Découvrez comment l’intégration d’un PGI à votre système de e-commerce améliore l’efficacité et la productivité.

La gestion d’une activité de e-commerce nécessite de jongler avec plusieurs tâches (planification, gestion des stocks, communications et comptabilité fournisseur), souvent exécutées sur des systèmes distincts. Votre rôle : veiller à ce que tout fonctionne parfaitement.

Les outils PGI (Progiciel de gestion intégré) regroupent toutes les ressources (fournitures, personnel, etc.) au sein d’un seul système. L’intégration de logiciels PGI à des plateformes de e-commerce simplifie les processus, améliore l’efficacité tout en réduisant le stress.

Si vous envisagez d’intégrer un PGI ou d’optimiser vos workflows, il est essentiel de connaître les bases de ce système avant de prendre une décision.

Voici les points abordés :

• Définition de l’intégration d’un PGI à un système de e-commerce
• Fonctionnalités PGI importantes pour les plateformes de e-commerce
• Importance de l’intégration d’un PGI à votre activité de e-commerce
• Avantages d’intégrer un PGI à votre système de e-commerce
• Premiers pas vers l'intégration d'un PGI à un système de e-commerce
• Intégration d'un PGI à un système de e-commerce étape par étape

L’intégration d’un PGI à un système de e-commerce consiste à connecter votre plateforme de e-commerce à un système de progiciel de gestion intégré afin de permettre une communication fluide et automatisée entre les deux. Elle vous permet d’accéder aux données de l’entreprise et de les visualiser depuis un emplacement unique, ce qui vous dispense de passer d’un programme à l’autre. L’alliance de ces deux programmes métier clés peut considérablement améliorer l’efficacité et la productivité.

Le back-end d’une plateforme de e-commerce traite les commandes, encaisse les paiements et gère les stocks. De nombreuses entreprises disposent de systèmes PGI distincts qui gèrent des tâches telles que les comptes fournisseurs, la gestion de la chaîne logistique, la gestion du personnel et d’autres fonctions métier clés.

Lorsqu’une plateforme de e-commerce est intégrée à une plateforme PGI, les deux fonctionnent de concert pour aider les gestionnaires à simplifier leurs processus de travail. Le PGI centralise toutes les données à un seul et même endroit. Cette synchronisation permet également d’automatiser les processus logistiques en vigueur, ce qui les simplifie considérablement et accroît la productivité.

Certains outils PGI s’intègrent plus facilement que d’autres aux plateformes de e-commerce. Par exemple, certaines applications PGI intègrent des fonctionnalités d’intégration e-commerce, tandis que d’autres les proposent sous forme de modules complémentaires. Votre logiciel PGI devra posséder certaines fonctionnalités clés pour maximiser les avantages de votre intégration e-commerce.

Finances automatisées

Les données financières sont cruciales pour votre entreprise et il est essentiel que votre système PGI les gère efficacement. Votre PGI doit être capable d’automatiser autant d’aspects des comptes fournisseurs et des comptes clients que possible. Si des fonctionnalités financières performantes sont déjà configurées, chaque vente en direct peut être immédiatement mise à jour dans votre registre une fois votre PGI intégré à votre plateforme de e-commerce.

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité distinct, vous gagnerez également à l’intégrer à votre configuration PGI. Sans intégration des données financières dans votre PGI, vous serez contraints de naviguer manuellement entre les programmes, ce qui fera perdre du temps au personnel et engendrera des risques d’erreurs de saisie.

Gestion automatisée des stocks

Les stocks, tout comme leur gestion, sont essentiels aux activités de e-commerce. Les PGI permettent aux entreprises de gérer l’emplacement, la quantité et le coût des stocks sur un seul système, en automatisant les processus clés et en éliminant les erreurs humaines.

Les mises à jour en temps réel des stocks vous permettent de savoir en permanence à quel moment procéder à des réapprovisionnements, afin d’éviter les ruptures, les reliquats et les retards de traitement des commandes. Les vendeurs aux volumes de vente élevés et les entreprises possédant plusieurs entrepôts ou une grande variété de produits ont tout intérêt à disposer de statistiques à jour sur leurs stocks.

Gestion de la relation client consolidée

L’uniformisation de la gestion de la relation client dans l’ensemble de l’entreprise garantit une gestion équitable de tous les comptes client à chaque étape du parcours client. Les fonctionnalités de gestion de la relation client robustes de votre PGI facilitent le traitement des demandes de la clientèle. Vous passez ainsi moins de temps à rechercher le compte adéquat et davantage à améliorer le service et la fidélisation.

• La consolidation des données client sur l’ensemble des canaux simplifie le reporting omnicanal, ce qui permet de s’assurer que le bon achat est toujours attribué au bon client.
• Grâce aux communications intégrées, vous accordez automatiquement des remises ou des promotions à des sous-ensembles ciblés.

Expédition et distribution

Parallèlement à la gestion des stocks, un PGI doit vous permettre de gérer l’ensemble des informations d’expédition, de distribution et de suivi des commandes. Les meilleures logiciels automatisent les tâches répétitives, comme la génération et l’impression d’étiquettes d’expédition ou encore la création de formulaires de commande, ce qui simplifie considérablement la vie des employés et des employées des entrepôts tout en évitant les erreurs manuelles.

L’intérêt d’intégrer votre système PGI Microsoft Dynamics à Adobe Commerce dépend en grande partie de votre modèle commercial et de vos objectifs à long terme. Toutefois, lorsqu’elle est performante, l’intégration d’un PGI offre les avantages suivants :

• Plus d’options pour les rapports client en libre-service. Le fait qu’Adobe Commerce accède aux données stockées dans Microsoft Dynamics vous permet d’autoriser votre clientèle à voir toutes ses interactions avec votre marque. Vous pouvez également lui permettre de consulter les limites de crédit, les tendances d’achat, etc.
• Business Intelligence plus intelligente. Le fait que Microsoft Dynamics accède aux données commerciales et client en ligne d'Adobe Commerce vous permet de bénéficier d'une vue plus complète des performances globales de votre entreprise.
• Automatisation des processus de workflow. En connectant Microsoft Dynamics et Adobe Commerce, vous pouvez automatiser les workflows, y compris le traitement des commandes et le réapprovisionnement des stocks, et accélérer les processus métier, comme le lancement de nouveaux produits.
• Moins d'erreurs. Grâce à l'intégration d'un PGI, votre boutique en ligne Adobe Commerce affiche les dernières informations sur la disponibilité des produits et les prix. Autrement dit, les clients ne peuvent pas commander de produits en rupture de stock ou se voir facturer un tarif incorrect.

L’intégration de votre plateforme de e-commerce à un PGI, une fois qu'il est correctement configuré, présente des avantages pour votre entreprise en interne et en externe : les tâches de votre personnel sont simplifiées et votre clientèle apprécie votre efficacité accrue. L’intégration d’un PGI à un système de e-commerce présente plusieurs avantages tangibles. Voici quelques-uns des points les plus importants.

Gains de productivité

L’augmentation de la productivité est la clé de voûte de l’intégration d’un PGI, car la consolidation de toutes les données de l’entreprise garantit que vous et vos équipes ne perdez plus de temps à rapprocher différents jeux de données ou à trouver les informations dont vous avez besoin. Le PGI fournit un unique système centralisé pour l’ensemble de vos données, ce qui synchronise, par conséquent, vos services et workflows. Le PGI automatise également certaines tâches, libérant ainsi du temps au personnel pour qu’il effectue des missions à plus forte valeur ajoutée.

Meilleure expérience client

Votre équipe dirigeante ne sera pas la seule à récolter les fruits d’une productivité accrue : votre clientèle s’en rendra compte elle aussi. L’amélioration des fonctionnalités de gestion de la relation client, conjuguée à l’automatisation du paiement, de l’expédition et du suivi, se traduit par une expérience client plus fluide, plus rapide et de meilleure qualité.

Accès amélioré aux données

Non seulement le PGI vous permet de visualiser toutes les données de votre entreprise au même endroit, mais en l'intégrant à une plateforme de e-commerce, vous recevez également des données client en temps réel.

Centraliser toutes vos données permet d’accélérer et d’améliorer la prise de décisions. Lorsque tout est intégré, il est également plus facile de produire des rapports d’entreprise, car aucune information n’est cloisonnée ou inaccessible. Ce système facilite, ainsi, la conformité fiscale.

Visibilité et simplification accrues des processus

Le e-commerce intégré simplifie chaque étape du processus, en facilitant sa gestion ou en l’automatisant complètement. Qu’il s’agisse de comptabilité ou de suivi des commandes, un PGI permet d’automatiser les tâches répétitives, de limiter les erreurs et de simplifier les processus. Grâce à une plus grande efficacité, les délais de traitement sont réduits, les conversions augmentent et la satisfaction de la clientèle s’améliore.

Réduction des dépenses

Bien configuré, un PGI peut immédiatement repérer les inefficacités dans votre entreprise et vous aider à les corriger. Par ailleurs, l’intégration e-commerce vous permet de maîtriser vos stocks en temps réel, en facilitant leur gestion en flux tendu et en veillant à ne jamais acheter plus que ce dont vous avez besoin. Chaque fois que l’intégration d’un PGI à votre système de e-commerce vous fait gagner du temps, vous réalisez également des économies.

Vous envisagez l’intégration d’un PGI à votre système de e-commerce ? Dans ce cas, vous devez suivre plusieurs étapes afin d’élaborer votre stratégie d’intégration.

1. Identifiez vos applis et plateformes de e-commerce. Cela peut sembler évident, mais la première étape consiste à déterminer les plateformes à intégrer au PGI. Votre entreprise peut ne disposer que d’une seule plateforme de e-commerce ou vous pouvez avoir recours à une multitude d’applis et de plateformes qui gèrent différents canaux ou secteurs.
2. Identifiez vos données les plus importantes. Identifiez clairement les informations les plus importantes à intégrer afin de vous assurer qu’elles sont prioritaires et exactes. Il peut s’agir de commandes, de données client ou d’autres informations financières.
3. Identifiez vos processus manuels et vos processus inefficaces. Déterminez à quoi vos employés consacrent leur temps et quelles sont les tâches répétitives ou source d'erreurs. Peut-être que la comptabilité fournisseurs recèle toujours un carnet de factures, ou que vos équipes peinent à dresser manuellement un inventaire des stocks à la fin de chaque trimestre. Une fois l’intégration à un PGI réalisée, privilégiez l’automatisation de ces tâches.
4. Déterminez le type de PGI dont vous avez besoin et identifiez ceux qui s’intègrent à votre plateforme actuelle de e-commerce. Par exemple, demandez-vous si vous souhaitez déployer votre PGI sur site, sur vos serveurs ou dans le cloud. Cela peut varier en fonction du volume de vos données et des mesures de sécurité à prendre. Vous avez également le choix entre différents types de systèmes PGI : généralistes polyvalents, systèmes modulaires plus personnalisables, suites logicielles, etc.
5. Décidez comment procéder à l'intégration. Il existe plusieurs manières d'intégrer votre plateforme de e-commerce à votre PGI. Vous pouvez utiliser l’API de votre plateforme de e-commerce. Votre PGI peut contenir des fonctionnalités d’intégration e-commerce natives, ou bien vous devez utiliser une solution tierce avec un processus d’intégration prédéfini.

Difficultés liées à l’intégration d’un système de e-commerce à un PGI

L’intégration d’un système de e-commerce à un PGI peut se révéler compliquée. Soit, les avantages de l’intégration sont intéressants et les étapes pour l’effectuer sont simples. Toutefois, vous devrez parfois faire face à certains obstacles.

• Anciens logiciels. Si vous n'avez pas mis à jour vos systèmes depuis un moment, l'intégration à un logiciel plus récent sera plus compliquée. Le problème est plus important avec les logiciels PGI qu’avec les autres systèmes, et il peut être difficile de faire la transition vers un système qui prend tant de choses en charge.
• Personnalisation. Si vous avez déjà largement personnalisé votre PGI ou votre plateforme de e-commerce pour l'adapter à votre activité, il y a de fortes chances pour que les stratégies d'intégration habituelles soient moins efficaces. Vous devrez créer un plan sur mesure. Même si c’est possible, sachez qu’intégrer vos personnalisations avec le reste peut s’avérer compliqué.
• Prix. Les nouveaux systèmes peuvent être coûteux, et vous devrez peut-être payer un coût plus élevé en amont, en espérant que la dépense en vaille la peine une fois que tout sera en place. Par chance, les systèmes PGI sont rentables sur le long terme grâce à une efficacité et à une productivité accrues. Cependant, l’investissement initial nécessite tout de même de prévoir un budget.
• Diversité des données commerciales.Le e-commerce est un espace complexe comprenant différents types de données, ce qui est susceptible de compliquer l’intégration. Différentes plateformes stockent les données dans différents formats, et certains types d’informations (historiques de navigation ou paniers abandonnés, par exemple) peuvent être difficiles à quantifier et à classer. En fonction de leur compatibilité, le déplacement des données existantes vers une nouvelle plateforme ou la mise en œuvre d’une nouvelle plateforme devant communiquer avec une plateforme existante peut être plus ou moins complexe.

L’intégration d'un système PGI peut vous effrayer, surtout si votre équipe n’a pas beaucoup d’expérience technologique. Pourtant, connecter Microsoft Dynamics à Adobe Commerce est sûrement plus facile que vous ne le pensez. Vous pouvez choisir parmi les 350 solutions partenaires d’Adobe Commerce et il existe également des solutions de connecteurs préconfigurées.

La checklist suivante peut vous aider dans votre stratégie d’intégration PGI afin que vous puissiez vous organiser pour améliorer vos objectifs et vos workflows.

1. Cernez vos objectifs commerciaux. Votre intégration doit vous aider à atteindre vos objectifs commerciaux actuels et futurs. Demandez-vous comment la connexion de Microsoft Dynamics et d’Adobe Commerce peut vous permettre de réaliser des ventes omnicanal, de développer vos ventes B2B ou directes et de vous implanter sur les marchés transfrontaliers.
2. Documentez vos workflows. Une fois vos objectifs fixés, examinez de plus près les workflows qui les soutiennent. Les workflows déterminent où les données doivent être dirigées et quand elles doivent l’être. Par exemple, votre workflow de passage en caisse peut inclure la confirmation de la disponibilité des produits, le choix d’un mode de paiement et la mise en œuvre de processus de détection des fraudes. Chaque commerçant a ses propres workflows et les workflows B2B peuvent parfois être complexes.
3. Évaluez vos données de e-commerce. Les stocks, les descriptions et caractéristiques techniques des produits, les prix et le suivi des commandes sont les quatre types de données essentielles à synchroniser entre vos plateformes Microsoft Dynamics et Adobe Commerce. Vous devez déterminer l’emplacement (par exemple, le système d’enregistrement), la fréquence de mise à jour ainsi que les modalités de gestion et de maintenance de chaque élément de données clé.
4. Tenez compte de vos besoins en matière d'infrastructure. Vos besoins en matière d'infrastructure varieront selon que vous exécuterez Microsoft Dynamics et Adobe Commerce dans un environnement cloud, sur site ou hybride. Globalement, votre infrastructure doit être suffisamment souple et évolutive pour prendre en charge les fluctuations du trafic web, du volume de transactions et de l’utilisation du système.
5. Réfléchissez à vos modèles de paiement en ligne. De plus en plus d'entreprises proposent des abonnements payants et différents modes de paiement échelonné. Si vous utilisez une solution logicielle tierce pour gérer ce type de paiement, tenez-en compte dans votre plan d’intégration.
6. Identifiez les bonnes parties prenantes. Il est important de consulter les équipes qui utilisent votre système PGI et vos plateformes de e-commerce de manière régulière avant de les intégrer. La finance, les opérations, le marketing et les ventes peuvent tous apporter leur contribution. N’oubliez pas d’inclure la clientèle et les fournisseurs.
7. Définissez le budget de votre système PGI. Avant de choisir un partenaire, il est essentiel d'établir un budget pour votre stratégie d'intégration PGI. Si votre budget est limité, vous devrez prioriser vos besoins.
8. Choisissez le bon partenaire. À moins que vous ayez un important service IT, nous vous conseillons de choisir un partenaire d'intégration expérimenté. Il doit en particulier bien connaître les environnements Microsoft Dynamic et Adobe Commerce ainsi que votre secteur d’activité. Il doit pouvoir partager au moins dix à vingt études de cas et proposer un connecteur éprouvé et largement testé, c’est-à-dire un cadre logiciel intégré capable d’accélérer considérablement votre intégration.
9. Définissez votre équipe de projet, y compris un contact dédié à l'assistance. Pour que votre projet d'intégration se déroule de manière fluide, vous devez former une équipe interne qui collaborera avec votre partenaire pour affiner les exigences, tester les fonctionnalités et gérer le planning global du projet. Vous devez également choisir quelqu’un qui accompagnera votre intégration au fil du temps. Il peut s’agir d’un contact interne ou de votre partenaire.
10. Définissez des SLA pour votre intégration PGI. Il est nécessaire que votre stratégie d’intégration PGI inclue des contrats de niveau de service (SLA) sur les flux de données. Ces SLA doivent tenir compte de la latence type de votre implémentation Microsoft Dynamics, notamment la maintenance planifiée et les ralentissements non planifiés susceptibles de se produire lors des principaux cycles de reporting.

Simplifiez le processus d’intégration de votre système e-commerce à un PGI.

Lorsqu’ils sont intégrés, vos systèmes de e-commerce et votre PGI travaillent simultanément et efficacement. La communication entre les plateformes permet alors d’automatiser les tâches simples, de rationaliser les processus clés et de mettre des informations précises sur votre activité à la disposition des décisionnaires.

La première étape d’une intégration réussie consiste à faire le point sur vos systèmes existants. Assurez-vous que votre plateforme de e-commerce est à jour.

Adobe Commerce peut vous aider à vous lancer. Plateforme de e-commerce de référence, Commerce s’intègre parfaitement à votre PGI pour synchroniser automatiquement vos stocks, commandes, données client et informations d’expédition. Envie d’en savoir plus ? Regardez cette courte vidéo de présentation pour commencer.