Das kennen wir alle. Die gesuchte Information existiert irgendwo – in einem Vertrag, einer Richtlinie, einem Forschungsbericht oder vielleicht in einer Präsentation, die jemand vor sechs Monaten geteilt hat. Die eigentliche Herausforderung liegt nicht darin, mehr Informationen zu erstellen. Es geht darum, die richtigen Informationen zu finden, sie schnell zu verstehen und sie genau dann einzusetzen, wenn sie gebraucht werden.
Multipliziert diese Erfahrung nun auf ein gesamtes Unternehmen.
Unternehmen haben über Jahre hinweg Wissen in Verträgen, Richtlinien, Berichten, Forschungsergebnissen, Playbooks und anderen Geschäftsdokumenten angehäuft. Diese Dokumente spiegeln wider, wie eine Organisation denkt, agiert und Entscheidungen trifft. Doch ein Großteil dieser Erkenntnisse bleibt schwer zugänglich und kaum nutzbar. Laut IDC wird nur die Hälfte der unstrukturierten Inhalte eines Unternehmens jemals auf ihren Wert hin analysiert.
Diese Problematik zeigt sich auf zwei Ebenen. Im Arbeitsalltag verbringen Mitarbeitende laut einer Studie von Adobe mehr als drei Tage pro Woche damit, Dokumente zu lesen, zusammenzufassen und neu zu erstellen – obwohl die benötigten Informationen bereits darin enthalten sind. Bei komplexeren Geschäftsprozessen können wichtige Informationen auf Hunderte oder Tausende von Verträgen, Rechnungen, Berichten und anderen Dateien verteilt sein, die Teams prüfen und vergleichen müssen.
KI eröffnet eine Opportunity, das zu ändern – erhöht aber auch den Einsatz. Mitarbeitende erwarten zunehmend, schnell Antworten auf ihre Fragen zu bekommen. TELUS Digital hat festgestellt, dass 57 % der Mitarbeitenden in Unternehmen sensible Firmeninformationen in öffentliche KI-Tools kopiert haben, um Antworten zu erhalten.
Die eigentliche Herausforderung für Unternehmen besteht also nicht darin, der KI einfach Zugriff auf mehr Informationen zu geben. Es geht darum, KI in die Lage zu versetzen, die Dokumente zu verstehen, in denen diese Informationen gespeichert sind – und dabei Kontext, Struktur, Quellen sowie Kontrollmechanismen zu bewahren, auf die Unternehmen angewiesen sind.
Das erfordert eine Dokumentebene.
Warum Unternehmen eine Dokumentebene brauchen
Eine Dokumentebene gibt der KI die Fähigkeit, Struktur, Kontext, Herkunft und Quellen von Informationen in Geschäftsdokumenten zu verstehen und zu bewahren. Ohne sie sieht KI nur Text. Mit ihr versteht KI Bedeutung.
Ein Vertrag enthält Klauseln, die sich über mehrere Seiten hinweg gegenseitig bedingen. Ein Finanzbericht verknüpft Zahlen mit Erläuterungen, Tabellen und Fußnoten.
Eine Richtlinie kann eine einzige Ausnahme enthalten, die den Sinn der gesamten Regel verändert.
Eine KI, die ein Dokument als reinen Text behandelt, kann die Zusammenhänge übersehen, die den Informationen erst ihre Bedeutung verleihen. Eine Dokumentebene ermöglicht es der KI, die in Dokumenten enthaltenen Informationen zu verarbeiten und zu analysieren – und dabei mit den Quellen verknüpft zu bleiben, denen Unternehmen bereits vertrauen.
Den Standard für vertrauenswürdige Dokumentenproduktivität weiterentwickeln
Dies ist das Fundament, das Adobe seit mehr als drei Jahrzehnten aufgebaut hat. Acrobat ist die Plattform, auf der Unternehmen bereits ihre wichtigsten Geschäftsinhalte verwalten: Verträge, Finanzberichte, Personalakten, regulatorische Einreichungen und andere Dokumente, bei denen Präzision unverzichtbar ist. Die Opportunity besteht jetzt darin, diese Basis mit KI zu erweitern – ohne dass Unternehmen Kompromisse bei Sicherheit, Governance oder Überprüfung eingehen müssen.
Diese Entwicklung zeigt sich bereits im täglichen Einsatz von Acrobat. Mitarbeitende können KI nutzen, die auf vertrauenswürdigen Dateien basiert, um Dokumente schneller zu verstehen und zu bearbeiten – vom Prüfen, Vergleichen und Zusammenfassen von Informationen bis hin zur Erstellung hochwertiger, markenkonformer Arbeitsergebnisse mit Adobe Express.
Acrobat erweitert außerdem die Möglichkeiten, wie Mitarbeitende mit Informationen in Dokumenten interagieren. Neue Funktionen können umfangreiche Dateien in interaktive visuelle Berichte und Zusammenfassungsfolien transformieren oder Informationen durch persönliche Podcasts, Audio-Zusammenfassungen und Vorlesefunktionen leichter zugänglich machen.
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Diese Möglichkeiten machen KI im alltäglichen Dokumentenworkflow noch wertvoller. Doch die eigentliche Opportunity geht weit über die Unterstützung einzelner Personen bei einzelnen Dokumenten hinaus: Unternehmen können das Wissen aus ihrer gesamten Dokumentensammlung skalierbar einsetzen.
Das ist der nächste Schritt in der Entwicklung von Acrobat: vom Standard für vertrauenswürdige Dokumente zur Intelligenzebene, die darauf aufbaut.
Intelligenz skalieren mit Knowledge Base und Analyzer
Die Opportunity beschränkt sich längst nicht mehr auf jeweils ein einzelnes Dokument.
Es geht darum, was möglich wird, wenn Unternehmen ihre geschäftskritischen Dokumentensammlungen übergreifend analysieren – und diese Informationen in nutzbares Wissen für Mitarbeitende sowie strukturierte Daten umwandeln, auf deren Basis fundierte Entscheidungen getroffen werden können.
Neu in Acrobat: Knowledge Base transformiert kuratierte Dokumentensammlungen – Richtlinien, Playbooks, Produktinformationen, Preisvorgaben, Forschungsergebnisse – in quellenbasierte Antworten, die über Slack, Microsoft Teams, Acrobat und andere Arbeitsumgebungen abrufbar sind, die Mitarbeitende bereits nutzen.
Anstatt in verschiedenen Dateien nach den richtigen Informationen zu suchen, können Mitarbeitende Fragen über dieses Wissen stellen und Antworten mit direktem Verweis auf die Quelle erhalten. Bei Adobe haben wir diesen Ansatz auf mehr als 6.000 Forschungsberichte angewendet. Im ersten Monat stellten Teams mehr als 1.000 Fragen, und die Nutzung von Forschungsergebnissen stieg um 46 % im Jahresvergleich. Mehr über Knowledge Base erfahren.
Analyzer deckt einen anderen Bedarf ab: Es wandelt Informationen aus großen Dokumentenmengen in strukturierte, überprüfbare Daten um. Das Tool kann Tausende von Verträgen oder Rechnungen analysieren und kritische Informationen identifizieren – etwa Verlängerungsdaten, Umsatzklauseln, Verpflichtungen oder Ausnahmen – ganz ohne manuelle Prüfung oder das Training eines benutzerdefinierten Modells. So werden Informationen, die bisher in Dateien verborgen lagen, zu nutzbaren Daten für Finanzwesen, Beschaffung, Compliance und die sie unterstützenden Systeme. Mehr über Analyzer erfahren.
Zusammen verändern diese Funktionen die Rolle, die Dokumente im Unternehmen spielen. Eine Richtlinie wird zur Antwort, die Mitarbeitende in Sekunden nachprüfen können. Forschungsergebnisse werden zu institutionellem Wissen, das Teams in Produkt- und Kundenentscheidungen nutzen können. Ein Portfolio von Lieferantenverträgen wird zu vergleichbaren Daten, auf deren Basis die Beschaffungsabteilung verhandeln kann – anstatt einen Stapel Dateien zu verwalten, für deren vollständige Durchsicht niemand Zeit hat. Unternehmen, die jetzt als Erste handeln, werden nicht nur schneller arbeiten – sie werden fundiertere Entscheidungen mit dem Wissen treffen, das sie bereits besitzen.
Mit wachsender Bedeutung von KI in Entscheidungsprozessen steigt auch der Stellenwert von Vertrauen. Führungskräfte müssen wissen, woher eine Antwort stammt, ob sie überprüfbar ist und wie die zugrunde liegenden Informationen verwaltet werden. Die Infrastruktur von Knowledge Base und Analyzer basiert auf dem Fundament von Acrobat Sign und wird unter dem Common Controls Framework von Adobe (CCF) für einheitliche Sicherheits- und Compliance-Kontrollen betrieben. Antworten und extrahierte Informationen bleiben mit ihren Quellen verknüpft, sodass Teams sie vor dem Handeln validieren können.
Erfahrt hier, wie Adobe mit Acrobat Erkenntnisse aus eigenen Daten gewinnt.
Dokumentenintelligenz gezielt einsetzen
Für Technologieverantwortliche ist der Auftrag klar: Ihre Unternehmensdokumente müssen als strategisches Asset betrachtet werden. Der nächste KI-Vorsprung kommt nicht allein durch neue Modelle oder weitere KI-Assistenten. Er entsteht dadurch, dass die Informationen, denen Unternehmen bereits vertrauen, mit den Entscheidungen, Workflows und Menschen verknüpft werden, die das Unternehmen voranbringen.
Das Wissen ist bereits vorhanden. Den Vorsprung werden die Unternehmen erzielen, die es gezielt einsetzen können.
Mehr erfahren über Adobe Acrobat Studio.
