Cinq frameworks Agile courants pour votre prochain projet

Dans les environnements de travail hybrides actuels, il est essentiel de trouver le bon framework de gestion de projet, notamment en cas de conjoncture économique incertaine pesant sur les objectifs et les résultats des entreprises. Les gestionnaires de projet ont beau s’efforcer d’aider leur équipe à gagner en efficacité, il est parfois difficile de faire face aux tâches en cours, surtout si les processus en place ne répondent pas parfaitement aux besoins de l’équipe.

La réussite d’un projet dépend souvent du framework employé par l’équipe pour avancer. Les entreprises qui adoptent une approche de gestion de projet mature parviennent à boucler leurs projets à temps dans 63 % des cas, alors que les processus moins pointus ou plus informels affichent un taux de réussite de 39 % seulement.

L’une des méthodes éprouvées pour maîtriser la gestion de projet consiste à mettre en place un framework ou un système de workflows qui aide les contributeurs et les contributrices à se faire une idée précise des obligations, des contraintes et des délais propres à leurs tâches, en mettant l’accent sur la responsabilité et la transparence. Les frameworks les plus robustes reposent sur une approche itérative intitulée Agile.

Nous allons étudier les avantages d’un framework Agile pour gérer les projets, ainsi que certaines des options à envisager pour tenir compte des préférences de l’équipe et des objectifs de l’entreprise.

• Rôle des frameworks Agile
• Scrum
• Kanban
• Extreme Programming (XP)
• Lean
• Crystal
• Mise en place des frameworks Agile

Rôle des frameworks Agile

Il s’agit d’étapes de workflow itératives qui formalisent les tâches de collaboration, de planification, de gestion, de déploiement et de test nécessaires pour obtenir un résultat donné dans le délai imparti.

Les entreprises qui adoptent une approche formelle en matière de gestion de projet ont tendance à assumer leurs responsabilités et à atteindre les objectifs collectifs avec plus d’efficacité. En effet, 11,4 % des ressources internes sont gaspillées dans les entreprises qui n’ont pas de processus de gestion de projet éprouvés. Et si 89 % des entreprises disposent d’un plan de gestion de projet, seulement 48 % des équipes estiment que les processus correspondants sont performants.

L’un des moyens de renforcer l’approche de la gestion de projet consiste à adopter un framework Agile donnant satisfaction à tous les membres de l’équipe en matière d’orientation, de livrables et d’échéances. Selon le Project Management Institute, quel que soit le framework employé pour vous guider, cinq phases de la gestion de projet méritent d’être optimisées.

• Lancement : préparation du projet en tenant compte de tous ses critères
• Planification : élaboration d’une stratégie pour décomposer le projet en volets faciles à gérer
• Exécution : réalisation du travail tâche après tâche
• Contrôle : vérification des progrès et tests de précision en parallèle
• Clôture : achèvement de la totalité du projet conformément au cahier des charges

En connaissant ces phases, vous pourrez plus facilement choisir le framework qui vous correspond. Si les frameworks Agile sont généralement moins rigides sur les détails des processus et des livrables, leur force réside dans leur capacité à définir les responsabilités et les rôles tout en renforçant la communication entre les personnes qui participent au projet.

Plusieurs frameworks Agile utilisés de nos jours (dont Scrum, Kanban, Extreme Programming [XP] et Crystal) ont des points communs, tout en offrant des avantages distincts. Le but est d’identifier celui qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise en matière de gestion de projet.

Scrum

Sans doute le framework Agile le plus connu, Scrum était à l’origine une approche dédiée à la gestion de projets de développement applicatif. Souple et itérative, sa structure peut aussi convenir aux équipes non techniques, notamment parce qu’elle met l’accent sur la création de valeur ajoutée pour les parties prenantes de l’entreprise.

Dans le cadre d’un framework Scrum, les projets sont scindés en plusieurs parties appelées « sprints », elles-mêmes fractionnées en tâches individuelles et incrémentielles. Chaque tâche est aussi autonome et gérable que possible, ce qui permet à chaque personne de travailler à partir d’un ensemble de critères bien définis. Chaque sprint se compose de plusieurs tâches réparties au sein d’une équipe contributrice.

Si le volume de travail peut nécessiter plusieurs sprints, il n’est possible de travailler que sur un seul d’entre eux à la fois. En général, les sprints durent deux à quatre semaines. Les équipes peuvent ainsi finaliser facilement des tâches et les soumettre à intervalles réguliers aux parties prenantes pour révision. De plus, les projets avancent plus efficacement de la sorte, et l’équipe peut s’adapter en cas de difficultés ou de nouvelles informations.

Scrum est considéré comme un framework léger, car il comporte peu de règles et de critères. Il évite ainsi une gestion de projet trop rigide et ne bride pas la créativité de l’équipe. Il est en outre facile à appréhender par les contributeurs et les contributrices, car les types de réunions et les valeurs à mettre en œuvre sont peu nombreux.

Dans un framework Scrum, quelques rôles sont essentiels pour que les projets avancent bien et de manière responsable. Il s’agit des rôles suivants :

• Scrum Master. Cette personne est chargée de planifier les réunions, de vérifier l’état d’avancement et de faire respecter les principes Agile.
• Product owner. Cette personne doit catégoriser et organiser les tâches à effectuer lors d’un sprint selon les besoins des parties prenantes et de l’entreprise.
• Équipe Scrum. Elle rassemble les personnes qui contribuent au projet (en développement, il s’agit généralement des UX designers et des spécialistes de l’ingénierie) et doivent s’acquitter de différentes tâches lors de chaque sprint.

Le framework Scrum convient parfaitement aux équipes en quête d’une méthode leur permettant de boucler les projets rapidement et de manière itérative. Elles sont ainsi en mesure de suivre l’évolution des besoins de la clientèle et du marché et d’avoir un impact commercial maximal.

Kanban

Système de gestion de projet issu de l’industrie automobile japonaise,
Kanban est le processus qui consiste à faire avancer un projet à l’aide de cartes d’instructions transmises d’un contributeur ou d’une contributrice à l’autre. À l’ère digitale, ces cartes sont souvent utilisées dans les applications comme repères visuels qui indiquent l’état ou la phase de développement d’un projet. Chaque carte précise les critères d’une tâche et sa ou son responsable, ce qui permet de savoir précisément qui travaille sur quoi.

Les tâches du projet sont représentées par des cartes qui traversent un flux de colonnes verticales. Les cartes contiennent différentes informations importantes : détails de la tâche, statuts, échéances, notes, personnes chargées de l’exécution, etc. Les colonnes représentent les différents statuts applicables à la production d’une tâche : À faire, En cours, En révision, etc. Les éléments se déplacent de gauche à droite sur le tableau au fil de leur progression.

Avec ce framework Agile, tous les membres de l’équipe de projet disposent d’une représentation visuelle claire du nombre d’éléments à chaque étape en temps réel, ainsi que des domaines dans lesquels ils doivent simplifier les processus pour éviter les blocages et se préparer aux tâches suivantes. Cette méthode permet aussi aux gestionnaires de piloter les tâches et les détails du projet, plus que les contributeurs et les contributrices à proprement parler, qui peuvent ainsi se focaliser sur l’exécution des tâches qui leur sont assignées.

Le framework Kanban est idéal pour les équipes qui doivent visualiser un grand nombre de requêtes et gérer un flux constant de nouvelles tâches.

Extreme Programming (XP)

À l’origine, Extreme Programming (XP) a été développé pour faciliter la hiérarchisation des besoins des équipes de développement et répondre à une forte demande, liée à la fluctuation quasi constante des exigences de la clientèle dans un environnement de travail dynamique. Ce framework Agile est lui aussi itératif mais, contrairement à Scrum, il permet à l’équipe de développement de prendre la main sur la priorisation et le partage des tâches afin de boucler les livrables. Résultat, cette approche est aussi moins règlementée. Elle permet aux spécialistes du développement de gérer leurs tâches de manière autonome, tandis qu’une personne habilitée (qui fait généralement partie de l’équipe de développement) assure le suivi des indicateurs et des progrès du projet afin de garantir la productivité de l’équipe.

Au lieu de suivre des étapes ou colonnes rigides comme dans le framework Kanban, XP repose sur un ensemble de valeurs qui régissent les activités et les responsabilités de l’équipe :

• Programmation. Les spécialistes du développement conceptualisent leur travail par le biais de diagrammes et de modèles, et effectuent certaines tâches en binôme.
• Test. Les spécialistes du développement donnent la priorité à l’assurance qualité transversale pour produire du code sans bug et éviter les contretemps ou obstacles techniques par la suite.
• Écoute. Les concepts de fonctionnalité de produit sont présentés directement aux spécialistes du développement, qui prennent ensuite le temps de les traduire en tâches de développement distinctes et exploitables.
• Design. Les membres de l’équipe créent conjointement une infrastructure de projet pour garantir l’efficacité du système dans la durée.
• Retours d’information. Les commentaires de la clientèle et des parties prenantes en interne permettent de façonner le travail à venir dans le cadre du projet et aident les spécialistes du développement à itérer les tâches en cas de modification du périmètre.
• Simplicité. L’équipe de développement est encouragée à mettre l’accent sur les besoins actuels plutôt que sur les exigences futures et à concevoir des solutions déployables immédiatement.

Le framework XP est idéal pour les équipes de développement et de test applicatifs indépendantes et expérimentées, car elles font face à des charges de travail et des priorités qui changent très souvent.

Lean

Cette méthodologie est spécialement conçue pour éliminer les étapes inutiles ou le gaspillage dans un projet afin que les équipes soient aussi efficaces que possible : réunions qui nuisent au bon déroulement du projet en mobilisant un temps précieux, processus inefficaces qui ralentissent les progrès et distractions empêchant les équipes d’accomplir leur travail.

Pour garantir l’efficacité du framework Lean, les membres de l’équipe doivent connaître précisément leur rôle et leurs responsabilités, car leur travail ne fait l’objet d’aucune microgestion ni d’aucune vérification approfondie. Chaque personne étant relativement autonome, ce framework permet de convaincre les collègues et les responsables que les tâches peuvent être accomplies comme prévu sans supervision excessive. Lean peut donc globalement réduire le coût et les délais d’un projet tout en renforçant l’efficacité et la productivité au sein des équipes.

Le framework Lean repose sur sept grands principes :

1. Éliminer le gaspillage. Les seules tâches à effectuer sont celles requises pour boucler le projet en cours. Le temps et les ressources consacrés aux livrables hors du périmètre actuel doivent être limités.
2. Développer l’apprentissage. Les contributeurs et les contributrices doivent être encouragées à diversifier leurs compétences et à apprendre sur le tas pour répondre aux besoins du projet ou des membres de l’équipe.
3. Décider le plus tard possible. Quand le périmètre d’un projet est incertain, le fait d’attendre le dernier moment pour choisir un plan d’action peut éliminer le gaspillage et faciliter la gestion des changements.
4. Livrer le plus vite possible. Les progrès rapides évitent les décisions tardives et permettent aux parties prenantes de faire régulièrement part de leurs commentaires. Les équipes peuvent ainsi se concentrer sur la livraison des éléments nécessaires à l’instant t.
5. Autonomiser l’équipe. Le framework Lean permet à chaque contributeur et chaque contributrice de planifier, définir et gérer les aspects essentiels du projet pour que les tâches avancent rapidement.
6. Incorporer l’intégrité. Les projets ne doivent être soumis à l’équipe qu’une fois les besoins techniques et de la clientèle validés.
7. Avoir une vue d’ensemble. Afin d’optimiser les performances, les mesures qui récompensent l’ensemble de l’équipe pour les progrès accomplis au lieu de mettre en avant certaines personnes sont à privilégier.

Les frameworks Lean sont parfaits pour les équipes qui doivent fournir des résultats régulièrement et répondre rapidement à l’évolution des demandes de la clientèle et des parties prenantes.

Crystal

Contrairement aux autres frameworks Agile qui mettent l’accent sur les différentes étapes des processus et des projets, Crystal considère les effectifs et la communication comme les principaux facteurs de réussite du projet, en tenant principalement compte de la taille de l’équipe et des projets qui lui sont confiés. Ce framework est né de la volonté de proposer une alternative aux frameworks de gestion de projet précédents, qui s’appuient sur des méthodes détaillées et trop rigides.

Avec Crystal, priorité est donnée aux effectifs, en prévoyant dans les calendriers de projet un temps conséquent pour réfléchir et collaborer régulièrement. Les projets restent ainsi sur les rails et les processus sont plus performants. Dans le cadre de Crystal, le framework varie selon la taille de l’équipe. L’approche est la suivante :

• Transparent : moins de 7 personnes
• Jaune : de 7 à 20 personnes
• Orange : de 20 à 40 personnes
• Rouge : de 40 à 80 personnes
• Marron : de 80 à 200 personnes
• Diamant/saphir : plus de 200 personnes

En s’appuyant sur ces chiffres, les leaders appliquent sept principes pour orienter l’approche de leur équipe en matière de workflow :

1. Livraisons fréquentes. Si aucun délai particulier n’est fixé, le framework Crystal requiert des versions itératives selon le périmètre du projet et les besoins de la clientèle.
2. Amélioration par la réflexion. La souplesse de Crystal permet aux membres de l’équipe de noter les points à améliorer et de modifier les processus à la volée.
3. Communication cohérente. Si l’approche idéale varie selon la taille de l’équipe, des réunions aux environnements de travail en groupe, la communication demeure indispensable.
4. Confiance en soi. Pour que les processus s’améliorent progressivement, les contributeurs et les contributrices ne doivent avoir aucune réticence à partager leur point de vue et ce, grâce à une communication ininterrompue.
5. Priorité. Bien définis, les tâches et les objectifs aident les personnes et les groupes au sein d’une équipe à décomposer les projets en éléments exploitables et à répondre aux attentes en matière de livrables.
6. Accès à des spécialistes et à des utilisateurs et des utilisatrices. Les retours d’information réguliers et les réponses aux questions sont aisément accessibles afin que tout le monde puisse faire avancer le projet.
7. Outils technologiques. Les membres de l’équipe sont encouragés à corriger les erreurs et à faire part de leurs commentaires lors des phases de test et de planification du projet.

Le framework Crystal est souvent déployé par les équipes en quête d’un maximum de souplesse et d’une collaboration étroite pour s’adapter à l’évolution rapide des besoins.

Mise en place des frameworks Agile

L’adoption du framework Agile adéquat peut favoriser le bon déroulement des projets tout en garantissant le respect des échéances, des budgets et des contraintes. Le framework parfait n’existe pas. Tout dépend de la dynamique et des livrables.

Pour trouver la solution la plus adaptée à votre équipe, évaluez chaque framework Agile disponible et identifiez les éléments qui répondent le mieux aux besoins du projet et des contributeurs et des contributrices. Vous pouvez même opter pour une solution hybride. Si vous ne savez pas par où commencer, réfléchissez à l’impact de la taille de votre équipe, de la structure organisationnelle, des demandes de la clientèle et des valeurs de l’entreprise sur vos besoins en matière de gestion de projet.

Quand vous vous apprêterez à passer à l’étape suivante, le déploiement d’une solution de gestion de projet pourra vous aider à centraliser toutes les responsabilités essentielles à votre projet, dans une optique de collaboration et de transparence.

Adobe Workfront peut vous aider à gérer des projets via différents frameworks Agile. Hiérarchisez les tâches, suivez l’avancement des projets et coordonnez l’équipe grâce au système de gestion de projet complet de Workfront.

Regardez une présentation pour savoir comment Workfront peut vous aider à gérer vos projets.