Joel Caracci es un creador al que le apasionan los procesos creativos. Considera que este entusiasmo le viene, sorprendentemente, de su amor por la música jazz.

“Cuando compones para un conjunto de jazz, partes de unas reglas para crear una obra”, explica Caracci. “Después, les das a quienes interpretan la música la libertad para trascender esa estructura y crear algo extraordinario. Lo mismo sucede con los equipos de diseño. Mi trabajo consiste en mejorar los flujos de trabajo para el equipo de diseño de forma que este pueda centrarse en dar vida a sus ideas”.

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Como director asociado de Operaciones Creativas de JLL, una empresa multinacional líder en la prestación de servicios inmobiliarios comerciales, Caracci trabaja con un equipo de más de 90 profesionales de la creatividad de todo Estados Unidos y Canadá. En JLL Creative producen casi 10 000 entregas al año, que van desde la creación de marcas nuevas para los inmuebles hasta el desarrollo de argumentos para nuevas actividades comerciales, pasando por complejos sitios web y gráficos animados para sus clientes.

En JLL adoptaron cinco instancias de Adobe Workfront para gestionar los flujos de trabajo en toda la empresa, incluidos los departamentos de Marketing, de TI y la Oficina de Gestión de Proyectos global. En el equipo creativo de Caracci, esta solución permite al equipo de diseño trabajar con mayor eficiencia que nunca, y es una inversión que beneficia a los equipos al tiempo que eleva la satisfacción del personal hasta nuevas cotas.

“Cuando en el equipo de diseño piensan en las herramientas de trabajo esenciales, lo que suele venirles a la cabeza son las aplicaciones de Adobe Creative Cloud”, comenta Caracci. “Workfront es igual de esencial. Es el eslabón perdido para la gestión de flujos de trabajo que permite al equipo de diseño crear su mejor trabajo sin desgastarse profesionalmente”.

Visualización de datos sobre el diseño

La mayoría de los contenidos creados por el equipo creativo implica el marketing de inmuebles y el contenido de capacitación de ventas para mercados locales. El equipo de diseño elabora folletos, volantes y vídeos de recorridos para contribuir a la venta de espacios comerciales. Crean diapositivas de persuasión para que los equipos de ventas las usen cuando se reúnen con posibles inquilinos/as o recomiendan personas arrendatarias a quienes poseen edificios.

Normalmente, las personas intermediarias envían solicitudes de contenidos al equipo de marketing, quien luego entrega el trabajo a uno de los siete equipos creativos regionales. Antes de que Caracci optimizara los flujos de trabajo, estos procesos se solían gestionar por correo electrónico y mediante hojas de cálculo. Con la aplicación del flujo de trabajo, las personas encargadas de gestionar el tráfico ahora pueden ver con exactitud qué tarea se les pide, comparar programaciones y ligar proyectos con profesionales del diseño que tengan el conjunto de competencias y la disponibilidad adecuados. Esta visibilidad ha ayudado al equipo creativo a aumentar su producción de entregas en un 260 % en dos años. Y, lo que es mejor aún, el equipo puede demostrar la valía de su trabajo a las personas involucradas de toda la organización.

“La mayor ventaja de Workfront son sus informes”, afirma Caracci. “Cambian nuestra forma de comunicar lo referente al trabajo creativo. Yo elaboro más de 200 informes al año para ayudar a la directiva a entender qué hacen los equipos creativos para reforzar a la empresa en su conjunto”.

Los informes notifican las horas trabajadas por cada equipo, los tipos de proyectos, el tiempo invertido en cada actividad y otros datos que pueden ayudar a la directiva a decidir si deben ajustar los niveles de personal o invertir en distintos tipos de competencias de diseño. A la directiva también le interesa averiguar qué líneas de negocio o mercados efectúan la mayor cantidad de solicitudes para determinar la forma en que el personal intermediario utiliza los recursos de diseño.

“La forma en que el panel visibiliza los proyectos contribuye a lograr que todas las partes implicadas en un proyecto vean lo mismo”, explica Caracci. “Para el equipo creativo, conocer los datos relativos a los proyectos nos ayuda a crear SLA y a determinar si las personas solicitantes nos envían la información adecuada en las instrucciones creativas. De este modo, podemos definir expectativas realistas y evitar las idas y venidas comunicativas que retrasan los proyectos”.

Más tiempo para la creatividad

Los paneles también tienen un valor incalculable para el equipo de diseño, cuyos miembros pueden estar haciendo malabares con varias partes de un proyecto, cada una de las cuales podrían requerir varias rondas de revisión. Los paneles de este equipo muestran exactamente qué activos se han asignado a cada profesional del diseño y cuál es su estado, lo que le da al personal más tiempo para trabajar en tareas creativas mientras emplean menos en gestionar el trabajo.

El equipo de diseño utiliza diversas aplicaciones creativas, desde Adobe Premiere Pro y After Effects para los vídeos hasta Illustrator para los elementos gráficos a gran escala. Sin embargo, aproximadamente el 85 % del trabajo se lleva a cabo en InDesign. “Estamos iniciando una fase beta del plug-in de Workfront en InDesign. Este plug-in nos permite ver las tareas, colaborar, y cargar y gestionar activos, y todo ello sin salir del contexto creativo. La integración con otros productos aporta aún más valor a nuestro proceso creativo”, afirma Caracci. “El equipo de diseño ya disfruta de la integración con Microsoft Teams, ya que les permite hacer un seguimiento con facilidad de las revisiones y aprobaciones en un formato de chat. Pensamos que al equipo de diseño le encanta ahorrar tiempo al revisar los flujos de trabajo dentro de su aplicación creativa de Adobe”.

Conciliación laboral creativa

Caracci continúa buscando formas de mejorar los flujos de trabajo creativos. De hecho, habla con cada profesional del diseño que se une al equipo creativo con el deseo de encontrar formas de ayudarles a trabajar mejor. Ahora bien, a la mayoría del equipo de diseño le impresiona la forma en la que organizar los flujos de trabajo puede ayudarles a aumentar su productividad.

Dado que las personas que gestionan el tráfico tienen una mayor visibilidad de sus planificaciones, también pueden equilibrar las cargas de trabajo y ayudar al equipo de diseño a mantener una mejor conciliación entre la vida profesional y la personal. Por consiguiente, el equipo creativo logró la máxima puntuación de satisfacción laboral entre los equipos de marketing globales de JLL, con una tasa de abandono de solo un 7 % en comparación con el 30 % de algunos equipos semejantes.

“En ocasiones, pienso en la forma en que la línea de montaje revolucionó la fabricación industrial. Creo que algo parecido sucederá con el trabajo creativo cuando la gente empiece a tomarse en serio los flujos de trabajo”, comenta Caracci. “El flujo de trabajo apropiado puede ser distinto para cada equipo y empresa. En nuestro caso, Workfront es la solución adecuada para crear flujos de trabajo que mantienen el ritmo de la comunicación sin abrumar al personal, con el consiguiente aumento de la producción creativa en menos tiempo”.

Ampliación de conocimientos

Para obtener más información sobre cómo puedes aplicar estas ideas en equipos de diseño medianos y grandes, escucha la sesión de Joel en Adobe Summit, 20,000 Deliverables: From Workflow Chaos to Harmony (20 000 entregas: del caos a la armonía en el flujo de trabajo).

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