Affinage du backlog : objectifs, avantages et bonnes pratiques

Man learns about backlog grooming on his laptop.

Sans une session d’affinage de backlog efficace, les équipes s’exposent à une désorganisation susceptible de nuire à la collaboration et au respect des délais.

Savoir comment mener des sessions d’affinage efficaces peut améliorer leur productivité et préserver la coordination des différentes équipes.

Cet article explique :

Qu’est-ce que l’affinage du backlog ?

L’affinage du backlog est une session au cours de laquelle les responsables et gestionnaires de projet communiquent, analysent et hiérarchisent les éléments du backlog. Également appelée Backlog Grooming, Backlog Refinement, Story Time, gestion du backlog ou préplanification, cette séance a pour but de tenir le backlog à jour et de confirmer les éléments prêts pour les prochains sprints.

Les réunions d’affinage du backlog permettent de suivre la progression des produits en cours de création avec une équipe transversale. Lorsqu’elles sont réalisées efficacement et à la bonne cadence, ces sessions évitent de surcharger le backlog.

L’objectif de l’affinage du backlog

L’affinage du backlog vise essentiellement à examiner les stories les plus importantes, à vérifier qu’elles sont correctement priorisées et à s’assurer qu’elles sont prêtes pour le prochain sprint. À l’issue de la session, vous devez disposer d’une liste ordonnée de user stories.

Nombre de praticiens Agile s’appuient sur les principes « DEEP » pour mener à bien leurs séances d’affinage. Cet acronyme met en lumière les principales caractéristiques associées à un backlog produit :

The goal of backlog grooming. Detailed appropriately, emergent, estimated, and prioritized.

Les avantages de l’affinage du backlog

De la réduction du stress à l’augmentation de la productivité, les sessions d’affinage de backlog présentent de nombreux avantages. Votre équipe aura beaucoup à gagner en tenant son backlog parfaitement à jour.

Voici une liste non exhaustive des bénéfices des sessions d’affinage du backlog :

L’affinage du backlog offre de réels bénéfices, mais pour en profiter, il est nécessaire que quelqu’un chapeaute le tout. Déléguez correctement les tâches et votre équipe travaillera dans les meilleures conditions.

Qui est responsable du processus d’affinage du backlog ?

La ou le responsable produit doit gérer le processus d’affinage du backlog, ce qui, en fonction de la structure hiérarchique de votre entreprise, ne se résume pas forcément à animer les sessions. Ces dernières peuvent en effet être dirigées par la ou le Scrum Master, un ou une gestionnaire de projet ou tout autre membre de l’équipe.

Il est également fondamental que les personnes désignées de l’équipe disposent des compétences adéquates pour gérer l’affinage. La productivité et la réussite des projets dépendent de la manière dont les sessions sont animées. Vous pouvez tester plusieurs personnes avant de trouver la plus apte à gérer les sessions.

Voici les principales attributions de la personne désignée pour gérer l’affinage du backlog :

Ces sessions doivent être efficaces et permettre aux projets d’avancer. Il est inutile de multiplier les responsables, car cela peut nuire à la concentration et à l’efficacité des débats.

Les équipes ont besoin de sessions d’affinage du backlog plus efficaces et de créer un backlog affiné et facile à suivre pour collaborer de manière optimale et limiter les retards.

Qui doit participer aux sessions d’affinage du backlog ?

Toute l’équipe transversale doit être représentée lors des sessions d’affinage dans la mesure où ces évènements ont vocation à être collaboratifs.

Au minimum, les personnes suivantes doivent être présentes :

L’objectif est d’inviter uniquement les personnes absolument indispensables pour la tâche en cours. Si le nombre de participantes et de participants est trop élevé ou si trop d’idées sont exposées, la session risque d’être difficile à gérer. Veillez par ailleurs à discuter avec les parties prenantes avant les sessions d’affinage et non pendant.

Quelle est la durée des sessions d’affinage du backlog ?

Il n’existe pas de durée standard pour les sessions d’affinage du backlog, celles-ci pouvant de surcroît varier en fonction des priorités à traiter. Nous recommandons toutefois des séances de 45 minutes à une heure.

Certaines équipes définissent une durée à ne pas dépasser pour chaque user story afin d’assurer le bon déroulement de chaque session. Il est surtout impératif de limiter les conversations parallèles et les digressions.

Les bonnes pratiques d’affinage du backlog

Bien que les besoins varient d’une entreprise à l’autre, il existe de bonnes pratiques que vous pouvez suivre pour faire bon usage du temps et des efforts de votre équipe.

Les sessions d’affinage seront d’autant plus efficaces que les parties prenantes se seront préparées en amont. Ces dernières doivent passer en revue la stratégie de projet globale et étudier les métriques clés. Pendant la session, il peut être utile de partager des résultats préliminaires ou des mesures prometteuses.

Il est primordial de distinguer votre backlog de développement de votre backlog produit et de celui d’insights, tout en veillant à nommer chaque élément de manière appropriée. N’injectez pas toutes vos informations dans une seule liste sans les classer par catégorie.

Voici quelques idées de catégorie :

Intégrez un backlog dédié dans les workflows que vous définissez afin que toutes les tâches et demandes entrantes soient acheminées directement dans le backlog. Cela facilitera leur hiérarchisation. Si vous disposez des bons outils, il sera très simple d’implémenter des processus productifs et de faire avancer vos projets de façon optimale.

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Les équipes ont besoin de sessions d’affinage du backlog plus efficaces et de créer un backlog affiné et facile à suivre pour collaborer de manière optimale et limiter les retards.

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