Dérive des objectifs en gestion de projet

La dérive des objectifs survient lorsque les exigences d’un projet évoluent au-delà de son périmètre initial, engendrant des retards, des surcoûts et une pression accrue sur les ressources. De fait, des changements non maîtrisés et des priorités fluctuantes peuvent vite transformer un projet bien structuré en initiative difficile à gérer. Pour mener un projet à bien tout en respectant les délais, le budget et les objectifs de l’entreprise, il est essentiel de comprendre les causes de ce phénomène et de savoir comment l’éviter. Dans ce guide, découvrez des stratégies efficaces pour garder le contrôle de vos projets et assurer leur réussite.

Cet article aborde les points suivants :

• Définition de la dérive des objectifs en gestion de projet
• Conséquences d’une dérive des objectifs
• Principales causes de dérive des objectifs
• Exemples de dérive des objectifs
• Bonnes pratiques pour prévenir la dérive des objectifs
• Gestion des exigences pour éviter toute dérive des objectifs

Définition de la dérive des objectifs en gestion de projet

La dérive des objectifs désigne l’ajout de particularités, de demandes ou d’exigences en dehors du périmètre initial d’un projet, et ce, tout au long de son cycle de vie. La réussite d’un projet repose sur une planification rigoureuse et une définition claire de ses paramètres, afin que toutes les parties prenantes partagent les mêmes attentes.

L’une des étapes clés de cette planification consiste à délimiter le périmètre du projet, ce qui permet de définir notamment les objectifs et les stratégies de gestion des workflows. Le plan de projet détaille l’ensemble des livrables nécessaires pour respecter ce périmètre, dont les spécifications du projet, le calendrier de chaque phase et les éventuelles contraintes.

La dérive des objectifs se manifeste généralement durant les phases de planification et d’exécution, lorsque les décisionnaires ou les commanditaires ajoutent des éléments non prévus par les cheffes ou les chefs de projet ou introduisent de nouvelles exigences en cours de route. Ce phénomène est fréquent dans de nombreux secteurs en raison de la complexité des projets et des intérêts parfois divergents des parties prenantes. Malheureusement, ses effets sur le long terme sont souvent délétères, en particulier sur les budgets et les délais, voire la réputation de l’entreprise.

Conséquences d’une dérive des objectifs

Une dérive des objectifs peut avoir plusieurs conséquences négatives sur un projet :

• Dépassements de budget : l’élargissement du périmètre entraîne une augmentation des ressources nécessaires, et donc des coûts.
• Non-respect des délais : toute tâche supplémentaire prend du temps et, sans révision du calendrier, conduit inévitablement à des retards. Le système automatisé de gestion des bagages de l’aéroport international de Denver en est un parfait exemple. Ce projet visait à créer un système de pointe, mais une dérive des objectifs a entraîné 16 mois de retard et d’importants surcoûts.
• Baisse de la qualité : lorsque les équipes doivent accélérer le rythme ou faire des compromis, la qualité des livrables peut en pâtir.
• Surcharge de travail : une dérive des objectifs entraîne souvent une augmentation des responsabilités et du nombre de tâches, ce qui peut générer du stress, voire un surmenage.
• Mécontentement des parties prenantes : le produit final peut ne plus correspondre aux attentes initiales, ce qui engendre alors des déceptions et compromet la réussite du projet.

Principales causes de dérive des objectifs

Voici les cinq causes de dérive des objectifs les plus fréquentes :

1. Objectifs de projet flous

La dérive résulte souvent d’objectifs mal définis. Il est donc essentiel d’aligner ceux du projet sur ceux de votre entreprise.

2. Demandes supplémentaires

Les cheffes et les chefs de projet se retrouvent parfois sous pression, surtout si l’opération est lucrative ou que la clientèle est influente. La perspective de futurs contrats pousse à vouloir satisfaire les demandes client, même mineures,

ce qui peut rapidement entraîner des retards et des surcoûts. Sans un contrôle rigoureux, la réaction de la clientèle risque d’être neutre, faute d’un alignement entre ses attentes et les résultats livrés.

3. Intérêts divergents des parties prenantes

Les responsables doivent tenir compte des préoccupations des parties prenantes tout au long du projet, mais aussi faire preuve d’un leadership stratégique en cherchant à favoriser la productivité par des compromis, plutôt qu’en réagissant aux objectifs extérieurs.

4. Décalage entre les attentes de la direction et les capacités de l’équipe

Il n’est pas rare que les attentes de la direction soient supérieures aux ressources disponibles. Ce décalage peut démotiver les équipes, en particulier lorsque les cheffes et les chefs de projet en demandent trop ou pas assez. Des outils de gestion inadaptés associés à une planification approximative et à des processus chronophages créent de la frustration et engendrent des résultats décevants.

5. Communication insuffisante entre les équipes

Une mauvaise communication entre les équipes constitue l’un des principaux obstacles à la réussite d’un projet. En l’absence de dialogue entre les parties prenantes, une dérive des objectifs ne tarde pas à apparaître, engendrant des doublons, des retards, une hausse des coûts et d’autres conséquences indésirables.

Quatre exemples de dérive des objectifs

La dérive des objectifs survient souvent de manière imprévue au cours du cycle de vie d’un projet. Un chef ou une cheffe de projet peut vouloir, dans un souci de satisfaction client, intégrer un ajout mineur au périmètre initial. Très vite, cependant, les demandes de changement s’enchaînent, et le cadre défini au départ lui échappe peu à peu.

Voici des exemples concrets de la manière dont ces dérives, en dépit des meilleures intentions, peuvent devenir contre-productives :

1. Une entreprise cliente souhaite développer une application.

Un plan est élaboré et validé, mais les demandes de l’entreprise se multiplient en cours de projet. La personne en charge du projet découvre que ce dernier a été sous-traité à un intermédiaire qui ne transmet pas toutes les informations nécessaires, ce qui entraîne des malentendus et des changements constants.

2. Une équipe de développement applicatif conçoit un système interne de reporting intégré.

Le service marketing propose des améliorations qui vont à l’encontre de la conception initiale, sans concertation avec les autres services. La durée du projet passe de dix mois à trois ans, avec un budget multiplié par huit.

3. Un projet interne de modernisation du réseau Wi-Fi est approuvé et planifié.

L’absence de validation budgétaire crée des désaccords entre le service financier et les responsables du projet, ce qui freine son avancement, entraînant des retards et des surcoûts.

4. Une entreprise souhaite construire un nouveau hangar pour avions en l’intégrant aux bâtiments administratifs existants.

Le chef ou la cheffe de projet commande un nouveau système d’installation sans vérifier sa compatibilité avec celui en place. Résultat : un surcoût de 60 000 dollars pour adapter l’ancien système.

Bonnes pratiques pour prévenir la dérive des objectifs

Bien qu’il soit difficile d’éviter totalement une dérive des objectifs, il est possible de limiter la probabilité et les conséquences d’un tel phénomène.

Gestion des exigences pour éviter toute dérive des objectifs

Le manque de clarté d’un projet ou le fait que les exigences évoluent sans cesse font partie des principales causes de la dérive des objectifs. La gestion des exigences repose sur une approche structurée visant à définir, à documenter et à évaluer les livrables d’un projet. En établissant un périmètre clair et en appliquant une gestion rigoureuse des exigences, vous pouvez limiter l’impact des demandes imprévues sur l’avancement du projet.

Si vous définissez précisément les exigences dès le départ, vous réduisez le risque de dérive en identifiant d’emblée les lacunes, en alignant les attentes et en vous assurant que toutes les parties prenantes partagent la même vision.

Voici cinq mesures à prendre pour anticiper les problèmes et garantir le bon déroulement des projets :

• Identifiez les exigences du projet.
• Clarifiez les exigences propres au produit.
• Élaborez un plan de gestion des exigences.
• Demandez des précisions.
• Gérez les attentes des parties prenantes.

Définition d’un périmètre de projet clair pour garantir sa réussite

Une dérive des objectifs peut survenir insidieusement, entraînant des dépassements de budget et des retards, qui sont souvent les conséquences les plus dommageables.

Toutefois, ces répercussions ne sont pas inéluctables grâce aux solutions de gestion de projet d’Adobe Workfront qui simplifient la gestion des demandes et permettent d’allouer les ressources de manière plus précise.

En centralisant les travaux et en automatisant les workflows entre les équipes, Adobe Workfront contribue à limiter la dérive des objectifs et accélère l’examen des projets et des campagnes.