En gestion de projet, la gestion des communications définit les processus et procédures nécessaires pour garantir la collecte d’informations et de données, leur stockage et leur diffusion au sein de l’équipe projet pendant toute la durée du projet.
Voici les points abordés dans ce guide :
Planification et processus de la gestion des communications.
Le processus de la gestion des communications comprend trois étapes principales. Ces étapes sont les suivantes :
- L’élaboration d’un plan des communications.
- La gestion des communications.
- Le contrôle des communications
1. Élaboration d’un plan des communications.
Avant de commencer à planifier les communications, vous devez identifier les parties prenantes. Les parties prenantes internes peuvent comprendre la project manager, les équipes internes et les sponsors. Les parties prenantes externes peuvent comprendre des membres de la clientèle, des utilisateurs ou des utilisatrices finales, des sous-traitants et des fournisseurs. La communication variera en fonction des parties prenantes, il est donc essentiel que votre stratégie soit basée sur une compréhension claire des personnes impliquées.
Le plan de la gestion des communications permet d’organiser efficacement la stratégie de communication de votre projet. Il doit documenter les exigences de communication tout au long du cycle de vie du projet.
Voici quelques-unes de ces exigences :
- Cadence : À quelle fréquence les mises à jour vont-elles être envoyées ?
- Audience : À qui envoyer les communications sur le projet ? Existe-t-il des groupes distincts pour différents types de communications ?
- Objectif : Des rapports d'avancement seront-ils publiés à chaque étape ? Les demandes de modification seront-elles partagées avec toutes les parties prenantes ?
- Canaux : Quels canaux seront utilisés pour la communication ? Réfléchissez aux plateformes collaboratives qui faciliteraient au mieux le travail de votre équipe, en particulier si vous comptez des membres qui exercent en mode hybride ou distantiel.
Le plan de gestion des communications doit inclure le plus de détails possible. De cette façon, les attentes seront claires et compréhensibles, et la communication entre les parties prenantes fluide.
2. Gestion des communications.
Après l’approbation du plan de gestion des communications par toutes les parties prenantes, le projet manager doit s'assurer que les communications du projet respectent ces directives. Le plan de communication doit être considéré comme un document évolutif tout au long du cycle de vie d’un projet. Les modifications doivent être communiquées à l’équipe afin que tout le monde soit aligné.
Le project manager se doit de favoriser une communication efficace avec les équipes en présentiel, en distanciel et en hybride. Il est important d’affiner des compétences générales, telles que l’empathie et l’écoute active, pour créer des liens et maintenir une collaboration efficace, même dans des environnements virtuels. Des plateformes de collaboration efficaces, telles qu’Adobe Workfront, sont cruciales dans ces situations, car elles permettent de partager des informations et des mises à jour en temps réel, de sorte que toute l’équipe se sentent impliquée et entièrement intégrée au groupe.
3. Contrôle des communications.
La contribution de toutes les parties prenantes n’est pas nécessaire pour chaque détail du projet. N’incluez les parties prenantes dans les communications que lorsque cela est nécessaire afin de préserver l’efficacité de l'équipe. Créez des sous-groupes de parties prenantes pour qu’ils ne reçoivent que certaines communications. Par exemple, des mises à jour sur le statut et les performances du projet, ou une analyse des risques et des coûts.
Un contrôle efficace des communications simplifie la gestion de projets et évite aux responsables et aux membres de l’équipe de recevoir des mises à jour et des e-mails sans intérêt qui les détournent d’autres tâches. Il est également important de faire évoluer continuellement les stratégies de communication selon les retours des parties prenantes, afin de s’assurer que leurs préférences en matière de communication sont respectées.
Tendances de la communication pour la gestion de projets.
Il est essentiel de se tenir à jour des tendances du secteur : la technologie évolue constamment et les équipes sont de plus en plus étalées géographiquement. L’intelligence artificielle (IA) et le machine learning, y compris des innovations comme l’IA générative et les grands modèles de langage (Large Language Model, LLM), sont désormais monnaie courante dans la gestion de projets. Il est plus important que jamais d’adopter ces technologies au sein de vos équipes. De l’automatisation des tâches à la génération de rapports, de contenus ou même de synthèses de réunion, la puissance de l’IA, en particulier des LLM, peut faire gagner du temps au project manager et simplifier les opérations.
Les tendances en matière de gestion de projets évoluent constamment en même temps que l’organisation du travail en équipe. Voici une vue d’ensemble des principales tendances en gestion de projets à connaître pour les project managers :
Rôle de l’IA générative dans la gestion de projets.
Selon McKinsey, le potentiel de l’IA générative sur le long terme représente 4 400 milliards de dollars de croissance supplémentaire de productivité des entreprises.
Voici quelques exemples d’utilisation de l’IA générative pour la gestion de projets :
- Gain de productivité et d’efficacité. Les premières applications de l'IA dans la gestion des communications améliorent la productivité et l'efficacité des project managers.
- Limitation des risques. L’IA et le machine learning ouvrent la voie en matière d’analyse prédictive avancée. Ils permettent aux project manager d’identifier les risques et les goulots d’étranglement plus tôt ainsi que de mettre au point des systèmes d’atténuation.
- Optimisation des ressources. Les algorithmes d’IA et de machine learning peuvent optimiser l’affectation des ressources, ce qui permet de respecter le planning et le budget des projets.
- Simplification des tâches. L’IA automatise les tâches routinières et fastidieuses afin que les équipes puissent se concentrer sur les solutions stratégiques et créatives.
- Création de contenu. Des plateformes telles que ChatGPT sont de plus en plus utilisées en matière de création de contenu et de simulation de scénarios de projet, permettant ainsi de nouvelles opportunités d’apprentissage.
- Traduction. L’IA peut également être utilisée pour traduire des communications destinées à des équipes internationales, synthétiser ou extraire des informations de documents volumineux, et adapter le contenu aux parties prenantes spécifiques.
Les capacités de l’IA pourraient bientôt aller encore plus loin. Les chatbots sont fréquemment utilisés pour le service client, mais ils pourraient également être intégrés aux systèmes de gestion de projets. Des chatbots optimisés par l’IA pourraient être utilisés pour traiter les demandes courantes des parties prenantes, répondre aux questions fréquemment posées et personnaliser la diffusion des mises à jour de projet selon les préférences individuelles. Ils pourraient ainsi améliorer la communication et l'engagement des parties prenantes. Cela représenterait également un gain de temps pour les project managers en matière de gestion de volumes importants de communications.
L’assistant IA vous offre des outils et des fonctionnalités pour donner une nouvelle dimension à votre gestion des communications, avec des solutions et des recommandations en langage naturel. Il peut optimiser vos communications en :
- résumant vos documents ;
- localisant des instructions pour les processus de travail ;
- générant ou vérifiant des formules.
Il faut garder à l'esprit que, pour bien mettre en œuvre l’IA et garantir des analyses précises, les entreprises doivent veiller à ce que les données utilisées par l’IA soient de haute qualité et à jour.
Outils de communication pour la gestion de projets.
Les outils de communication pour la gestion de projets doivent favoriser une collaboration fluide entre les équipes et centraliser l’ensemble des communications. Adobe Workfront, JIRA et Asana sont des exemples de plateformes. Voici une vue d’ensemble des principaux outils de communication recommandés aux project managers :
Gestion des communications de projet avec Workfront.
Les logiciels de gestion du travail permettent de gérer efficacement les communications. Les plateformes de messagerie instantanée et les e-mails sont de bons outils de communication additionnels. Les logiciels de gestion du travail offrent un emplacement centralisé pour héberger automatiquement toutes les communications des parties prenantes pendant toute la durée du projet, garantissant le même niveau d’information pour toute l’équipe.
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