La gestion de projets transversaux s’accompagne de difficultés bien spécifiques, chaque équipe ayant souvent ses propres méthodologies, workflows et priorités. Sans système centralisé pour aligner les processus et faciliter la collaboration, les projets peuvent se complexifier, entraînant des inefficacités et des malentendus.
La gestion de l’intégration de projet contribue à améliorer la coordination, à simplifier les workflows et à clarifier la communication pour assurer la réussite des projets.
Voici les points abordés :
Définition de la gestion de l'intégration de projet
La gestion de l’intégration permet de coordonner les différentes parties d’un projet afin que les membres de différentes équipes suivent un seul et même plan. Ainsi, le projet se déroule de manière efficace et fluide. La gestion de l’intégration relève de la responsabilité du gestionnaire de projet. Il assure l’alignement des tâches et des workflows connectés. Une gestion de l’intégration de projet efficace est essentielle afin que l’exécution soit précise.
Elle permet aux équipes de rester alignées, de se concentrer sur les objectifs du projet tout en évitant que des détails essentiels passent à travers les mailles du filet. Il s'agit à la fois d'un art et d'une science, car elle garantit la parfaite complémentarité de chaque aspect d'un projet (tâches, ressources, parties prenantes et livrables). Imaginez que vous tissez une tapisserie, dont chaque fil représente un élément différent du projet. Le produit final est un résultat cohérent et satisfaisant.
Pour atteindre ce niveau de coordination, il est souvent nécessaire de faire des compromis stratégiques. Les objectifs font office de ligne directrice pour déterminer les aspects du projet nécessitant des ajustements. La réussite dépend également de l’adhésion des parties prenantes. Même si toutes les demandes ne peuvent être satisfaites, un projet bien intégré produit des résultats respectant les délais, le budget et en adéquation avec les objectifs fondamentaux.
Avantages de la gestion de l'intégration de projet
L’intégration des équipes et des processus à un projet peut s’avérer difficile. Cependant, elle comporte plusieurs avantages clés qui favorisent la progression de vos projets.
- Responsabilisation accrue des membres de l'équipe : aligner les objectifs du projet signifie que les membres de l'équipe doivent connaître à 100 % leurs responsabilités et l'importance de gérer chacune d’entre elles. À mesure que les membres de l’équipe prennent de plus en plus de responsabilités, la communication devient moins confuse et plus ciblée.
- Efficacité accrue : la gestion de l’intégration implique de passer en revue toutes les équipes de projet et d’analyser où l'efficacité peut être améliorée. En tirant le meilleur parti des ressources disponibles, vous pouvez gagner du temps sur les tâches et améliorer la productivité, ainsi les membres de l’équipe ont toujours quelque chose à faire.
- Rôles clairement définis, sans surprise : une fois la stratégie parfaitement déterminée, le gestionnaire de projet ne doit plus avoir de marge d'erreur. Chaque équipe connaît ses principaux buts et objectifs et, par conséquent, qui est responsable de la livraison de chaque partie du projet.
Processus de gestion de l’intégration de projet
Avant de mettre en œuvre des processus de gestion d’intégration de projet, il est essentiel de bien comprendre les systèmes, les workflows et les méthodologies utilisés par tous les membres de l’équipe. Ces connaissances de base favorisent une coordination fluide et limitent les conflits potentiels à mesure que le projet avance. Une fois ces bases posées, le processus d’intégration s’articule autour de sept étapes clés, chacune comprenant des jalons importants et les livrables correspondants.
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Élaborez la charte de projet.
La charte de projet est un document formel qui acte l'existence du projet et définit ses buts ainsi que ses objectfis. Les chartes sont le fondement d’un projet. Elles lui fournissent un nom, une raison d’être et donnent le feu vert aux équipes pour l’entamer. Les chartes de projet décrivent les objectifs poursuivis et les stratégies mises en place. -
Élaborez un plan de gestion de projet.
Le plan de gestion de projet est un document complet qui définit les modalités d'exécution, de surveillance et de contrôle du projet. Il s’agit en quelque sorte d’une feuille de route détaillée qui guide chaque étape du parcours du projet. Il comprend des éléments tels que :- Objectifs du projet
- Budget
- Risques
- Portée
- Structure de répartition du travail
- Plan de gestion des parties prenantes
- Plan de gestion des modifications
Ce plan de gestion de projet est fixe. Il ne peut être remanié que si une demande de modification formelle est effectuée.
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Dirigez et gérez les tâches du projet.
C’est à cette étape de la gestion de l’intégration que les équipes accomplissent la plupart des tâches associées à un projet donné. Il s’agit de :- Gestion des ressources
- Exécution des tâches
- Modifications si nécessaire
Comparez les performances du projet par rapport à ses objectifs tout au long de son cycle de vie pour procéder si besoin aux changements nécessaires et garder le cap.
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Gérez les connaissances acquises au fil des projets.
Les connaissances que vos équipes acquièrent lorsqu'elles travaillent sur des projets peuvent être de précieux atouts pour l'avenir. La collecte de ces informations fait partie intégrante du processus d’intégration de projet.
Utilisez-les pour fluidifier l'exécution. Consignez tout ce que vous avez appris dans un registre des enseignements tirés afin que l’entreprise puisse utiliser vos informations et améliorer ses processus lors de futurs projets.
Discernez les différences entre connaissance tacite et explicite. Enregistrez autant d’informations que possible. Ainsi, les membres du personnel n’auront pas besoin d’être dotés de pouvoirs psychiques pour obtenir une information auprès d’un collègue lorsqu’ils ont des questions.- Connaissances tacites : il s’agit des connaissances innées des membres du personnel, c'est-à-dire qu'ils ne savent pas comment ils les ont acquises.
- Connaissances explicites : il s’agit des connaissances que les membres du personnel ont acquises et qui peuvent être demandées et formellement documentées.
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Surveillez et contrôlez les tâches du projet.
Cela implique d’informer les parties prenantes sur l’état d’avancement du projet grâce à un suivi et un reporting cohérents. Elles savent ainsi, en permanence :- Si le projet est en bonne voie
- S'il est dans les délais
- S'il respecte le budget
Cet aspect du processus est unique, car il ne suit pas un ordre spécifique. Il peut être réalisé tout au long du processus pour s’assurer que chaque étape est sur la bonne voie.
Mesurez les performances et comparez-les au plan de gestion de projet afin d'obtenir une vue d’ensemble des tâches susceptibles de sortir de la portée ou du planning. -
Effectuez un contrôle intégré des modifications.
Le contrôle des modifications s’applique à toute la durée de vie d'un projet. Le plan de projet, les objectifs et la définition de la portée font partie intégrante de ce processus itératif.
Ne compromettez jamais les objectifs principaux du projet en apportant des modifications au cours de ce processus. Prenez des mesures correctives si un changement s’éloigne trop du plan initial. Demandez et documentez toute modification via un processus officiel et évitez les modifications ad hoc pour limiter la dérive des objectifs.
Le chef de projet nomme les membres d'un comité de contrôle qui l'aident à évaluer les demandes de modification et à définir la marche à suivre. -
Terminez un projet ou une phase.
C'est l’étape à laquelle les projets réussis se terminent. Elle implique de passer en revue différents aspects du projet et de documenter les conclusions dans une archive de référence. Certaines équipes jugent utile d’organiser une réunion formelle sous la forme d’une analyse rétrospective afin que chaque membre note l’exécution et la gestion du projet.
Outils et techniques de gestion de l'intégration
Pour être performante, une gestion de l’intégration de projet repose sur des outils et techniques permettant d’assurer une coordination fluide ainsi qu’une affectation des ressources et un processus décisionnel efficaces. Voici quelques outils et méthodologies essentiels qui simplifient la gestion de l'intégration :
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Logiciel de gestion de projet : l'utilisation d'une plateforme de gestion de projet centralisée comme Adobe Workfront garantit le suivi centralisé de tous les éléments du projet (tâches, échéances et livrables).
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Structure de répartition du travail : une structure de répartition du travail divise un projet en tâches faciles à gérer, ce qui simplifie l'attribution des responsabilités et le suivi de l'avancement. Cette technique améliore la visibilité et garantit que toutes les composantes sont alignées sur les objectifs du projet.
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Outils de gestion des risques : la gestion de l'intégration implique d'identifier, d'évaluer et d'atténuer les risques susceptibles d’affecter l'exécution du projet. Les outils tels que la matrice de risque, l’analyse des modes de défaillance et de leurs effets (FMEA) et les fonctionnalités intégrées de gestion des risques dans les plateformes comme Adobe Workfront aident les équipes à gérer les incertitudes de manière proactive.
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Processus de gestion des modifications : l'intégration de projet implique souvent de s'adapter aux changements. Il est donc essentiel de disposer d'un processus de gestion des modifications structuré. Voici quelques bonnes pratiques :
- Mise en place d’un tableau de contrôle des modifications pour évaluer les demandes
- Suivi des modifications apportées à un projet à l’aide d’outils de gestion des versions
- Documentation de l’analyse de l’impact des modifications pour prévenir la dérive de la portée
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Plateformes de communication et de collaboration : des outils comme Slack, Microsoft Teams et Google Workspace facilitent la communication et le partage d'informations entre les membres de l'équipe et les parties prenantes.
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Outils de suivi et de reporting des performances : le suivi continu permet de s'assurer que l'intégration du projet reste sur la bonne voie. Les tableaux de bord et outils de reporting comme Power BI et Tableau, ainsi que la création de rapports intégrée à Adobe Workfront, aident les responsables à :
- Suivre les indicateurs clés de performance et les jalons du projet
- Identifier précocement les goulets d’étranglement
- Prendre des décisions data-driven
Bonnes pratiques de gestion de l'intégration
Pour être efficace, la gestion de l’intégration de projet nécessite une approche stratégique afin que les équipes, les processus et les objectifs s’alignent de manière fluide. Tenez compte des bonnes pratiques suivantes :
- Leadership solide : la ou le gestionnaire de projet doit faire preuve de confiance et de détermination, être capable de fédérer l’équipe de projet et les parties prenantes autour d’une vision et d’objectifs communs.
- Communication claire : une communication franche et transparente est essentielle pour que tout le monde soit informé et aligné.
- Planification proactive : l’anticipation des difficultés potentielles et l’élaboration de plans d’urgence peuvent contribuer à prévenir les perturbations et à maintenir le projet sur la bonne voie.
- Surveillance continue : il est essentiel de suivre régulièrement l'état d'avancement, d'identifier les dérives et de prendre des mesures correctives pour conserver la maîtrise du projet.
Fluidifiez l’exécution de vos projets.
Une gestion efficace de l’intégration est essentielle à la réussite de vos projets. En connectant les équipes, les ressources et les processus grâce à une stratégie unifiée, les entreprises peuvent renforcer la collaboration, gagner en efficacité et maintenir la dynamique du projet. Avec Adobe Workfront, les équipes peuvent centraliser les workflows, automatiser des tâches et bénéficier d’une visibilité en temps réel afin de s’assurer que les projets respectent les délais et le budget.
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