Pour réussir, un projet doit d’abord reposer sur des bases solides : une charte de projet cadre sa coordination et son bon déroulement. Elle définit sa finalité, son périmètre, ses parties prenantes clés et ses principales échéances, afin que tout le monde dispose dès le départ des mêmes informations.

Qu’il s’agisse de lancer une initiative marketing, de développer un nouveau produit ou de gérer un projet transversal complexe, une charte bien rédigée apporte clarté, responsabilité et orientation.

Sommaire

• Rôle d’une charte de projet
• Composantes d’une charte de projet
• Rédaction d’une charte de projet
• Avantages d’une charte de projet
• Identification des éventuels risques du projet
• Gestion d’un projet en toute confiance

Rôle d’une charte de projet

Une charte de projet décrit les paramètres essentiels de ce dernier. C’est à la fois un outil de marketing interne permettant d’obtenir l’adhésion des parties prenantes, et un document de référence à suivre afin d’assurer le bon déroulement du projet. Il s’agit en quelque sorte d’un argumentaire visant à obtenir l’approbation des objectifs, du périmètre et des responsabilités du projet par les principales parties prenantes.

La charte rassemble toutes les informations dont ces dernières ont besoin pour comprendre l’intérêt d’un projet, en exposant son business case et ses avantages, ainsi qu’en identifiant les ressources nécessaires à sa réalisation.

Il est recommandé de créer une charte de projet au tout début du processus de planification afin de pouvoir y apporter des modifications avant que l’équipe se mette au travail. L’élaboration d’une charte au cours de la phase de lancement permet aux décisionnaires et aux membres de l’équipe d’évaluer les risques susceptibles de compromettre la réussite du projet. C’est sur la base de cette charte qu’il sera validé.

Elle doit donc contenir l’ensemble des informations nécessaires à la prise de décisions. Pour obtenir les ressources que vous demandez, vous devez démontrer aux principales parties prenantes que votre projet a de bonnes chances de réussir.

Composantes d’une charte de projet

En gestion de projet, la charte décrit les objectifs généraux, les plans et les parties prenantes d’un projet. Elle peut contenir les huit éléments suivants, voire davantage :

Rédaction d’une charte de projet

Pour créer une charte complète définissant les objectifs, le périmètre et les responsabilités, procédez comme suit :

1. Commencez par une discussion générale. Les cheffes et les chefs de projet doivent, tout d’abord, organiser un débat stratégique avec leur équipe afin de recueillir des insights et de se mettre d’accord sur les points essentiels. L’expertise de ces personnes est précieuse pour définir l’orientation du projet, car ce sont elles qui seront chargées de l’exécuter.
2. Définissez le périmètre du projet. Appuyez-vous sur les insights recueillis pour définir clairement le périmètre : ce que le projet permettra d’accomplir, mais aussi ce qui se situe hors de son champ d’application. Un périmètre bien défini permet d’éviter toute dérive des objectifs et de ne jamais perdre de vue la finalité.
3. Identifiez le personnel et les parties prenantes clés. Définissez clairement les rôles et les responsabilités de toutes les personnes impliquées, dont les membres de l’équipe de projet, les parties prenantes et les services externes qui interviendront à différents stades. Il s’agit de garantir la responsabilité et la convergence à tous les niveaux.
4. Fixez l’orientation du projet. Lorsque les équipes comprennent bien le périmètre du projet et les attentes des parties prenantes, elles peuvent commencer à travailler en toute confiance. Si vous déterminez clairement en amont les objectifs et les livrables, vous simplifiez les workflows tout en évitant les obstacles.
5. Rédigez, révisez et affinez la charte de projet. Lors de la rédaction, n’oubliez pas d’inclure les huit éléments essentiels décrits précédemment. Une fois le document terminé, soumettez-le à l’ensemble de l’équipe pour commentaires et validation, afin que toutes les parties prenantes soient d’accord avant de passer à la suite.

Personne chargée de valider la charte de projet

C’est généralement la ou le commanditaire du projet (sponsor) qui signe la charte, en sa qualité de responsable de l’équipe. Cette personne est également chargée d’estimer les coûts et de définir le périmètre global.

Avantages d’une charte de projet

Créer une charte permet aux parties prenantes de mieux comprendre l’intérêt d’un projet pour l’entreprise. Sa mise en place avant l’exécution d’un projet présente cinq avantages :

Création de la roadmap du projet

L’un des principaux objectifs de la charte consiste à définir les attentes et la vision du projet. En cas de doute sur la voie à suivre, il suffit à l’équipe de se reporter au document pour y voir plus clair.

Les roadmaps de projet permettent à chaque partie prenante de saisir et de faire connaître l’impact potentiel d’un projet réussi.

Promotion du projet auprès des parties prenantes

Bien rédigée, la charte est le principal document de marketing interne de votre projet. Vous pouvez la montrer aux parties prenantes, aux responsables, à la direction et à la clientèle afin de justifier le coût, de trouver des ressources et de susciter l’adhésion.

Les tactiques qui donnent des résultats mesurables conformes aux objectifs stratégiques de l’entreprise peuvent également convaincre les décisionnaires que le retour sur investissement mérite les sommes engagées.

Prévention de la dérive des objectifs

La charte définit avec précision le périmètre d’un projet. Elle évite d’avoir à modifier ce périmètre à un moment donné, ce qui pourrait faire perdre du temps et des ressources, voire compromettre le projet.

Les objectifs et les résultats escomptés doivent être clairement établis afin d’éviter tout malentendu entre la direction et les cheffes et chefs de projet.

Autorisation du lancement du projet

La charte donne le feu vert aux cheffes et chefs de projet pour commencer à adapter les workflows, à réorienter les ressources et à allouer le budget. En l’absence d’autorisation, ces mesures risquent de semer la confusion et de retarder l’exécution du projet.

Maintien de la continuité de l’équipe de projet

Il arrive souvent que les projets changent de mains avant leur achèvement, des personnes pouvant être remplacées ou recrutées. La charte de projet est ainsi essentielle pour garantir le respect des délais et des objectifs.

Elle sert de point de repère et facilite la transition entre les différents membres de l’équipe (actuels ou nouveaux) sans avoir besoin d’être ajustée.

Différences entre charte de projet et plan de projet

Il existe des points communs entre une charte de projet et un plan de projet, mais c’est l’ordre dans lequel ils sont créés qui les différencie.

• Charte de projet. La charte sert d’argumentaire pour la réalisation du projet. C’est le document dont vous avez besoin pour faire valider votre projet. Rien ne peut donc être entrepris tant qu’il n’est pas signé.
• Plan de projet. Le plan indique les délais, le périmètre et d’autres éléments ayant trait à la gestion du projet. Ce document définit les tâches à accomplir et désigne les personnes chargées de les mener à bien.
• Brief de projet. Le brief se situe entre la charte et le plan. Grâce à lui, les parties prenantes saisissent rapidement pourquoi un projet est exécuté et comment vous envisagez de procéder.

Différences entre charte de projet et périmètre

Contrairement à une charte, le périmètre d’un projet comprend des détails précis sur les conditions de sa réussite. Il peut s’agir des budgets, des livrables et des structures de répartition du travail.

Une charte de projet renseigne principalement sur les objectifs et les avantages. Cependant, la charte tout comme l’énoncé du périmètre peuvent servir de référence pour garder le cap et veiller à ce que le projet ne s’écarte pas du plan initial.

Actualisation de la charte en cours de projet

Il est rare d’avoir à mettre à jour une charte en cours de projet, car elle est validée avant la phase d’exécution de ce dernier.

Modifier la charte à mi-parcours pourrait remettre en cause les objectifs globaux du projet, rendant inutile une grande partie du travail déjà accompli.

Identification des éventuels risques du projet

Il est utile d’interroger toutes les parties prenantes pour s’assurer qu’elles sont d’accord sur les attentes et les résultats quantifiables. En outre, il est judicieux de s’entretenir avec les équipes internes ayant mené à bien un projet similaire afin d’évaluer les difficultés susceptibles d’influer sur le cours du projet.

Identifier en amont les différentes hypothèses permet d’éviter tout impact sur l’exécution. Ces possibilités doivent être régulièrement réexaminées tout au long du projet. En général, les cheffes et les chefs de projet les listent dès le début.

Les hypothèses font partie intégrante d’un projet, mais de fausses suppositions peuvent l’empêcher d’aboutir. Elles doivent être répertoriées, puis soumises à l’examen de membres de l’équipe, dans le but de concilier les attentes de ces derniers avec celles des responsables.

Voici quelques bonnes pratiques de gestion des risques liés aux projets :

• Consulter la direction et les principales parties prenantes avant de créer une charte de projet
• Discuter avec l’équipe de projet interne pour réfléchir aux risques ou aux problèmes susceptibles de survenir au quotidien et parer à toute éventualité
• Revoir et actualiser régulièrement le plan afin de traiter les problèmes à mesure qu’ils apparaissent
• Faire en sorte que les contingences du projet soient alignées sur les objectifs de l’équipe

Gestion d’un projet en toute confiance

Une charte bien rédigée permet de coordonner les équipes, de définir les objectifs et d’établir des attentes claires, ce qui participe à la réussite d’un projet. Néanmoins, pour créer et gérer efficacement votre charte, une simple documentation ne suffit pas. Il faut une collaboration fluide, de la visibilité et des mises à jour en temps réel.

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