So führt ihr eine Agile-Retrospektive durch.

Wenn ihr Fans der Agile-Philosophie im Bereich Software-Entwicklung und Projekt-Management seid, wisst ihr, dass euer Team von einem retrospektiven Meeting profitieren kann. Was ihr aber vielleicht nicht wisst, ist, wie eine Retrospektive aussehen oder durchgeführt werden sollte.

Dieser Artikel liefert eine klare Definition für eine Agile-Retrospektive, stellt ihre Phasen und Vorteile vor und bietet eine Liste mit möglichen Formaten. Nach dem Lesen des Artikels verfügt ihr über alle Informationen, die ihr für eine erfolgreiche Durchführung von Retrospektiven benötigt.

In diesem Post geht es um folgende Themen:

• Was ist eine Agile-Retrospektive?
• Phasen einer Agile-Retrospektive
• Beispiele für retrospektive Formate
• Hindernisse auf dem Weg zum Erfolg
• Tipps für eine erfolgreiche Umsetzung
• Erreichen von Agile-Zielen

Was ist eine Agile-Retrospektive?

Eine Agile-Retrospektive ist ein Meeting zwischen Scrum-Master, Produktbesitzerin oder -besitzer sowie Entwicklungspersonal im Anschluss an eine Arbeitsiteration, in der Regel ein Sprint. Ziel ist es, zu überlegen, was gut gelaufen ist und was hätte besser laufen können, und Änderungen für die nächste Iteration vorzunehmen.

Eine Retrospektive kann nach jedem Arbeitsinkrement durchgeführt werden, findet jedoch meist kurze Zeit später statt, um Feedback unmittelbar zu implementieren. Retrospektiven, die auf einen Sprint folgen, werden Sprint-Retrospektiven genannt.

Bei einer Retrospektive blickt man zurück. In Wahrheit geht es jedoch darum, Optimierungen für die Zukunft vorzunehmen. Die Idee besteht darin, sich immer wieder kleine frühere Schritte anzusehen, um dafür zu sorgen, dass der nächste Schritt in die richtige Richtung geht. Bei richtiger Ausführung kann eine Retrospektive die Energie und Effizienz im gesamten Prozess erhöhen.

Retrospektiven sind ein Kernstück der Kultur, die sich seit der Veröffentlichung des Agilen Manifests im Jahr 2001 entwickelt hat. Bei agiler Software-Entwicklung geht es um Anpassbarkeit und kontinuierliche Verbesserung – was nur geschieht, wenn die Aspekte in den Prozess integriert werden. Eine Agile-Retrospektive bietet dediziert Zeit und Raum, um Bestandsaufnahmen durchzuführen, Feedback zu sammeln, Anpassungen vorzunehmen und Verbesserungen zu implementieren. Dieses einfache, strategische Meeting kann Teams dabei helfen, alle Iterationen optimal zu gestalten. So können sie dafür sorgen, dass sie der nächste Sprint einem erfolgreichen Produkt und einer zufriedenen Kundschaft näher bringt.

Ein retrospektives Meeting kann in Präsenz oder online erfolgen. Remoteteams können über kollaborative Dokumente wie Google Doc effektiv miteinander kommunizieren. Bei Präsenz-Meetings können Haftnotizen und eine Tafel dem Team beim Austausch seiner Ideen helfen.

Die Länge eines retrospektiven Meetings hängt davon ab, wie viele Personen daran teilnehmen, von der Länge des Intervalls sowie dem Umfang der Aufgaben, die diskutiert werden sollen. Für einen Sprint von einer Woche stellen 45 Minuten eine gute Schätzung dar. Wenn ihr die Arbeit eines ganzen Monats evaluieren wollt, benötigt ihr vielleicht drei Stunden.

Nachdem ihr nun wisst, was eine Retrospektive ist, lasst uns einen genaueren Blick darauf werfen, wie ihr das Meeting strukturieren könnt.

Phasen einer Agile-Retrospektive.

Fachleute für Agile-Management stimmen in der Regel überein, dass Retrospektiven aus fünf Phasen bestehen – auch wenn sich zum Teil andere Formate nutzen lassen. Wir werden uns zunächst die verschiedenen Phasen ansehen und dann auf Beispiele für andere Formate eingehen.

1.Die richtigen Voraussetzungen schaffen.

Bevor wir mit dem Thema Meeting beginnen, solltet ihr wissen, wie ihr euer Team auf ein produktives Treffen vorbereiten könnt. Schließlich arbeitet ihr mit realen Menschen zusammen, die sich sicher dabei fühlen müssen, Probleme und mögliche Lösungen zu erörtern. Darum beinhaltet die erste Phase das Festlegen von Grundregeln. Außerdem solltet ihr eurem Personal die Möglichkeit bieten mitzuteilen, wie es sich fühlt. Indem ihr für psychologische Sicherheit sorgt, öffnet ihr das Tor zu einer produktiveren Zusammenarbeit. Erfolgreiche Führungskräfte etablieren zudem klare Schwerpunkte, sodass die Zeit aller Beteiligten sinnvoll genutzt wird.

Klärt den Zeitraum und den Umfang der Arbeit ab, um den es geht, um eine gute Grundlage zu schaffen. Stellt sicher, dass alle das große Ganze im Blick haben. Anschließend könnt ihr Regeln festlegen. Dabei kann es darum gehen, dass alle von positiven Intentionen ausgehen, sich auf Verbesserungen konzentrieren und Raum zum Sprechen erhalten. Vielleicht wollt ihr eine kurze Prüfung der aktuellen Lage vornehmen: Bittet alle Beteiligten darum, in ein oder zwei Worten zu beschreiben, wie sie sich bezüglich des Projekts gerade fühlen.

2.Daten sammeln.

Als Nächstes müsst ihr objektives Feedback einholen. Sammelt hinsichtlich der Frage, wie der letzte Sprint bzw. die letzte Iteration gelaufen ist, Fakten, auf die sich alle verständigen können. Hier geht es um die Verschmelzung von Gedanken – also um den Austausch von Kenntnissen und die Einbettung der Informationen in ein größeres Ganzes. Sobald alle Daten auf dem Tisch liegen, kann euer Team einen Schritt zurück machen und mit der Analyse beginnen.

Zwar können Daten sowohl qualitativer als auch quantitativer Art sein, doch versucht ihr in dieser Phase noch nicht, einen Sinn herzustellen. Ihr wollt lediglich das ganze Team dazu bringen, übereinzustimmen, dass die Daten korrekt sind, und mit den gleichen Daten zu arbeiten. Dokumentation spielt hier eine wichtige Rolle. Ihr solltet also Tools verwenden, mit denen ihr Daten erfassen und anzeigen könnt.

3. Erkenntnisse gewinnen.

In dieser Phase denkt das Team darüber nach, was gut gelaufen ist, was nicht so gut gelaufen ist und was Team-Mitglieder anhand der verfügbaren Daten erkennen können. Dabei handelt es sich um eine Chance, anhand der vereinbarten Belege Muster zu finden und subjektiveres Feedback zu erhalten.

Bittet Teilnehmerinnen und Teilnehmer darum, euch Erläuterungen und Verbesserungsvorschläge bereitzustellen. Nutzt eine strukturierte Aktivität, um Erkenntnisse anzuregen und Ideen zu sammeln.

4. Festlegen, was zu tun ist.

Mit dem starken Fundament, das es durch den Austausch von Daten geschaffen hat, kann das Team eine fundierte Entscheidung hinsichtlich der nächsten Schritte treffen. Bittet eure Team-Mitglieder an diesem Punkt darum, Entscheidungen dazu zu treffen, wo sie ihre Zeit im nächsten Arbeitszyklus investieren werden, welche Aufgaben sie priorisieren wollen und wie bei diesen Arbeitselementen ein erfolgreicher Abschluss aussehen soll.

Diese Phase der Retrospektive ist besonders wichtig. Sie ist der Grund dafür, warum ihr überhaupt ein Meeting abhaltet. Klärt übergeordnete Ziele und kleinere Aufgaben, bevor ihr festlegt, wer die Erledigung übernehmen soll.

5. Retrospektive abschließen.

Genau wie am Anfang, als ihr die Grundlagen geschaffen habt, solltet ihr auch am Ende in das psychische Wohlbefinden und Engagement eures Teams investieren. Fasst die getroffenen Entscheidungen zusammen, dankt allen für ihre Beteiligung und legt die nächsten Schritte fest.

Beispiele für retrospektive Formate.

Es gibt verschiedene andere Formate, Methoden und Aktivitäten, Teams zum Nachdenken darüber zu bewegen, was beim letzten Sprint funktioniert hat und was nicht. Jede Methode hat ihre eigenen Stärken. Hier ein paar Beispiele:

• PMI. Team-Mitglieder ordnen Ereignisse in Kategorien ein, je nachdem ob sie ein Plus, ein Minus oder interessant waren (PMI).
• Sechs Hüte. Dieses Format ist sehr gründlich und kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Es eignet sich jedoch gut für Teams, die im Detail reflektieren möchten. Dabei werden alle Beteiligten dazu eingeladen, Arbeit aus sechs verschiedenen Perspektiven zu betrachten:
• Aus der Manager-Perspektive
• Objektiv
• Positiv
• Negativ
• Brainstorming
• Emotional
• 3L-Methode. Bei dieser Aktivität schreiben alle Beteiligten auf, was ihnen gefallen hat (liked), was sie gelernt haben (learned) und was gefehlt hat (lacked). Nutzt ein digitales Whiteboard bzw. ein anderes Tool zum Sortieren und Darstellen der Antworten.
• Affinitätsdiagramm. Bei einem Affinitätsdiagramm geht es darum, Informationen über verschiedenste Themen zu sammeln, diese in Gruppen zu kategorisieren und anschließend Aufgaben je nach Dringlichkeit zu priorisieren. Wenn euer Team ein großes, komplexes Problem betrachtet, kann ein Affinitätsdiagramm eine gute Methode darstellen, um das Problem auf überschaubare Blöcke aufzuteilen und Aktionspläne zum Bewältigen der einzelnen Blöcke zu entwickeln.

Hindernisse auf dem Weg zum Erfolg.

Eine Gruppe, die verschiedene Persönlichkeiten umfasst, dazu zu bringen, effektiv zusammenzuarbeiten, ist nicht immer leicht. Wenn ihr aber wisst, worauf ihr achten müsst, könnt ihr gängige psychologische Barrieren überwinden. Hier findet ihr einen kurzen Leitfaden zum Umgang mit gängigen Problemen:

Geringe Interaktion.

Euer Team scheint nicht besonders engagiert zu sein. Team-Mitglieder liefern nur wenig Vorschläge und sagen nicht viel. Vielleicht sind sie noch müde vom letzten Sprint oder sind skeptisch, was das Ziel des Meetings angeht. Um die Interaktion eures Teams zu erhöhen, könnt ihr verschiedene Lernmethoden anwenden. Visuelle und kinästhetische Aktivitäten können dafür sorgen, dass Beteiligte ihre gewohnten Muster hinter sich lassen, und Kreativität fördern.

Mangelndes Vertrauen.

Die Konversation ist oberflächlich, niemand erwähnt negative Aspekte. Es ist normal, dass Menschen negative Aspekte vermeiden, da sie ggf. Angst haben, dass das auf sie zurückfallen könnte, oder sie keinen Ärger verursachen wollen. Um dem entgegenzutreten, sollte die Moderatorin bzw. der Moderator einen Raum schaffen, in dem sich beim Mitteilen ihrer Gedanken alle wohl fühlen. Belohnt Beiträge, selbst wenn – oder gerade wenn – Probleme angesprochen werden. Ermutigt euer Team dazu, Probleme frühzeitig anzusprechen und zu adressieren, um zu verhindern, dass die Schwierigkeiten noch größer werden. Anstatt enttäuscht zu reagieren, solltet ihr Optimismus hinsichtlich der Wachstumschancen vermitteln. Bittet um individuelles, vertrauliches Feedback, um größere Probleme identifizieren zu können.

Mangelhafte Nachbearbeitung.

Geringe Interaktion und mangelndes Vertrauen können auch auftreten, wenn eine Beteiligung keinen Unterschied zu machen scheint. Nach einer Weile werden die Teilnehmerinnen und Teilnehmer einfach nichts mehr sagen. Um das zu verhindern, solltet ihr sicherstellen, dass ihr auf gemeldete Probleme und Lösungsvorschläge reagiert. Sorgt dafür, dass beim nächsten Sprint Änderungen vorgenommen werden. Alternativ könnt ihr praktisch umsetzbare Ziele festlegen und die Beteiligten hinsichtlich des Fortschritts auf dem Laufenden halten.

Tipps für eine erfolgreiche Umsetzung.

Ihr könnt weitere Maßnahmen ergreifen, um eurem Team dabei zu helfen, von detaillierten Alltagsaufgaben in eine reflektive, kollaborative Stimmung zu kommen:

1. Bittet Team-Mitglieder darum, einige vorbereitete Ideen in das Meeting mitzubringen. Klärt sie darüber auf, wie viel sie vorbereiten sollen und in welchem Format. Fordert Team-Mitglieder zum Beispiel dazu auf, ihre Gedanken in einem gemeinsamen Dokument festzuhalten. Erklärt ihnen, ob ihr ein oder zwei Sätze, einen ganzen Absatz, Beispiele oder anderes wünscht. Wahrscheinlich erhaltet ihr auch mehr Input von allen Team-Mitgliedern (auch denen, die in Meetings nur ungern sprechen), wenn ihr alternative Beitragsmethoden anbietet.
2. Bleibt beim Thema und respektiert die Zeit aller Beteiligten. Retrospektiven stellen zwar eine gute Möglichkeit zur genaueren Bearbeitung von Problemen dar, bergen jedoch stets das Risiko, dass eine Person oder ein Thema das Gespräch dominiert, während sich die anderen ausklinken. Sorgt dafür, dass ihr im Meeting beim Thema sowie im zeitlichen Rahmen bleibt, indem ihr eine Agenda mit klaren Zeitfenstern erstellt.
3. Versucht es mit neuen Formaten. Beim herkömmlichen Ansatz werden folgende Fragen gestellt: Was hat funktioniert? Was hat nicht funktioniert? Und was werden wir beim nächsten Mal anders machen? Das sind ziemlich große Fragen, die sich nicht immer auf präzise und sinnvolle Weise beantworten lassen. Sorgt für spezifischere und fokussiertere Diskussionen, indem ihr eine neue Aktivität oder ein neues Format ausprobiert.

Erreichen von Agile-Zielen.

Retrospektiven sind ein wichtiger Bestandteil des Agile-Frameworks. Sie bieten einen sicheren Raum zur Beseitigung von Problemen, schaffen Energie und Vertrauen und führen zu Innovationen und frischen Erkenntnissen.

Wenn ihr in einem agilen Team arbeitet, sollten Retrospektiven bereits Teil eures Prozesses sein. Falls das noch nicht der Fall ist, nehmt euch am Ende eures nächsten Sprints etwas Zeit und wendet die oben beschriebenen Grundsätze an, um eine Retrospektive durchzuführen. Stellt die erforderliche Ausrüstung für ein Präsenz-Meeting zusammen oder sorgt dafür, dass euer Team Zugriff auf die Onlinetools hat, die es zur Teilnahme an einer virtuellen Retrospektive benötigt. Ladet das ganze Team ein und beschreibt beim ersten Mal den gesamten Prozess.

Adobe kann euch dabei helfen, ein besseres Umfeld für die Zusammenarbeit zu schaffen.

Wenn euer Team über ein System für effektive Kommunikation verfügt, ist es ganz einfach, Erkenntnisse zu teilen, Probleme zu beheben und Änderungen vorzunehmen. Adobe Workfront ist eine Projekt-Management-Software, die eurem Team dabei hilft, strategisch zusammenzuarbeiten, um Projekte jeglicher Größe erfolgreich abzuschließen.

Seht euch eine Produkttour für Workfront oder das Übersichtsvideo an, um zu erfahren, wie die Lösung funktioniert.