Comment exécuter les plans de projet

La phase d’exécution du projet correspond au moment où votre plan se concrétise. Mais, quel que soit le soin apporté à la planification, il est toujours facile de dévier de sa trajectoire, de perdre de l’élan et de rencontrer des obstacles.

Des problèmes de communication, la dérive des objectifs et d’autres obstacles peuvent vous empêcher de réaliser vos plans et de tenir vos promesses. Le secret est d’intégrer ces points dans votre planification.

Découvrez ici comment fluidifier la phase d’exécution de votre projet.

Voici les points abordés :

• Qu’est-ce qu’un plan de projet ?
• Qu’est-ce que l’exécution de projet ?
• Composants d’exécution de projet
• Méthodologies d’exécution de projet
• Exécutez vos projets efficacement grâce à Adobe Workfront

Un plan de projet est la feuille de route que votre équipe doit suivre pour mener à bien un projet avec ses différentes tâches, en respectant les spécifications et les délais. Tout doit être clair, du planning et de la portée aux échéances et aux livrables.

Un plan de projet efficace doit guider votre équipe et les parties prenantes à chaque phase du cycle de vie du projet, de l’idée à la planification et à l’exécution, et au-delà.

La portée globale d’un plan de projet le distingue des autres documents associés, comme la répartition du travail, qui ne porte que sur la phase d’exécution.

Le plan de projet contribue à :

• Confirmer et clarifier les objectifs du projet
• Définir la portée du travail
• Gérer les attentes
• Comprendre les besoins en ressources
• Déterminer la durée et le coût du projet
• Empêcher la dérive des objectifs
• Préserver la concentration de l’équipe
• Promouvoir la responsabilisation
• Gérer les risques
• Améliorer la communication
• Maintenir le contrôle qualité

L’exécution du projet consiste à mettre en œuvre les détails de votre charte de projet afin de fournir vos produits ou services à la clientèle ou aux parties prenantes internes. C’est la phase de gestion où la ou le responsable de projet se concentre sur l’exécution et la supervision de toutes les activités afin de créer les livrables énoncés dans le plan d’exécution de projet (PEP).

Un plan d’exécution de projet est un document opérationnel essentiel qui développe le business plan du projet en précisant les procédures de gestion jour après jour et les plans de contrôle. Il permet aux personnes chargées des tâches d’obtenir les résultats attendus, conformément au business plan du projet défini.

La phase d’exécution est délicate, et l’alignement stratégique est essentiel à la réussite. Vous devrez vous assurer que les objectifs généraux du projet sont alignés à la fois avec le PEP et avec les attentes de vos parties prenantes.

Durant cette phase, le plan d’exécution du projet est crucial : il précise tout, de la gestion au jour le jour aux plans de contrôle, et au-delà. En outre, la participation des parties prenantes à la phase de planification est déterminante. Si la portée n’est pas validée, les attentes liées aux objectifs peuvent différer du produit final. Des révisions régulières sont tout aussi importantes.

Des révisions et des transmissions régulières entre équipes sont essentielles tout au long du projet pour que celui-ci reste sur la bonne voie. Pour cela, vous aurez besoin d’une infrastructure. Utilisez des listes de contrôle, des réunions régulières et des outils de suivi pour que tout le monde garde le cap et reste informé.

Pour mener à bien un projet, vous devez garder le contrôle des éléments clés qui favorisent l’efficacité, la collaboration et les résultats. Voici les principaux éléments de l’exécution d’un projet.

Direction d’une équipe performante

Un leadership solide ne consiste pas seulement à attribuer des tâches, mais aussi à former une équipe qui évolue bien et produit des résultats sous pression. Voici comment créer une dynamique d’équipe efficace :

• Gestion d’équipe :établissez des canaux de communication ouverts et assurez-vous que tout le monde comprend son rôle. Déléguez les tâches de manière stratégique, en alignant les compétences sur les affectations. Des séances régulières de feedback permettent à chaque personne de rester alignée, soutenue et motivée.
• Responsabilisation de l’équipe :encouragez les membres de l’équipe à s’approprier leur rôle. Leur permettre de prendre des décisions dans leur portée favorise le sens des responsabilités et la résolution proactive des problèmes.

Gestion des ressources et réduction des risques liés au projet

L’affectation efficace des ressources et la gestion proactive des risques sont essentielles pour garantir le bon déroulement du projet et le respect du budget.

• Gestion des ressources :il est essentiel de veiller à ce que les ressources nécessaires (personnel, équipement, matériel et budget) soient disponibles et utilisées efficacement pour maintenir le projet sur la bonne voie.
• Réduction des risques :il est critique d’identifier et d’atténuer les risques potentiels susceptibles de faire échouer le projet. Cela suppose d’évaluer régulièrement les risques, d’élaborer des stratégies d’atténuation et de mettre en place des plans d’urgence.

Communication et collaboration

Une communication ouverte et efficace est vitale pour la réussite d’un projet.

• Communication claire :une communication efficace est primordiale pour que tout le monde reste informé et aligné. Cela suppose des réunions de statut régulières, un reporting clair et concis et des canaux de communication ouverts pour traiter les préoccupations et le feedback.
• Contrôle qualité :des contrôles de qualité réguliers permettent de s’assurer que le livrable final répond aux attentes et les dépasse. Un processus de contrôle qualité solide crée la confiance et produit des résultats exceptionnels.

Surveillance et contrôle

Une surveillance et un contrôle permanents sont essentiels pour garantir la livraison de votre projet dans le respect des délais et du budget.

• Suivi de la progression :surveillez la progression du projet, suivez les indicateurs clés de performance (KPI) et comparez les résultats obtenus à ceux prévus dans votre plan. Ainsi, vous pouvez détecter les problèmes et agir rapidement. Cette approche fondée sur les données permet de prendre des décisions éclairées et de garder votre projet en bonne voie.
• Actions correctives :en cas de problème, traitez rapidement la cause profonde, par exemple en ajustant les délais, en réallouant des ressources ou en revoyant le plan de projet. Une approche proactive limite l’impact des contretemps et garantit la réussite du projet.

Comment mesurer l’exécution du projet ?

Vous pouvez mesurer le succès de l’exécution d’un projet en créant des valeurs de référence dans votre plan de projet. Une fois la phase d’exécution lancée, cela peut vous aider à garder votre budget, vos délais et vos résultats sur la bonne voie.

Décalage dans l’exécution de projet

Les décalages dans l’exécution correspondent à la différence entre la stratégie prévue et les résultats obtenus. Ces écarts se creusent souvent au fil du projet pour diverses raisons, telles que des goulets d’étranglement en matière de ressources, la dérive des objectifs, des problèmes de communication ou un mauvais alignement entre le plan et les réalités opérationnelles.

Alignement du projet

Sans définition et orientation claires dans votre charte de projet, il peut y avoir de vrais problèmes ou simplement une confusion générale avant que tout le monde soit aligné.Prenez des mesures pour communiquer efficacement votre processus, réunissez toutes les parties prenantes concernées et organisez une réunion pour lancer officiellement la phase d’exécution.

Vous pourrez ainsi parcourir le plan et recueillir les commentaires de toutes les personnes concernées. Cela aidera à confirmer que chacun connaît son rôle dans le processus, tout en rappelant tous les objectifs et buts initiaux du projet.

Dérive des objectifs

Chaque projet implique une forme d’itération et d’adaptation lorsque les objectifs évoluent légèrement. Si votre plan ne tient pas compte de ces changements, le fait de s’y tenir strictement peut être l’une des principales causes d’un écart d’exécution.

Cependant, trop de demandes de modification peuvent changer les paramètres du cahier des charges initial, vous laissant ainsi plus de tâches à réaliser en moins de temps, ce que l’on appelle la dérive des objectifs. Le suivi des points où des modifications ont été apportées et de la façon dont elles affecteront les ressources, la capacité et les délais est essentiel pour éviter de trop perturber vos plans initiaux.

Transition et flexibilité de l’équipe

Lorsque vous confiez la poursuite un projet à une autre équipe, vous espérez que la transition se déroule comme prévu, même si de nombreuses raisons peuvent l’empêcher.

Prévoir une période de battement dans votre planning de projet peut vous aider à compenser les pertes de temps potentielles (intégration des équipes, progression du statut, maladie, etc.). Tenez compte de tous ces éléments et adaptez les délais en conséquence.

Planification des transmissions

Lorsqu’un projet prévoit des transitions d’équipe, une transmission fluide peut vous aider à limiter les perturbations. Voici quelques éléments à prendre en compte :

• Période de battement :prévoyez du temps supplémentaire pour compenser les retards potentiels liés à l’intégration de l’équipe, à la progression du statut et aux absences imprévues.
• Transfert de connaissances :adoptez un processus de transfert de connaissances rigoureux afin que la nouvelle équipe comprenne parfaitement le statut du projet, les objectifs et les étapes suivantes. Il est essentiel de disposer d’un document de transmission adéquat qui précise les plans de projet, les responsabilités et les principales parties prenantes.

Contraintes de ressources

Une affectation inadéquate des ressources ou des contraintes imprévues en matière de ressources peuvent entraîner des problèmes majeurs par la suite, par exemple :

• Effectifs insuffisantsLe manque de personnel qualifié peut entraîner des retards et nuire à la qualité du travail.
• Manque d’équipementL’absence de certains équipements peut créer des goulets d’étranglement et empêcher l’exécution des tâches selon le planning.
• Limitations budgétairesUn financement insuffisant peut restreindre l’accès aux ressources nécessaires et limiter la portée du projet.
• Dépendances imprévuesDes retards imprévus dans l’obtention de matériaux ou d’informations nécessaires auprès de sources externes peuvent créer des obstacles importants.

Pour gérer les contraintes de ressources, il faut une planification proactive, une affectation rigoureuse des ressources, et une approche flexible. Planifier des scénarios, étudier des ressources alternatives et prioriser les tâches en fonction de la capacité sont de bonnes pratiques à adopter.

En anticipant et en traitant ces écarts d’exécution courants, les responsables de projet augmentent nettement la probabilité de livrer les projets avec succès, dans les délais et dans le respect du budget. Un plan bien défini, une communication efficace, une gestion proactive des risques et une approche souple sont essentiels pour combler l’écart entre le plan et la réalité.

La réussite d’un projet dépend largement de la méthodologie d’exécution choisie. Les différentes méthodologies offrent des approches uniques, chacune avec ses propres forces et faiblesses.

Adobe Workfront permet aux équipes de s’adapter et d’avancer, quelle que soit la méthodologie choisie. Voici quelques-unes des méthodologies les plus courantes :

• Agile :cette approche itérative privilégie la souplesse et la collaboration, en s’adaptant à l’évolution des besoins tout au long du cycle de vie du projet. Les tableaux Kanban et les fonctionnalités de gestion des sprints de Workfront fournissent les outils visuels et la gestion des workflows nécessaires à une exécution Agile réussie. Les outils de collaboration en temps réel de Workfront renforcent encore la communication et le travail d’équipe que prévoit la méthode Agile.
• Waterfall :cette approche linéaire suit un processus séquentiel avec des phases clairement définies. Elle est idéale pour les projets aux exigences bien établies et aux changements anticipés minimes. Les fonctionnalités avancées de gestion des tâches, de planification et de suivi de la progression de Workfront fournissent la structure et le contrôle nécessaires à une exécution efficace des projets Waterfall. La fonctionnalité de diagramme de Gantt crée une représentation visuelle claire de la chronologie du projet et des dépendances entre les tâches.
• Hybride :une approche hybride, associant des éléments des méthodologies Agile et Waterfall, convient pour de nombreux projets. La plateforme adaptable de Workfront la prend aisément en charge, ce qui permet aux équipes d’adapter les workflows à leurs besoins spécifiques. Sa souplesse permet d’intégrer des éléments itératifs et séquentiels, en offrant de la structure si besoin tout en préservant l’agilité nécessaire pour s’adapter aux changements.
• Scrum :cette méthodologie utilise de courtes itérations (sprints) pour fournir une valeur incrémentale. Les fonctionnalités de gestion des tâches et de suivi de la progression de Workfront permettent de planifier, d’exécuter et de vérifier efficacement les sprints. Les outils de collaboration en temps réel facilitent les réunions Scrum quotidiennes et le partage de connaissances.
• Kanban :le système visuel Kanban se concentre sur la gestion du workflow et l’amélioration continue. La fonctionnalité de tableau Kanban de Workfront illustre visuellement le workflow, permettant aux équipes de suivre la progression, d’identifier les goulets d’étranglement et d’optimiser les processus.
• Lean :cette méthodologie met l’accent sur la réduction du gaspillage et l’efficacité. Les fonctionnalités d’Adobe Workfront de priorisation des tâches, affectation des ressources et suivi de la progression aident les équipes à repérer et éliminer le gaspillage, ce qui simplifie les processus et optimise l’efficacité.
• Six Sigma :cette approche axée sur les données privilégie la réduction des défauts et l’amélioration de la qualité. Les fonctionnalités de reporting et d’analyse de Workfront extraient des données les insights nécessaires pour suivre la progression, identifier les zones d’amélioration et garantir le respect des normes de qualité.
• PRINCE2 :cette méthode structurée privilégie l’organisation et le contrôle. Les fonctionnalités de planification de projet, de gestion des tâches et de suivi de la progression de Workfront offrent la structure nécessaire à une exécution efficace des projets PRINCE2. Ses fonctionnalités de reporting soutiennent la création régulière de rapports de progression et la communication avec les parties prenantes qui sont au cœur de la méthode PRINCE2.
• PMBOK (Project Management Body of Knowledge) :Workfront s’aligne sur les normes et directives complètes du PMBOK, en fournissant les outils et fonctionnalités nécessaires pour soutenir différentes bonnes pratiques de gestion de projets. Sa flexibilité permet aux équipes d’adapter les workflows aux directives spécifiques du PMBOK.

Stratégies pour une exécution réussie des projets

L’exécution efficace des projets dépasse la simple application d’un plan. Voici quelques stratégies clés pour améliorer l’exécution de votre projet.

• Utilisez un logiciel de gestion de projet :rationalisez les workflows, renforcez la collaboration et centralisez la gestion des tâches, des ressources et des communications grâce à un logiciel de gestion de projet.
• Déléguez efficacement les tâches :attribuez les tâches selon les compétences et l’expertise individuelles. Fournissez des instructions claires, et précisez les délais et les ressources nécessaires afin de responsabiliser l’équipe. Cette approche favorise l’appropriation et l’efficacité, et maximise les contributions individuelles.
• Alignez-vous sur les objectifs d’exécution du projet :vérifiez que tout le monde comprend les livrables et la façon dont le projet s’aligne sur la vision à long terme de l’entreprise. Comprendre le « pourquoi » des choses favorise l’engagement et permet de prioriser les tâches efficacement. Cette compréhension commune renforce la cohésion de l’équipe et garantit que ses membres vise les mêmes objectifs.
• Créez un rétroplanning en partant des objectifs finaux :définissez d’emblée des objectifs clairs. En remontant le workflow, vous pouvez visualiser comment chaque tâche contribue au produit final. Ce rétroplanning garantit que chaque tâche sert un objectif clair et contribue à la réussite globale.
• Définissez les principaux jalons :définissez des jalons clés pour suivre la progression et entretenir la dynamique. Fixer des délais et anticiper l’utilisation des ressources pour ces jalons permet d’identifier et de gérer de façon proactive les retards potentiels. Cette approche prévoit des points de contrôle réguliers pour évaluer la progression et procéder aux ajustements nécessaires.
• Collaborez :encouragez la communication ouverte et la résolution collective des problèmes. Créez un environnement propice à l’échange libre d’idées et à la résolution collaborative des problématiques. Cette approche utilise l’intelligence collective de l’équipe, pour aboutir à des solutions plus créatives et plus robustes.
• Mesurez la progression :suivez la progression par rapport aux indicateurs de performance clés et aux jalons. Utilisez les outils de gestion de projet pour surveiller l’exécution des tâches, l’utilisation des ressources et le respect du budget. Cette approche axée sur les données permet de prendre des décisions fondées et d’ajuster la trajectoire du projet.
• Gestion proactive des risques :évaluez régulièrement les risques potentiels tout au long du cycle de vie du projet. Élaborez des stratégies d’atténuation et des plans d’urgence pour faire face aux imprévus. Cette approche proactive minimise l’impact des évènements imprévus et garantit la résilience du projet.
• Amélioration continue :révisez régulièrement les processus et identifiez les axes d’amélioration. Intégrez les enseignements tirés des projets passés pour affiner les stratégies futures. Cette approche itérative favorise une culture de l’apprentissage et de l’amélioration en continu, qui augmente l’efficacité.
• Gestion des parties prenantes :ne pas gérer les attentes des parties prenantes ni répondre à leurs préoccupations peut les mécontenter et les faire s’opposer aux résultats du projet. Veillez à établir des contacts réguliers et une communication ouverte elles afin de gérer leurs attentes, de les tenir informées et de favoriser la collaboration le cas échéant.

Réussir un projet complexe exige un effort conscient et constant, car les malentendus et la dérive des objectifs, entre autres obstacles, peuvent entraver votre capacité à exécuter vos plans et tenir vos promesses.

Centralisez toutes les communications liées à l’exécution des projets, les rôles des parties prenantes et les détails des projets sur une seule plateforme. Adobe Workfront peut aider votre équipe à suivre la progression de l’exécution des projets, des étapes suivantes et des actions finales à mener pour mener les projets à terme.

Regardez la vidéo de présentation de Workfront ici.