Rétrospectives Agile : guide complet

De plus en plus d’entreprises ont recours aux approches Agile dans le cadre des processus de développement, mais aussi en dehors. En effet, la nature itérative de cette méthodologie est une source de valeur dans tous les secteurs qui souhaitent gagner en efficacité dans la gestion de projet et améliorer plus particulièrement la collaboration entre les équipes et les services.

Les rétrospectives sont une étape souvent négligée par les entreprises qui viennent d’implémenter le processus Agile. Or, c’est un élément crucial pour entretenir le dialogue et préserver l’efficacité. De fait, les équipes Agile qui organisent des rétrospectives affichent une réactivité et une qualité respectivement supérieures de 24 % et 42 % à celles de leurs homologues qui omettent cette étape.

Pour vous aider à mettre en place des rétrospectives Agile, nous allons étudier plus en détail en quoi consistent ces réunions, puis nous vous expliquerons en quoi elles peuvent optimiser vos processus existants et comment les organiser avec succès. Cet article abordera les points suivants :

• Qu’est-ce qu’une rétrospective Agile ?
• Importance des rétrospectives Agile
• Comment organiser une rétrospective Agile ?
• Mise en place de la méthode Agile

Qu’est-ce qu’une rétrospective Agile ?

Une rétrospective Agile est une réunion organisée à l’issue d’une itération de travail, au cours de laquelle les membres de l’équipe discutent de leurs réalisations et des axes d’amélioration tout en planifiant la suite du projet. Pendant cette réunion, les personnes présentes sont encouragées à relater leur expérience en toute franchise et à mener une réflexion productive sur les processus, les procédures et les tâches afin que l’équipe au sens large puisse bénéficier des enseignements tirés et s’améliorer durablement.

Les rétrospectives constituent la quatrième étape et la dernière réunion du framework Scrum. Ce dernier vise à favoriser la collaboration et la communication au sein d’une équipe ou entre différentes équipes. Pour ce faire, il prévoit une série de réunions permettant aux personnes concernées de discuter ouvertement des succès remportés et des obstacles rencontrés dans une optique d’optimisation progressive des performances collectives.

Plus précisément, une rétrospective Agile se concentre sur ce qui s’est passé ou sur les tâches menées à bien pendant l’itération ou le sprint qui vient d’avoir lieu, dans le but d’étudier les améliorations susceptibles d’être apportées lors de la phase suivante du projet ou de mettre en évidence les approches efficaces dont pourraient profiter d’autres membres de l’équipe. Dans le cadre de la méthode Scrum, l’ensemble des personnes ayant contribué au projet, toutes équipes confondues, sont conviées à ces réunions pour élargir encore le partage des connaissances.

Les rétrospectives s’avèrent également utiles pour les équipes ayant recours au framework Kanban. Si elles ne font pas officiellement partie de ce workflow, elles peuvent néanmoins aider les contributeurs et les contributrices à gagner en efficacité au fil des projets.

Les rétrospectives Agile diffèrent des autres réunions (revues, analyses a posteriori, etc.) par leur positionnement dans le processus de développement itératif ou de gestion du projet dans son ensemble. En effet, elles se tiennent à l’issue des sprints (ou itérations), c’est-à-dire les étapes d’un projet de grande ampleur visant à perfectionner les workflows et les approches pendant la phase de travail, et non une fois la totalité des tâches terminées, afin que les équipes puissent s’adapter et gagner progressivement en efficacité.

Différences entre rétrospective Agile et rétrospective de sprint

Il est important de souligner qu’il existe une nuance entre les rétrospectives Agile et celles de sprint. S’ils semblent désigner la même chose, ces deux termes font en réalité référence à des stades et processus différents.

Une rétrospective Agile peut être organisée à l’issue de n’importe quelle itération de travail. Elle peut donc être consécutive à un sprint ou avoir une portée plus étendue. Une rétrospective (ou revue) de sprint désigne plus spécifiquement la réunion organisée à la fin d’un cycle de développement par sprint.

À la différence des rétrospectives Agile, les rétrospectives de sprint ont pour but de recueillir des commentaires à propos du produit ou des tâches en cours. Elles peuvent s’intéresser aux blocages et aux questions de design, et être l’occasion de présenter l’état d’avancement ou certaines fonctionnalités des livrables. Les rétrospectives Agile, quant à elles, portent de manière plus générale sur les processus et les procédures sous-tendant le travail effectué par l’ensemble de l’équipe.

Importance des rétrospectives Agile

Si l’ajout d’une énième réunion aux emplois du temps risque de faire grincer quelques dents, les rétrospectives Agile n’en offrent pas moins de nombreux avantages. Elles constituent notamment un moment propice à l’échange d’idées, ce qui n’est généralement pas prévu par les autres méthodologies de gestion de projet.

Les rétrospectives invitent les personnes présentes à s’exprimer et à faire part de leurs commentaires devant un public plus large, afin de favoriser l’amélioration des processus qui influent sur leur workflow et sur leur capacité à atteindre les objectifs fixés par l’encadrement.

Si la répartition des tâches et la définition des priorités s’effectuent parfois en haut lieu, les rétrospectives Agile donnent l’occasion aux contributeurs et aux contributrices de donner leur avis, à partir duquel les responsables pourront apporter des changements pour créer encore plus de synergie entre les personnes impliquées. Cette meilleure communication peut induire des gains d’efficacité dans des domaines qui n’auraient sans cela pas pu être identifiés par les parties prenantes qui n’interviennent pas dans la réalisation des tâches quotidiennes.

Grâce à la nature itérative de la méthode Agile, qui consiste à subdiviser chaque projet en une série de tâches à accomplir dans un temps imparti, les équipes peuvent identifier les obstacles en cours de route et faire ainsi preuve d’une plus grande flexibilité. La tenue d’une rétrospective Agile à l’issue d’une période de travail aide à découvrir les problèmes suffisamment tôt pour que les responsables puissent rectifier le tir avant l’achèvement du projet.

L’organisation de rétrospectives Agile offre bien d’autres avantages :

• Avertir l’encadrement en cas d’obstacles entravant la réalisation d’une tâche donnée
• Créer un espace propice à l’échange d’idées
• Formuler des commentaires contribuant à améliorer le leadership
• Fédérer les membres de l’équipe autour d’objectifs communs
• Accorder la priorité aux personnes plutôt qu’aux processus
• S’adapter de façon à optimiser la prochaine étape du workflow
• Discuter sans notion de hiérarchie afin de recueillir davantage de contributions

Enfin, la mise en œuvre d’une rétrospective Agile permet d’obtenir un meilleur produit fini grâce à la flexibilité que la méthode Agile confère au processus de développement ou au workflow. En effet, la remontée précoce des obstacles ou des préoccupations permet aux responsables d’obtenir un éclairage et des commentaires constructifs pour éviter les coups d’arrêt majeurs et tenir le calendrier du projet.

Même les avis positifs peuvent influer directement sur l’avancement des travaux, car ils permettent aux responsables produit et aux gestionnaires de projet d’évaluer l’efficacité et d’adopter de nouvelles stratégies d’après ce qui fonctionne ou non.

Comment organiser une rétrospective Agile ?

Étudiez la nature des tâches inhérentes à votre projet et la fréquence des transitions entre les différentes phases du cycle de développement ou de production. Repérez les points d’arrêt pour prévoir la tenue d’une rétrospective au moment où l’équipe achève généralement une itération de travail. Vous pouvez organiser ces réunions à intervalles réguliers (toutes les deux à quatre semaines, par exemple) ou adapter le planning en fonction de la date de fin d’une campagne ou de lancement d’un produit.

Une fois le calendrier fixé, conviez bien toutes les personnes participant au projet pour qu’elles puissent formuler leurs commentaires et mettre à profit les points de vue exprimés par les autres membres de l’équipe. N’oubliez pas les personnes occupant des postes à responsabilité (Scrum Masters, responsables produit), l’ensemble des contributeurs et des contributrices, ainsi que les autres parties prenantes pour qui l’avis de l’équipe peut s’avérer précieux.

L’approche à adopter lors des rétrospectives se dessine clairement si l’on réfléchit à la conception du framework Scrum. Rappelez-vous que cette réunion a pour objectif d’identifier ce qui fonctionne ou non et de trouver ainsi des moyens d’optimisation entre les équipes et les processus.

Dans cette optique, vous devrez tout d’abord donner la parole aux personnes présentes et les encourager à exprimer leurs éventuelles préoccupations, mais aussi les succès remportés dans le cadre de leur travail. Il est important que tout le monde soit à l’écoute et fasse preuve d’ouverture d’esprit pour offrir un espace neutre favorisant l’échange de commentaires et la collaboration.

Il est conseillé d’insister d’abord sur les réussites de l’itération afin d’ouvrir la discussion sur une note positive. Ensuite, demandez ce qui aurait pu être amélioré ou quels obstacles ont entravé les tâches à accomplir. Les responsables doivent veiller à ce que la discussion porte sur une période bien précise, en règle générale l’itération (ou le sprint) qui vient de s’achever.

Certaines rétrospectives sont divisées en phases pour aider les gestionnaires de projet et les responsables à se concentrer sur l’objet de la réunion en cours. Voici les cinq phases types d’une rétrospective et comment les appliquer à vos propres réunions.

1. Préparer le terrain. Expliquez clairement aux personnes présentes ce que vous attendez (ou non) de cette réunion. Encouragez tout le monde à donner son avis de manière respectueuse, même lorsqu’il s’agit de soulever des difficultés. À ce stade, vous devrez également expliquer le thème ou le type de rétrospective choisi, le cas échéant (voir ci-après).
2. Recueillir des données. Décrivez ou rappelez dans les grandes lignes les tâches ou les objectifs de l’itération et demandez à chacun et à chacune de revenir sur ses contributions et de faire part de ses réflexions. Vous orienterez ainsi la collecte d’insights pertinents.
3. Générer des insights. Autorisez les personnes présentes à évoquer leur expérience et à formuler des commentaires, que vous recueillerez en prenant des notes ou en les inscrivant sur un tableau blanc pour plus de transparence. Regroupez les idées qui reviennent pour mettre au jour des thèmes ou des domaines nécessitant une attention toute particulière.
4. Décider des mesures à prendre. Déterminez quelles mesures concrètes peuvent être prises pour résoudre les problèmes ou perfectionner les processus et obtenir ainsi de meilleurs résultats lors de la prochaine itération. Les décisions de groupe sont à privilégier dans la mesure du possible, en demandant l’avis des parties prenantes pour définir les orientations générales. Pour rappel, une rétrospective sert à mettre au jour des pistes d’amélioration des processus exploitables dès la prochaine phase de travail.
5. Clôturer la rétrospective. Récapitulez les enseignements tirés de cette réunion et les mesures que chacun et chacune doit prendre, le cas échéant. Veillez à remercier le groupe pour sa contribution et à encourager chaque membre à conserver la même implication.

Les rétrospectives n’ont pas simplement vocation à recueillir des faits : elles offrent un environnement collaboratif au sein duquel les responsables peuvent s’adresser individuellement aux contributeurs et aux contributrices pour trouver ensemble des solutions créatives. Vers la fin de la réunion, vous pouvez demander si quelqu’un a d’autres idées pour surmonter les difficultés présentées ou quelles mesures pourraient ou devraient être prises pour résoudre les problèmes. Regroupez les idées communes pour dégager des tendances ou des thèmes pouvant être traités simultanément.

Ces séances de réflexion peuvent entraîner d’importantes transformations lors de l’itération suivante dès lors que les responsables tiennent compte des commentaires et modifient le processus en temps réel pour permettre aux équipes d’avancer.

Types de rétrospectives

Si toutes les rétrospectives Agile permettent généralement d’encourager le partage et de recueillir des commentaires, les formats d’organisation peuvent néanmoins varier en fonction des workflows et des modes de gestion d’équipe.

Les responsables ont tout intérêt à puiser dans différentes approches ou à adapter leur modèle de réunion aux personnalités et aux besoins de l’équipe. Il peut également s’avérer judicieux de ne pas sombrer dans la monotonie en variant légèrement les formats sans pour autant modifier les objectifs, de façon à entretenir la motivation et à conserver toute l’attention des personnes présentes au fil des réunions.

Voici quelques formats possibles d’organisation des rétrospectives Agile :

• 4Ls. Ce format permet de structurer et d’encourager le dialogue en demandant à chaque personne ce qu’elle a aimé (Liked), ce qu’elle a appris (Learned), ce qui lui a manqué (Lacked) et ce qu’elle aurait souhaité (Longed) au cours de l’itération concernée. Les réussites et les échecs bénéficient ainsi du même degré d’attention, et pèsent autant dans le choix des mesures à prendre.
• Le voilier. Dans le cadre de cette démarche métaphorique, le projet est symbolisé par un voilier en plein océan. Les rochers représentent les risques, le vent illustre ce qui s’est bien passé, l’ancre marque l’arrêt ou le ralentissement des progrès, et la terre incarne l’objectif à atteindre. Cette technique de visualisation est particulièrement efficace pour définir les blocages, qu’il s’agisse d’obstacles infranchissables ou de simples contretemps.
• Le vote par points (dot-voting). Ici, les membres du groupe sont invités à voter en traçant un point à côté des sujets à étudier parmi les propositions. Les éléments qui ont recueilli le plus de voix sont abordés en priorité lors de la réunion. Ce processus est idéal pour les équipes qui doivent hiérarchiser un grand nombre de sujets.
• Lancer, arrêter, poursuivre. Classez les tâches dans différentes catégories selon qu’il faut les lancer, les arrêter ou les poursuivre. Cette approche peut faciliter la définition des objectifs et contribuer à identifier les ressources manquantes pour les éléments qui n’ont pas été achevés durant la dernière itération.
• Questions. Si votre équipe ne sait pas par où entamer la discussion, brisez la glace en posant des questions préparées en amont. Vous pourrez ainsi alimenter la conversation et prendre note des commentaires positifs et négatifs au fur et à mesure.

Tous ces formats ont pour objectif commun de créer un environnement propice à l’implication, à la participation active et à l’expression créative des membres du groupe. Bon nombre de gestionnaires de projet, de Scrum Masters et d’autres responsables considèrent la participation comme l’un des principaux obstacles à l’implémentation des rétrospectives Agile.

Il arrive que certaines personnes aient l’impression que leur avis ne compte pas ou qu’il n’est pas dans leur intérêt de pointer les dysfonctionnements en toute franchise. Il incombe à la personne qui chapeaute la réunion de faire en sorte que chacun et chacune se sente à l’aise et libre de s’exprimer, en encourageant la participation, l’ouverture et le suivi.

Mise en place de la méthode Agile

Les rétrospectives jouent un rôle important dans les processus de gestion de projet Scrum ou Agile, car elles permettent aux équipes de mener une réflexion constructive sur les succès remportés et les obstacles rencontrés.

Les personnes occupant des postes à responsabilité peuvent mettre à profit ces enseignements en apportant des modifications en temps réel qui contribueront à optimiser les résultats de la prochaine itération et à améliorer progressivement les performances globales. Ces réunions offrent aux équipes un environnement positif et productif au sein duquel elles peuvent faire remonter leurs commentaires aux parties prenantes pour un examen approfondi.

Grâce à la méthode Agile, les équipes parviennent à livrer de meilleurs produits, à la fois conformes aux besoins de l’entreprise cliente et adaptés au marché.

Les approches Agile permettent d’accélérer la gestion de projet et de gagner en efficacité en divisant le travail en sous-tâches imbriquées à l’image des pièces d’un puzzle et assorties d’objectifs clairement définis à atteindre dans un temps imparti. Cette démarche itérative aboutit à la production plus rapide et efficace de contenus, de produits ou de services de qualité.

Les rétrospectives Agile font partie des nombreux éléments indispensables à la réussite d’un framework de gestion de projet. Bien souvent, les responsables qui organisent ces réunions sont également en quête d’outils permettant d’améliorer l’ensemble des processus Agile à gérer. C’est là qu’Adobe Workfront a un rôle à jouer.

Workfront est une solution de gestion du travail destinée à épauler les équipes Agile. Cette application permet d’intégrer l’ensemble des parties prenantes et des processus de l’entreprise pour améliorer la collaboration tout au long du cycle de vie d’un projet. Scrum ou Kanban, quelle que soit l’approche choisie, Adobe facilite la mise en œuvre de la méthode Agile.

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