, um eine einfache Organisation und einen schnellen Zugriff zu ermöglichen. ECM-Lösungen sind leistungsstark genug, um sowohl webbasierten Marketing-Content als auch die interne Dokumentenverwaltung zu verwalten.

Der Bereich Dokumentenmanagement innerhalb von ECM wird manchmal als „Content-Management“ bezeichnet. Gemeint ist die Fähigkeit der Technologie, physisches und digitales Content-Management so zu kombinieren, dass es sich nahtlos in bestehende Informationssysteme und -prozesse integrieren lässt. Dokumenten-Management verwaltet die transaktions- und prozessorientierten Content eines Unternehmens.

Die andere Seite von ECM wird häufig als „Content-Services“ bezeichnet. Content-Services beschäftigen sich mit Daten. Es handelt sich um eine Full-Service-Funktion, die Content erfasst, verfolgt, analysiert und dort bereitstellt, wo und wann er benötigt wird.

Mit den entsprechenden Berechtigungen können Benutzende Content schnell über die Volltext-Suche finden und von jedem Device aus Ansicht, Bearbeitung oder Drucken aufrufen. Diese intelligenten Suche-Funktionen sparen Zeit, steigern die Produktivität und stellen sicher, dass die richtigen Informationen die richtigen Personen genau dann erreichen, wenn sie sie benötigen.

Angesichts wachsender Bedenken wegen Finanzbetrug, Datenverletzungen und strenger Compliance-Management-Vorschriften müssen Unternehmen Content sorgfältig verwalten, um sowohl ihre Abläufe als auch ihren Ruf zu schützen. Content-Management-Systeme unterstützen außerdem eine bessere Entscheidungsfindung, da sie mit Analyse-Tools integriert werden können, die Roh-Content in geschäftliche Erkenntnisse verwandeln.

Da Remote-Arbeit, Mobile-Zugriff und Cloud-Technologie mittlerweile zum Standard werden, sorgen ECM-Systeme für sichere Collaboration und Kontinuität. Es hilft euch außerdem, die Abhängigkeit von Papier zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und das Risiko bei Störungen zu minimieren. Da sich Content-Typen wie Video, Audio und Social Media weiterentwickeln, müssen sich auch ECM-Plattformen weiterentwickeln, um unstrukturierte Daten zu verwalten und Unternehmen dabei zu unterstützen, organisiert, agil und gesetzeskonform zu bleiben.

Laut Fortune Business Insights wird der globale Markt für ECM-Lösungen derzeit auf 42,93 Milliarden USD geschätzt und soll bis zum Jahr 2032 voraussichtlich auf 150,97 Milliarden USD anwachsen.

Enterprise-Content-Management umfasst in der Regel fünf Hauptfunktionen: Erfassen, Verwalten, Speichern bzw. Ablegen, Aufbewahren und Bereitstellen. Diese Elemente greifen ineinander, um eine integrierte ECM-Architektur zu schaffen, die sowohl benutzerorientierte als auch technische Funktionen unterstützt.

• Erfassen: Konvertiert papierbasierte Dokumente in digitale Formate, sammelt elektronische Dateien und ordnet sie in ein strukturiertes System ein. Dazu gehört Content wie Rechnungen, Verträge und Forschungsberichte.
• Verwalten: Ermöglicht es Benutzenden, auf Content zuzugreifen, diesen zu bearbeiten und gemeinsam daran zu arbeiten – mithilfe von Tools wie Dokumenten-Management-Systemen, Web-Content-Plattformen, Collaboration-Software und Records-Management-Systemen.
• Ablegen: Übernimmt die kurzfristige Datenspeicherung von häufig aktualisiertem Content in flexiblen Ordnerstrukturen und ermöglicht es euch, Content nach Bedarf abzurufen oder zu bearbeiten.
• Aufbewahren: Stellt die langfristige Archivierung und Unveränderlichkeit von Content sicher, die aus Compliance-, gesetzlichen oder historischen Gründen aufbewahrt werden muss – häufig durch Regeln zur Aufbewahrung von Einträgen und mithilfe digitaler Archivierungsprotokolle.
• Bereitstellen: Verteilt den richtigen Content zum richtigen Zeitpunkt an die richtigen Personen, Systeme oder Kanäle. Dazu gehört die interne Bereitstellung über Unternehmensportale sowie das externe Publishing über Websites und mobile Apps.

Heute gibt es viele Enterprise-Content-Management-(ECM)-Lösungen, die jeweils eine unterschiedliche Kombination von Funktionen zur Unterstützung von Content-Erfassung, Collaboration, Datenspeicherung, Einhaltung von Vorschriften und Bereitstellung bieten. Welche Wahl die richtige ist, hängt von der Größe, Branche und den spezifischen Content-Anforderungen eures Unternehmens ab. Im Folgenden findet ihr einige weit verbreitete ECM-Plattformen:

• Microsoft SharePoint: Eine weit verbreitete Plattform für Content- Collaboration und Dokumentenverwaltung, die sich mit Microsoft 365 integrieren lässt. Sie unterstützt Funktionen wie Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung und kann für die Aufbewahrung von Dokumenten erweitert werden.
• OpenText Content Suite: Eine umfassende ECM-Lösung, die sich durch Compliance, sichere Archivierung und automatisierte Content-Workflows auszeichnet – in regulierten Branchen häufig eingesetzt.
• IBM FileNet Content Manager: Eine ECM-Plattform für Unternehmensanforderungen, die für das großflächige Erfassen von Dokumenten, Workflow-Automatisierung und fortschrittliche Analyse entwickelt wurde und leistungsstarke Funktionen für die langfristige Aufbewahrung und Bereitstellung von Content bietet.
• Hyland OnBase: Bietet eine einheitliche Plattform zur Erfassung, Verwaltung und Integration von Content über verschiedene Abteilungen hinweg. Sie ist besonders stark in der Automatisierung von Workflows und der Archivierung von Einträgen für das Compliance-Management.
• Adobe Experience Manager: Eine leistungsstarke Content-Management-Plattform, die Content-Management und Digital Asset Management kombiniert und es Unternehmen ermöglicht, personalisierte digitale Erlebnisse über verschiedene Kanäle zu erstellen, zu verwalten und bereitzustellen.
• Laserfiche: Bietet robuste Tools für Dokumentenverwaltung, Prozessautomatisierung und sichere Content-Bereitstellung mit starken Governance- und Aufbewahrungsfunktionen.

Enterprise Content Management ist nichts Neues. Aber obwohl der Begriff bereits Anfang der 2000er Jahre geprägt wurde, ist die Technologie erst vor Kurzem so weit gereift, dass sie das volle Potenzial von ECM ausschöpfen kann.

Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, die moderne ECM-Lösungen eurem Unternehmen bieten.

• Datenzugänglichkeit: Enterprise-Content-Management-Systeme helfen dabei, Datensilos zu beseitigen und Kosten zu senken, indem sie Daten aus verschiedenen Quellen und Archiven zusammenführen. Sie ermöglichen es, sofort auf umfassende Daten zugreifen zu können und bieten Firmen eine klare, übersichtliche und kostensparende Datenspeicherung von Content.
• Content-Organisation: ECM-Software bietet fortschrittliche Suchfunktionen, um interne Daten zu analysieren und zu erkunden. Firmen nutzen sie, um Pfade zu schaffen, die ansonsten unverbundenen Content verbinden und extrahieren, sodass sie bisher unbekannte Datengeschichten aufdecken und davon profitieren sowie interne Referenzzentren optimieren können.
• Content-Erfassung: Mit ECM könnt ihr Content-Eingaben optimieren und intelligent gestalten. Das bedeutet die Erfassung von Content über alle Klassen hinweg, wie zum Beispiel Tabellenblätter, Marketingmaterialien, Audio-, Video- und Papierdokumente.
• Papierlose Prozesse: ECM beschleunigt Transaktionen und Verarbeitungsprozesse auf effiziente, umweltfreundliche Weise. Die Transition zu einer rein digitalen Plattform erleichtert zudem die Einhaltung von Branchenvorschriften und verbessert die Sicherheit von Content.
• Datenverteilung: Eine voll funktionsfähige ECM-Software verteilt Daten über alle Content-Streams, einschließlich Online-Zielorte, lokale Speichersysteme und Kunden- oder Lieferantenterminals.
• Kostensenkung: ECM hilft dabei, die Betriebskosten zu senken, indem manuelle, papierbasierte Aufgaben automatisiert werden – wodurch der physische und digitale Speicherbedarf reduziert und Post- sowie Druckkosten eingespart werden. Zudem verringert ihr das Risiko von Compliance-Verstößen, indem ihr Content organisiert, nachverfolgbar und zugänglich haltet. Bei rechtlichen oder regulatorischen Anfragen beschleunigt ECM den Abruf von Dokumenten, senkt die Kosten für E-Discovery und hilft Teams, schneller und sicherer zu reagieren.
• Collaboration und Vertrauen stärken: Durch die Bereitstellung eines sicheren, zentralen Repositorys dient ECM-Software als einzige verbindliche Quelle. Das reduziert Content-Duplikate und Versionskonflikte, sodass ihr immer mit den genauesten und genehmigten Informationen arbeitet. Dadurch wird die Collaboration konsistenter und effizienter. ECM unterstützt euch außerdem dabei, das Wissensmanagement zu verbessern, indem es euch ermöglicht, institutionelles Wissen abteilungsübergreifend einfach zu erfassen, zu teilen und weiterzuentwickeln.
• Verbesserte Effizienz: Ein gut implementiertes ECM-System optimiert den Zugriff auf Informationen und vereinfacht Content-zentrierte Prozesse, wodurch ihr weniger Zeit mit der Suche nach Dateien oder der Verwaltung von Freigaben verbringt. Außerdem setzt es Sicherheits- und Compliance-Regeln durch und reduziert gleichzeitig überflüssige Datenspeicherung, Papierverbrauch und Verwaltungsaufwand. Indem ECM gängige Engpässe entfernt, ermöglicht es Teams, schneller zu arbeiten, bessere Entscheidungen zu treffen und Reibung in Workflows zu verringern.

ECM-Software ist die einfache Lösung, um Prozesse und Performance in jeder Phase des Content-Lebenszyklus zu verbessern. Diese intuitiven Systeme und Tools helfen Organisationen dabei, ihre Produktionsprozesse effizienter zu gestalten.

Die Implementierung dieser Lösungen erzeugt natürliche Effekte, die Raum schaffen, damit Organisationen nicht nur wachsen, sondern auch gedeihen können. ECM ermöglicht es Organisationen, ihre Energie auf externe Initiativen wie Collaboration, Partnerschaften und Innovation umzuleiten, anstatt sich mit interner Organisation aufzuhalten.

ECM-Lösungen werden in Branchen wie Banken, Finanzdienstleistungen und Versicherungen (BFSI), Gesundheitswesen, öffentlicher Verwaltung und Einzelhandel weit verbreitet eingesetzt, wo effizientes Content-Management und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wichtig sind.

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Die Implementierung einer so umfassenden Lösung kann anfangs genauso überwältigend wirken wie die Probleme, die sie erforderlich machen. Hier sind ein paar empfohlene Schritte für euren Einstieg:

1. Definiert Content: Überlegt euch Ideen für einheitliche, personalisierte Anwendererlebnisse für eure Kundschaft und internen Manager.
2. Plant eine Roadmap: Kommuniziert mit wichtigen Verantwortlichen und Entscheidungsträgern, um euer ideales Software-Framework zu konzipieren.
3. Identifiziert Ineffizienzen: Veranschaulicht den idealen Content-Fluss und -Lebenszyklus auf allen Unternehmenskanälen.
4. Werdet digitaler: Ersetzt papierbasierte Prozesse und isolierte digitale Einzellösungen, um eine reibungslose Transition zu vollständig integrierten Service-Funktionen zu ermöglichen.

Enterprise-Content-Management-Lösungen sind darauf ausgelegt, eurem Unternehmen fortlaufende Vorteile zu bieten, während es wächst, sich verändert und skaliert. Aber eine fundierte Bewertung dieser Systeme ist für euch unerlässlich, um die profitabelsten Ergebnisse zu erzielen.

Durch die Kombination von Digital Asset Management und Content-Management ist Adobe Experience Manager eine branchenführende, einheitliche Lösung, die zur Erweiterung von ECM entwickelt wurde. Dank ihrer umfangreichen Funktionen könnt ihr zeitnahe, relevante digitale Erlebnisse in einem vollständig nahtlosen, stets verfügbaren und aktuellen Cloud-Dienst beschaffen, anpassen, automatisieren und bereitstellen.

Seht euch dieses Video an um mehr darüber zu erfahren, wie Experience Manager euer Unternehmen transformieren und eure ECM-Anforderungen erfüllen kann.