Sans une session d’affinage du backlog efficace, les équipes s’exposent à une désorganisation susceptible de nuire à la collaboration et au respect des délais. En apprenant à mener des sessions pratiques d’affinage du backlog, elles peuvent avoir des échanges plus productifs et maintenir leur alignement, pour consacrer plus de temps à certaines tâches véritablement importantes. Cette pratique essentielle pour les méthodologies agiles contribue proactivement à maintenir l’ordre, la clarté et la concentration tout au long des cycles de développement produit.

Cet article offre un guide complet permettant de comprendre et de mettre en œuvre un affinage du backlog efficace. Il aborde les sujets suivants :

• Découvrez l’affinage du backlog.
• Identifiez un responsable du processus d’affinage du backlog.
• Respectez les bonnes pratiques d’affinage du backlog.
• Tirez parti d’Adobe Workfront pour un affinage du backlog efficace.

Découvrez l’affinage du backlog.

L’affinage du backlog est une session au cours de laquelle les responsables de projet et d’autres parties prenantes communiquent, analysent et priorisent les éléments du backlog. Également connu sous le terme raffinement ou gestion du backlog, l’affinage du backlog a pour objectif de maintenir le backlog à jour et d’assurer que les éléments sont prêts pour les sprints à venir.

Les réunions d’affinage du backlog offrent à une équipe interfonctionnelle l’occasion de passer en revue l’avancement des produits en cours de développement. Lorsqu’elles sont réalisées efficacement et à la bonne cadence, ces sessions évitent de surcharger le backlog.

Quel est l’objectif de l’affinage du backlog ?

L’affinage du backlog vise essentiellement à examiner les principales user stories, et à s’assurer qu’elles sont correctement priorisées et prêtes pour le prochain sprint. À l’issue de la session, vous devez disposer d’une liste ordonnée de user stories par ordre de priorité.

De nombreux spécialistes agiles s’appuient sur les principes « DEEP » pour mener à bien leurs séances d’affinage. Cet acronyme met en lumière les principales caractéristiques associées à un backlog produit :

• Détaillé de manière appropriée  : les stories et les autres éléments du backlog doivent contenir suffisamment d’informations contextuelles pour être compris et débattus par l’équipe transversale.

• Évolutif  : il doit être possible d’ajouter facilement des stories et des éléments à mesure que de nouvelles informations arrivent, de sorte que le backlog ne soit jamais définitif.

• Estimé  : l’effort requis pour chaque user story doit être estimé à l’aide d’une mesure convenue par l’équipe.
• Priorisé  : les éléments du backlog doivent être classés en fonction de leur objectif tactique et de la valeur qu’ils apportent.

Les principes DEEP peuvent être un bon moyen d’aider votre équipe à tenir le cap, mais c’est à votre entreprise d’identifier les processus qui fonctionnent le mieux en interne.

Les avantages de l’affinage du backlog.

L’affinage cohérent et efficace du backlog offre de nombreux avantages qui se répercutent sur l’équipe agile et l’ensemble de l’entreprise, et par extension sur les résultats du projet et la productivité globale : efficacité opérationnelle accrue, amélioration de la dynamique d’équipe et de la qualité des produits, par exemple.

Voici plusieurs façons dont votre équipe peut tirer parti de l’affinage du backlog :

• Amélioration de la planification de sprints  : un backlog bien affiné est le socle d’une planification de sprint efficace. Lorsque les éléments sont déjà clarifiés, estimés et priorisés à l’avance, les réunions de planification de sprint sont plus brèves, plus ciblées et plus productives. L’équipe peut se concentrer sur l’exécution du travail au lieu de passer trop de temps à essayer de le comprendre.
• Accélération de l’exécution des tâches  : si les tâches sont clairement définies et correctement dimensionnées, l’affinage réduit l’ambiguïté et la probabilité d’un remaniement. Cette rationalisation des workflows permet de réduire les gaspillages de temps et de ressources, offrant ainsi à l’équipe la possibilité de fournir de la valeur de manière plus cohérente et durable.
• Réduction du gaspillage  : l’affinage permet d’identifier et supprimer les tâches ou fonctionnalités inutiles qui ne correspondent pas aux résultats attendus.
• Meilleure collaboration au sein de l’équipe  : l’affinage du backlog est par nature une activité collaborative, qui favorise la communication et l’appropriation commune entre la ou le Product Owner, l’équipe de développement et les autres parties prenantes. Cela renforce la cohésion de l’équipe et garantit la poursuite des mêmes objectifs.
• Transparence  : le processus garantit que toutes les personnes impliquées dans le projet sont informées de l’état d’avancement des différents éléments et des priorités à venir, ce qui permet de réduire les interruptions et favorise la productivité.
• Meilleure gestion des risques  : les séances d’affinage permettent d’identifier les obstacles potentiels, les dépendances entre les éléments et les complexités techniques à un stade précoce du processus. Anticiper ces problèmes permet de minimiser les surprises et les retards pendant les sprints.
• Meilleure satisfaction client  : adapter les efforts de développement en fonction des besoins clairement définis aide les équipes à fournir des produits qui répondent aux attentes de leur clientèle, voire les dépassent, ce qui améliore la qualité du produit et la satisfaction globale. Une amélioration constante garantit l’alignement sur la feuille de route du produit et contribue à sa qualité durable.

Associés, ces avantages contribuent directement à rendre l’entreprise plus flexible et réactive, ce qui peut, à son tour, écourter le délai de déploiement de certaines fonctionnalités précieuses, offrant un avantage concurrentiel significatif dans l’environnement commercial rapide d’aujourd’hui. Ainsi, l’affinage du backlog ne constitue pas uniquement une amélioration opérationnelle interne mais aussi un levier stratégique pour atteindre des objectifs plus larges.

Identifiez un responsable du processus d’affinage du backlog.

La ou le responsable produit doit gérer le processus d’affinage du backlog, ce qui, en fonction de la structure hiérarchique de votre entreprise, ne se résume pas forcément à animer les sessions. Ces dernières peuvent en effet être dirigées par la ou le Scrum Master, un ou une gestionnaire de projet ou tout autre membre de l’équipe.

Un élément plus critique du processus consiste à s’assurer que les membres de l’équipe désignés possèdent les compétences nécessaires pour gérer l’affinage du backlog. C’est l’attitude de la personne désignée pendant les sessions qui détermine la productivité future et le succès des projets. Vous pouvez tester plusieurs personnes avant de décider qui est la plus apte à gérer les sessions.

Quelle que soit la personne qui facilite explicitement le processus, les principales responsabilités associées à la propriété et à la gestion du processus d’affinage du backlog sont les suivantes :

• Programmation  : organiser les sessions à une fréquence adéquate et veiller à ce que toutes les personnes soient invitées et disponibles.

• Préparation de l’ordre du jour  : établir un ordre du jour clair et le communiquer à l’avance aux personnes invitées pour leur permettre de se préparer

• Guider les discussions  : diriger l’équipe sur les éléments du backlog sélectionnés, pendant que la ou le Product Owner fournit des explications sur le contexte et répond aux questions liées à l’activité.

• Maintenir le focus  : veiller à ce que les conversations restent centrées sur le sujet et qu’elles débouchent sur des résultats concrets.

• Gestion du temps  : respecter le temps alloué à la session et à chaque point individuel.

• Faciliter la prise de décisions  : guider l’équipe dans la définition des exigences, des critères d’acceptation, l’estimation de l’effort et la prise de décisions de priorisation

• Documentation  : veiller à ce que toutes les décisions, les modifications apportées aux éléments, les estimations et les priorités soient consignées avec précision, généralement dans l’outil de gestion du backlog de l’équipe.

• Communication de suivi  : résumer les résultats clés et les actions à entreprendre, et les communiquer à l’équipe ainsi qu’aux parties prenantes concernées après la session.

En fin de compte, la personne en charge du processus d’affinage doit posséder d’excellentes compétences en communication, modération et organisation pour guider l’équipe vers un backlog clair et exploitable.

Choisissez qui doit participer aux sessions d’affinage du backlog.

Toute l’équipe transversale doit être représentée lors des sessions d’affinage dans la mesure où ces évènements ont vocation à être collaboratifs.

Au minimum, les personnes suivantes doivent participer aux sessions d’affinage du backlog :

• Animateur ou animatrice  : comme son nom l’indique, il s’agit de la personne qui anime la session. Il peut s’agir d’un ou d’une responsable produit, Scrum Master, gestionnaire de projet ou spécialiste de la méthodologie agile, voire d’un ou d’une coach dans ce domaine.
• Spécialistes en ingénierie ou développement  : ces personnes sont en charge du « récit » du backlog.
• Équipe livraison  : cette équipe joue certes un rôle clé dans la livraison des produits à la clientèle, mais si ses membres sont trop nombreux pour participer à l’affinage, vous pouvez vous contenter d’inviter les responsables.
• Spécialistes de l’assurance qualité  : ces membres de l’équipe peuvent partager des informations sur les utilisateurs et utilisatrices en rapport avec le backlog d’entrées.

L’objectif est d’inviter uniquement les personnes indispensables pour la tâche en cours. Si le nombre de participants et de participantes est trop élevé ou si trop d’idées sont exposées, la session risque d’être difficile à gérer. Veillez par ailleurs à discuter avec les parties prenantes avant les sessions d’affinage et non pendant.

Respectez les bonnes pratiques d’affinage du backlog.

Si les besoins peuvent varier d’une entreprise à l’autre, certaines bonnes pratiques peuvent vous aider à optimiser le temps et les efforts de votre équipe. Leur application est gage de l’utilité et de la réussite de ces sessions pour les équipes agiles les plus performantes. Ces bonnes pratiques prennent en charge chaque aspect de la session, de la préparation à la définition des éléments de travail et jusqu’aux techniques de gestion.

Attribuez des responsabilités.

Un affinage du backlog efficace ne se produit pas spontanément et commence bien avant la session. L’absence de préparation adéquate est une cause fréquente d’inefficacité et d’improductivité des sessions. Lorsque tous les participants prennent le temps de se préparer correctement, la session d’affinage passe d’un simple transfert passif d’informations à une session de travail active et collaborative.

L’équipe peut alors approfondir les discussions, résoudre les problèmes et prendre des décisions, plutôt que de perdre un temps précieux de réunion à communiquer des informations de base. Il ne s’agit plus seulement d’apprendre à connaître les éléments, mais de les affiner activement, ce qui est l’objectif principal de la réunion.

• Responsabilités de la ou du responsable produit  : la ou le responsable produit doit préparer parfaitement la session, notamment établir un ordre du jour clair, identifier les éléments spécifiques du backlog à aborder pendant la session et recueillir toutes les informations de base, les données ou les commentaires préliminaires des parties prenantes concernées. Il s’agit également de bien comprendre la stratégie globale du projet ainsi que les KPI pertinents pour orienter les discussions sur les priorités.

• Responsabilités des personnes participant au backlog  : toutes ces personnes doivent prendre connaissance de l’ordre du jour et lire tous les documents mis à disposition au préalable. Les membres de l’équipe doivent se préparer à discuter de la valeur et des implications des fonctionnalités qu’elles ou ils pourraient proposer, en ayant déjà réfléchi à la façon dont ces éléments s’alignent sur la feuille de route globale du produit, les priorités des parties prenantes et les personas client définis.

Structurez clairement un backlog.

Un backlog monolithique et désorganisé peut rapidement devenir ingérable et prêter à confusion. Les équipes performantes connaissent l’importance d’un backlog clairement structuré et gérable.

• Catégorisation  : il est conseillé de diviser le backlog en catégories logiques plutôt que de le présenter sous la forme d’une liste unique interminable. Par exemple, les équipes peuvent maintenir un backlog développement (pour le travail engagé), un backlog produit (pour les fonctionnalités et les améliorations à venir) et un backlog idées (pour les idées brutes, le feedback utilisateur et les résultats des recherches). Cette répartition permet aux équipes de gérer et d’examiner différents types d’éléments en fonction des besoins de l’entreprise.
• Libellé et étiquetage clairs  : chaque élément du backlog doit avoir un nom clair, concis et explicite. Un étiquetage cohérent peut faciliter l’organisation et le filtrage.
• Flux d’entrée défini  : établissez des workflows clairs pour la capture et l’acheminement des nouvelles demandes, idées, rapports de bugs et autres entrées dans le backlog (ou la section du backlog) approprié. Ainsi, les éléments entrants ne sont pas perdus et peuvent être systématiquement examinés et classés par ordre de priorité.

La catégorisation des backlogs constitue une forme d’architecture de l’information pour le processus de développement des produits, qui réduit la surcharge cognitive de l’équipe et permet aux différentes parties prenantes de se concentrer sur les sections les plus pertinentes pour leurs rôles.

Fractionnez les éléments de grande envergure.

Un défi courant dans la gestion du backlog consiste à traiter des caractéristiques ou des exigences considérables et complexes, souvent dénommées Epics. Dans ce cas, une bonne pratique indique qu’il convient de diviser ces Epics en user stories plus courtes et gérables, pouvant être achevées en un seul sprint.

• Avantages des stories plus courtes  : les stories courtes sont moins intimidantes pour l’équipe, plus faciles à comprendre et à estimer avec précision. Elles génèrent plus fréquemment de la valeur ajoutée et facilitent des boucles de feedback plus rapides de la part des utilisateurs et utilisatrices et des parties prenantes.
• Techniques de fragmentation  : les Epics peuvent être fragmentées en fonction des rôles, des étapes du processus, des règles commerciales ou des couches techniques. La cartographie des user stories est une technique visuelle qui peut s’avérer particulièrement utile pour identifier les éléments constitutifs d’un parcours d’utilisateur plus large et le décomposer en stories exploitables.

La fragmentation des Epics n’est pas seulement un exercice de raccourcissement des tâches. Il s’agit d’une étape essentielle pour réduire les risques liés au développement et permettre des progrès itératifs réels. Chaque story plus petite représente un incrément testable de fonctionnalité.

Gérez les dépendances.

Rares sont les éléments du backlog qui existent de manière totalement isolée. L’identification et la gestion des dépendances entre les user stories ou les tâches est un aspect crucial de l’affinage du backlog.

• Impact des dépendances non gérées  : les dépendances non identifiées ou non gérées sont une source fréquente de perturbations, de goulots d’étranglement et de retards dans les sprints. Une équipe peut commencer à travailler sur une story et se rendre compte qu’elle est bloquée par une autre story non terminée, voire non commencée.

• Identification proactive  : lors de l’affinage, les équipes doivent rechercher activement les dépendances. Cela peut impliquer de poser des questions comme : « cette story dépend-elle d’une autre tâche qui doit être réalisée en premier ? » ou « d’autres tâches seront-elles bloquées si cette story n’est pas terminée ? ».

• Visualisation : les dépendances peuvent être visualisées (par exemple, sur une carte de story, un tableau d’enquête ou dans des outils de gestion du backlog) pour aider la ou le responsable produit à ordonner le travail de manière logique et les équipes à coordonner leurs efforts.

Évitez les problèmes courants.

Pour optimiser les avantages de l’affinage du backlog, il est essentiel de reconnaître et de traiter les pièges courants susceptibles d’entraver le processus.

Défi : séances de backlog non planifiées : l’un des problèmes les plus fréquents est de ne pas organiser de sessions régulières ou de ne pas avoir de plan ou d’ordre du jour précis, ce qui mène à une accumulation des backlogs et à des réunions inefficaces.

Solution : établissez un rythme régulier et récurrent pour les sessions d’affinage (par exemple, toutes les semaines ou toutes les deux semaines) et veillez à ce que chaque session ait un ordre du jour préparé avec des points spécifiques ciblés pour la discussion.

Défi : objectifs et portée des user stories non définis : des éléments du backlog vagues, l’absence d’objectifs clairs ou un champ d’application mal défini peuvent entraîner une certaine confusion, des discussions qui traînent en longueur et des difficultés d’estimation.

Solution : veillez à ce que chaque story ait un objectif clair et une proposition de valeur. Appliquez les critères INVEST pour évaluer la qualité des stories et respectez une « Definition of Ready » (DoR) définie par l’équipe avant de considérer qu’un élément est prêt pour le sprint.

Défi : manque de priorisation ou ignorance des dépendances : un backlog non priorisé, ou dont les dépendances ne sont pas identifiées et gérées, peut amener les équipes à travailler sur des éléments de faible valeur ou à rencontrer fréquemment des blocages.

Solution : employez une méthode de priorisation cohérente et transparente. Identifiez activement les dépendances lors de l’affinage et assurez-vous que la ou le Product Owner organise le travail en conséquence.

Tirez parti d’Adobe Workfront pour un affinage du backlog efficace.

Workfront aide les équipes à produire un travail de haute qualité avec rapidité et efficacité. Il offre des outils de collaboration très visuels et des fonctionnalités d’automatisation qui rationalisent le workflow de révision, le tout dans un emplacement centralisé. Les parties prenantes disposent ainsi d’une visibilité égale et en temps réel sur le statut d’un projet et ses composants, y compris le backlog d’éléments en cours de préparation pour les travaux futurs.

Éviter les écueils courants nécessite de la discipline et le respect des principes décrits. L’adoption d’outils de collaboration et de gestion de projet appropriés, comme Workfront, peut davantage responsabiliser les équipes en fournissant l’infrastructure nécessaire pour la visibilité, la communication et la gestion de workflow.

Pour découvrir comment Workfront peut prendre en charge l’affinage du backlog de votre équipe et vos besoins globaux de gestion de projet, regardez la vidéo de présentation.

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