Gestion des assets digitaux (DAM) : définition, principes de fonctionnement et solutions

Dans le monde digital actuel, la gestion et l’organisation des assets digitaux (images, vidéos et autres documents) sont devenues une composante essentielle de toute stratégie marketing. Qu’il s’agisse de gérer la cohérence de la marque ou de simplifier les workflows, les systèmes DAM offrent de nombreux avantages pour vous aider à mieux tirer parti de vos assets digitaux.

Dans cet article, nous nous intéresserons à l’importance de la gestion des assets digitaux, au rôle des systèmes qui la prennent en charge et aux différents types de solutions disponibles. Cet article aborde les points suivants :

• En quoi consiste la gestion des assets digitaux (DAM) ?
• Qu’est-ce qu’un asset digital ?
• À quoi sert une solution DAM ?
• Quels sont les avantages d’un système DAM ?
• Qui peut utiliser les solutions DAM ?

En quoi consiste la gestion des assets digitaux (DAM) ?

La gestion des assets digitaux (Digital Asset Management en anglais, DAM) est le processus qui regroupe l’organisation, le stockage et l’extraction d’assets digitaux tels que des images, des vidéos, des pistes audio, des documents et d’autres types de contenu digital. Elle permet d’améliorer l’efficacité, la sécurité et l’accessibilité des contenus produits, de les utiliser de manière cohérente et de donner à l’entreprise les moyens d’exploiter leur plein potentiel.

Une solution DAM suppose d’utiliser des applications spécialisées (sur serveur ou dans le cloud) afin de créer un référentiel centralisé pour les assets digitaux, facilitant l’accès aux fichiers, leur modification et leur partage.

De plus, elle simplifie leur suivi et la réalisation de comptes rendus sur leur utilisation et permet de s’assurer qu’ils sont employés dans le respect de la législation sur les droits d’auteur et autres obligations légales.

Qu’est-ce qu’un asset digital ?

Un asset digital désigne tout type de médias ou de données stockés au format digital. De nombreux formats de fichiers sont concernés :

• Images : JPEG, PNG, GIF, TIFF, RAW, etc.
• Vidéos : MP4, AVI, MOV, WMV, etc.
• Audio : MP3, WAV, AIFF, etc.
• Documents : PDF, Word, Excel, PowerPoint, etc.
• Modèles et animations 3D : STL, OBJ, FBX, etc.
• Pages web et code : HTML, CSS, JavaScript, etc.

Il peut également s’agir de types de fichiers plus spécialisés, comme des dessins de CAO, des données scientifiques et d’autres types de contenu digital.

En règle générale, les assets digitaux sont créés, utilisés ou gérés par une entreprise qui tire ensuite parti de leur valeur. Par exemple, les images produit ont toute leur utilité dans le e-commerce, les vidéos peuvent être employées à des fins marketing et les documents servir à des études.

À quoi sert une solution DAM ?

Une solution de gestion des assets digitaux est une application ou une plateforme servant à organiser, stocker et extraire divers fichiers digitaux. Elle est conçue pour suivre le cycle de vie des assets digitaux, depuis leur création et leur distribution jusqu’à leur archivage, leur réutilisation et leur retrait.

• Création d’assets : la plupart des outils DAM intègrent des fonctionnalités de retouche d’images et de montage vidéo qui contribuent à accélérer le processus de création.
• Modification et révision : les solutions DAM simplifient la collaboration grâce à des outils intégrés de commentaire, d’annotation et de gestion des versions permettant aux différentes personnes qui les utilisent de formuler des avis et des suggestions sur un même asset.
• Intégrations : ces solutions peuvent être intégrées à d’autres outils, comme Adobe Creative Cloud, à des systèmes de gestion de contenu et à des outils de gestion de projet.
• Partage et distribution : vous pouvez simplifier la distribution des assets finalisés en intégrant votre système DAM à d’autres outils, comme des systèmes de gestion de contenu ou des réseaux sociaux.
• Suivi et classement (archivage) : sitôt un projet achevé, les solutions de gestion des assets digitaux s’assurent que vos assets sont classés par date, métadonnées ou type de fichier.
• Stockage sécurisé : vous pouvez recourir à des solutions DAM pour protéger vos assets des modifications ou des accès non autorisés en définissant les rôles et les autorisations des personnes qui les utilisent. De plus, le chiffrement utilisé par la plupart des solutions DAM garantit une protection supplémentaire.
• Recherche et extraction : les solutions DAM proposent des outils de classement, d’indexation et de recherche des assets archivés. Certaines comprennent des fonctionnalités de recherche optimisée par l’IA ainsi que le regroupement d’assets d’après certains critères, ce qui permet de les retrouver plus facilement par la suite.

De nombreux systèmes de gestion des assets digitaux sont disponibles, des plus élémentaires dans le cloud aux plus évolués, adaptés aux exigences des grandes entreprises. Afin de trouver la meilleure solution pour votre entreprise, tenez compte de la spécificité des workflows et processus traités par votre équipe, des types d’assets digitaux avec lesquels vous travaillez, et du degré d’appropriation et de sécurité recherché.

Quels sont les avantages d’un système DAM ?

La gestion des assets digitaux aide les entreprises de toutes tailles à optimiser leurs workflows, ce qui leur fait gagner un temps considérable. Voici quelques-uns de ses avantages :

• Efficacité accrue : la centralisation et le classement des assets digitaux facilitent la recherche et l’accès aux fichiers.
• Gains de productivité : en accédant facilement aux bons fichiers, les utilisateurs et les utilisatrices peuvent travailler plus efficacement, en réduisant les efforts nécessaires à la réalisation des tâches. En outre, en automatisant les tâches répétitives comme le redimensionnement, le recadrage et le classement, les outils DAM permettent de libérer du temps au profit d’activités à plus forte valeur ajoutée.
• Collaboration optimisée : un système DAM permet à plusieurs personnes de travailler simultanément sur un même asset digital, ce qui facilite la collaboration entre les équipes.
• Sécurité renforcée : en contrôlant l’accès aux assets digitaux et en sauvegardant automatiquement les fichiers dans un emplacement sécurisé, les solutions DAM offrent une protection optimale contre la fuite des données et assurent la conformité avec les règlementations et législations.
• Meilleure utilisation des assets : un outil de gestion des assets digitaux performant permet de suivre et de rendre compte de l’utilisation des assets, ce qui facilite l’identification de ceux qui sont les plus efficaces et de ceux qui ne le sont peut-être pas assez. Les entreprises sont ainsi en mesure d’optimiser l’usage qui est fait de leurs assets digitaux afin de mieux employer leurs ressources.
• Cohérence de marque : avec une solution DAM, il est facile de s’assurer que tous les assets digitaux sont utilisés de manière cohérente, ce qui contribue à préserver l’homogénéité de l’image de marque et des messages sur l’ensemble des canaux.
• Conformité juridique : une solution DAM aide les entreprises à exploiter les assets digitaux dans le respect de la législation sur les droits d’auteur et autres obligations légales, les préservant ainsi d’éventuels problèmes juridiques.

Qui utilise les solutions DAM ?

Un système DAM centralise les médias pour tous les membres de l’entreprise susceptibles d’utiliser ou de distribuer les assets  :

• Marketing et ventes : les systèmes DAM permettent à l’équipe de création de produire facilement des assets destinés à des supports marketing et des campagnes publicitaires, puis de collaborer avec l’équipe commerciale pour créer des présentations et mettre en commun les assets pertinents. Par la suite, les applications DAM aident à mesurer l’efficacité des actions marketing et commerciales en suivant l’utilisation des assets et les personnes concernées.
• Designers : les designers recourent aux solutions DAM pour centraliser les révisions et annotations, organiser les fichiers de projet en cours et partager les assets finalisés entre les équipes. Plusieurs designers peuvent ainsi collaborer sur des projets grâce à la gestion des versions, aux ressources partagées et aux outils de retouche ou de montage intégrés.
• Équipes de développement et IT : les services de développement et IT se servent de solutions DAM pour stocker, classer et accéder aux assets digitaux associés au développement et à la mise à jour des applications, sites web et autres produits digitaux. Ces solutions permettent de stocker des fragments de code, des bibliothèques de fichiers et d’autres ressources qu’il est possible de réutiliser pour gagner en efficacité sur de nouveaux projets.
• Services juridiques : les équipes juridiques font appel à des solutions DAM pour classer, stocker et accéder à des assets digitaux en rapport avec des actions en justice et négociations juridiques, comme des documents, contrats et autres conclusions. La collaboration et le partage de ces documents avec d’autres juristes sont ainsi simplifiés.

De manière générale, un DAM est utile à toute entreprise qui crée, exploite ou gère du contenu digital en quantités importantes, puisqu’il améliore l’efficacité et l’accessibilité des assets digitaux tout en limitant les risques de perte de données et en facilitant la conformité avec les règlementations. Les organisations qui travaillent avec des parties prenantes extérieures (agences, clientèle et sous-traitants) peuvent utiliser des solutions DAM pour définir des droits d’accès aux fichiers, suivre les modifications et annotations et contrôler les modalités d’utilisation de certains assets.

Prise en main d’Adobe Experience Manager

Adobe Experience Manager Assets est un DAM cloud natif intelligent qui facilite la recherche et l’utilisation d’assets pour aider les équipes de création et de production de contenu à déployer plus efficacement des expériences client hautement personnalisées. Il accélère la collaboration en permettant aux créatifs et aux créatives de recevoir directement des feedbacks dans leurs applications Adobe Creative Cloud et sert de système d’archivage centralisé facilement accessible à la totalité des membres de l’entreprise.

Regardez la vidéo de présentation ou demandez une démonstration pour en savoir plus sur la manière dont Adobe Experience Manager peut vous aider à gérer la totalité de vos assets digitaux sur une plateforme unique capable d’évoluer en fonction du trafic et des impératifs de traitement.

Téléchargez le guide d’achat d’une solution DAM.