Sans une session d’affinage de backlog efficace, les équipes s’exposent à une désorganisation susceptible de nuire à la collaboration et au respect des délais.
Savoir comment mener des sessions d’affinage efficaces peut améliorer leur productivité et préserver la coordination des différentes équipes.
Cet article explique :
- Ce qu’est l’affinage du backlog
- L’objectif de l’affinage du backlog
- Les avantages de l’affinage du backlog
- Qui est responsable du processus d’affinage du backlog
- Qui doit participer aux sessions d’affinage du backlog
- La durée des sessions d’affinage du backlog
- Les bonnes pratiques d’affinage du backlog
- La solution de collaboration idéale pour affiner les backlogs
Qu’est-ce que l’affinage du backlog ?
L’affinage du backlog est une session au cours de laquelle les responsables et gestionnaires de projet communiquent, analysent et hiérarchisent les éléments du backlog. Également appelée Backlog Grooming, Backlog Refinement, Story Time, gestion du backlog ou préplanification, cette séance a pour but de tenir le backlog à jour et de confirmer les éléments prêts pour les prochains sprints.
Les réunions d’affinage du backlog permettent de suivre la progression des produits en cours de création avec une équipe transversale. Lorsqu’elles sont réalisées efficacement et à la bonne cadence, ces sessions évitent de surcharger le backlog.
L’objectif de l’affinage du backlog
L’affinage du backlog vise essentiellement à examiner les stories les plus importantes, à vérifier qu’elles sont correctement priorisées et à s’assurer qu’elles sont prêtes pour le prochain sprint. À l’issue de la session, vous devez disposer d’une liste ordonnée de user stories.
Nombre de praticiens Agile s’appuient sur les principes « DEEP » pour mener à bien leurs séances d’affinage. Cet acronyme met en lumière les principales caractéristiques associées à un backlog produit :
- Détaillé de manière appropriée. Les stories et les autres éléments du backlog doivent contenir suffisamment d’informations contextuelles pour être compris et débattus par l’équipe transversale.
- Évolutif. De nouvelles stories et de nouveaux éléments doivent pouvoir être ajoutés facilement à mesure que de nouvelles informations arrivent, de sorte que le backlog ne soit jamais définitif.
- Estimé. L’effort requis pour chaque user story doit être estimé par le biais d’une méthode de mesure convenue avec l’équipe.
- Priorisé. Les éléments du backlog devraient être classés en fonction de leur objectif tactique et de la valeur qu’ils apportent.
Les principes DEEP peuvent être un bon moyen d’aider votre équipe à tenir le cap, mais c’est à votre entreprise d’identifier les processus qui fonctionnent le mieux en interne.
Les avantages de l’affinage du backlog
De la réduction du stress à l’augmentation de la productivité, les sessions d’affinage de backlog présentent de nombreux avantages. Votre équipe aura beaucoup à gagner en tenant son backlog parfaitement à jour.
Voici une liste non exhaustive des bénéfices des sessions d’affinage du backlog :
- Un backlog clair et ordonnancé. Un backlog non entretenu peut entraîner de la confusion et un manque de cohérence entre les éléments qui le composent. Le risque est également de se retrouver avec un grand nombre d’éléments obsolètes.
- Des initiatives plus pertinentes. L’affinage du backlog permet d’organiser et de hiérarchiser les besoins de la clientèle et de l’entreprise. En suivant ce processus, vous vous assurez de traiter les tâches prioritaires lors du prochain sprint.
- Une équipe plus efficace. En affinant suffisamment tôt le backlog, votre équipe peut travailler plus efficacement. Les backlogs servent uniquement à identifier les tâches prioritaires, rien de plus, rien de moins.
- Une planification optimale des sprints. Avec tous les outils en main pour planifier vos sprints, vos équipes peuvent tenir des réunions plus efficaces et consacrer davantage de temps au développement proprement dit.
- Une revue objective de la part de l’équipe transversale. Les sessions d’affinage du backlog permettent de savoir comment planifier au mieux les sprints à venir et aident les parties prenantes à faire le point sur leurs responsabilités respectives.
- Une vélocité accrue. Affiner le backlog implique moins de stress lié au volume de tâches en attente. Un backlog bien affiné fait gagner du temps lors de la planification des sprints et accroît la productivité des personnes impliquées dans la création du produit.
- Une équipe au diapason. Tous les individus qui travaillent sur le projet sont mis dans la boucle et connaissent l’état d’avancement des différents aspects. La transparence est assurée dans toutes les équipes, ce qui garantit moins d’interruptions et plus de productivité.
L’affinage du backlog offre de réels bénéfices, mais pour en profiter, il est nécessaire que quelqu’un chapeaute le tout. Déléguez correctement les tâches et votre équipe travaillera dans les meilleures conditions.
Qui est responsable du processus d’affinage du backlog ?
La ou le responsable produit doit gérer le processus d’affinage du backlog, ce qui, en fonction de la structure hiérarchique de votre entreprise, ne se résume pas forcément à animer les sessions. Ces dernières peuvent en effet être dirigées par la ou le Scrum Master, un ou une gestionnaire de projet ou tout autre membre de l’équipe.
Il est également fondamental que les personnes désignées de l’équipe disposent des compétences adéquates pour gérer l’affinage. La productivité et la réussite des projets dépendent de la manière dont les sessions sont animées. Vous pouvez tester plusieurs personnes avant de trouver la plus apte à gérer les sessions.
Voici les principales attributions de la personne désignée pour gérer l’affinage du backlog :
- Programmer les sessions et veiller à inviter les bonnes personnes et à ce que ces dernières soient présentes.
- Cadrer les discussions.
- Surveiller le temps et relancer la conversation si l’équipe bloque sur un point.
- Adresser des messages de suivi à l’équipe après la session.
Ces sessions doivent être efficaces et permettre aux projets d’avancer. Il est inutile de multiplier les responsables, car cela peut nuire à la concentration et à l’efficacité des débats.
