La gente que precisa atención sanitaria de calidad suele acabar en una metafórica sala de espera.

Healthgrades proporciona información fiable sobre profesionales de la salud y hospitales para que la gente y los proveedores puedan efectuar conexiones más provechosas. Además, la empresa presta sus servicios a más de 1500 hospitales y 400 sistemas sanitarios, para los cuales cultiva nuevas relaciones, mejora el acceso al colectivo de pacientes, genera reconocimiento de la marca y fideliza a la clientela.

“Al contar con cinco sedes en Estados Unidos, necesitábamos una forma más adecuada de gestionar nuestros procesos internos”, declara Chris Besting, el vicepresidente de Realización de Campañas.

De los procesos en papel a la revisión digital

Para gestionar su trabajo, en Healthgrades dependían de una herramienta interna de gestión de proyectos, pero al final quedó patente que necesitaban una solución más sólida de gestión del trabajo. Los equipos dependían en parte de fichas de trabajo impresas y notas adhesivas para recopilar comentarios sobre las tareas de marketing. Las actualizaciones del estado se gestionaban por correo electrónico.

En lo referente a proyectos de marketing sueltos, en Healthgrades solían depender de pruebas en PDF impresas que se movían físicamente de un escritorio a otro para que el personal fuera anotando los cambios. Acto seguido, dicho PDF se remitía por correo electrónico a su cliente para que diera sus comentarios.

En Healthgrades necesitaban una solución de revisión digital integrada, y eso fue lo que encontraron con Workfront. Ahora, el equipo maneja una lista digital de comprobaciones para hacer un seguimiento de todos los cambios y comentarios directamente en la prueba digital con el fin de minimizar el innecesario ir y venir, y lograr así que cada proyecto avanzara con fluidez.

“Nuestra forma de trabajar no nos ayudaba a llevar nuestro negocio con toda la eficiencia que sabíamos que nos interesaba para gestionar nuestros proyectos”, comenta Besting. “Fue el deseo de llevar nuestros procesos de gestión y planificación de proyectos a un nivel superior lo que nos acercó a Workfront”.

Visibilidad que conduce a la flexibilidad

Workfront proporciona a Healthgrades la visibilidad que necesitan para optimizar los flujos de trabajo de marketing. Ahora, el equipo sabe en qué fase se encuentra cada proyecto y quién está trabajando en él. En vez de depender de una sola persona para notificar al personal sobre a quién le toca trabajar en una tarea, la notificación avisa automáticamente al siguiente miembro del equipo en la cola.

Los procesos anteriores eran manuales y dependían de que cada miembro del equipo estuviera físicamente presente, lo que suponía que fuera más difícil que nunca estar fuera de la oficina. Los flujos de trabajo que implementaron en Healthgrades cuando empezaron a utilizar Workfront le dieron al personal la flexibilidad necesaria para sacar el trabajo adelante y conciliar mejor la vida profesional y la personal: ahora, cualquier miembro del equipo puede retomar los proyectos cuando alguien se toma un tiempo de descanso.

“Ahora, tenemos la certeza de que cualquiera puede entrar en Workfront, buscar el proyecto y ponerse a trabajar directamente en él”, afirma Melissa Treinen, la directora de Diseño de Producción.

La transparencia también amplía el componente organizativo de la empresa. En Healthgrades utilizan Workfront para hacer mucho más que gestionar el trabajo para su clientela. Cuando estaban implementando Workfront en toda la organización, usaron las plantillas, flujos de trabajo y procesos personalizados que ya habían creado en la plataforma para impulsar la adopción y gestionarlo todo, desde la implementación inicial hasta la incorporación y formación del nuevo personal.

“Workfront se ha convertido en nuestra fuente de información de confianza para todos nuestros servicios de marketing”, señala Treinen.

Mejora de la colaboración interna y con la clientela

La clientela de Healthgrades confía en que la empresa llevará a cabo campañas innovadoras, atractivas y eficaces. Para conseguirlo, los miembros del equipo de Healthgrades a menudo colaboran estrechamente con la clientela, lo que fomenta una relación de trabajo interactiva y productiva.

Dado que en Healthgrades trabajan con sus clientes a lo largo de todo el proceso creativo, Workfront ha facilitado el seguimiento, la edición y la revisión en tiempo real. La clientela agradece que el proceso sea optimizado y colaborativo, ya que esto agiliza el tiempo de finalización. La clientela puede anotar las modificaciones directamente en las pruebas y el equipo puede implementar esas ediciones al instante. Como resultado, en Healthgrades han constatado una reducción del 40 % en los errores de producción, lo que significa que sus clientes reciben mejores productos.

Y, lo que es más importante, aunque hay muchas herramientas que satisfacen las necesidades básicas de gestión de proyectos, en Healthgrades no buscaban una solución única que funcionara para todo el mundo. Workfront ofrece la flexibilidad y la personalización necesarias para satisfacer los procesos exclusivos de Healthgrades al ofrecer informes y flujos de trabajo para las necesidades específicas de la empresa.

Adaptarse al cambio también ayuda a la clientela a gestionarlo

El cambio es constante dentro de cualquier empresa. Se lanzan productos nuevos, se revelan prácticas recomendadas y las ideas innovadoras cambian el rumbo. Las empresas de mayor éxito encuentran formas de gestionar el caos que inevitablemente eso genera.

La forma de sacar el trabajo adelante también está cambiando. La gestión del trabajo digital ha dejado de ser algo que solo viene bien tener, y la gente espera que sus interacciones digitales con las empresas coincidan con las que viven en su día a día.

“Workfront nos permitió llevar a cabo la transformación digital de nuestra oferta de servicios, lo que iba en consonancia con la línea de la transformación digital que estaba efectuando nuestra clientela, y eso nos ayudó a anticiparnos a lo que demanda nuestra clientela”, comenta Besting.

En la actualidad, con cada tarea y cronograma gestionados en Workfront mediante plantillas de proyecto personalizadas, el personal dispone de la flexibilidad y la libertad necesarias para sacar el trabajo adelante sobre la marcha. Es más, gracias a la integración de Workfront para Slack, los equipos pueden colaborar en cualquier proyecto directamente desde las herramientas de comunicación que usan a diario y sin importar dónde están.

“Ahora, gran parte de la conversación tiene lugar en Slack, ya sea en equipo o de forma individualizada. De hecho, yo necesito la integración de Slack con Workfront”, declara Mike Clark, el director sénior de Programa. “Esta integración nos ayuda a hacer de Workfront la única fuente de información fiable”.

“Hemos mejorado la eficiencia de nuestros flujos de trabajo de marketing y podemos seguir mejorándola”, concluye Besting. “Se acabó el ‘es lo que hay’. Ahora, disponemos de la visibilidad y la eficiencia necesarias para hablar de cómo evolucionamos como empresa”.

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