Périmètre d’un projet : définition, bonnes pratiques, exemples et plus encore.

La gestion de projet peut être difficile. Les problèmes de budget, le manque d’implication des parties prenantes et la mauvaise définition des objectifs ne sont que quelques-uns des écueils rencontrés. Si vous vous heurtez fréquemment à ces difficultés, le périmètre du projet est peut-être en cause.

S’il est parfois complexe de définir le périmètre d’un projet avec précision, une solide connaissance de son fonctionnement et quelques bonnes pratiques peuvent vous simplifier considérablement la tâche. Cet article détaille le concept de périmètre du projet et propose des stratégies concrètes pour vous aider à réussir vos prochains projets.

Qu’est-ce que le périmètre d’un projet ?

Le périmètre du projet est une composante de la mise en œuvre qui permet de déterminer les objectifs, les contraintes, les stratégies de gestion du workflow, les tâches et les livrables. En définissant le périmètre du projet, chaque contributeur ou contributrice peut gérer sa charge de travail plus facilement.

Le périmètre d’un projet n’est jamais figé, car il y a parfois des imprévus. Quoi qu’il en soit, plus l’énoncé du périmètre est clair, plus il sera facile de s’adapter pour surmonter les obstacles.

De l’importance de définir le périmètre du projet

Il est indispensable de définir et de documenter le périmètre d’un projet pour garantir la coordination des contributeurs et contributrices. Vous devez souligner les principales contraintes susceptibles de créer des dysfonctionnements en termes de calendrier, de budget et de livrables. La définition de ces paramètres évite les imprévus.

Il est important lors de la définition du périmètre du projet de déterminer les résultats à mesurer, par exemple, les coûts ou le taux de conversion. Vous devez ensuite discuter de la vision de l’équipe et permettre aux gestionnaires de projet de parvenir à un compromis en diagnostiquant les sources d’inquiétude ou de désaccord. Vous pourrez ainsi cerner les objectifs du projet et la façon dont chaque équipe peut contribuer à les atteindre.

Un périmètre de projet clair :

Qu’est-ce que l’énoncé du périmètre du projet ?

Il s’agit d’un document écrit qui détaille le projet : calendrier, budget, tâches assignées, parties prenantes et stratégies de workflow.

Avec un plan de projet bien défini et un énoncé de périmètre, les gestionnaires de projet supervisent plus facilement chaque étape d’exécution. Avec l’énoncé du périmètre, les contributeurs et les contributrices restent focalisées sur leurs tâches, dans le respect du budget et des échéances.

Les responsables d’équipe doivent également établir une procédure pour les modifications du projet dans le cadre de l’énoncé du périmètre. Si une modification s’avère nécessaire, les parties prenantes doivent en informer l’équipe et suivre les indications de l’énoncé du périmètre du projet pour minimiser l’impact.

Si l’énoncé du périmètre peut varier selon les besoins du projet, il est important de toujours préciser l’ensemble des tâches, des livrables, des contraintes et des exclusions.

Qu’est-ce que la dérive des objectifs ?

Ce phénomène se produit lorsque des changements de périmètre imprévus modifient le plan du projet sans demande formelle. Il arrive souvent que les parties prenantes ajoutent ou modifient les objectifs du projet une fois celui-ci défini, ce qui augmente le risque de dérive. Les problèmes budgétaires, les échéances manquées et un stress accru sont souvent liés à une dérive des objectifs.

Quelques stratégies simples permettent de prévenir et de gérer ce genre de dérive.

Comment définir le périmètre d’un projet ?

Pour définir le périmètre d’un projet avec précision et en toute confiance, il y a sept étapes à suivre. Si les gestionnaires de projet développent au fil du temps leurs propres bonnes pratiques (selon les besoins spécifiques de leurs équipes), la stratégie globale constitue un bon point de départ.

1. Fixez les buts et objectifs.

Se fixer des buts et objectifs mesurables est une première étape importante dans la planification d’un projet et la définition de son périmètre. Sans destination, impossible de tracer un itinéraire.

Notez que les buts et les objectifs ne sont pas interchangeables : ils décrivent des considérations distinctes. Les buts sont des réalisations de grande envergure, tandis que les objectifs sont des assets propres à chaque phase du projet qui vous aident à atteindre les buts.

2. Déterminez les besoins du projet.

Chaque projet comporte des variables : contraintes budgétaires, qualité prévue, attentes en termes de contribution de la clientèle, calendrier, etc. En connaissant les limites du projet, vous pouvez fixer et gérer les attentes. Les besoins du projet permettent de finaliser ce qui doit être inclus dans son périmètre.

3. Identifiez et allouez les ressources.

Pour pouvoir superviser un cycle de vie de projet de manière efficace, il est important de savoir quelles sont les ressources disponibles, qu’il s’agisse des finances ou des contributeurs et contributrices qu’il est possible de solliciter pour participer à un projet jusqu’à son achèvement. Avec une planification précise, les équipes ont l’assurance de disposer des ressources nécessaires et le projet reste sur les rails.

4. Créez des exclusions et des contraintes.

Identifiez les éléments à exclure, c’est-à-dire les tâches et les objectifs qui ne seront pas accomplis durant le cycle de vie du projet. Vous devez également clarifier et définir les contraintes importantes dans le cadre du projet.

Il est aussi important de savoir ce qui est en dehors du périmètre du projet que ce qui en fait partie. En répertoriant chaque exclusion et contrainte, vous éviterez la dérive des objectifs, car vous empêcherez que l’équipe se voie confier des tâches en dehors de ses capacités.

5. Définissez les livrables.

Il s’agit peut-être de l’étape la plus importante dans la définition du périmètre d’un projet. Indiquez les tâches à accomplir et à quel moment.

Les parties prenantes concernées doivent créer une structure de répartition du travail pour permettre de décomposer le projet en tâches individuelles. Les gestionnaires de projet doivent y inclure les méthodes de workflow et les domaines d’efficacité, afin que le périmètre du projet et les éléments nécessaires à son achèvement soient aisément visualisables.

6. Obtenez l’adhésion des parties prenantes.

Avant le début du travail, toutes les composantes du projet doivent être examinées et approuvées par les parties prenantes. C’est l’occasion de revoir le périmètre du projet, ainsi que ses buts et objectifs. L’implication de l’ensemble des parties prenantes lors de la phase de planification permet de garantir l’alignement sur les objectifs et les livrables.

L’obtention de l’adhésion des parties prenantes limite également la dérive des objectifs et permet de s’assurer que tout le monde a une vision globale du projet.

7. Établissez un processus de contrôle des changements.

Le périmètre d’un projet n’est jamais immuable et des modifications devront sans doute être apportées. La création d’un processus de gestion des changements permet aux gestionnaires de projet de soumettre des demandes de modification aux parties prenantes pour approbation ou rejet. Les points acceptables et inacceptables doivent être clairement définis.

Exemple de périmètre de projet

Chaque énoncé de périmètre du projet doit suivre un schéma cohérent. Vous trouverez ci-dessous un exemple de plan simple avec le détail de chaque section.

I. Introduction

L’introduction doit définir la finalité du projet et les parties prenantes. Elle peut débuter comme suit : « Ce projet marketing a pour objectif de publier un article de blog destiné à accroître la notoriété de la marque. »

II. Besoins et objectifs (périmètre du projet)

Le périmètre du projet est la principale composante de l’énoncé du périmètre du projet. Il doit définir des besoins précis comme le budget, le calendrier ou les équipes participantes. Vous pouvez également proposer une vision des livrables.

Incluez par exemple le paragraphe suivant : « Ce projet inclura une étude, l’élaboration d’une stratégie de contenu, la création du contenu et sa publication sur le blog de l’entreprise, ainsi que le partage de l’article sur les réseaux sociaux. Toutes les activités seront réalisées par l’équipe marketing. »

III. Livrables

Spécifiez l’élément qui doit concrètement être réalisé, son destinataire et les éventuelles échéances. Vous pouvez par exemple rédiger le court texte suivant : « Les livrables du projet incluent un article documenté de 1 000 mots au maximum à diffuser par e-mail ».

IV. Critères d’acceptation du projet

Utilisez des critères d’acceptation afin de fixer des seuils cibles pour les besoins du projet. Veillez à préciser qui se chargera de l’analyse finale et la façon dont les indicateurs seront évalués. Le plan du projet peut par exemple commencer par la phrase suivante : « L’entreprise reverra et validera la version définitive de l’article avant sa publication. »

V. Exclusions

Répertoriez les composantes qui ne feront pas partie du projet. Identifiez-les par écrit avant de démarrer. Vous pouvez par exemple indiquer : « Ce projet ne prévoit pas de rémunérer des prestataires externes au titre de l’étude ou d’autres services. »

VI. Contraintes

Détaillez les contraintes du projet, comme les limites budgétaires ou les délais. Pour préciser clairement les sources potentielles de dérive des objectifs, vous pouvez par exemple indiquer : « Au nombre des contraintes figurent les retards de communication, les changements de périmètre ou les difficultés techniques. Le projet est doté d’un budget de 20 000 euros et doit être achevé avant la fin du troisième trimestre. »

VII. Processus de gestion des changements

Définissez clairement les étapes nécessaires à la modification du périmètre du projet, ainsi que les parties à impliquer systématiquement. Vous pouvez par exemple ajouter le texte suivant dans l’énoncé du périmètre : « Toute modification du projet doit être soumise au gestionnaire de projet, qui évaluera la demande et l’approuvera ou la rejettera. Les parties prenantes doivent aussi être incluses dans la demande initiale. »

Gestion du périmètre du projet

Une fois le périmètre du projet défini, la gestion du périmètre désigne le processus continu de suivi et de surveillance de chaque phase du projet.

Pour bien gérer le périmètre du projet, surveillez les éventuels changements. Le cas échéant, mentionnez le processus de gestion des changements dans l’énoncé du périmètre du projet. Si une révision est nécessaire, déterminez l’incidence sur le projet et impliquez les parties prenantes dans la décision. Essayez avant toute chose de limiter l’impact sur le budget et le calendrier.

Initiation à la définition de l’étendue d’un projet

En définissant clairement les objectifs, les tâches, les livrables et d’autres éléments, vous créerez un périmètre garantissant l’efficacité et la cohérence de votre projet. L’énoncé du périmètre vous aidera à gérer les attentes et à faire en sorte que les équipes aient bien compris leur rôle.

Pour commencer à fixer le périmètre de votre projet, vous devez définir vos objectifs et la façon dont vous les mesurerez. Vous devez aussi veiller à allouer les ressources nécessaires et à cerner les exclusions et les contraintes.

Une application de workflow de pointe est essentielle à la bonne gestion du périmètre d’un projet, et Adobe Workfront vous permettra de traiter les différents aspects : livrables, parties prenantes, mesures des objectifs, etc. Suivez une visite guidée pour savoir comment Workfront peut vous aider à réussir votre prochain projet.