Résolution des problèmes A3 : rôle, avantages et bien plus

Aujourd’hui, dans un contexte économique où tout va très vite, les entreprises font face à des problèmes complexes qui peuvent bloquer les équipes pendant de longues périodes, vampirisant de précieuses ressources et freinant les progrès. Dans ces conditions, les équipes ont besoin d’un moyen simple et efficace de dissiper les doutes, d’avoir de la visibilité et de résoudre les problèmes rapidement.

La méthode de résolution des problèmes A3 est devenue incontournable pour de nombreuses équipes métier. Elle leur permet de traduire des problématiques complexes en énoncés succincts et de trouver des solutions concrètes.

Cet article aborde les points suivants :

• Rôle de la méthode de résolution des problèmes A3
• Avantages de la méthode de résolution des problèmes A3
• Processus de résolution des problèmes A3 en huit étapes
• Le rapport A3

Rôle de la méthode de résolution des problèmes A3

Tirant son nom d’un format standard (297 x 420 mm), cette technique structurée permet de présenter un problème et ses solutions potentielles sur une seule feuille de papier. Ce format concis sert d’outil visuel pour favoriser une communication claire et mettre en place un processus décisionnel efficace au sein des équipes et des entreprises.

Développée à l’origine par Toyota pour les personnes appliquant les principes Lean dans l’industrie, la méthode de résolution des problèmes A3 s’est depuis étendue à d’autres secteurs d’activité. Elle faisait partie intégrante du système de production de la firme japonaise dans les années 1960. Elle a joué un rôle crucial dans le processus d’amélioration continue de l’entreprise, instaurant une culture de résolution des problèmes à tous les échelons.

Gagnant en notoriété, cette méthode a progressivement été adoptée dans différents secteurs en raison de sa capacité à résoudre un grand nombre de problématiques complexes. Qu’il s’agisse de traiter l’inefficacité des processus, les problèmes de qualité, les réclamations de la clientèle ou les goulets d’étranglement dans l’entreprise, elle favorise l’analyse commune du problème et développe le sens de la responsabilité collective pour trouver des solutions efficaces.

Les principaux rôles, acteurs dans la méthode A3, sont les suivants :

• Responsable. Cette personne est chargée d’identifier et de formuler le problème, de piloter le processus de résolution, de rédiger le rapport A3 et de déployer les solutions adéquates.
• Mentor. Cette personne soutient et facilite les initiatives de résolution du problème, en s’assurant que les ressources nécessaires sont allouées et que tout le monde adhère à la démarche.
• Parties prenantes. Possédant des connaissances et des compétences spécialisées en lien avec le problème, ces personnes apportent leur éclairage et leur expertise pendant le processus de résolution.

Avantages de la méthode de résolution des problèmes A3

La méthode A3 permet aux entreprises et aux équipes de résoudre des problèmes complexes plus efficacement et de mettre en œuvre des améliorations durables. En adoptant cette approche structurée, les équipes peuvent bénéficier des avantages suivants :

• Résolution rapide des problèmes. Le format concis accélère la résolution des problèmes. En présentant le problème, l’analyse et les solutions suggérées sur une seule feuille de papier, les équipes peuvent rapidement se mettre d’accord sur les questions essentielles et prendre des mesures. L’identification rapide de ces questions accélère le processus décisionnel et la résolution des problèmes, tout en limitant les retards.
• Meilleure communication. L’aspect visuel de la méthode A3 favorise une communication claire et concise. La présentation du problème et des solutions sur une seule feuille de papier permet de dissiper les doutes et de s’assurer que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d’onde. Une communication simplifiée renforce la transparence, évite les malentendus et facilite les échanges au sein de l’équipe.
• Collaboration. Fédérant des personnes aux compétences et aux profils divers, la méthode A3 encourage la collaboration transversale. La collaboration encourage le partage des connaissances et le travail d’équipe, permet de cerner parfaitement le problème, ce qui donne lieu à des solutions fiables et innovantes.
• Apprentissage et développement permanents. La méthode A3 intègre les principes d’amélioration continue. En mettant l’accent sur une approche structurée de la résolution des problèmes, elle favorise la culture de l’apprentissage au sein de l’entreprise. Les membres de l’équipe ont accès à de précieux insights sur les causes profondes des problèmes, identifient les axes d’amélioration et développent leurs compétences en matière de résolution des problèmes, ce qui promeut la culture de l’apprentissage et du développement continus.

Processus d’utilisation en huit étapes

Reposant sur le cycle PDCA (Planifier, Déployer, Contrôler, Agir) de la méthodologie Lean, la technique A3 guide les équipes tout au long d’un processus systématique de résolution des problèmes. Les huit étapes suivantes permettent de tirer pleinement parti de la méthode :

1. Identification du problème. Dans ce contexte, un problème désigne la différence (l’écart) entre la façon dont l’entreprise doit fonctionner et la situation actuelle. Commencez par définir clairement le problème ou l’axe d’amélioration. Rédigez l’énoncé du problème de manière concise, en veillant à ce qu’il coïncide avec les objectifs de l’entreprise. Veillez à ce que l’ensemble des membres de l’équipe cernent le problème, en soulignant son importance et son impact.
2. Présentation de la situation actuelle. Présentez la situation en détail en incluant des données, des remarques et des faits pertinents. Cette étape exige d’analyser en profondeur les processus, systèmes et facteurs qui contribuent au problème. Représentez la situation actuelle à l’aide de diagrammes, de tableaux ou d’autres supports visuels pour que chacun et chacune puisse se familiariser avec le contexte.
3. Définition de l’objectif. Définissez un objectif clair et mesurable, qui représente le résultat ou la solution à atteindre. L’objectif doit être de type SMART (spécifique, mesurable, acceptable, réaliste et temporellement défini). Les membres de l’équipe sauront ainsi précisément quoi faire et se coordonneront autour d’un objectif commun.
4. Analyse des causes premières. Étudiez en profondeur les causes sous-jacentes du problème en procédant à une analyse rigoureuse des causes premières. Appuyez-vous sur différentes techniques de résolution (méthode des cinq P, diagrammes d'Ishikawa, analyse de Pareto, etc.) pour identifier les principaux facteurs qui contribuent au problème. Cette analyse apporte un éclairage sur les questions fondamentales à aborder pour résoudre efficacement le problème.
5. Élaboration de contre-mesures. Organisez une séance de réflexion collective et mettez au point des contre-mesures ou solutions potentielles pour traiter les causes premières que vous avez identifiées. Encouragez les raisonnements créatifs et tenez compte des différents points de vue pour pouvoir examiner différentes options. Évaluez chaque contre-mesure à l’aune de sa faisabilité, de son impact et de son adéquation avec l’objectif fixé.
6. Création d’un plan de déploiement. Élaborez un plan détaillé garantissant l’exécution efficace des contre-mesures retenues. Précisez les actions, responsabilités, échéances et ressources nécessaires au déploiement. Divisez le plan en tâches gérables et fixez des jalons pour suivre l’état d’avancement.
7. Évaluation et validation de l’impact. Appliquez les contre-mesures et surveillez étroitement leur efficacité. Recueillez des données et évaluez les résultats pour savoir si les solutions mises en œuvre ont produit l’effet escompté. Cette étape consiste à comparer la situation actuelle à l’objectif fixé précédemment et à évaluer le degré d’amélioration obtenu.
8. Actualisation de la norme de travail. En vous appuyant sur les résultats évalués, mettez à jour les processus standard ainsi que les instructions ou les consignes de travail pour tenir compte des améliorations apportées aux pratiques. Documentez la norme révisée et communiquez-la aux parties prenantes concernées. Vous aurez ainsi la certitude que les connaissances acquises lors du processus de résolution sont institutionnalisées et intégrées aux initiatives d’amélioration continue de l’entreprise.

Le rapport A3

Ce document est conçu pour vous guider tout au long du processus de résolution des problèmes A3 à l’aide d’une simple feuille de papier. Pensez à inclure les sections suivantes quand vous le remplirez.

1. Énoncé du problème
2. Analyse de la situation actuelle
3. Définition de l’objectif
4. Analyse des causes premières
5. Élaboration de contre-mesures
6. Plan de mise en œuvre
7. Évaluation
8. Suivi

Commencez par donner un nom à votre rapport A3 en haut de la page, puis insérez la date, le nom de votre équipe et le vôtre.

En haut à gauche de la page, indiquez le problème, puis progressez vers le bas en appliquant la méthode A3. Utilisez la partie gauche de la page pour les quatre premières étapes, qui nécessitent une analyse approfondie du problème. Cette dernière occupe la moitié de la page, car vous devez y consacrer environ la moitié de votre temps.

Après avoir exécuté les quatre premières étapes de l’analyse du problème, passez en haut à droite de la page et attaquez-vous aux quatre étapes restantes. Utilisez la partie droite de la page pour élaborer votre solution : idées d’amélioration, plan d’action, évaluation et suivi.

L’utilisation du rapport A3 simplifie le processus en garantissant une approche systématique et ciblée de la résolution du problème sans redondance.

Mise en place de la méthode de résolution des problèmes A3

Permettant de présenter des problèmes complexes sur un document d’une seule page, la méthode A3 simplifie les processus décisionnels, favorise le travail d’équipe et contribue à la mise en œuvre d’améliorations continues et durables.

Quand vous vous apprêterez à appliquer cette méthode, consultez le modèle de rapport A3 proposé dans cet article. Vous pourrez alors appliquer la méthodologie A3 pour résoudre vos problématiques métier les plus complexes.

Pour simplifier au maximum vos processus de résolution des problèmes, faites appel à Adobe Workfront. Cette solution permet d’optimiser et de centraliser les projets digitaux comme votre rapport A3. Les équipes transversales peuvent ainsi se connecter, collaborer et travailler en donnant le meilleur d’elles-mêmes.

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