Portée du projet : définition, bonnes pratiques et exemples

Qu’est-ce que la portée du projet ?

Composante de l’implémentation d’un projet, la portée permet de déterminer les objectifs, les contraintes, les stratégies de gestion des workflows, les tâches et les livrables. Grâce à cela, chaque contributeur ou chaque contributrice peut gérer plus facilement sa charge de travail.

La portée du projet n’est jamais gravée dans le marbre, car vous risquez de faire face à des imprévus. Cependant, si elle est clairement définie au départ, il vous sera plus facile de modifier les choses et de lever les obstacles.

Voici les points abordés :

• Définition de la portée du projet
• Importance de la définition de la portée du projet en gestion de projet
• Définition de la portée du projet étape par étape
• Structure de la portée du projet
• Exemples de portées du projet
• Bonnes pratiques de la portée du projet

La définition de la portée du projet est un plan détaillé qui regroupe un calendrier, un budget, les tâches attribuées, les parties prenantes du projet et les stratégies de workflow.

Avec une bonne planification et une définition claire de la portée du projet, les gestionnaires peuvent facilement superviser chaque étape de la mise en œuvre. Les contributeurs et les contributrices s’acquittent ainsi de leurs tâches, tout en respectant leur budget et les délais.

Les responsables d’équipe doivent également déterminer une procédure pour les modifications apportées au projet dans le cadre de la définition de la portée. Si un changement est nécessaire, les parties prenantes doivent en informer l’équipe et suivre les conseils figurant dans la définition de la portée du projet afin de garantir un impact minimal.

Il est essentiel de définir et de documenter la portée du projet pour que les contributeurs et les contributrices soient alignés. La portée met en évidence les contraintes et les limites importantes susceptibles de faire dérailler les délais, les budgets et d’avoir un impact sur les livrables. La définition de ces paramètres du projet aide à atténuer les problèmes imprévus.

Lorsque vous définissez la portée du projet, il est essentiel de déterminer les résultats à mesurer, comme les coûts ou le taux de conversion. Discutez ensuite de la vision de l’équipe et permettez aux gestionnaires de projet de trouver un compromis en identifiant les sujets de préoccupation ou de désaccord. Vous cernez alors les objectifs du projet et la manière dont chaque équipe peut y contribuer.

Une portée du projet clairement définie :

• Fournit une roadmap. N’importe quel membre de l'équipe peut se référer à la portée à tout moment pendant le projet pour être aligné et avoir une vue claire des objectifs à atteindre.
• Permet de gérer les attentes des parties prenantes. Les parties prenantes peuvent avoir des priorités différentes. La portée du projet définit les paramètres afin que tout le monde connaisse les intentions ainsi que les objectifs spécifiques.
• Facilite la budgétisation et la planification. La définition d'échéances et de contraintes dans la portée du projet avant qu’il ne commence vous aide à planifier les ressources.
• Empêche la dérive des objectifs. En fixant les limites dans la portée du projet, vous contribuez à éviter les problèmes à l’origine d'une dérive des objectifs.

La définition de la portée d’un projet est un processus collaboratif qui nécessite une planification et une communication minutieuses. Voici un guide détaillé qui vous aidera à maîtriser cet aspect essentiel de la gestion de projet :

Fixez-vous des objectifs parfaitement clairs.

Avant d’entrer dans le détail, définissez les objectifs du projet. Les buts sont les réalisations importantes que vous visez, tandis que les objectifs sont les étapes spécifiques et mesurables pour atteindre ces buts. Cette clarté permet de s’assurer que tout le monde comprend le « pourquoi » du projet et les critères de réussite.

Recueillez et documentez les exigences des parties prenantes.

Les parties prenantes sont des VIP qui ont un intérêt direct dans la réussite de votre projet. Faites appel à diverses techniques (entretiens, questionnaires, ateliers, etc.) pour cerner leurs besoins, leurs attentes et leurs désirs cachés.

Identifiez et documentez les livrables.

Les livrables sont les résultats tangibles que votre projet produira. Précisez-les clairement, en veillant à ce qu’ils soient mesurables et conformes aux objectifs du projet.

Créez une structure de répartition du travail (WBS).

Considérez la structure de répartition du travail comme l’arbre généalogique de votre projet, en morcelant la portée en modules plus petits et plus gérables, appelés lots de travaux. Cela revient à organiser votre projet en petites tâches faciles à gérer, ce qui facilite le suivi de l'avancement et l'attribution des responsabilités.

Définissez des exclusions et des contraintes.

Il est important de définir ce qui est inclus, mais il est aussi capital de préciser ce qui ne l'est pas. Identifiez les exclusions, tâches ou livrables qui n’entrent pas dans la portée du projet. Indiquez également les contraintes susceptibles d’affecter le projet, comme les contraintes budgétaires, de temps ou la disponibilité des ressources.

Obtenez l’adhésion des parties prenantes.

Avant de poursuivre, assurez-vous que toutes les parties prenantes comprennent et s'accordent sur la portée du projet. Cela évite les malentendus, permet de gérer les attentes et réduit le risque de dérive des objectifs par la suite.

Mettez en place un processus de contrôle des modifications.

Les changements sont inévitables, mais cela ne doit pas partir dans tous les sens. Définissez un processus formel de gestion des modifications précisant comment les nouvelles demandes sont évaluées, approuvées et intégrées au projet.

Chaque définition de la portée d’un projet doit suivre un schéma cohérent. Vous trouverez ci-dessous un schéma de base et un exemple de ce à quoi chaque section pourrait ressembler.

Introduction

L’introduction doit définir la finalité, l’objectif ainsi que les parties prenantes, et proposer une vue d’ensemble de la portée du projet. Elle peut commencer par la phrase suivante : « Ce projet marketing a pour but de créer un article à publier sur le blog afin de renforcer la notoriété de la marque. »

Exigences et objectifs de la portée du projet

La portée du projet est l’élément principal de la définition. Elle doit préciser les besoins spécifiques (budget, calendrier, équipes participantes, etc.). Vous pouvez également évoquer les livrables.

Ajoutez une phrase du type : « Ce projet inclura la recherche, la stratégie de contenu, la création de contenu et la publication de contenu sur le blog de l’entreprise. L’article sera également diffusé sur les réseaux sociaux. L’équipe marketing sera chargée de toutes ces tâches. »

Livrables

Définissez l’élément à réaliser, la personne à laquelle il s’adresse et les échéances à respecter. Il est essentiel de créer des paramètres autour des livrables afin que le résultat attendu soit simple et n’entraîne pas d’attrition. Par exemple, une brève description peut indiquer : « Les livrables du projet comprennent un article écrit et documenté de 1 000 mots maximum à envoyer par e-mail. »

Critères d’acceptation du projet

Définissez des seuils cibles pour les besoins de votre projet à l'aide de critères d'acceptation. Précisez qui sera responsable de l’analyse finale et comment les indicateurs seront mesurés. Dans l’aperçu du projet, vous pouvez commencer par une phrase du type : « L’entreprise révisera et approuvera l’article final avant sa publication. »

Exclusions

Répertoriez les composantes qui ne feront pas partie du projet. Il est essentiel que les membres de l’équipe et les responsables s'alignent pour clarifier les attentes. Identifiez ces dernières par écrit avant de commencer à travailler. Par exemple, votre description peut indiquer : « Ce projet n’inclura pas le paiement à des fournisseurs externes pour des études ou des services externalisés. »

Contraintes

Documentez les contraintes du projet, comme les limites budgétaires ou les délais. Vous pouvez indiquer clairement les sources potentielles de dérive des objectifs, par exemple : « Les contraintes peuvent inclure des retards de communication, des changements de portée ou des difficultés techniques. Le budget alloué à ce projet s’élève à 21 000 dollars et doit être finalisé d’ici la fin du troisième trimestre. »

Processus de contrôle des modifications

Définissez clairement les étapes requises pour modifier la portée du projet et qui est en charge des changements. Dans la définition de la portée du projet, le processus de contrôle des modifications peut être décrit de la manière suivante : « Toute modification du projet doit être soumise au gestionnaire de projet, qui évaluera la demande et l’approuvera ou la rejettera. Les parties prenantes concernées doivent également être incluses dans la demande initiale. »

Voici quelques exemples de définition de portée s’appliquant à différents types de projets :

Projet de développement de sites web

• Objectifs : augmenter le trafic sur votre site web de 20 %, améliorer l'interaction client de 15 % et générer 10 % de leads en plus.
• Livrables : site web repensé avec interface utilisateur améliorée, nouveau contenu et fonctionnalités optimisées.
• Exclusions : développement d'applications mobiles et campagne de marketing sur les réseaux sociaux.
• Contraintes : budget de 50 000 dollars, délai de 3 mois.

Lancement de produit

• Objectifs : lancer un nouveau produit sur le marché, atteindre une part de marché de 5 % la première année et générer un chiffre d'affaires de 1 million de dollars.
• Livrables : développement de produits, campagne marketing, formation à la vente et événement de lancement.
• Exclusions : assistance clientèle et améliorations des produits après le lancement.
• Contraintes : délai de 6 mois, budget de 250 000 dollars.

Projet d’amélioration des processus internes

• Objectifs : simplifier un processus interne spécifique, réduire les délais de traitement de 10 % et améliorer l'efficacité de 15 %.
• Livrables : cartographie des processus, analyse des écarts, recommandations d'amélioration et plan de mise en œuvre.
• Exclusions : mises à jour technologiques, formation du personnel.
• Contraintes : délai de 2 mois, budget de 10 000 dollars.

En adoptant ces bonnes pratiques, les équipes peuvent réduire les risques, améliorer la collaboration et garantir une exécution réussie du projet. Voici quelques stratégies clés pour vous aider à maintenir une portée du projet bien définie et contrôlée.

• Soyez clair et concis : évitez toute ambiguïté et veillez à ce que toutes les parties prenantes saisissent la portée du projet. Utilisez un langage précis, définissez des termes et fournissez des exemples spécifiques.
• Associez toutes les parties prenantes : encouragez la collaboration et recueillez des points de vue différents. Ainsi, tout le monde se sent entendu, ce qui réduit le risque de quiproquos par la suite.
• Utilisez des aides visuelles : les diagrammes, les organigrammes et les cartes mentales peuvent aider les parties prenantes à visualiser le projet et ses composantes.
• Documentez tout : conservez la définition complète de la portée comme référence tout au long du cycle de vie du projet.
• Établissez un processus transparent de gestion des modifications : définissez comment elles seront demandées, évaluées et mises en œuvre.
• Révisez et actualisez régulièrement : suivez l'état d'avancement du projet, repérez les éventuelles dérives et effectuez les ajustements nécessaires sur la portée.
• Utilisez des outils de gestion de projet : des outils comme Workfront peuvent vous aider à définir, suivre et gérer efficacement la portée d’un projet.

Comment créer des portées du projet

En déterminant clairement les objectifs, les tâches, les livrables et d’autres éléments clés, vous créez une portée qui garantit l’efficacité et le bon déroulement des projets. La définition de la portée du projet vous aide à gérer les attentes et à faire en sorte que les équipes sachent ce qu’on attend d’elles.

Pour définir la portée de votre projet, déterminez vos objectifs et les indicateurs que vous utiliserez pour les mesurer. Veillez également à allouer les ressources nécessaires et à comprendre les exclusions et contraintes éventuelles.

Un workflow d'exception est essentiel pour gérer efficacement la portée d'un projet. Adobe Workfront vous permet de tout gérer, des livrables aux parties prenantes, en passant par les mesures cibles.

Suivez une visite guidée dès aujourd'hui pour savoir comment Workfront peut vous aider à assurer la réussite de votre prochain projet.