Geschäfte laufen so schnell ab, wie Verträge unterzeichnet werden. Für Unternehmen stellt eine Vertragsunterzeichnung die letzte Meile auf dem Weg zur Kundenakquise oder zur Erbringung von Services für ihre Kundschaft dar. Jahr für Jahr unterzeichnen mehrere Millionen Benutzende Vereinbarungen per elektronischer Signatur. Viele von ihnen sind es gewohnt, Verträge in Papierform zu unterzeichnen, und signieren zum ersten Mal elektronisch. Ein nahtloses und intuitives Erlebnis unterstützt Benutzende dabei, Verträge leichter zu verstehen, die geforderten Informationen anzugeben und den Signiervorgang schnell abzuschließen. Jegliche Reibungspunkte in der User Experience können zu Verzögerungen beim Transaktionsabschluss oder gar zum Verlust der Kundschaft führen. Angesichts der Bedeutung von E-Signaturen ist es verwunderlich, dass es in diesem Bereich in den letzten Jahren kaum Innovationen gegeben hat – bis heute.

Wir freuen uns sehr, in Adobe Acrobat Sign die nächste Generation von E-Signaturen einzuführen. Üblicherweise rendern Plattformen für E-Signaturen Verträge als Bilder, was auf Benutzerseite eine Reihe von Problemen verursacht. Im Gegensatz dazu werden bei dem E-Signatur-Verfahren, das auf dem weltweit bewährten Standard-PDF-Viewer von Adobe Acrobat basiert, Verträge als native PDF-Dateien gerendert. Das führt zu erheblichen Verbesserungen in zwei wichtigen Bereichen des E-Signatur-Verfahrens: der Optimierung der Vervollständigung von Verträgen auf Mobilgeräten und Desktops und der Verbesserung der Barrierefreiheit.

Seit Einführung der neuen User Experience in Acrobat Sign konnten unsere Kunden eine signifikante Verbesserung ihrer Vertragsabschlussraten verzeichnen. Unterzeichnende beschreiben die User Experience als intuitiv und durchdacht. Zudem geben sie an, dass Verträge dadurch leichter zu verstehen sind und schneller signiert werden können.

Optimierte Vervollständigung von Verträgen.

Das Spektrum der Unterzeichnenden ist breit gefächert. Sie haben unterschiedlichste Hintergründe und ihre technischen Fähigkeiten variieren. Die neue User Experience ermöglicht es Unterzeichnenden, Verträge auf Desktops und Mobilgeräten verlässlich zu prüfen, auszufüllen und abzuschließen. Sehen wir uns eine User Journey von Anfang bis Ende an.

Die User Journey beginnt mit einer E-Mail. Der Aufbau von Vertrauen ist in dieser Phase unerlässlich. Andernfalls ignorieren oder löschen die Empfangenden die E-Mail möglicherweise, weil sie sie für Spam halten. Unser Design sieht vor, dass in der Betreffzeile der E-Mail zuerst der Absendername angeben ist, um im Empfänger-Posteingang direkt Vertrauenswürdigkeit zu vermitteln. Das Branding des Absenders wird klar erkennbar oben in der E-Mail-Mitteilung angezeigt, in der die Benutzenden dazu eingeladen werden, den Vertrag zu lesen und zu signieren.

Sobald die Benutzenden den Vertrag aufgerufen haben, führen wir sie mithilfe einer intuitiven Navigation und einer klaren Fortschrittsanzeige durch das Verfahren bis zum Vertragsabschluss. So wird Verwirrung vermieden, die Bedienung vereinfacht und Benutzende werden dabei unterstützt, den Vertrag richtig zu vervollständigen.

Nach dem Signieren und Vervollständigen des Vertrags müssen die Benutzenden auf „Senden“ klicken, um das Verfahren abzuschließen. Viele Benutzende übersehen diesen Schritt jedoch, sodass es nicht zum Abschluss kommt. Zur besseren Nutzerführung haben wir deshalb den Button zum Senden mit einer pulsierenden Animation versehen, die die Aufmerksamkeit der Benutzenden darauf lenken und sie zum Abschluss der Aktion bewegen soll.

Schnelles Auffinden wichtiger Informationen mit nativer Suche.

Bei der Vertragsunterzeichnung geht es nicht nur darum, eine Signatur unter einen Vertrag zu setzen. Beim Arbeiten mit Dokumenten, insbesondere wenn es sich um umfangreiche Verträge handelt, ist es äußerst hilfreich, wenn bestimmte Informationen leicht auffindbar sind. Wir haben daher eine Suchfunktion eingebunden, sodass Benutzende ohne großen Aufwand zu den Stellen gelangen, die wichtig für sie sind.

Verbesserte Seitennavigation.

Um umfangreiche Dokumente wie Onboarding-Handbücher und Schulungsunterlagen leichter durchsuchen zu können, vermitteln unsere Miniaturansichten eine schnelle Übersicht. Statt durch alle Seiten scrollen zu müssen, können sich Unterzeichnende mithilfe der hochauflösenden Seitenminiaturansichten in dem Bereich rechts einen Überblick über den Inhalt eines Dokuments verschaffen.

Barrierefreiheit – Lesen und Ausfüllen von Verträgen.

Weltweit gibt es mehr als 1,3 Milliarden Menschen mit Behinderung. Entsprechend wichtig ist es, dass digitale Verträge barrierefrei gestaltet sind. Digitale Barrierefreiheit stellt eine Chance dar, Vertrauen bei Kundschaft, Partnern und Mitarbeitenden aufzubauen. Zugleich werden die gesetzlichen Vorgaben in diesem Bereich immer strenger. Das gilt insbesondere in Sektoren wie dem Gesundheits- und Bildungswesen sowie in der öffentlichen Verwaltung. Adobe gilt seit vielen Jahren als verlässlicher Vorreiter im Bereich Dokumentenlösungen und ist bekannt für die Entwicklung des PDF-Formats und federführend bei der Erarbeitung neuer Funktionen für Barrierefreiheit in PDF-Dateien. Wir möchten den sich ändernden gesetzlichen Vorgaben für digitale Barrierefreiheit Rechnung tragen und verbessern unsere Plattform, um die digitale Welt inklusiver zu gestalten.

Aktuelle E-Signatur-Lösungen wandeln Verträge in reduzierte Bilder um. Dabei werden wichtige Tags für Formatierungen und Barrierefreiheit gelöscht. Dadurch wird aus klarem, strukturiertem Text ein unformatierter Textbrei. Verträge werden so schwer lesbar und können kaum interaktiv bearbeitet werden. Im schlimmsten Fall können Unterzeichnende das jeweilige Dokument gar nicht lesen.

Wichtige Layout-Strukturen wie Überschriften, Absätze und Tabellen gehen verloren, was es Benutzenden von Bildschirm-Leseprogrammen erschwert, Informationen in Dokumenten zu lesen oder Aufgaben abzuschließen.

So löst unser Ansatz für Barrierefreiheit zentrale Probleme:

1. Beibehaltung der Dokumentenstruktur zur Unterstützung von Bildschirm-Leseprogrammen.

Die meisten Verträge enthalten Überschriften, Absätze, Tabellen und Listen – Strukturelemente, die es Bildschirm-Leseprogrammen ermöglichen, Benutzende durch den Inhalt zu führen. Bei bildbasierten Verträgen fehlt diese Struktur oder ist komplett verloren gegangen. Personen, die Bildschirm-Leseprogramme nutzen, können das Dokumenten-Layout daher nur schwer navigieren oder verstehen.

Wir rendern Verträge als PDF-Dateien. So wird die PDF-Tag-Struktur beibehalten und Bildschirm-Leseprogramme können sich ohne Probleme zurechtfinden und den Text lesen.

Darüber hinaus bietet unsere Lösung integrierte PDF-Viewer-Funktionen, die das Bildschirm-Leseprogramm über Benutzeraktionen informiert, beispielsweise wenn Aktualisierungen vorgenommen werden, der Zoom-Faktor geändert wird oder ein Bildlauf zu einer anderen Seite erfolgt:

2. Beibehaltung der korrekten Reihenfolge von Formularfeldern.

Wenn Verträge viele auszufüllende Felder aufweisen, ist es wichtig, dass die Benutzenden sie in der richtigen Reihenfolge ausfüllen. Viele Benutzende verwenden die Tabulatortasten-Funktion, um von einem Feld zum nächsten zu wechseln. Daher ist es wichtig, dass die einzelnen Felder beim Durchspringen des Dokuments mit der Tabulatortaste in der richtigen Reihenfolge angesteuert werden.

Andernfalls landen Tastaturbenutzende möglicherweise in nicht zugehörigen Abschnitten oder ihnen entgehen bestimmte Felder. Diese fehlende Struktur kostet Zeit und verursacht Verzögerungen beim Ausfüllen des Vertrags – oder noch schlimmer, verhindert dieses gänzlich.

Unsere Lösung stellt sicher, dass allen Benutzenden, die ein Bildschirm-Leseprogramm mit einer getaggten PDF-Datei verwenden, die Felder und Abschnitte des Dokuments in der richtigen Reihenfolge präsentiert werden, um ihnen das Ausfüllen des Vertrags zu erleichtern.

3. Optimale Lesbarkeit mit gestochen scharfem und größenanpassbarem Text.

Werden Verträge als Bilder gerendert, wird die Darstellung beim Zoomen häufig unscharf. Grundsätzlich empfinden alle Benutzenden dies als Beeinträchtigung. Doch Menschen mit Sehbehinderung stellt verschwommener, schlecht lesbarer Text vor besondere Hindernisse.

Mit unserer Lösung können Benutzende heranzoomen, ohne dass der Text an Lesbarkeit einbüßt. So ist sichergestellt, dass Benutzende Text in jeder Größe scharf und deutlich anzeigen und entsprechend bequem lesen können.

4. Bequemes Lesen durch Unterstützung der Betriebssystem-Einstellungen für den Dunkelmodus.

Viele Benutzende, insbesondere Menschen, die lichtempfindlich sind, empfinden das Lesen von Text im Dunkelmodus als weniger anstrengend für die Augen. Wenn Verträge jedoch als Bilder gerendert werden, wie dies bei anderen Plattformen für E-Signaturen der Fall ist, können die Betriebssystem-Einstellungen für den Dunkelmodus nicht angewendet werden, sodass der Dokumentenhintergrund leuchtend weiß bleibt.

Mit Acrobat Sign wird die Darstellung von Verträgen an die Dunkelmodus-Einstellungen angepasst. So wird sichergestellt, dass Benutzende Dokumente so lesen können, wie es den individuellen Vorlieben entspricht.

Jeder Vertrag, den ihr zur Unterzeichnung versendet, ist ein Kunden-Touchpoint. Mit unserer neuen User Experience für Empfangende können Endbenutzende Verträge nun verlässlich auf jedem Gerät signieren. Ermöglicht wird dies durch ein Design, das auf Barrierefreiheit ausgelegt ist. Weitere Informationen zu den Funktionen, die bei dieser neuen User Experience geboten werden, findet ihr in unserer Hilfedokumentation.

https://business.adobe.com/fragments/resources/cards/thank-you-collections/adobe-sign