Équipes agiles : définition, avantages et conseils.

La gestion de projet agile s’est étendue à d’autres domaines que le développement applicatif. Elle est désormais utilisée par plus de 70 % des entreprises américaines. Sans équipes agiles, les entreprises s’adaptent difficilement aux fluctuations soudaines du marché, à la nouvelle concurrence ou aux changements sectoriels inattendus.

Sans équipes agiles, les entreprises éprouvent des difficultés à s’adapter aux fluctuations soudaines du marché, à la concurrence inédits ou à des changements sectoriels inattendus.

Définition de la méthodologie Agile.

La méthodologie Agile est une pratique de gestion de projet qui découpe les objectifs de grande envergure en phases plus petites dans le but d’assurer une itération, une progression et une amélioration continues. Cela correspond à la définition du terme « agile » qui fait référence à la capacité d’une équipe à se mouvoir sans retenue, en se recalibrant en fonction des difficultés et des réussites.

La méthodologie Agile aide les entreprises à répondre rapidement et efficacement aux problématiques, qu’il s’agisse de la hausse de la demande client ou des retards de production. Les entreprises qui l’utilisent atteignent un taux de réussite de 64 %, contre 49 % avec les autres stratégies.

Ce guide explore ses principes et la manière de les appliquer aux opérations en cours :

• Qu’est-ce qu’une équipe agile ?
• Avantages liés à la présence d’une équipe agile
• Caractéristiques d’une équipe agile.
• Rôles et responsabilités de l’équipe agile.
• Comment les backlogs produit optimisent-ils la méthodologie Agile ?
• Les différents frameworks agiles.
• Conseils pour former une équipe agile.
• Comment améliorer la collaboration en équipe.

Une équipe agile est un groupe de personnes aux compétences polyvalentes qui se consacrent à la réussite d’un projet agile à chaque étape du développement, des tests et de la diffusion. Elle est généralement composée de 5 à 10 personnes soigneusement choisies pour leur expertise dans des domaines d’activité spécifiques.

Constitués avec soin, ces groupes se voient assigner un objectif direct qu’ils doivent remplir pour l’entreprise, généralement en lien avec un objectif métier spécifique. Ils sont également autonomes et auto-organisés, ils partagent les responsabilités et fournissent une assistance transversale pour atteindre les objectifs.

La souplesse et l’évolutivité, dans les bonnes périodes comme dans les mauvaises, ne sont que quelques-uns des avantages offerts par l’existence d’une équipe agile efficace dans une entreprise. Nombre d’entreprises adoptent les méthodes d’équipe agile (pour le développement d’applications et au-delà) en raison des nombreux avantages qu’elles offrent. En voici quelques-uns :

• Meilleur engagement client et satisfaction accrue : la méthodologie Agile propose une approche itérative qui permet aux entreprises d’offrir constamment de nouveaux produits ou services, contribuant ainsi à affiner les relations avec la clientèle et sa fidélisation.
• Meilleure qualité des produits : l’optimisation des processus est un axe prioritaire de la méthodologie Agile. Les contributeurs et les contributrices sont incités à identifier les opportunités de croissance. Les processus peuvent ainsi évoluer plus rapidement, ce qui élimine les obstacles et améliore le contrôle qualité.
• Niveaux d’adaptabilité supérieurs : la capacité d’ajustement aide les équipes à surmonter les obstacles ou à incorporer des changements positifs en limitant, voire en éliminant, les temps d’arrêt. Elles sont également libres d’évaluer leurs priorités à mesure qu’elles progressent, ce qui garantit une mise en œuvre plus cohérente.
• Meilleur contrôle du projet : l’objectif final étant fixé, les équipes agiles peuvent contrôler leurs résultats tout au long du projet grâce à l’avancement continu et à la révision fréquente des livrables par les groupes.
• Réduction des risques : l’approche progressive limite également le risque de manquer des objectifs. Les membres de l’équipe peuvent au contraire recalibrer leurs attentes et leurs méthodes pour obtenir les résultats escomptés par de nouveaux moyens.
• Collaboration renforcée et feedback plus fréquent : la communication est valorisée et activement encouragée dans les équipes agiles. Les membres se réunissent régulièrement pour faire des commentaires, indiquer l’avancement des actions et fournir des idées pour s’améliorer encore.

Si les équipes agiles présentent incontestablement des différences dans la conception et l’exécution, elles ont néanmoins plusieurs caractéristiques communes. Gardez à l’esprit que l’un des objectifs de la méthodologie Agile est d’éliminer les cloisonnements et de favoriser une collaboration aussi positive que productive.

Meilleure collaboration entre équipes.

Tout d’abord, les équipes agiles les plus performantes cultivent un sentiment d’unité qui imprègne toutes les actions et interactions. On encourage leurs membres à partager équitablement les réussites et les échecs, et éventuellement à réfléchir ensemble aux solutions (ou à s’en féliciter). La cohésion globale de l’équipe permet d’améliorer ses performances et d’atteindre plus facilement les objectifs fixés.

Productivité élevée.

En travaillant comme un groupe unifié, l’équipe agile doit également assurer une productivité élevée. Le fait de savoir clairement qui est responsable de quoi et quand une tâche est attendue peut aider chaque contributeur ou contributrice à comprendre son rôle au sein de l’équipe et à accomplir ses tâches le plus efficacement possible.

Polyvalence.

Les équipes agiles transversales sont souvent comparées aux équipes en forme de T, dont les membres possèdent une expertise approfondie dans des domaines spécifiques, et ont la capacité à travailler de manière transversale dans d’autres. Elles présentent des similitudes, mais les membres de l’équipe agile possédant des compétences transversales sont plus susceptibles de posséder des aptitudes en dehors des disciplines traditionnelles. Grâce à leurs nombreuses compétences, ces personnes peuvent contribuer à divers projets, ce qui augmente la vélocité d’une équipe agile. L’équation est simple : si vous ne dépendez pas de ressources externes, vous pouvez en faire plus en moins de temps.

Responsabilités clairement définies.

Si les membres de l’équipe doivent se préparer à s’entraider en cas de besoin, la définition claire des tâches et responsabilités de chaque personne contribue à simplifier les efforts et l’attention. Les responsables de projet ou les Scrum Masters peuvent s’assurer que les tâches ne se chevauchent pas. Les contributeurs et les contributrices gagnent en productivité et en efficacité, car les limites et les attributions sont plus claires.

S’organiser en fonction de la valeur ajoutée.

Les équipes agiles obtiennent de meilleurs résultats lorsqu’elles comprennent la valeur ajoutée prévue pour l’entreprise. Les responsables doivent établir les objectifs et les résultats clairement et dès le départ, en définissant la valeur ajoutée et en démontrant l’impact des tâches itératives actuelles sur le produit ou service final futur.

Intelligence émotionnelle.

Les projets agiles peuvent être stressants, car les membres de l’équipe s’efforcent de respecter des délais clairs avec des livrables précis. Les équipes agiles dotées d’une forte intelligence émotionnelle sont capables de gérer ces périodes de stress (qu’il soit d’ordre professionnel ou personnel) en faisant la distinction entre les individus et les tâches à accomplir. Dans les périodes difficiles, cela peut générer des progrès supplémentaires plutôt qu’un sentiment de panique.

Adaptabilité et désir d’apprendre.

Les membres de l’équipe agile sont des caméléons qui changent d’environnement sans que les résultats en souffrent trop. Ces personnes ont souvent une connaissance approfondie de l’environnement professionnel qui leur convient le mieux, ce qui les aide à trouver la position la plus productive, quelle que soit la situation.

Compétences avancées en forme de T.

Les membres de l’équipe en forme de T maîtrisent la plupart des aspects d’un projet au niveau élémentaire (la ligne horizontale, ou barre du « T ») tout en ayant une connaissance approfondie d’un domaine de spécialisation (la ligne verticale, au centre). Cette particularité peut être utile aux équipes qui cherchent à dynamiser le développement ou les processus dans certains domaines.

En général, les équipes agiles répartissent clairement les responsabilités entre les rôles, et la méthodologie Agile attribue de nombreux rôles formels. Voici les deux rôles les plus importants pour la réussite d’un projet :

Product Owner.

Dans une équipe agile, la ou le product owner doit définir les tâches, et fixer les délais et les attentes en fonction des objectifs généraux de l’entreprise. Cette personne (ou la ou le Project Owner en marketing agile) supervise également le « quoi » du projet. Elle est considérée comme la ou le leader de l’équipe. Ce poste est généralement occupé par un membre de la direction déjà en poste dans l’entreprise (responsable en chef ou responsable). L’objectif principal consiste à scinder les tâches en itérations faciles à gérer, en phase avec le développement agile.

Scrum Master.

La ou le Scrum Master, un rôle spécifique à la méthodologie Scrum et parfois inclus dans la méthodologie hybride Scrumban, filtre les demandes transmises à l’équipe agile, gère le backlog et organise/anime toutes les réunions Scrum. Ce n’est pas nécessairement un rôle de leadership. En fait, il peut s’agir d’un poste occupé tour à tour par n’importe qui dans l’équipe agile.

La ou le Scrum Master contribue à concrétiser les listes de tâches préparées par la ou le Product Owner, en créant des processus et des structures d’équipe permettant à chaque personne de travailler efficacement. Ce rôle peut être considéré comme le fait de superviser le « comment » du projet. Il est également essentiel à la communication interne et externe de l’équipe.

Si les Product Owners et les Scrum Masters sont le noyau des équipes agiles, d’autres rôles sont également importants. Par exemple, une partie prenante interne peut être celle qui fait une demande de projet ou de résultat, et qui est informée de l’avancement de ses efforts de coordination d’un lancement ou d’une actualisation avec d’autres équipes. Les parties prenantes fournissent des commentaires essentiels susceptibles d’influer sur l’orientation des tâches.

À l’instar des spécialistes du développement agile, les contributeurs et les contributrices font partie de l’équipe agile et constituent sa principale source de productivité et de résultats.

La gestion de projet agile passe par la gestion d’un backlog produit. En créant et en gérant un backlog produit, votre équipe peut :

• Tenir à jour la liste de tâches. Les membres de l’équipe savent toujours ce qui est à faire. Les responsables d’équipe connaissent les tâches les plus importantes, et peuvent les confier aux membres de l’équipe ayant le plus de compétences.
• Encourager la discussion sur les priorités. Le backlog étant constamment surveillé et mis à jour, les membres de l’équipe peuvent contribuer à la discussion sur les éléments critiques qui méritent d’être placés en tête de liste. L’équipe peut voter sur ce qui est le plus important et décider de la somme de travail qui sera probablement nécessaire.
• Gagner en efficacité. Lorsque tout le monde travaille à partir de la même liste de tâches prioritaires, l’équipe peut passer moins de temps à débattre et à réfléchir, et davantage à créer un meilleur produit.
• Renforcer la flexibilité. Les équipes peuvent s’adapter et réagir à l’évolution des besoins et de la situation en réévaluant les éléments du backlog. La liste peut changer à mesure que les priorités de l’équipe varient.

Comment créer un backlog produit ?

La ou le product owner gère le backlog. Il lui incombe de créer et de tenir à jour la liste de ses éléments. the backlog. Il lui incombe de créer et de tenir à jour la liste de ses éléments.

Conditions préalables à la création d’un backlog produit : les deux « R ».

Avant de créer le backlog, l’équipe doit comprendre les éléments « requis » pour le projet et disposer d’une « roadmap » pour le développer. Ce sont les deux « R » du backlog agile. Les éléments requis sont la fonction, les services et les fonctionnalités du produit. La roadmap est le plan d’action général pour le produit.

Ces deux « R » étant clairement définis, voici comment créer un backlog produit :

1. Collecter les éléments. Commencez par rassembler les tâches, les actions à mener et le travail à venir que votre équipe et vous-même avez déjà identifiés. Vous pouvez déjà les intégrer aux listes de tâches de l’équipe ou à celles de ses membres. Regroupez les tâches de toutes ces sources au même endroit.
2. Clarifiez les actions. Assurez-vous que vous et l’équipe maîtrisez parfaitement chaque action. Découvrez pourquoi elle a été demandée, quelles sont ses spécificités et comment elle apportera de la valeur ajoutée. N’oubliez pas d’utiliser la roadmap produit pour savoir ce qui est ajouté et ce qui reste dans le backlog.
3. Hiérarchiser les éléments. Classez les éléments par ordre d’importance. Il existe plusieurs méthodes pour y parvenir. Exécutez d’abord les tâches les plus complexes ou définissez des priorités en fonction de leur urgence. Certaines équipes établissent des priorités en fonction du niveau d’impact par rapport aux efforts. D’autres hiérarchisent les tâches en fonction de leur valeur commerciale, c’est-à-dire de leur impact sur le chiffre d’affaires ou les économies. La méthode choisie dépendra du type de projet sur lequel vous travaillez.
4. Gérer le backlog. Pour s’assurer que les priorités sont à jour, il est essentiel de gérer activement le backlog. C’est ce que l’on appelle l’« affinage du backlog ». Vous continuerez d’ajouter des éléments au backlog à mesure que de nouvelles idées ou demandes seront formulées. Le cas échéant, vous devrez également supprimer et modifier des éléments.

Toutes ces étapes interviennent lors de la création du backlog et s’inscrivent dans le cadre d’un processus qui se poursuit tout au long du cycle de vie du projet.

Conseils et bonnes pratiques pour gérer un backlog produit

Avec l’arrivée constante de nouvelles demandes et de nouveaux articles, le backlog risque de devenir incontrôlable. Il est donc essentiel que la ou le Product Owner maîtrise toujours l’opération. Voici quelques bonnes pratiques pour affiner régulièrement le backlog.

• Scinder une longue liste d’éléments du backlog. Lorsque le backlog devient trop volumineux, il devient difficile d’y trouver quoi que ce soit, et la progression devient moins visible. Il est important qu’il reste gérable. Pour ce faire, classez vos éléments en tâches à court et à long terme.
• Supprimer des éléments. Il est judicieux de retirer du backlog les éléments qui ne seront jamais traités. Si un élément n’a pas assez de valeur pour être implémenté et qu’il figure dans le backlog depuis un certain temps, il peut être supprimé. Sachant que de nouveaux éléments sont constamment ajoutés, la ou le Product Owner doit veiller proactivement à ce que le backlog reste ciblé.
• Partager le backlog. Lorsque les backlogs ne sont que des documents internes, ils stagnent, ce qui est contraire aux principes de la méthodologie Agile. Toutes les personnes concernées devraient avoir accès au backlog. Vous avez donc intérêt à le partager avec toutes les parties prenantes concernées.
• Visualiser le backlog. Vous pouvez également visualiser le backlog de votre équipe. Les équipes auront accès à une vue digitale du backlog, mais il peut aussi être utile d’en avoir une analogique. Il peut s’agir de simples notes affichées au mur. Si elles sont placées à proximité du lieu de travail de l’équipe, cela entretient globalement l’engagement.
• Réviser et redéfinir les priorités. La méthodologie Agile étant axée sur la souplesse et la réactivité, votre backlog doit refléter l’évolution des priorités. Les éléments qui ont la priorité la plus haute doivent toujours se trouver en tête du backlog. Quelle que soit la méthode choisie, vérifiez régulièrement les éléments du backlog et redéfinissez leur ordre de priorité.

Il existe plusieurs frameworks agiles différents, et aucune méthode ne prime sur les autres. De nombreux responsables choisissent d’intégrer des éléments issus de différents frameworks pour élaborer une approche adaptée à leur équipe, leur secteur d’activité ou leur entreprise, leur objectif premier étant d’améliorer les performances et d’atteindre les objectifs fixés. Nous présentons ici certaines des approches les plus courantes.

1. Scrum
   Très apprécié parmi les spécialistes du développement applicatif, le framework Scrum est une approche agile qui permet aux membres de l’équipe de s’auto-organiser autour d’un ensemble de tâches fournies et abordées de manière itérative. En poursuivant ensemble un objectif commun via une série de réunions et grâce à des outils structurés, les personnes qui appliquent la méthodologie Scrum peuvent faire des commentaires et progresser dans un cycle de développement débouchant sur le produit définitif. La méthodologie Scrum est idéale dans les environnements nécessitant des changements fréquents et une grande adaptabilité.
2. Kanban
   Kanban est une approche de gestion du workflow Lean qui convient idéalement aux équipes cherchant à simplifier leurs tâches en cours, et à celles qui reçoivent un flux régulier de demandes. Elle donne de bons résultats, car le processus représente visuellement la file d’attente des tâches, en faisant avancer les éléments en fonction des étapes ou des ressources nécessaires. La charge de travail (et non les personnes qui l’assument) est gérée par la ou le Project Owner, qui remplit la file d’attente et permet aux membres de l’équipe de choisir des éléments individuels à développer ou réviser.
3. Crystal
   Mettant l’accent sur la communication et l’interaction plutôt que sur les processus, le framework agile Crystal permet aux membres de l’équipe de s’exprimer sur les obstacles ou les gains d’efficacité constatés afin de diriger leur workflow. Conformément aux directives générales en matière de collaboration, les équipes sont également autorisées à échanger des informations entre elles, sans avoir à respecter des restrictions concernant la documentation et le reporting. La méthodologie Crystal peut convenir aux équipes dont les membres s’entendent bien, et éviter que le focus sur les objectifs ne se relâche de manière inquiétante.
4. Framework de programmation eXtrême (Extreme Programming, XP)
   En se recentrant sur le développement logiciel, la programmation extrême reprend la méthodologie Agile et souligne l’importance de suivre les bonnes pratiques d’ingénierie. Bien que la collaboration soit toujours encouragée, les membres de l’équipe doivent adhérer plus strictement à un ensemble de 12 processus qui soutiennent des principes itératifs sans fin pour promouvoir continuellement le progrès du développement. Cela inclut des facteurs tels que les petites versions, l’intégration cohérente et la propriété du code.
5. Méthode de développement de systèmes dynamiques (DSDM)
   La méthode DSDM peut convenir aux entreprises souhaitant obtenir des versions plus rapides. Cette approche est prévue pour créer des stratégies axées sur les versions rapides, avec de nombreuses itérations, et prévoit que des révisions et des remaniements peuvent être nécessaires en cours de route ou après coup. Les membres de l’équipe agile doivent toujours suivre une série de processus et procédures, mais leur rythme de travail sera plus soutenu que celui de leurs homologues appliquant la méthodologie Scrum.

La taille idéale d’une équipe agile est généralement réduite, puisqu’elle se compose de trois à sept personnes, ce qui permet de maintenir une communication active et de limiter les complications liées aux équipes plus grandes. De nombreuses entreprises désignent un ou une Project Owner pour chaque équipe agile, même s’il est plus efficace que plusieurs équipes agiles relèvent d’une seule et même personne, qui est probablement celle dont elles dépendent déjà hiérarchiquement. Si votre équipe compte plus de sept membres, vous pouvez la scinder en plusieurs groupes plus petits.

Voici quelques conseils pour créer des structures d’équipe agiles :

1. Cerner, aligner et cartographier vos capacités métier. Lorsque vous formez une équipe, définir des objectifs et des résultats métier peut naturellement vous conduire à démontrer comment les atteindre. Il s’agit notamment de rassembler des contributeurs et des contributrices en fonction des besoins métier plutôt que d’autres priorités.
2. Définir les attentes et les limites de l’équipe. Les responsables doivent préciser ce qui est inclus ou non dans le plan. Cela permet d’éviter que d’autres parties prenantes ne s’éloignent des objectifs, et que des tâches dérivées résultant naturellement de la collaboration et de l’innovation entre équipes n’apparaissent.
3. Favoriser l’organisation individuelle au sein de l’équipe. Pour qu’une équipe agile reste productive, ses membres doivent se sentir en capacité de s’exprimer, d’apporter leur contribution et de s’approprier leurs tâches. Les responsables peuvent rechercher des contributeurs et des contributrices ayant ces attributs et leur donner les moyens de progresser dans la structure agile appropriée.
4. Gérer le travail, pas celles et ceux qui le font. L’équipe désigne les personnes les plus aptes à déterminer les moyens d’atteindre les objectifs fixés. Les responsables doivent veiller à ce que les priorités, les exigences et les délais des éléments de travail soient clairs, afin de permettre à l’équipe de s’auto-organiser.
5. Créer des moyens de communication avec la ou le Product Owner. Les Product Owners alignent les tâches sur les objectifs de l’entreprise, mais les contributeurs et les contributrices doivent pouvoir faire un feedback essentiel, susceptible de réorienter les projets futurs.

Une communication forte et efficace demeure l’une des composantes les plus importantes pour une collaboration efficace. Elle peut faciliter la prise de décisions, permettre aux équipes d’assumer leurs responsabilités et accélérer les progrès. Lorsque les responsables créent des équipes agiles, elles ou ils peuvent prendre des mesures pour améliorer la collaboration (et les résultats) de ces équipes sur le long terme :

• Veillez à ce que chaque membre de l’équipe adhère à la vision et à la tâche à accomplir.
• Intégrez un ensemble de compétences variées ne recoupant pas trop les spécialités des autres membres de l’équipe.
• Élaborez et utilisez des systèmes de feedback réguliers intégrés au cycle d’apprentissage.
• Évitez que les membres d’une équipe agile appartiennent aussi à une autre équipe.
• Identifiez et gérez différents types de travail dans un tableau Kanban.
• Améliorez la prévisibilité en introduisant des classes de service.
• Visualisez les dépendances inter-équipes pour simplifier la collaboration.

Avec les bons outils, votre équipe agile a les moyens de réussir.

En comprenant comment une approche agile peut intégrer des rôles et des fonctions spécifiques, les responsables de projet et autres responsables peuvent obtenir de meilleurs résultats. Lorsque chaque personne occupe la position précise qui lui est assignée, les responsables peuvent également utiliser des outils et des logiciels pour faciliter la mise en œuvre du framework agile choisi.

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