Lorsque les gestionnaires de projet guident leurs équipes dans la production des livrables, divers obstacles et difficultés compliquant l’achèvement du projet dans les délais et la préparation des livrables pour le client ou la cliente peuvent se présenter. En identifiant à l’avance les difficultés courantes et leurs solutions, vous éviterez les retards.
Définition vague des livrables attendus.
Sans exposé clair dès le début, l’équipe et la société cliente peuvent hésiter sur les livrables finaux et les responsabilités permettant d’atteindre l’objectif. Des demandes floues et mal gérées peuvent entraîner de la déception et de l’inefficacité, car l’équipe ne voit pas clairement la marche à suivre pour élaborer efficacement le produit final.
Pour éviter cela, définissez le livrable final avec la société cliente et les parties prenantes concernées. Vous devez également formuler clairement les objectifs du livrable et déterminer les critères qu’il doit remplir pour être approuvé.
Exemple :
Un éditeur de logiciels a accepté de créer une application mobile intuitive de e-commerce pour une société. Le terme « intuitif » n’a pas été clairement indiqué dans le contrat, ce qui a donné lieu à des interprétations subjectives. Tout en reconnaissant que l’application était fonctionnelle, la société cliente, citant l’absence d’indications de design spécifiques et de tests d’ergonomie dans le brief initial, n’a pas apprécié son manque d’intuitivité. Le sens peu précis du terme « intuitif » montre qu’il est nécessaire de bien préciser les attentes en matière de livrables.
Décalage entre les parties prenantes
En général, les livrables impliquent plusieurs parties prenantes. Si elles ont une idée du livrable final, leurs objectifs spécifiques peuvent diverger Ce type de décalage peut entraîner un usage inefficace des ressources et des retards coûteux.
Le chef ou la cheffe de projet doit préciser d’emblée les personnes concernées par les résultats du projet et assigner aux responsables les mêmes objectifs et attentes. En veillant à ce que tout soit bien coordonné dès le départ, vous contribuerez à la réussite du projet.
Exemple :
Une équipe marketing a été chargée de créer une campagne sur les réseaux sociaux pour lancer un nouveau produit. La ou le responsable marketing avait envisagé une campagne principalement axée sur Instagram, avec des visuels de qualité. L’équipe commerciale, focalisée sur les conversions immédiates, a pourtant donné la priorité aux publicités sur Facebook avec des liens directs vers la page produit. À cause de ce décalage entre les parties prenantes, la campagne diffusée a été décousue. Les publications sur Instagram manquaient d’appels à l’action clairs, et les annonces sur Facebook, peu attractives visuellement, n’ont pas permis de générer l’interaction souhaitée avec la marque. Mal intégrée et peu efficace, la campagne n’a pas répondu aux attentes en raison du manque d’alignement entre les parties prenantes.
Évolution constante des exigences en matière de livrables.
Pour une équipe, il y a peu de choses plus frustrantes que de voir changer les attentes alors qu’elle a terminé un livrable, ou presque. Outre le gaspillage de ressources que cela génère, cela peut frustrer et mécontenter toutes les parties concernées.
La solution est d’identifier les livrables mineurs qui vous aideront à mener à bien votre projet final. Vous pouvez aussi faire signer à la société cliente un document détaillant chaque livrable et les attentes correspondantes. Une fois signé, ce document fait force de loi.
Exemple :
Un cabinet d’architectes a été chargé de concevoir un immeuble résidentiel. La société cliente a d’abord demandé un design moderne et minimaliste, puis changé d’avis en cours de route, ajoutant des fonctionnalités, modifiant l’agencement des pièces et préférant finalement un style plus traditionnel. Ces modifications successives ont retardé le projet, gonflé le budget et débouché sur une conception peu cohérente avec les demandes contradictoires de la société cliente. Celle-ci n’a pas apprécié le bâtiment final qui, bien que fonctionnel, n’illustrait pas une vision unifiée du design.
Un micromanagement contre-productif.
La confiance dans les compétences et la compréhension mutuelles sont les piliers d’une collaboration efficace en équipe. Un chef ou une cheffe de projet ayant de l’expérience doit savoir déléguer en donnant des instructions claires, et s’assurer que tout le monde connaît son rôle.
Une fois les tâches attribuées, l’équipe peut définir en interne des échéances et des étapes pour suivre l’état d’avancement du projet final. Le chef ou la cheffe de projet doit toutefois laisser le groupe travailler et atteindre ses objectifs en autonomie. Le micromanagement peut générer de l’inefficacité et créer une mauvaise ambiance de travail, où les membres de l’équipe ne se sentent pas utiles.
Exemple :
Une entreprise de restauration haut de gamme préparait un grand évènement. La personne dirigeant la brigade a toutefois tenu à superviser personnellement toute la préparation, de l’épluchage au dressage des plats. Ce micromanagement a empêché le personnel en cuisine de travailler efficacement, créé des goulets d’étranglement et finalement retardé le service pendant l’évènement. À cause de cette surveillance excessive, l’équipe n’a pas pu déployer ses compétences et son expertise. La qualité des plats était très bonne, mais l’exécution globale a manqué de fluidité et le moral de l’équipe en a souffert.
Problèmes de communication au sein de l’équipe.
Le travail d’équipe étant indispensable à la réalisation d’un projet, une mauvaise communication peut entraîner de graves problèmes. Certaines personnes peuvent collaborer difficilement en raison de conflits de personnalité, d’autres ne pas bien comprendre leurs tâches et leur impact sur le livrable final, ce qui entraîne des lacunes ou des doublons.
En tant que responsable de projet, vous disposez de quelques moyens pour restaurer la communication dans l’équipe :
- Définissez les attentes en matière de communication clairement et dès le départ. Précisez à l’équipe comment gérer les réponses par e-mail pendant la journée de travail et réagir en cas de conflit, et à quelle fréquence elle doit se réunir. Mettez immédiatement en place un processus de remontée dès le départ pour résoudre les éventuels désaccords.
- Montrez l’exemple en donnant des instructions claires à chaque personne, et en précisant les échéances et les étapes intermédiaires. Il peut être utile de créer des programmes de gestion pour que chaque membre visualise l’état d’avancement des autres et soit au courant des réunions et des échéances prochaines.
- Expliquez à chaque personne le lien entre ses tâches et le livrable final et son rôle dans l’objectif commun afin qu’elle trouve sa place dans le projet.
Limitations budgétaires et autres contraintes de ressources.
Les équipes de projet ne veulent pas dépasser le budget (temps et ressources) dont elles disposent, ni dépenser plus que prévu pour un projet particulier. Une mauvaise planification peut toutefois entraîner de tels problèmes, nuire à la réputation de l’entreprise et entraîner des pertes financières pour les clients et les clientes.
Lorsque vous connaissez le produit final, il est plus facile de définir un budget adapté et d’éviter les modifications et changements de cap en cours de route. Pour estimer le coût d’un projet, vous devez intégrer certains imprévus. Étudiez des projets similaires passés et pensez aux problèmes potentiels, comme le départ d’un membre du personnel avant la fin. Prévoyez un budget suffisant en temps et en argent pour assurer le bon déroulement du projet.
Pendant le projet, surveillez la façon dont votre équipe dépense l’argent (et voyez si elle respecte le budget) et cherchez où les problèmes se posent. Cela vous aidera à prendre de meilleures décisions pour la suite.
Exemple :
Une entreprise de construction a commencé à construire un nouveau complexe résidentiel sans intégrer le risque de retard dû à la météo ou de variation du prix des matériaux. Aucun plan d’urgence n’avait été prévu dans le budget et le planning initiaux pour ces problèmes courants. Par conséquent, lorsque des pluies torrentielles ont considérablement ralenti le travail et fait grimper les prix du bois, le projet a pris du retard et dépassé le budget. Le livrable final, c’est-à-dire le complexe terminé, n’a pas respecté la date et le budget prévus. La société a réalisé une marge plus faible et sa réputation a pu être impactée. L’absence de planification adéquate des risques potentiels a eu des conséquences directes sur la réussite du projet.
La gestion des livrables facilite le processus de gestion de projet.
Les spécialistes de la gestion de projet savent que les livrables sont essentiels pour fidéliser une cliente ou un client et asseoir la réputation d’une entreprise. Ces livrables (rapports de cybersécurité, bâtiments techniques, etc.) requièrent des compétences en gestion de projet. En connaissant et en évitant les pièges courants, les responsables de projet dirigent efficacement leurs équipes, surmontent les difficultés et tiennent toujours les promesses.
Grâce aux livrables de projet, vous pouvez :
