Les avantages des outils de gestion de projets.
Quels que soient les défis auxquels votre équipe de création fait face actuellement, le bon cadre créatif peut aider votre entreprise à concrétiser les avantages opérationnels. De l’efficacité opérationnelle renforcée à la collaboration interdépartementale efficace, en passant par l’allocation cohérente des ressources et la gestion de projets optimisée, les outils de gestion de projets sont bénéfiques aux équipes marketing de toute taille. Découvrez huit avantages concrets :
1. Efficacité opérationnelle.
Les inefficacités de processus constituent malheureusement un problème majeur dans l’univers créatif. Les outils de gestion de projets permettent aux équipes d’accélérer leur rythme en optimisant les ressources humaines et processus, tout en comblant les lacunes technologiques.
2. Collaboration au sein de l’équipe.
Un travail d’excellence peut souvent être compromis par des plateformes disparates. En centralisant votre environnement de travail, vous synchronisez l’ensemble de votre équipe, peu importe où et quand chacun travaille.
3. Personnalisation.
Un fonctionnement fluide ne doit pas se faire au détriment du processus créatif. L’un des principaux avantages de la mise en place d’un cadre d’outils de gestion de projets repose sur le fait qu’il permet de prendre en compte le mode de travail de chaque équipe. Les outils de gestion de projets permettent de créer des dashboards adaptés aux préférences de chaque membre de l’équipe, au sein d’un workflow global axé sur la rationalisation.
4. Traçabilité.
Fini les demandes de dernière minute ou les formulaires de réception bâclés. Grâce à un processus de réception centralisé et à un formulaire standardisé, les équipes de création disposent de toutes les informations pertinentes nécessaires pour lancer un projet et respecter des échéances réalistes.
5. et sécurité.
La conformité est primordiale, en particulier dans les secteurs soumis à une réglementation stricte, comme la finance et la santé. Les outils de gestion de projets peuvent assurer un contrôle supplémentaire sur le travail créatif, garantissant ainsi le respect des règles en cas d’audit. Ils peuvent également mettre en place une structure permettant de respecter les normes de la marque, afin que les équipes créatives puissent se concentrer sur la production d’un travail de haute qualité et conforme à chaque fois.
6. Décisions axées sur les données.
Les outils de gestion de projets doivent enrichir, et non entraver, le processus créatif. Heureusement, les fonctionnalités de reporting et les données opérationnelles permettent à votre équipe de passer d’une posture réactionnelle à une approche d’anticipation. Les données vous aideront à identifier les axes d’amélioration de la priorisation, à quantifier les besoins en ressources et à communiquer la valeur de votre équipe à la direction.
7. Cohérence des projets.
Les incohérences dans les workflows peuvent provoquer un épuisement administratif. En exploitant une plateforme unique de travail créatif, vous rationalisez votre processus de réception et d’affectation pour instaurer la cohérence et améliorer la rapidité de mise sur le marché.
8. Prévision.
Le manque de visibilité sur l’avenir peut nuire à la planification des ressources. Grâce aux outils de gestion de projets, vous pouvez accéder aux données nécessaires pour estimer avec précision les montants, le temps et les ressources qu’il faudra pour mener à bien un projet. Il n’a jamais été aussi simple d’aligner les projets sur les cahiers des charges.
Cas d’usage
Amélioration de l’expérience client
Face à l’augmentation des investissements médias et des besoins en contenu, l’agence interne de la compagnie d’assurance mondiale Liberty Mutual, Copper Giants, a connu une hausse considérable des demandes de développement créatif. Qualifiant son processus de prise en charge de « comptoir de charcuterie » et ses efforts collaboratifs de « mêlée générale », l’agence savait qu’une modernisation de son infrastructure était indispensable pour répondre aux exigences de production. Copper Giants a mis au point un ensemble d’outils de gestion de projets afin de guider ses équipes pour atteindre l’excellence.
Les membres de l’équipe ont commencé par définir trois exigences fonctionnelles : workflow de projet, priorisation et rapports opérationnels. Ils ont ensuite recherché et trouvé une plateforme de bout en bout pour les aider à tout gérer.
Grâce à la modernisation technologique et infrastructurelle, Copper Giants a :
- rassemblé les équipes sur une plateforme centralisée unique
- proposé une expérience personnalisée à chaque membre de l’équipe et partenaire
- créé de la transparence et un alignement avec les parties prenantes
- communiqué la valeur de son équipe au sein de Liberty Mutual
« Les données opérationnelles nous ont aidés à grandir en tant qu’équipe de multiples façons au fil des années. Elles nous ont permis de quantifier les besoins en ressources lors de l’augmentation des demandes. Elles nous ont préparés aux fluctuations du travail tout au long de l’année, particulièrement lors des périodes de travail plus saisonnier. Elles ont mis en évidence une zone d’opportunité pour rediriger les ressources quand nous consacrions notre temps à des priorités moins importantes. Mais surtout, elles nous ont continuellement aidés à communiquer notre valeur à la direction et à présenter nos accomplissements à nos parties prenantes. »
— Michael LaBerge, directeur des opérations stratégiques, Copper Giant
L’optimisation du processus créatif a garanti que Copper Giant disposait de tout le nécessaire pour produire du contenu efficace à grande échelle. Aujourd’hui, l’agence interne prend en charge les produits personnalisés et 80 % des créations actives de Liberty Mutual sur le marché.
Autonomisation des équipes distantes
L’équipe de création basée mondialement du géant des télécommunications CenturyLink constitue un exemple parfait du travail créatif capable de s’épanouir à tout moment, en tout lieu. En intégrant un système d’enregistrement pour le travail avec ses opérations d’équipe, les créatifs de CenturyLink ont pu créer, livrer et mesurer leur travail en un seul endroit.
« Nous avons constaté que les petits projets demandent souvent autant de temps que les grands projets. Grâce à nos outils de gestion de projets, nous cherchons à regrouper plusieurs petits projets afin de créer un livrable plus ambitieux. »
— Shane LaBounty, ancien directeur des opérations marketing pour la marque, la création et le digital, CenturyLink/Lumen Technologies
Après plusieurs mois consacrés à la planification et à la rationalisation des processus de création, la collaboration à l’échelle mondiale a gagné encore en efficacité. Grâce à ces outils de gestion de projets, l’équipe créative de CenturyLink est passée d’un mode de fonctionnement réactif, axé sur les demandes, à une force digitale puissante, axée sur la planification.
Des résultats plus rapides.
Chaque mois, la New Jersey Lottery lance de nouveaux jeux qui nécessitent des matériels promotionnels en magasin et sur les points de vente, un support publicitaire, des pages web et sur les réseaux sociaux, des newsletters pour les distributeurs, et bien plus encore. Les délais pour finaliser et livrer ces éléments sont serrés.
Il y a quelques années, le Northstar New Jersey Lottery Group a été sollicité pour gérer les ventes et le marketing de la loterie. Cependant, l’équipe rencontrait des difficultés pour suivre les projets sans système centralisé.
« Il était difficile et chronophage de suivre tous les échanges par e-mail. Les demandes ou commentaires étaient parfois perdus ou mal classés, et nous détections les erreurs trop tard, ce qui nécessitait des réimpressions. Ces réimpressions ajoutaient du temps et du coût au traitement. J’ai rapidement réalisé que gérer les projets de cette façon n’était pas viable à long terme. »
— Laura Antos, responsable senior des opérations marketing 360, Northstar New Jersey Lottery Group
Pour améliorer la communication et la gestion de projets, Northstar a déployé des outils de gestion de projets de bout en bout. Une fois ces outils largement adoptés, les effets ont été immédiats et impressionnants dans tous les départements : visibilité à 360 degrés, gain de temps d’au moins 24 heures sur les délais d’exécution des projets, et rapports 90 % plus rapides et précis. Aujourd’hui, les équipes Northstar consacrent leur temps à concevoir la prochaine grande idée marketing de loterie au lieu de chercher des fichiers dans les serveurs et dossiers e-mail.
Les processus de gestion des demandes créatives peuvent améliorer l’efficacité des projets.
Exploitez les briefs créatifs pour améliorer l’exécution des projets.
Combien de fois avez-vous vu cela se produire ? Un concepteur soumet un premier brouillon à un client interne après des heures de travail acharné, et le client renvoie le brouillon avec tant de modifications qu’il ne ressemble plus au projet que vous aviez livré ? Des créatifs frustrés, des clients insatisfaits et beaucoup de retravail : tout cela résulte d’une mauvaise visibilité entre le client et l’équipe créative.
Les briefs créatifs constituent le recours idéal. Organisez une réunion avec les clients internes avant de vous lancer dans un projet et définissez ensemble les attentes de chacun concernant le travail à accomplir. Assurez-vous de bien comprendre le « qui, quoi, pourquoi, quand, où » du projet, puis consignez ces informations dans un brief créatif à partir duquel vous, le client et toute personne amenée à travailler sur le projet pourrez consulter les détails de la demande. Simplifiez encore davantage le processus grâce à votre solution de gestion du travail en utilisant des briefs créatifs personnalisables intégrés au processus de demande qui vous aident à rassembler toutes les informations nécessaires dès le début.
Cette bonne pratique simple élimine le chaos en offrant une visibilité sur les spécifications d’un projet dès le départ. Elle garantit que les équipes de création et les clients restent alignés tout au long du projet, ce qui se traduit par moins de reprises, des créatifs satisfaits et des clients comblés.
Centralisez la gestion des demandes.
Lorsque les demandes affluent par tous les moyens possibles, qu’il s’agisse d’e-mails personnels, de messages sur Google Chat ou de post-its, vous pouvez avoir la certitude que l’ensemble du projet sera un immense désordre ambigu et chaotique. La seule façon de réduire ce chaos consiste à standardiser et centraliser votre processus de réception des demandes.
Définissez une méthode unique pour recevoir les demandes : formulaire en ligne, alias e-mail ou solution de gestion du travail. Communiquez ensuite cette méthode à votre équipe et à vos clients. Les clients internes et l’équipe de création doivent adhérer à cette méthode pour qu’elle fonctionne, ce qui nécessitera une certaine fermeté. Si les demandes continuent d’arriver dans les couloirs ou par le biais de notes autocollantes sur le bureau, rappelez gentiment, mais fermement aux clients de les soumettre via votre processus établi.
Lorsque toutes les demandes sont reçues, attribuées et suivies depuis un seul endroit, il devient facile d’avoir une visibilité sur le travail à effectuer, qui s’en charge et quand il doit être terminé, apportant ainsi de la clarté à un processus sujet au chaos.
Recrutez ou désignez un responsable de trafic ou de projet.
Canaliser toutes les demandes vers un seul endroit constitue une première étape pour maîtriser le chaos dans la gestion des demandes, mais ces demandes doivent ensuite être organisées et distribuées à l’équipe.
Confiez à une personne la responsabilité du « tri » des demandes. Ce membre de l’équipe doit faire office de gardien et avoir une visibilité complète sur chaque demande adressée à l’équipe. Il peut alors gérer les priorités et les projets avec une vue claire de toutes les demandes faites à l’équipe. Si votre équipe n’a pas les ressources pour nommer ou recruter un responsable de trafic dédié, le directeur artistique ou un graphiste senior pourrait assumer ce rôle comme responsabilité supplémentaire.
Le gestionnaire de trafic ou chef de projet responsable de la gestion des demandes peut identifier tous les Travaux entrants et sortants. Cette visibilité permet au chef de projet de suivre les charges de Travail, d’attribuer les tâches de manière appropriée et de s’assurer que les projets sont menés à bien selon les attentes des clients.
Les rôles au sein d’une équipe dédiée aux outils de gestion de projets.
Directeurs et directrices artistiques, rédacteurs et rédactrices, designers, photographes, vidéastes et producteurs et productrices font partie des métiers créatifs courants, tous sont considérés comme faisant partie de l’équipe en charge des outils de gestion de projets. Néanmoins, quelques postes se concentrent spécifiquement sur les outils de gestion de projets en tant qu’entité afin de s’assurer que les processus et l’organisation font partie intégrante du processus créatif. Découvrons ensemble ce que ces fonctions impliquent.
Directeur ou directrice de l’équipe dédiée aux outils de gestion de projets.
Les personnes occupant ce poste possèdent généralement au moins 10 ans d’expérience dans un environnement créatif. Dotés d’un sens inné de l’organisation, elles savent non seulement ce qui fait une excellente création, mais elles jouent également le rôle de pilier commercial et opérationnel au sein du département créatif. Ces fers de lance opérationnels développent des systèmes et améliorent les processus en collaboration avec les responsables de compte, les équipes du département financier et les autres parties prenantes. Les responsables des équipes dédiées aux outils de gestion de projets mettent en place des processus permettant de gagner en efficacité créative, d’assurer la planification stratégique et la gestion de projet, et surtout, de créer un environnement propice à l’épanouissement et au développement des équipes.
Responsable des outils de gestion de projets.
Les responsables des outils de gestion de projets misent sur l’efficacité et aident le directeur des opérations à mettre en œuvre des changements efficaces au sein des départements créatifs. Fort d’une expérience professionnelle généralement d’au moins cinq ans, les responsables des outils de gestion de projets doivent faire preuve d’un esprit de collaboration exceptionnel et posséder une connaissance approfondie des cycles de vie des marques, du marketing et du design des produits. Ils mettent à profit ces connaissances approfondies pour surmonter les obstacles courants, assurer une coordination claire entre les services et garantir le bon déroulement des projets. Ils travaillent en partenariat avec les responsables créatifs afin de faire avancer les initiatives des équipes et de faciliter la prise de décision pour créer le meilleur environnement créatif possible.
Coordinateur ou coordinatrice des outils de gestion de projets.
Au niveau des coordinateurs ou coordinatrices, les collaborateurs sont généralement nouveaux au sein de l’unité en charge des outils de gestion de projets, mais ils apportent à l’organisation leur enthousiasme face aux nouveaux défis et un regard neuf. Sous la direction du responsable et du directeur, le coordinateur ou la coordinatrice évalue et teste les processus créatifs en place. Les coordinateurs supervisent généralement la gestion du temps de travail du personnel et des freelances afin de garantir la précision des rapports. Ils contribuent également à coordonner les comptes rendus des opérations quotidiennes, préparent les documents pour les réunions opérationnelles et veillent à la bonne organisation des projets, des dossiers et des ressources. Compte tenu de l’importance du travail lié aux données, les coordinateurs doivent posséder de solides compétences analytiques et de dépannage, et être capables de communiquer efficacement des chiffres et des idées avec différents services.
Débuter avec les outils de gestion de projets.
Révolutionner les workflows créatifs et les processus peut sembler intimidant pour les entreprises de toute taille. Mais les bénéfices en valent la peine. En intégrant un système d’enregistrement avec les opérations d’équipe, les créatifs peuvent concevoir, livrer et mesurer leur travail dans un seul endroit. Les parties prenantes voient leurs demandes aboutir plus rapidement, les clients établissent une connexion plus personnelle avec le travail de la marque, et l’entreprise économise du temps, de l’argent et des ressources.
Avec une plateforme de gestion du travail comme Adobe Workfront, vous obtenez une visibilité sur les workflows complexes, pouvez les gérer et mesurer tous les éléments de vos outils de gestion de projets.
- Livrez le contenu plus rapidement. Workfront se connecte parfaitement avec des solutions comme Adobe Creative Cloud pour que les créatifs passent plus de temps à créer et moins de temps à naviguer entre les plateformes.
- Communiquez la valeur de l’équipe. Collectez les métriques opérationnelles pour extraire des insights et communiquer la valeur de l’équipe à l’entreprise.
- Réduisez l’échec des projets. Obtenez des insights en temps réel sur l’avancement des projets et l’utilisation des ressources.
