Le guide complet des calendriers de projet

Dans le monde de l’entreprise, les projets complexes sont légion. Ceux-ci nécessitent d’effectuer certaines tâches dans un ordre précis tout en respectant les délais. Parmi les responsabilités des gestionnaires de projet et équipes dirigeantes, l’une des plus essentielles consiste à établir un calendrier pour que ces tâches soient réalisées de manière systématique et efficace.

En gardant ces objectifs à l’esprit, étudions comment les calendriers de projet peuvent vous aider à visualiser votre travail afin d’apporter de la transparence aux responsables et de les aider à anticiper les problèmes.

Ce guide détaille les composantes essentielles d’un calendrier de projet et l’intérêt pour l’entreprise de se doter d’une application intégrant une fonctionnalité de ce type. Il aborde en particulier les points suivants :

• Qu’est-ce qu’un calendrier de projet ?
• Quels sont les composantes d’un calendrier de projet ?
• Exemples de calendriers de projet
• Comment créer un calendrier de projet ?
• Applications spécifiques
• Comment évaluer des applications de gestion de projet permettant de créer des calendriers ?

Qu’est-ce qu’un calendrier de projet ?

En gestion de projet, le calendrier est un outil permettant de visualiser les tâches par ordre chronologique. En général, il se présente sous forme de graphique à barres horizontales. Il fournit aux gestionnaires un emplacement central pour visualiser chaque tâche requise dans le cadre d’un projet donné, ce qui leur donne de la visibilité sur les dates et les objectifs de chaque série de tâches.

Le calendrier répertorie toutes les tâches importantes du projet en fonction de leurs dates de début et de fin. Cet outil de gestion indique les étapes achevées, celles en cours et celles qui restent à réaliser avant la date limite du projet.

En offrant une visualisation de l’ensemble des tâches du projet, le calendrier aide les gestionnaires à garder à l’esprit les plus importantes, ainsi que leurs dates de début et de fin.

En général, on utilise deux types de graphiques à barres pour représenter les calendriers de projet : les graphiques PERT et les diagrammes de Gantt.

Un diagramme de Gantt comporte plusieurs lignes horizontales, chacune représentant une tâche précise. Ces lignes indiquent la somme de travail accomplie par l’équipe et le temps qu’il a fallu pour effectuer chaque tâche. Quand une tâche est terminée, une nouvelle ligne est ajoutée en dessous et à droite de la précédente. Les dates et les jours de la semaine sont généralement indiqués en haut du diagramme de Gantt.

Les graphiques PERT ressemblent beaucoup aux diagrammes de Gantt. En revanche, ils ne doivent pas nécessairement être disposés de manière linéaire. Chaque tâche ou « nœud » est relié aux jalons passés et futurs par des flèches.

La principale différence entre ces deux aides visuelles réside dans le fait que les graphiques PERT permettent aussi de suivre les « dépendances », c’est-à-dire les tâches ne pouvant pas être réalisées avant que d’autres soient terminées.

Quels sont les composantes d’un calendrier de projet ?

La création et la gestion de calendriers de projet efficaces supposent d’inclure plusieurs éléments essentiels dans l’outil de visualisation. Vous pouvez en ajouter d’autres si votre projet le requiert, mais ceux répertoriés ci-après son indispensables :

• Les tâches à effectuer. Lorsque vous segmentez des tâches, elles doivent rester spécifiques et ciblées. Une fois toutes les tâches du projet identifiées, ajoutez-les dans votre calendrier. Veillez à ce que le titre de chaque tâche soit concis. Inutile de fournir une explication détaillée de l’étendue d’une tâche. C’est une perte de temps et cela nuit à la clarté du graphique.
• Les dates de début et de fin de chaque tâche. Évitez de trop entrer dans les détails en précisant des heures de début et de fin. Privilégiez la simplicité en indiquant clairement les dates de début et de fin. Si un optimisme excessif est à proscrire dans ce domaine, choisissez tout de même des délais suffisamment serrés pour instaurer un sentiment d’urgence au sein de votre équipe.
• La durée de chaque tâche. Le calendrier d’un projet est censé permettre de voir les détails importants des tâches d’un coup d’œil. Pour ce faire, il est donc essentiel d’indiquer la durée estimée de chaque tâche. Par exemple, une tâche peut avoir une durée théorique de trois jours et une autre, plus complexe, de neuf jours.
• Les dépendances entre les tâches. Comme indiqué précédemment, les dépendances sont d’autres tâches qui doivent être achevées avant que de nouvelles puissent débuter. Au début d’un projet, la plupart des tâches ont peu de dépendances, voire aucune. Toutefois, à mesure que le projet avance, la majorité des tâches de fin de cycle en auront une ou plusieurs.

Vous pouvez ajouter d’autres composantes à votre graphique pour créer un calendrier plus détaillé, par exemple le nombre de membres de l’équipe affectés à chaque tâche. Gardez toutefois à l’esprit qu’un calendrier trop détaillé peut perturber le processus décisionnel et provoquer une surcharge d’informations.

Commencez à élaborer votre calendrier de projet avec les quatre composantes essentielles indiquées ci-dessus. Une fois qu’il est quasiment terminé, reprenez-le afin de vous assurer qu’il comporte toutes les informations nécessaires pour faciliter la gestion du projet.

Au besoin, incorporez des éléments supplémentaires à votre graphique pour l’aligner sur vos besoins et faciliter sa compréhension.

Exemples de calendriers de projet

Le calendrier de projet est un outil extrêmement polyvalent, qui trouve sa place dans de nombreux secteurs d’activité. Pour illustrer cette polyvalence, étudions trois exemples de calendrier et cas d’usage.

Développement de produits

Le développement d’un produit de qualité est chronophage et fastidieux. Pour vous préparer de manière adéquate aux divers obstacles que vous rencontrerez inévitablement tout au long du processus, vous avez besoin d’une stratégie concrète et d’une liste de tâches claire et facile à suivre.

La création d’un calendrier de projet pour le développement de votre produit répond à plusieurs besoins. En premier lieu, cet outil prouve aux parties prenantes que non seulement vous avez une bonne idée, mais qu’en plus, vous avez tout prévu pour concrétiser votre concept de produit.

Par ailleurs, le calendrier du projet présente les jalons essentiels du processus aux membres de votre équipe, en précisant les tâches que chacun doit accomplir pour mener le projet à bien. Étant donné que les tâches de développement d’un produit dépendent généralement de l’achèvement de séries de tâches ultérieures, vous devez utiliser un graphique permettant de visualiser les dépendances entre les tâches.

Marketing

Les calendriers de projet marketing se prêtent à de nombreuses utilisations. L’une des méthodes courantes consiste à s’en servir pour cartographier le parcours des clientes et des clients tout au long de leur progression dans le funnel d’achat.

Le début du calendrier peut mettre l’accent sur la phase de sensibilisation et répertorier les tâches ayant pour objectif d’éveiller l’intérêt vis-à-vis d’un produit, comme le lancement d’une campagne de publicité payante. Vers la fin du calendrier, les gestionnaires de projet peuvent répertorier des tâches telles que le remplissage d’un formulaire de contact ou l’inscription à une liste de diffusion.

Les calendriers de projet marketing peuvent aussi être utilisés pour orienter la création et le lancement des campagnes. Ce type de calendrier inclura vraisemblablement les tâches suivantes :

• Création de contenu pour la campagne, par exemple des articles de blogs ou des vidéos
• Test de différents types de contenu
• Publication et promotion du contenu
• Mesure des résultats
• Modification de la campagne

Comme plusieurs tâches sont susceptibles d’être exécutées simultanément, la plupart des responsables marketing bénéficieront probablement d’un diagramme non linéaire tel que le graphique PERT. Si vous vous spécialisez dans un seul type de brand building (la gestion de campagnes PPC, par exemple), un diagramme de Gantt pourra aussi suffire.

BTP

Les projets dans ce secteur sont complexes, car ils impliquent de nombreuses sous-tâches. Par exemple, un bâtiment commercial nécessite plusieurs types d’infrastructures pour fonctionner, notamment des réseaux électriques, de climatisation et de canalisations. En général, les prestataires travaillent simultanément sur ces tâches, ce qui entraîne de nombreux chevauchements dans le calendrier du projet.

Les gestionnaires de projet BTP ont besoin d’outils de calendrier robustes et sophistiqués pour répondre à de nombreux impératifs. Cela étant dit, la plupart de ces outils suivent plus ou moins le modèle PERT et incluent systématiquement les quatre composantes essentielles évoquées plus haut.

Les projets plus modestes, comme la construction d’une maison individuelle, peuvent quant à eux être gérés à l’aide d’outils de calendrier plus génériques.

Comment créer un calendrier de projet ?

Si vous êtes sur le point de commencer à utiliser des calendriers de projet pour visualiser des tâches essentielles et aider vos gestionnaires de projet, ces huit étapes simples vous aideront à créer vos premiers calendriers :

1. Définissez l’étendue de votre projet. Avant de pouvoir commencer à identifier des tâches précises ou de créer le calendrier de votre projet, vous devez d’abord en définir l’étendue. Celle-ci doit fixer les principaux objectifs pour que les gestionnaires sachent exactement quoi faire une fois le projet lancé.
2. Divisez votre projet en sections. Le calendrier a notamment pour objectif d’aider l’équipe à étudier un projet de grande ampleur à un niveau plus granulaire. Vous devez pour ce faire le diviser en composants plus petits. Dans le BTP par exemple, les sections peuvent inclure la construction des murs extérieurs, l’installation des infrastructures, etc.
3. Créez des tâches en fonction de ces sections. Une fois le projet divisé, commencez à définir plusieurs tâches par section. Si le délai prévu pour exécuter une tâche s’étend sur un mois ou plus, vous pouvez la segmenter davantage pour que chaque activité soit plus facile à gérer. Par exemple, au lieu d’indiquer une tâche « Installer les infrastructures », vous pouvez diviser cette section en trois sous-tâches ou plus, avec l’installation de l’électricité, de la climatisation et des canalisations.
4. Indiquez les dépendances entre les tâches. Il peut arriver que les gestionnaires perdent de vue certaines dépendances normalement évidentes à l’approche de certaines échéances. Le fait de répertorier les dépendances aide les équipes à garder à l’esprit quelles tâches doivent être achevées avant qu’il soit possible d’en lancer d’autres. Si l’on reprend l’exemple du BTP, vous pouvez relier des tâches de type construction des murs porteurs à des dépendances telles que le coulage des fondations.
5. Déterminez le temps requis pour chaque tâche. Si vous faites partie d’une équipe dirigeante depuis longtemps, vous avez vraisemblablement une idée assez précise du délai nécessaire pour s’acquitter d’une tâche. Mettez votre expertise à profit pour établir des estimations de durée précises pour chaque tâche, et veillez à les espacer en conséquence dans votre graphique horizontal.
6. Évaluez vos ressources. Vous devrez ensuite évaluer les talents et les capacités de l’équipe du projet. S’il peut être difficile de faire le point sur l’ensemble des ressources, prenez le temps de suivre ce processus avec rigueur. Cela vous aidera à définir des jalons appropriés et contribuera à la réussite du projet.
7. Définissez des jalons. Les jalons permettent d’indiquer la fin d’une phase importante du projet et le début de la suivante. Vous devez définir un jalon pour chaque séquence de tâches ou livrable important. Lorsque vous atteignez un jalon, prenez le temps de vous réunir avec votre équipe pour recueillir ses commentaires sur le projet. Revoyez vos stratégies d’allocation des ressources pour promouvoir l’efficacité opérationnelle indispensable.
8. Suivez le calendrier de votre projet. Une fois le travail entamé, reportez-vous régulièrement au calendrier du projet pour vous assurer que l’équipe garde le cap. Surveillez la charge de travail de chaque personne, gardez un œil sur l’allocation et la disponibilité des ressources et réagissez rapidement aux goulets d’étranglement susceptibles de vous empêcher de respecter des échéances importantes.

Ces huit étapes peuvent être utilisées pour créer un calendrier de projet adapté à de nombreux domaines : développement de produits ou d’applications, marketing, web design, etc.

Applications spécifiques

Auparavant, les calendriers de projet étaient créés et gérés à l’aide de tableurs rudimentaires. Si cette méthode peut faciliter la gestion de calendriers simples et relativement linéaires, les projets plus complexes peuvent rapidement devenir impossibles à gérer de la sorte en temps réel.

Pour surmonter ce problème, les gestionnaires de projet utilisent aujourd’hui des applications de planification de projet performantes. Ces technologies permettent de créer, de gérer et de modifier les calendriers dans un environnement virtuel intuitif.

Si votre entreprise souhaite renforcer ses capacités de gestion de projet à l’aide d’une application de planification de projet, il est essentiel que vous examiniez attentivement les différentes solutions envisagées pour vous assurer qu’elles répondent à vos besoins précis.

Privilégiez les applications offrant les fonctionnalités suivantes :

• Indication des dépendances entre les tâches. Cette fonctionnalité aidera votre équipe à éviter les goulets d’étranglement. Si, arrivée à une étape critique du projet, elle se rend compte qu’elle doit revenir en arrière pour achever une tâche prérequise, elle risque de perdre son élan et de prendre du retard sur le planning. À l’inverse, en utilisant une solution qui facilite l’établissement de dépendances entre les tâches, vous aurez l’assurance que chaque tâche préparatoire essentielle est achevée tout au long du cycle de vie du projet.
• Suivi en temps réel. Les principales applications de planification fournissent des insights en temps réel sur l’état d’avancement des projets. D’un simple coup d’œil, vous pouvez voir les tâches terminées, celles en cours et celles qui n’ont pas encore commencé. Les fonctionnalités de suivi en temps réel vous permettent aussi de savoir à quel moment une tâche a pris du retard. Vous pouvez ainsi procéder aux ajustements nécessaires pour remettre l’équipe sur la bonne voie.
• Modification par glisser-déposer. Les calendriers de projet sont censés renforcer l’efficacité opérationnelle, et non le réduire. Pour optimiser la productivité et l’agilité globales, vous avez besoin d’une solution de planification incluant des fonctionnalités de modification par glisser-déposer. Celles-ci simplifient considérablement la création et la modification des calendriers. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur l’essentiel : le projet proprement dit.
• Collaboration. Les plateformes de planification de projet les plus performantes vous aident non seulement à visualiser le travail, mais favorisent également la collaboration au sein de l’équipe par le biais d’outils de communication et de partage d’assets. Privilégiez les outils de collaboration incluant des fonctionnalités d’ajout de commentaires, de messagerie et de partage de fichiers.
• Intégration. Si la première des priorités est d’aider les membres de l’équipe à collaborer via des outils natifs, les meilleures applications de planification de projet doivent aussi s’intégrer à votre pile technologique actuelle pour garantir un déploiement simple et fluide. Si la solution retenue partage des données avec les autres outils et applications que les membres de votre équipe ont l’habitude d’utiliser, ils pourront alterner plus rapidement et facilement entre les différentes plateformes.

La page produit des solutions que vous envisagez doit répertorier clairement leurs principales fonctionnalités pour vous aider à comparer. Pour étudier de manière approfondie les fonctionnalités d’une solution donnée, essayez de trouver une vidéo de présentation des outils inclus.

Les grands éditeurs vous offriront aussi la possibilité d’effectuer une visite guidée du produit ou de planifier une démonstration personnalisée pour vous permettre de voir l’application à l’œuvre et de vérifier si elle répond aux besoins de votre entreprise. Cette démarche est d’autant plus justifiée que la solution retenue conditionnera la réussite de vos divers projets.

Évaluation des applications de gestion de projet permettant de créer des calendriers

L’incorporation des calendriers de projet à votre stratégie vous permet de visualiser tous les détails des projets de l’entreprise par ordre chronologique. De plus, ces calendriers peuvent aider les équipes à respecter les échéances fixées en s’assurant qu’elles ne perdent jamais de vue les tâches importantes ou leurs dépendances.

Du fait de leur polyvalence, les calendriers de projet peuvent s’avérer utiles aux membres de la direction qui doivent planifier et superviser des projets de grande envergure.

Au moment d’intégrer les calendriers de projet à votre framework de gestion, vérifiez si votre plateforme de gestion de projet actuelle permet de créer des graphiques conformes à vos besoins. Dans le cas contraire, votre entreprise aura tout intérêt à troquer sa solution contre une plateforme cloud plus robuste, comme Adobe Workfront.

Adaptée aux exigences de l’entreprise, cette solution de gestion de projet décloisonne la stratégie et le travail pour améliorer les résultats de l’entreprise et faciliter la collaboration à tous les échelons. La réussite, c’est 10 % d’inspiration et 90 % d’exécution. Avec Workfront, nous nous chargeons des 90 %.

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