La gestion des assets digitaux (DAM) : définition, principe de fonctionnement et meilleures solutions

Dans le monde digital dans lequel nous évoluons aujourd'hui, la gestion et l’organisation des assets digitaux (images, vidéos ou autres documents) font désormais partie intégrante de toute activité ou entreprise. Qu’il s’agisse de gérer la cohérence de la marque ou de simplifier les workflows, les systèmes DAM offrent de nombreux avantages qui vous aident à mieux tirer parti de vos assets digitaux.

Dans cet article, nous nous intéresserons à l’importance de la gestion des assets digitaux, au rôle de ces systèmes et aux différents types de solutions disponibles. Cet article aborde les points suivants :

• En quoi consiste la gestion des assets digitaux (DAM) ?
• Qu’est-ce qu’un asset digital ?
• À quoi sert une solution DAM ?
• Quels sont les avantages d’un système DAM ?
• Qui utilise les solutions DAM ?

En quoi consiste la gestion des assets digitaux (DAM) ?

La gestion des assets digitaux (DAM) consiste à organiser, stocker et extraire des assets digitaux tels que des images, des vidéos, des fichiers audio, des documents et d’autres types de contenu digital. Sa finalité est triple : améliorer l’efficacité, la sécurité et l’accessibilité des assets digitaux ; garantir la cohérence de leur utilisation ; et donner à l’entreprise les moyens d’exploiter leur plein potentiel.

Une solution DAM suppose d'utiliser des applications spécialisées (sur serveur ou dans le cloud) afin de créer un référentiel centralisé pour les assets digitaux, facilitant l’accès aux fichiers, leur modification et leur partage pour celles et ceux qui l’utilisent.

De plus, la gestion des assets digitaux facilite leur suivi, la réalisation de comptes rendus sur leur utilisation et permet de s’assurer que ces ressources sont utilisées dans le respect de la législation sur les droits d’auteur et autres obligations légales.

Qu’est-ce qu’un asset digital ?

Un asset digital désigne tout type de médias ou de données stockés au format digital. Un large éventail de fichiers sont concernés :

• Images  : JPEG, PNG, GIF, TIFF, RAW, etc.
• Vidéos  : MP4, AVI, MOV, WMV, etc.
• Audio  : MP3, WAV, AIFF, etc.
• Documents  : PDF, Word, Excel, PowerPoint, etc.
• Modèles et animations 3D  : STL, OBJ, FBX, etc.
• Pages web et code  : HTML, CSS, JavaScript, etc.

Les assets digitaux peuvent également englober des types de fichiers plus spécialisés, comme des dessins de CAO, des données scientifiques et d’autres types de contenu digital.

En règle générale, les assets digitaux sont créés, utilisés ou gérés par une entreprise qui tire ensuite parti de leur richesse. Par exemple, les images de produits ont toute leur utilité dans le e-commerce, les vidéos peuvent être employées à des fins marketing et les documents servir à des études.

À quoi sert une solution DAM ?

Une solution de gestion des assets digitaux est une application ou une plateforme servant à organiser, stocker et extraire divers fichiers digitaux. De par leur conception, les solutions de ce type sont calquées sur le cycle de vie des assets digitaux, depuis leur création et leur distribution jusqu’à leur archivage, leur réutilisation et leur retrait.

• Création d’assets. Nombre d’outils DAM intègrent des fonctionnalités de retouche d’image et de montage vidéo qui contribuent à accélérer le processus de création.
• Modification et révision. Les solutions DAM simplifient la collaboration grâce à des outils intégrés de commentaire, d’annotation et de gestion des versions, permettant aux nombreuses personnes qui les utilisent de formuler des avis et des suggestions sur un même asset.
• Intégrations. Ces solutions peuvent être intégrées à d’autres outils, comme Adobe Creative Cloud, des systèmes de gestion de contenu et des outils de gestion de projet.
• Partage et distribution. Vous pouvez simplifier la distribution des assets finalisés en intégrant votre système DAM à d’autres outils, comme des systèmes de gestion de contenu ou des réseaux sociaux.
• Suivi et classement (archivage). Sitôt un projet achevé, les solutions de gestion des assets digitaux s’assurent que vos assets sont classés par date, tags de métadonnées ou type de fichier.
• Stockage sécurisé. Vous pouvez recourir à des solutions DAM pour protéger vos assets contre des modifications ou accès non autorisés en définissant les rôles et les autorisations des personnes qui les utilisent. De plus, le cryptage utilisé par la plupart des solutions DAM garantit une protection supplémentaire.
• Recherche et extraction. Une fois vos fichiers archivés, les solutions DAM proposent des outils de classement, d’indexation et de recherche d’assets. Certaines comprennent des fonctionnalités de recherche optimisée par l’IA, ainsi que le regroupement d’assets d’après certains critères, qui permet de les retrouver plus facilement par la suite.

De nombreux systèmes de gestion des assets digitaux sont disponibles, depuis les solutions élémentaires dans le cloud jusqu’aux systèmes évolués adaptés aux exigences des grandes entreprises. Afin de trouver la meilleure solution pour votre entreprise, tenez compte de la spécificité des workflows et processus traités par votre équipe, des types d’assets digitaux avec lesquels vous travaillez, et du degré d’appropriation et de sécurité recherché.

Quels sont les avantages d’un système DAM ?

La gestion des assets digitaux peut aider les entreprises de toutes tailles à gagner du temps et à améliorer leurs workflows. Voici quelques-uns des avantages induits :

• Efficacité accrue. La centralisation et le classement des assets digitaux facilitent considérablement la recherche et l’accès aux fichiers appropriés, sans avoir à passer au crible de multiples emplacements ou dossiers.
• Gains de productivité. L’accès aux bons fichiers étant facilité, les gains d’efficacité sont au rendez-vous, limitant le temps et les efforts nécessaires à la réalisation des tâches. En outre, en automatisant les tâches répétitives comme le redimensionnement, le recadrage et le classement, les outils DAM permettent de libérer du temps au profit d’activités plus importantes.
• Collaboration optimisée. Un système DAM permet à plusieurs personnes d’accéder simultanément à des assets digitaux et de travailler dessus en même temps, facilitant la collaboration des équipes sur des projets.
• Sécurité renforcée. En contrôlant l’accès aux assets digitaux et en sauvegardant automatiquement les fichiers en lieu sûr, les solutions DAM contribuent à protéger contre la fuite de données et à assurer une conformité avec les réglementations et législations.
• Meilleure utilisation des assets. Un outil de gestion des assets digitaux performant permet de suivre et de documenter l’utilisation des assets : il est ainsi plus facile de repérer ceux qui sont employés le plus efficacement et ceux qui ne le sont peut-être pas assez. Grâce à cet outil, les entreprises utilisent au mieux les assets digitaux et emploient leurs ressources à meilleur escient.
• Cohérence de marque. Avec une solution DAM, il est facile de s’assurer que tous les assets digitaux sont utilisés de manière cohérente, ce qui contribue à préserver l’homogénéité de l’image de marque et des messages sur l’ensemble des canaux.
• Conformité juridique. Une solution DAM aide les entreprises à exploiter les assets digitaux dans le respect de la législation sur les droits d’auteur et autres obligations légales, les préservant d’éventuels problèmes juridiques.

Qui utilise les solutions DAM ?

Un système DAM fait office de source médias centralisée pour les membres de votre entreprise susceptibles d’utiliser ou de distribuer ces assets. Il est employé par des structures et des pôles d’activité très variés :

• Marketing et ventes. Les systèmes DAM permettent à l’équipe de création de produire facilement des assets destinés à des supports marketing et à des campagnes publicitaires, puis de collaborer avec l’équipe ventes pour créer des présentations commerciales et mettre en commun les assets pertinents. Par la suite, les applications DAM aident à mesurer l’efficacité des actions marketing et commerciales en suivant la manière dont les assets sont employés et qui les utilise.
• Designers. Les designers recourent aux solutions DAM pour centraliser les révisions et annotations, organiser les fichiers de projet en cours et partager les assets finalisés entre les équipes. Ces solutions DAM permettent à plusieurs designers de collaborer sur des projets grâce à la gestion des versions, aux ressources partagées et aux outils de retouche ou de montage intégrés.
• Équipes de développement et IT. Les services de développement et IT font appel aux solutions DAM pour stocker, classer et accéder aux assets digitaux en lien avec le développement et la mise à jour d’applications, de sites web et d’autres produits digitaux. Ces solutions DAM permettent de stocker des fragments de code, des bibliothèques de fichiers et d’autres ressources qu’il est possible de réutiliser pour gagner en efficacité sur de nouveaux projets.
• Services juridiques. Les équipes juridiques peuvent recourir à des solutions DAM pour classer, stocker et accéder à des assets digitaux en rapport avec des actions en justice et négociations juridiques, y compris des documents, contrats et autres conclusions juridiques. Un système DAM simplifie la collaboration et le partage de ces documents avec d’autres juristes.

Globalement, un DAM est utilisé par toute entreprise qui crée, exploite ou gère du contenu digital en quantités importantes, puisqu’il améliore l’efficacité et l’accessibilité des assets digitaux tout en limitant les risques de perte de données et en facilitant la conformité avec les réglementations. Les entreprises qui collaborent avec des intervenants extérieurs (agences, clientèle et sous-traitants) peuvent utiliser des solutions DAM pour définir des droits d’accès aux fichiers, suivre les modifications et annotations, et contrôler les modalités d’utilisation de certains assets.

Se lancer avec Adobe Experience Manager

Adobe Experience Manager Assets est un DAM cloud natif intelligent qui aide les équipes de création et de production de contenu à gagner en efficacité grâce à des assets faciles à trouver et à utiliser, se prêtant au déploiement d’expériences client ultra-personnalisées. Experience Manager Assets accélère la collaboration en permettant aux créatifs de recevoir directement les commentaires dans leurs applications Adobe Creative Cloud, tout en faisant office de système d’archivage centralisé auquel la totalité des membres de l’entreprise ont facilement accès.

Regardez la vidéo de présentation ou demandez une démonstration pour en savoir plus sur la manière dont Adobe Experience Manager peut vous aider à gérer la totalité de vos assets digitaux sur une seule et même plateforme capable de monter en capacité pour faire face aux pics de trafic et aux impératifs de traitement.

Téléchargez le guide d’achat d’une solution DAM.