Comment utiliser au mieux les tableaux Kanban ?

Les tableaux Kanban sont des outils de gestion de projet simples, mais extrêmement efficaces. Apprenez à les utiliser pour faciliter vos processus de travail ou la coordination de tous vos projets.

Ce guide aborde les points suivants :

• Définition
• Types de tableaux Kanban
• Rôle des tableaux Kanban
• Avantages des tableaux Kanban
• Mode d’utilisation des tableaux Kanban
• Origine des tableaux Kanban
• Différences entre les tableaux Kanban et Scrum
• Utilisation des tableaux Kanban dans Adobe Workfront

Définition

Un tableau Kanban est un outil de gestion de projet Agile conçu pour optimiser l’efficacité du workflow, limiter le nombre de tâches en cours et visualiser chacune d’elles. Il est divisé en colonnes qui correspondent aux différentes étapes du workflow. Dans ces colonnes, chaque tâche est représentée par une carte. Dès qu’une tâche est terminée, la carte correspondante passe d’une colonne à la suivante, illustrant l’état d’avancement du projet. Un tableau Kanban peut être physique ou digital.

Ces tableaux sont la pierre angulaire de la méthodologie Kanban, un framework de gestion de projet qui divise les processus reproductibles en phases ou étapes distinctes. Ils aident la cheffe ou le chef de projet ainsi que les membres de l’équipe à mieux comprendre le statut de chaque tâche au sein du workflow.

Composantes d’un tableau Kanban

Même si les tableaux Kanban peuvent être adaptés pour répondre aux besoins spécifiques d’une équipe ou d’un projet, ils comportent toujours un certain nombre d’éléments de base.

1. Cartes. Chaque carte représente un travail ou une tâche spécifique à accomplir.
2. Colonnes. La plupart des tableaux Kanban se composent de trois colonnes : À faire, En cours et Terminé.
3. Limite de tâches en cours. Les tâches en cours sont les activités auxquelles l’équipe se consacre activement. La limite correspond au nombre maximal de tâches que l’équipe peut gérer à tout moment.
4. Points d’engagement. Le point d’engagement correspond au moment où l’équipe commence à travailler sur le projet.
5. Points de livraison. Le point de livraison représente la fin d’un workflow. Il correspond généralement au moment où le produit ou service est livré à la cliente ou au client.
6. Lignes d’eau. Dans un tableau Kanban, il s’agit des lignes horizontales qui séparent différentes catégories de tâches, comme les ventes et le marketing.

Une fois ces éléments intégrés à votre tableau, vous pouvez personnaliser celui-ci en fonction des besoins de votre projet, par exemple en fixant une limite de tâches en cours adaptée à la taille de votre équipe et aux ressources disponibles.

Types de tableaux Kanban

1. Tableaux Kanban physiques

Il peut s’agir de tableaux blancs ou noirs, de tableaux d’affichage ou de toute autre grande surface pouvant être utilisée par les membres de l’équipe pour placer des étiquettes, des notes repositionnables, etc., matérialisant les cartes. Les colonnes et les lignes d’eau sont généralement représentées par une ficelle ou des traits tracés directement sur le tableau.

Les équipes préfèrent souvent les tableaux Kanban physiques, car ils sont plus interactifs, immersifs et concrets que leur équivalent digital sur smartphone ou ordinateur.

2. Tableaux Kanban digitaux

Comme bon nombre d’autres outils et processus métier, les tableaux Kanban existent désormais en version digitale. Ils sont créés et gérés sur des plateformes ou dans des outils de gestion du travail. Dans l’interface, les personnes autorisées peuvent créer des cartes, déplacer des tâches, etc.

Le principal avantage des tableaux Kanban digitaux est qu’ils répondent aux besoins des équipes qui travaillent à distance ou en mode hybride. De plus, ils ne créent pas de désordre. Quand la cheffe ou le chef de projet veut en créer un nouveau, il lui suffit d’archiver l’ancien.

Exemples de tableaux Kanban

Développement d’une application

La plupart des équipes de développement d’applications utilisent des tableaux Kanban. Un tableau créé pour le développement d’une application mobile pourrait inclure les colonnes suivantes :

1. Fonctionnalités à développer
2. Prête à être créée
3. Prête à être testée
4. Terminée

Dans ce tableau, les cartes correspondraient à des tâches de type « Écrire le code du menu principal », « Tester les nouvelles fonctionnalités sur iOS » ou « Évaluer l’impact de l’application sur les performances de la batterie des appareils Android ». L’équipe pourrait également ajouter des lignes d’eau pour subdiviser les tâches de test, de programmation et de marketing.

Les tableaux Kanban aident ainsi les équipes de développement à rester agiles en leur permettant de visualiser précisément les tâches en cours et de suivre minutieusement l’avancement du travail tout au long du processus de développement. Ils facilitent aussi l’exécution des tâches en continu, ce qui améliore la qualité du produit et l’efficacité du développement.

Recherche et développement

Les équipes de R&D peuvent également tirer parti des tableaux Kanban en utilisant les trois colonnes standards (À faire, En cours et Terminé) ou en les personnalisant pour les adapter à leur projet. Par exemple, les colonnes de leur tableau pourraient être les suivantes :

1. Conception
2. Marketing
3. Prototypage
4. Tests
5. Fin

Pour une équipe de R&D, le point de livraison serait, par exemple, la commercialisation d’un produit. Une fois cet objectif atteint, elle pourrait se concentrer sur le projet suivant.

Les tableaux Kanban aident ainsi les équipes de R&D à gérer plusieurs projets à la fois sans mobiliser trop de ressources. Ils augmentent l’efficacité de la gestion de projet, accélèrent le développement et améliorent globalement la qualité du produit.

Rôle des tableaux Kanban

Planification des workflows

Bien géré, un tableau Kanban améliore la visibilité des cheffes et des chefs de projet tout en offrant plus de moyens de contrôle aux équipes. Tout le monde peut en effet visualiser l’ensemble des tâches au même endroit et créer des processus performants pour progresser. L’application Kanban permet d’analyser facilement les demandes en fonction des priorités, d’équilibrer les charges de travail et d’identifier les bonnes personnes pour chaque projet.

Suivi des délais

Vous pouvez visualiser les projets, les objectifs et la capacité de l’équipe au même endroit pour hiérarchiser efficacement les tâches. Dans l’application de gestion du travail Adobe Workfront, les délais et les livrables de chaque membre de l’équipe sont clairement définis.

Identification des goulets d’étranglement

L’application Kanban permet aux cheffes et aux chefs de projet d’identifier facilement qui, parmi les membres de l’équipe, est disponible pour éliminer un goulet d’étranglement. Comme les tableaux Kanban fournissent un aperçu clair de la répartition du travail, les gestionnaires savent immédiatement quelles personnes, par leurs compétences communes, peuvent apporter leur contribution si le projet prend du retard.

Avantages des tableaux Kanban

Même si les bénéfices liés à leur utilisation diffèrent d’une équipe à l’autre, les tableaux Kanban offrent un certain nombre d’avantages communs.

1. Augmentation de l’implication. Le côté interactif du tableau et le fait de pouvoir déplacer les tâches de colonne en colonne jusqu’à leur achèvement augmente l’investissement des membres de l’équipe.
2. Amélioration de la visibilité. Les tableaux Kanban offrent aux cheffes et aux chefs de projet comme à l’ensemble de l’équipe une visibilité en temps réel sur les tâches en cours, terminées et à réaliser pour atteindre le point de livraison.
3. Diminution du risque d’oubli. Quand tout le monde est concentré sur son travail, il arrive d’oublier des tâches importantes. En visualisant la liste des tâches à effectuer dans un tableau Kanban, les cheffes et les chefs de projet peuvent s’assurer que rien n’a été omis.
4. Réduction des chevauchements. Même si certaines tâches ne relèvent d’aucune catégorie particulière, vous pouvez utiliser les lignes d’eau pour garder votre équipe concentrée et vous assurer que le travail est attribué aux bonnes personnes.
5. Optimisation de la collaboration. Les tableaux Kanban, en particulier la limite de tâches en cours, évitent de surcharger les membres de l’équipe. Ils favorisent ainsi la collaboration et permettent de s’assurer que tout le monde dispose des ressources nécessaires pour réaliser les tâches importantes de manière efficace.

Les tableaux Kanban offrent bien d’autres avantages, que vous découvrirez en utilisant cet outil de gestion de projet simple, mais efficace.

Utilisation des tableaux Kanban

1. Visualisez le workflow.

Cette première phase consiste à jeter les bases de votre tableau Kanban. Pour un tableau physique, déterminez le nombre de colonnes et de lignes d’eau nécessaires. Pour une version digitale, définissez la limite de tâches en cours et les catégories de tâches. L’application fera le reste.

2. Créez des cartes pour chaque tâche.

L’étape suivante consiste à créer des cartes pour chaque travail ou tâche nécessaire à la réalisation du projet. Rappelez-vous que l’objectif de ces cartes est de diviser les tâches volumineuses en unités plus petites et plus simples à traiter.

Que vous utilisiez un tableau Kanban digital ou physique, le processus est relativement similaire. L’important est que chaque carte corresponde à une tâche courte et précise. Par exemple, vous pouvez créer des cartes représentant des tâches telles que « Créer un portail d’enregistrement client » ou « Établir une formule d’abonnement mensuel » pour votre équipe de développement d’applications. Ces cartes, qui indiquent clairement le travail à effectuer, ont un périmètre restreint et sont pertinentes pour votre projet.

3. Identifiez les obstacles.

Des problèmes peuvent empêcher votre équipe de traiter une tâche ou de la terminer. En général, ces tâches sont signalées sur les tableaux physiques par un magnet ou une punaise rouge. Les tableaux digitaux vous permettent d’indiquer les obstacles en entourant la carte d’une bordure rouge ou en utilisant une icône de panneau Stop ou un repère similaire. En cas d’obstacle, les équipes doivent se concentrer sur l’activité suivante, à condition de respecter la limite de tâches en cours.

4. Effectuez un suivi des indicateurs.

Les tableaux Kanban digitaux recueillent et suivent automatiquement des mesures telles que la durée du cycle d’une tâche. Cette dernière, qui correspond au délai nécessaire pour passer d’une tâche à une autre, est un indicateur important de l’efficacité de l’équipe. Si vous utilisez un tableau physique, notez la date à laquelle chaque carte est déplacée. Ainsi, vous pourrez déterminer le temps restant dans chaque colonne.

Origine des tableaux Kanban

Les équipes de développement d’applications utilisent depuis longtemps les tableaux Kanban, cet outil puissant et la méthodologie de gestion de projet qui lui est associée remontant aux années 1940.

À l’époque, Taiichi Ohno, ingénieur industriel chez Toyota, cherchait un moyen d’optimiser les processus de gestion des stocks de l’entreprise. Pour surmonter les difficultés liées à la gestion des stocks et de la supply chain, il a créé le système « Kanban », un terme japonais que l’on pourrait traduire par « tableau visuel ».

À l’origine, le tableau Kanban comportait trois colonnes, comme indiqué plus haut. Le framework de Taiichi Ohno comprenait des cartes pour les tâches et des règles élémentaires précisant à quel moment les déplacer d’une colonne à une autre.

Même s’il ne le savait pas encore, Taiichi Ohno venait de jeter les bases de la méthode d’organisation de la production industrielle « juste-à-temps ». Depuis, ces concepts ont aidé les fabricants à limiter le gaspillage, à booster la productivité et à augmenter la rentabilité.

Différences entre les tableaux Kanban et Scrum

Scrum et Kanban sont deux méthodologies de gestion de projet qui améliorent l’agilité et renforcent l’implication des membres de l’équipe. Chacune de ces approches utilise un tableau pour visualiser les workflows et favoriser la transparence. Cependant, leurs frameworks diffèrent sur plusieurs points :

1. Les sprints Scrum ont des dates de début et de fin précises, qui figurent dans le tableau, contrairement aux workflows Kanban.
2. Un tableau Kanban permet de gérer l’intégralité d’un projet, tandis qu’un nouveau tableau Scrum doit être créé après chaque sprint.
3. Les tableaux Scrum comportent un nombre de tâches précis et indiquent un délai pour chacune. Les tableaux Kanban sont plus flexibles, car le nombre de tâches est variable et le délai d’achèvement n’est pas fixé.

Malgré leurs différences, ces deux types de tableaux et les méthodologies associées sont utiles pour optimiser la collaboration et la gestion de projet.

Utilisation des tableaux Kanban dans Adobe Workfront

Il n’a jamais été aussi facile d’intégrer des tableaux Kanban dans votre workflow grâce à Adobe Workfront.

Reporting en temps réel

Les outils Kanban vous permettent de communiquer avec votre équipe depuis un seul et même emplacement pour éviter toute dispersion. Dans la vue Kanban de Workfront, les membres de votre équipe ont la possibilité d’afficher le pourcentage d’achèvement d’une tâche et de fournir des indications écrites sur les progrès accomplis dans l’onglet Mises à jour. Les différentes personnes participant au projet peuvent baliser les parties prenantes dans une tâche ou ajouter un lien vers les dossiers Dropbox concernés.

Alignement des objectifs

En communiquant clairement leur vision, les dirigeantes et les dirigeants d’entreprise sont en mesure de s’assurer que seules les cartes Kanban conformes à leur stratégie principale sont ajoutées au backlog Kanban. Par ailleurs, les cheffes et les chefs de projet peuvent classer les cartes Kanban par ordre d’importance. Celles qui sont hautement prioritaires sont placées en premier dans le tableau. De ce fait, les équipes se consacrent uniquement aux tâches les plus stratégiques.

Automatisation des tâches

Les tableaux Kanban de Workfront simplifient la phase de préparation des projets en automatisant les workflows. Des actions automatisées sont déclenchées lors de la création, de l’ajout ou du retrait d’une carte dans une colonne, ou lorsqu’une carte reste dans une colonne pendant une période donnée.

Planification de scénarios

La planification de scénarios avec l’outil Kanban vous permet de convaincre la direction du bien-fondé d’un projet. Un ou une responsable de produit peut, par exemple, créer un comparatif de plusieurs campagnes, incluant la prévision des résultats et les ressources nécessaires à leur réussite.

Pour en savoir plus sur Adobe Workfront, suivez la visite guidée du produit ou regardez la vidéo de présentation.